I visningen Hentning af bilag er det muligt at hente og behandle fakturaer og andre bilag, som er gemt i Procountor. De tilgængelige funktioner afhænger af de tildelte brugerrettigheder.
Brugerrettigheder til hentning af bilag
For at kunne udføre funktioner i tilknytning til salgsfakturaer i visningen Hentning af bilag overhovedet, skal brugeren mindst have visningsrettigheder til punktet Salg / Hent salgsfakturaer. For at kunne udføre funktioner i tilknytning til købsfakturaer og kladder overhovedet, skal brugeren mindst have visningsrettigheder til punktet Indkøb / Hent købsfakturaer.
Hentning af bilag
Visningen Hentning af bilag er inddelt i to dele således, at de anvendte søgekriterier skal fastlægges i det øverste felt på siden, og søgeresultaterne vises i tabellen nederst på siden. Søgeresultatet vises under søgekriterierne, og de tilknyttede funktioner er samlet som menuer i forbindelse med søgeresultatet. De valgte søgekriterier, der er tilgængelige, stilles ikke tilbage til standardværdierne imellem Procountor-sessioner. Den egentlige søgning udføres ved at trykke på knappen Hent fakturaer.
Søgefunktioner
Med knappen Hent fakturaer hentes bilag svarende til de angivne søgekriterier, og der vises en liste over dem i tabellen i den nederste del.
Med knappen Ryd ryddes de indtastede søgekriterier.
Kombinationer af de søgekriterier, der anvendes ofte, kan gemmes og anvendes med knappen Egne søgninger (Se
Egne søgninger for yderligere oplysninger om funktionen).
Søgekriterier slettes med knappen .
Søgekriterier tilføjes med knappen .
I menuen Type hentning vælges enten Hentning af fakturaer, Hentning af åbenstående, Søgning efter de, der skal kontrolleres eller Søgning efter de, der skal betales. Under søgekriterierne Bilagstype og -status kan alle bilagstyper eller alle statusser aktiveres på én gang med markering i afkrydsningsfeltet Alle. De bilagstyper og statusser, der skal anvendes, kan desuden markeres enkeltvis med en afkrydsning.
Bilagstyper, som ikke kan hentes sammen med en valgt type, forbliver passive.
Valg under Bilagstype indvirker på hvilke statusser, der kan vælges sådan, at der ikke kan vælges
en status til den valgte bilagstype, som den pågældende bilagstype ikke kan have.
Brug af søgekriterier
Søgekriterier kan kombineres efter eget ønske. Der kan anvendes flere søgekriterier ved hjælp af en OG-søgning, hvilket betyder, at kun de bilag, som opfylder alle de angivne søgekriterier, er taget med i søgeresultatet.
Tekstsøgningen kan frit kombineres med *- og ?-tegn, hvor ”*” svarer til en hvilken som helst tegnrække (inkl. den tomme) og ”?”, hvilket som helst tegn.
Ved søgning på datoer kan startdatoen enten angives alene, hvorved alle eksisterende oplysninger fra og med den pågældende dato og fremover genereres, eller slutdatoen alene, hvorved alle eksisterende oplysninger til og med den pågældende dato genereres, eller der kan angives et bestemt datointerval.
Søgekriterier der kan vælges
Kundenummer
Søgekriteriet benyttes til at søge med kundenummeret.
Debitoradresse
Søgekriteriet benyttes til at søge med kundenummeret.
Dimensioner
Søgekriteriet benyttes til at søge med kundenummeret.
Forfaldsdato mellem
Søgekriteriet benyttes til at søge bilag med forfaldsdato inden for en bestemt tidsperiode.
Forfalder
Søgekriteriet benyttes udelukkende til at søge enten Forfaldne eller Uforfaldne bilag i Hentning af åbenstående.
Tilsynsførende for administrationen
Søgekriteriet benyttes til at søge i visningen Administration enten på basis af Tilsynsførende.
Periodeafgrænsede bilag
Søgekriteriet benyttes til at søge enten på basis af kun ikkeperiodeafgrænsede bilag eller kun periodeafgrænsede bilag.
