På denne side beskrives det, hvordan regnskabet kan nulstilles fasevist i en situation, hvor Procountor har været anvendt til udfærdigelse af fakturaer, men ikke til bogføringen.
Faserne ved nulstilling af regnskabet:
- Der udarbejdes en momsoversigt
- Saldiene på regnskabskontiene kontrolleres
- Regnskabet nulstilles
- Nulstillingen færdiggøres
I en situation, hvor Procountor har været anvendt f.eks. til udfærdigelse af fakturaer m.m., men ikke til bogføringen, skal de bogføringsposter, der genereres af bilagene, nulstilles, inden den egentlige bogføring påbegyndes.
- Miljøet kan indeholde gamle bilag, der skal nulstilles, dvs. salgs- og købsfakturaer, kontoudskrifter, advisbetalinger m.m.
- Bevægelserne er ofte gemt inkl. moms, så før nulstillingen skal der udarbejdes momsoversigter.
Der udarbejdes en momsoversigt
Der udarbejdes en momsoversigt for alle de måneder, som skal nulstilles. Den første oversigt udføres for den ældste måned, som omfatter bevægelser.
- Momsoversigten overfører momsen til kontoen Momsafregning. Rapporteringsdatabasen opdateres.
- Momsoversigter udarbejdes, så
- regnskabsperiodens resultat i balancen og resultatopgørelsen stemmer,
- det er ikke nødvendigt at nulstille kontovist eller pr. momssats;
- men de momsoversigter, der er udarbejdet til brug for nulstillingen, må ikke medtages i den periodemæssige momsindberetning.
Saldiene på regnskabskontiene kontrolleres
- Kontroller, hvilke regnskabskonti der har saldo i Procountor. Under programmets punkt Regnskab/Afstemningsværktøjer/Kontrolrapport over finanskonti fås der hurtigt et overblik over hvilke regnskabskonti, som har en saldo.
- Rapporten skal køres indtil den dato, hvor programmet tages officielt i brug. Husk at stille startdatoen tilstrækkeligt langt frem i tiden.
Regnskabet nulstilles
Regnskabet nulstilles enten ved hjælp af et kladdebilag, eller kladdebilag ved at benytte indlæsning af regnskabsmateriale.
Med kladdebilag
- Tallene i venstre side af kontrolrapporten over finanskonti udskrives i f.eks. PDF- eller HTML-format ved at klikke på I udskriftsegnet format/Hele kontolisten.
- Oplysningerne indtastes i kladdebilaget på basis af denne udskrift. Der oprettes et nyt kladdebilag i programmet under punktet Regnskab/Nyt kladdebilag.
- Kladden navngives f.eks. som Nulstillingsbilag dd.mm.åååå, og som dato anvendes dagen før den egentlige regnskabsstart.
- Kladdebilagets bogføringsposteringer indtastes én ad gangen med modsatte fortegn. Med knappen Tilføj post fås der flere linjer til kladdebilaget.
- Godkend kladden som forretningstransaktion.
Kladdebilag med indlæsning af regnskabsmateriale
- Saldiene fra bogføringskonti indlæses i programmet ved hjælp af bogføringsmaterialets overførselsfil. På basis af filen danner programmet et kladdebilag til bogføringen.
- Tallene i venstre side af kontrolrapporten over finanskonti udskrives i Excel-format ved at klikke på knappen I udskriftsegnet format/Hele kontolisten.
- Regnskabskontoen føres i kolonne A, navnet på regnskabskontoen føres i kolonne B, mens beløbet føres i kolonne C.
- For at eliminere posteringerne, skal fortegnene på tal i kolonne C vendes om, for at den pågældende bogførte saldo kan nulstilles.
- Oplysningerne indlæses under punktet Administration/Indlæsning af materialet. I forbindelse med indlæsningen tildeles kladden datoen dagen før den egentlige regnskabsstart, og kladden godkendes.
- Indlæsningen af regnskabsmaterialet genererer et kladdebilag.
Nulstillingen færdiggøres
Nulstillingen færdiggøres. Kontroller, at nulstillingen af regnskabet er fuldført.
- I Kontrolrapporten over finanskonti kontrolleres det, at saldiene til alle konti er nulstillet. Husk dog, inden rapporten køres, at klikke på Opdater rapporteringsdatabase.
- Når de bogførte saldi er nulstillet, betaler det sig at føre resultatopgørelsen og balancen ind i systemet med et kladdebilag med dagen før regnskabsstart som dato.