Regnskabsdag mellem
Søgekriteriet benyttes til at søge på basis af de angivne regnskabsdatoer.
Regnskabsværdi og møntfod
Søgekriteriet benyttes til at søge med en regnskabsværdi og en møntfod.
Regnskabsperiode mellem
Søgekriteriet benyttes til at søge regnskabsperiodens bilag inden for en bestemt tidsperiode.
Fakturakanal
Søgekriteriet benyttes til at søge via fakturakanalen, f.eks. Post eller E-faktura.
Fakturaens transaktionsoplysninger
Ved at benytte det pågældende søgekriterium genereres der både søgekriterier med tidsinterval og disponering og et felt med frit formuleret tekst til brug for
navnet på transaktionens ophavsmand. Der kan læses yderligere om transaktionsoplysningerne her.
Fakturanummer
Søgekriteriet benyttes til at søge med programmets fakturanummer. Hvis der i feltet Fakturaudstederens fakturanummer er
angivet et nummer, som leverandøren har anvendt på sin faktura, kan det benyttes til at søge fakturaer med, dvs. med søgekriteriet Fakturanummer i Hentning af bilag.
Fakturagruppe
Søgekriteriet benyttes til at søge bilag med en bestemt fakturagruppe, f.eks. Gruppefaktura.
Faktureringsadresse
Søgekriteriet benyttes til at søge med den faktureringsadresse, der er angivet på et bilag.
Fakturaer mellem
Søgekriteriet benyttes til at søge den tidsperiode, hvis daterede bilag skal medtages i søgeresulatet.
Ikke afstemt med forretningspartnerne
Søgekriteriet benyttes til at afgøre, hvorvidt der udelukkende søges efter uafstemte bilag.
Forretningspartner til hvem, der er afstemt
Søgekriteriet benyttes til at søge efter afstemte bilag på basis af en forretningspartner.
Forretningspartnerhovedgruppe
Søgekriteriet benyttes til at søge bilag enten på basis af kunder, leverandører eller personer.
Forretningspartnergruppe
Søgekriteriet benyttes til at søge bilag på basis af de oprettede forretningspartnergrupper.
Afgrænsning af forretningspartnergruppen
Søgekriteriet benyttes til at søge med en nuværende gruppe eller en forretningspartnergruppe på udarbejdelsestidspunktet.
Yderligere oplysninger
Søgekriteriet benyttes til at søge med termerne i feltet Yderligere oplysninger.
Rykkerskrivelse er sendt
Søgekriteriet benyttes til at søge bilag, så der enten er afsendt en rykkerskrivelse eller ikke ej.
Betalingsdato mellem
Søgekriteriet benyttes til at søge mellem to betalingsdatoer.
Betalingstransaktioner frem til
Søgekriteriet benyttes udelukkende til søge at betalingstransaktioner i Hentning af åbenstående frem til en bestemt dato.
Notater
Søgekriteriet benyttes til at søge med termerne i feltet Notater.
Navn
Søgekriteriet benyttes til at søge med det navn, der fremgår af fakturaen.
Underkategorier
Søgekriteriet benyttes til at søge bilag på basis af dimensionens underkategorier.
Egne der skal kontrolleres
Søgekriteriet benyttes til at søge bilag på basis af egne bilag, der skal kontrolleres.
Egne der skal godkendes
Søgekriteriet benyttes til at søge bilag på basis af egne bilag, der skal godkendes.
Rykkergebyrer og morarenter
Søgekriteriet benyttes til at søge på basis af rykkergebyrer og morarenter.
Hovedbogskonti
Søgekriteriet benyttes til at søge med den valgte hovedbogskonto.
Status
Søgekriteriet benyttes til at søge de statusser, hvis eksisterende bilag skal medtages i søgeresultatet. (Der kan vælges flere statusser
samtidigt).
Leveringsadresse
Søgekriteriet benyttes til at søge på basis af forretningspartnerens leveringsadresse.
Leveringsdage mellem
Søgekriteriet benyttes til søgning med leveringsdatoerne.
Bilagstype
Søgekriterier definerer de bilagstyper, som medtages i søgeresultatet (det er muligt at vælge flere statusser
samtidigt).
Varekode
Søgekriteriet benyttes til at søge med varekoden.
Varenavn
Søgekriteriet benyttes til at søge med varenavnet.
Sidst ændret af
Søgekriteriet benyttes til at søge bilag på basis af den, der har ændret det sidst.
Referencenummer
Søgekriteriet benyttes til at søge med programmets referencenummer.
CVR-nr.
Søgekriteriet benyttes til at søge med virksomhedens 8-cifrede CVR-nr.
Kontaktperson
Søgekriteriet benyttes til at søge i programmets kundeadministration efter en markeret person.
Bilagstyper, som brugeren ikke mindst har visningsrettigheder til, vises ikke i menuen.
De bilagstyper, som vises, bestemmes efter brugerrettigheden som følger:
â–ª Salgsfakturaer og -ordrer: Mindst visningsrettigheder til punkterne Ny salgsfaktura og Hentning af salgsfakturaer
â–ª Købsfakturaer og -ordrer: Mindst visningsrettigheder til punkterne Ny købsfaktura og Hent fakturaer
â–ª Kladdebilag: Mindst visningsrettigheder til punkterne Nyt kladdebilag og Hent fakturaer
â–ª Periodemæssig momsindberetning: Mindst visningsrettigheder til punktet Indberetninger
Ved tekstsøgninger kan tegnene * og ? frit kombineres, hvor ”*” bruges til at repræsentere en vilkårlig tegnstreng (herunder blanke) og ”?” et hvilket som helst enkelt tegn.
Med forretningspartnergruppen kan der søges ved at benytte enten forretningspartnerens nuværende gruppe eller gruppen på fakturaens udfærdigelsestidspunkt. Såfremt der er hovedgrupper i brug, er det også muligt at søge på basis af dem. Forretningspartnergruppens søgevindue åbnes med knappen, der er efterstillet i rullemenuen forretningspartnergruppe, hvorfra der kan søges efter en gruppe ved at indtaste en del af navnet på den.
Ved søgning på fakturanummeret kan fakturafrekvensen angives med en skillestreg (f.eks. 10-15), eller der kan vælges bestemte fakturaer, adskilt med et komma (f.eks. 10, 12, 15). Ved søgning på købsfakturaer med fakturanummeret kigges der også på oplysningerne i fakturafeltet Fakturaudstederens fakturanummer.
Ved søgning på datoer (uge, periode) kan startdatoen angives, hvorved alle eksisterende oplysninger fra og med den pågældende dato og fremover genereres, eller slutdatoen, hvorved alle eksisterende oplysninger til og med den pågældende dato genereres, eller der kan angives et bestemt datointerval. Det er ligeledes muligt at angive Betalingstransaktioner frem til en dato, hvorved de fakturaer der er udestående på denne dato kan hentes.
Med valget Dimension kan der hentes bilag eller fakturaer, som er afstemt med en bestemt dimension, og som er slet ikke er afstemt med dimensionen. Med valget underkategorier præciseres søgningen til kun at gælde en bestemt eller bestemte underkategorier. Underkategoriernes søgevindue åbnes med søgeknappen, der er efterstillet i rullemenuen Underkategorier, hvorfra der kan søges efter en underkategori ved at indtaste en del af navnet på den eller markere den på listen. Ved at benytte tasterne Ctrl og Skift kan der markeres flere underkategorier på én gang.
Med valget Hovedbogskonti kan der hentes bilag, som er konteret på en bestemt konto. Der kan vælges flere konti ad gangen. Hovedbogskontienes søgevindue åbnes med søgeknappen, der er efterstillet i rullemenuen Hovedbogskonti, hvorfra der kan søges efter en hovedbogskonto ved at indtaste en del af navnet på den eller markere den på listen. Ved at benytte tasterne Ctrl og Skift kan der markeres flere hovedbogskonti på én gang. Ved hentning med regnskabsværdi kan der foran tallet anvendes tegnet < eller > eller angives et interval mellem værdierne adskilt med en streg. Fakturaer i en bestemt valuta kan hentes ved at vælge den ønskede valuta i rullemenuen. Med valgt Gruppenavn kan der hentes fakturaer importeret via Import af materialet, fakturaer oprettet med Kontraktfakturering samt kladder udført med Periodeafgrænsning. Navne vist i rullemenuen kan skjules på siden
Fakturagrupper.
Håndtering af søgeresultater
Der vises et søgeresultat, som svarer til søgekriterierne, i tabellen i den nederste del af visningen Hentning af bilag.
Søgeresultatet kan sorteres (f.eks. efter navn eller regnskabsværdi) ved at klikke med musen på kolonneoverskrifterne. Sorteringsrækkefølgen bibeholdes, når visningen forlades. Antallet viste rækker kan ændres ved at flytte markøren hen til
søgekriteriernes og søgeresultaternes justeringsgrænse over værktøjslinjen (markøren skifter til en dobbeltpil på det rigtige sted) og ved at trække afgrænsningen op eller ned med musens venstre knap.
I visningen findes kolonnerne: Navn, CVR-nummer, Fakturanummer, Faktureringsdato, Regnskabsværdi, Bilagstype, Status, Forfaldsdato, Betalingsdato, Fakturakanal, Bilag og Notater. I kladdebilagets kolonne Regnskabsværdi vises debetposteringerne. Desuden findes kolonnen Kontrolanmærkning, såfremt Kontrol af salgsfakturaer i Procountor er i brug. Desuden findes der også kolonnerne Bet.dato og Rykkerbreve samt i stedet for Regnskabsværdi kolonnen Udestående beløb.
Der kan markeres funktioner til søgeresultatet med knappen oven over listen eller via den menu, der kommer frem med et højreklik med musen.
Funktionerne på værktøjslinjen
Med knappen Faktura er der direkte adgang til visning af en faktura, et bilags bogføringsside eller visningen Dimensioner. Med knappen Bilag kan et bilag vedhæftes som en fil, og eksisterende vedhæftede filer kan vises eller slettes. (Læs mere om funktionen Vedhæftede filer). Desuden er den fremkomne visning udstyret med knapperne Næste og Forrige, som anvendes til at bevæge sig frem og tilbage i søgeresultaterne.
Knappen Forhåndsvisning åbner det valgte bilag i udskriftsegnet format (HTML eller PDF).
Via knappen Udskriftsegnet liste er det muligt at åbne søgeresultatet i forskellige formater. Der er følgende valgmuligheder: Søgeresultat og momsspecifikation, Udskriftsegnet ZIP-pakke, Udskriftsegnet PDF-pakke, Enkel eksportudskrift og Udvidet eksportfil.
Udvidet eksportfil indeholder flere forskellige oplysninger om fakturaen i egne kolonner.
Udvidet eksportfil genererer en Excel-tabel baseret på fakturaoplysningerne med følgende kolonner:
- Fakturatype, Fakturastatus, Fakturanummer
- Navn, CVR-nr. (såfremt CVR-nummeret ikke fremgår af fakturaen, vises momsnummeret i kolonnen, hvis det findes på fakturaen)
- Kundenummer
- Debitoradresse, Faktureringsadresse, Leveringsadresse
- Faktureringsdato, Forfaldsdato, Betalingsdato, Leveringsdatoer
- Fakturabeløb, ekskl. Moms, Moms i alt, Samlet beløb, Valuta, Betalt (kr.), Udestående beløb (kr.)
- Referencenummer, Kontonummer, Betalingsmåde, Betalingsbetingelse, Morarente-%
- Ordrereference, Sagen behandles af, Yderligere oplysninger, Notater, Leveringsmåde
- Fakturakanal, Sprog, Fakturaudstederens fakturanummer og Rykkerbreve
Ekskl. moms, Moms i alt og Samlet beløb er i fremmedvaluta, såfremt der er tale om en valutafaktura.
Valget Enkelt eksportudskrift genererer en Excel-tabel baseret på fakturaoplysningerne med følgende kolonner: Fakturanr., Medlemsnr., Regnskabsværdi, Åbne, Bet.dato, Navn, Fakturakanal, Forfaldsdato, Fakturadato, Yderligere oplysninger, Notater, Sagen behandles af og Betalingsdato.
Søgeresultat og momsspecifikation frembringer en liste over bilag i HTML-format, mens der nederst i rapporten fremkommer en momsspecifikation fra fakturaerne.
Udskriftsegnet PDF-pakke genererer kun én PDF-pakke med de markerede varer (ingen bilag).
Udskriftsegnet PDF-pakke, inkl. vedhæftede filer genererer én PDF-pakke, men den frembringer ikke andre vedhæftede filer end PDF-filer. Til gengæld viser Udskriftsegnet PDF-pakke, kun vedhæftede filer kun en liste over PDF-formaterede vedhæftede filer.
Udskriftsegnet ZIP-pakke på sin side medtager alle vedhæftede filer.
Via knappen Gennemgang er der direkte adgang til søgeresultaterne i visningen Gennemgang af en valgt faktura eller til gennemgang
af flere fakturaer.
Via knappen Betaling er det muligt at betale én eller flere fakturaer.
Via knappen Rykkerskrivelse er det muligt at udfærdige en enkeltstående rykkerskrivelse eller en rykkerskrivelse vedr. flere fakturaer
og overførsel til inkasso. Rykkerskrivelse kan ikke vælges, hvis der ikke er en eneste salgsfaktura i søgeresultatet.
Via knappen Flere funktioner findes valgene Attestering eller udsendelse af flere salgsfakturaer, Behandling af flere ordrer, Flet ordrer til faktura, Særtilfælde, Fakturaens transaktionsoplysninger, Notater, Send, Opret ny faktura, Afstem med forretningspartnere og Opret ny forretningspartner. Opret ny forretningspartner kan oprettes i søgeresultatet ved at vælge en ny forretningspartner på baggrund af det valgte bilag. Med Afstem med forretningspartnere kan bilaget afstemmes med den rigtige forretningspartner.
Funktionerne i den højreklikkede genvejsmenu
Ved at trykke på musens højre knap ud for søgeresultatet, fremkommer der en menu, hvor der ud over knappernes funktioner også findes flere andre funktioner:
Valget Søgeresultatet og momsspecifikation genererer en udskrift i html-format ud fra søgeresultatet og den tilhørende momsspecifikation i et nyt browservindue, hvorfra det kan udskrives på papir eller gemmes i en fil.
Valget Udskriftsegnet ZIP-pakke Fakturaerne er i pakken i PDF-format, og alle vedhæftede filer er med på fakturaerne.
Valget Udskriftsegnet PDF-pakke Fakturaerne er i pakken i én PDF-fil, og alle de vedhæftede filer, der skal sendes, er med på fakturaerne.
Valget Fakturaens transaktionsoplysninger viser et sammendrag (med fakturanummer, fakturabeløb, oprettet, sendt, betalt, fakturagruppe og rykkerskrivelse (udestående salgsfakturaer)) af det markerede bilags oplysninger. Læs mere om fakturaens transaktionsoplysninger her.
Valget Notater åbner et vindue, hvor der er adgang til at vise og redigere oplysningerne i bilagets felt Notater uanset bilagets status. Der er plads til et ubegrænset antal tegn til teksten i notaterne. Med valget Opret ny faktura er det muligt at udfærdige den markerede linje til forretningspartneren et bilag med samme bilagstype. Såfremt brugerrettighederne ikke tillader det, fremkommer der en besked om det. Valget Opret ny faktura anvendes desuden til at udfærdige en faktura med rykkergebyrer og morarenter.
Med valget Send er det muligt at sende den markerede salgsfaktura på ny, som har status som Ikke afsendt eller Sendt og fakturakanalens status ikke er Sendes ikke. Fakturaen sendes fuldstændigt magen til den tidligere. Der kommer en anmærkning om gentaget forsendelse ved Fakturadata.