I Procountors behandling af kontantrabat kan der opretholdes kunde- og leverandørspecifikke kontaktrabatter, samt udarbejdes ordrer og fakturaer med anvendelse af kontantrabatter. Via programmets behandling af kontantrabat er debitorerne, kreditorerne og kontantrabatposteringerne automatisk opdateret.
Behandlingen af kontantrabat beskrives nærmere nedenfor, og hvilke dele af programmet behandlingen påvirker.
Adgangsindstillinger
Under programmets punkt Administration > Virksomhedens oplysninger > Adgangsindstillinger aktiveres behandlingen af kontantrabat. Det gøres særskilt for salgs- og købsfakturaer.
Indstillingen Kontantrabat ved salg påvirker anvendelsen af dobbelte betalingsbetingelser salgsfakturaer og salgsordrer samt kundekartoteket. Hvis den er markeret, kan der på salgsfakturaer og salgsordrer samt i kundekartoteket anvendes betalingsbetingelser, hvor nettoforfaldsdatoen samt kontantrabattens udløbsdato og procentsats angives.
Indstillingen Kontantrabat ved køb påvirker anvendelsen af dobbelte betalingsbetingelser købsfakturaer og købsordrer samt leverandørkartoteket. Hvis den er markeret, kan der på købsfakturaer og købsordrer samt i leverandørkartoteket anvendes betalingsbetingelser, hvor der angives en nettoforfaldsdato samt kontantrabattens udløbsdato og procentsats eller beløb (kun på fakturaerne).
Kartoteket
Grundoplysninger om forretningspartneren
Det er muligt at gemme kunde- og leverandørspecifikke betalingsbetingelser i kartoteket over forretningspartnere, der anvendes i ordrer og fakturaer, når der oprettes en ordre eller faktura med anvendelse af kartoteksoplysningerne. Grundoplysningerne om forretningspartneren kan redigeres under programmets punkt Kartotek > Forretningspartnere ved at vælge type forretningspartner (kunde eller leverandør), ved at hente og vælge forretningspartner og trykke på knappen Vis grundoplysninger.
I felterne Betalingsbetingelse (dg/%) gemmes fakturaens forfaldsdato samt den rabatprocent, der skal anvendes. I datofeltet gemmes et tal, mens procenten vælges i rullemenuen; alternativerne er 0-5. I felterne gemmes f.eks. 14 (dg) - 0 (%). Vær opmærksom på, at betalingsbetingelsens antal døgn ikke må være større end kontantrabattens antal døgn.
I felterne Kontantrabat (dg./%)< 1} gemmes kontantrabattens udløbsdato samt den rabatprocent, der skal anvendes. I datofeltet gemmes et tal, mens den anvendte procent vælges i rullemenuen; alternativerne er 0-5. I felterne gemmes f.eks. 7 (dg) - 3 (%).
Dobbelte (dvs. todelte) betalingsbetingelser kan gemmes i den enkelte forretningspartners grundoplysninger via indlæsning af materiale med forretningspartnere eller at anvende funktionen Redigering af ny forretningspartner.
Forretningspartnerrapport
Med programmets forretningspartnerrapport kan det kontrolleres, hvilke kunder eller leverandører der er gemt kontantrabat til, samt hvad der er kontantrabattens betalingsbetingelser og procentydelser. Rapporten findes under programmets punktet Kartoteker > Registerrapporter > Forretningspartnerrapport. Felterne Betalingsbetingelse og Kontantrabat vælges med (Kartoteksoplysninger) til rapporten. Ved at vælge rapportens udskriftsformat som Detaljeret rapport, kan der dykkes direkte fra rapporten ned i forretningspartnerens grundoplysninger for at redigere oplysningerne.
Anvendelse af kontantrabatter på fakturaer
Salgsfaktura og -ordre
Betalingsbetingelser, som er gemt i kundekartoteket, importeres som standard til fakturaen i forbindelsen med udfærdigelsen, når der anvendes kartoteksoplysninger til grund for fakturaen. Felterne Betalingsbetingelse (dg/%)< 1} samt Kontantrabat (dg./%)< 2} kan ligeledes redigeres på fakturaen.
Når en faktura gemmes, og betalingsbetingelserne og procenten for kontantrabatten er fastlagt til den, vises de i delen Faktureringsoplysninger i visningen Faktura under det samlede fakturabeløb og det samlede kontaktrabatbeløb.
Via fakturaens knap Vis fremkommer der til fakturaskabelonen i oplysningerne i den øverste del begge betalingsbetingelser og desuden også særskilte oplysninger om kontantrabatten, rabatbeløbet, forfaldsdatoen samt det samlede beløb inkl. kontantrabat. F.eks.: Kontantrabatten er på 137,45 kr. Senest den 05-08-2010 skal der betales 4.444,30 kr., ellers i henhold til fakturaens samlede beløb.
Købsfaktura og -ordre
Betalingsbetingelser, som er gemt i leverandørkartoteket, importeres som standard til fakturaen i forbindelsen med udfærdigelsen, når der anvendes kartoteksoplysninger til grund for fakturaen. Felterne Betalingsbetingelse (dg/%) samt Kontantrabat (dg./%/beløb) kan ligeledes redigeres på fakturaen. Beløbet for kontantrabatten kan indtastes direkte i feltet Beløb, hvorved det ikke er nødvendigt at gemme procenten særskilt. Såfremt der er valgt en procent og der er indtastet et beløb i feltet Beløb, anvendes det til beregning af kontaktrabatten.
Når en faktura gemmes, og betalingsbetingelserne og procenten for kontantrabatten er fastlagt til den, vises de i delen Faktureringsoplysninger i visningen Faktura under det samlede fakturabeløb og det samlede kontaktrabatbeløb.
Betalinger og regnskabets rettelser
Salgsfakturaens kvittering af åbenstående
Når der indgår en indbetaling til en salgsfaktura i advisbetalingsmaterialet, og den korrekte reference er anvendt ved indbetalingen, afstemmes den automatisk med fakturaen, idet der udføres en betalingstransaktion med indbetalingsbeløbet til den. Følgelig hvis der ved indbetalingen er anvendt kontantrabat, og det kun en del af fakturabeløbet, som er indbetalt, forbliver kontantrabatten åben.
Procountor kontrollerer i advisbetalingsmaterialets automatiske afstemningsproces, om der er angivet en kontantrabat til den afstemte faktura, og om betalingsdifferencen er lig med beløbet på kontantrabatten, og om advisbetalingens betalingsdato er den samme som eller ligger før kontantrabattens udløbsdato. Hvis alle oplysninger stemmer med fakturaen og indbetalingen, udføres der en anden betalingstransaktion til fakturaen, hvorved beløbet på kontantrabatten kvitteres bort fra de åbenstående, og fakturaen kvitteres med status som Betalt.
Regnskabets rettelse af ydet kontantrabat
Der laves automatisk en rettelsespost til advisbetalingens bogføringsside, hvori kontantrabatten kvitteres bort fra debitorkontoen og beløbet på kontantrabatten bogføres, specificeret pr. momssats til de ydede rabatter. Således bogføres kontantrabatterne ved salget som følge af de anvendte betalingsbetingelser under den måned, hvor indbetalingen er indgået.
Såfremt kunden har indbetalt med en forkert reference, og indbetalingen ikke er afstemt automatisk med fakturaen, kan indbetalingen afstemmes med den korrekte faktura ved hjælp af funktionen Rigtig reference, mens programmet i forbindelse med afstemningen automatisk behandler kontantrabatten, sådan som det er beskrevet ovenfor.
Betaling af en købsfaktura
Der er gemt betalingsbetingelser til en købsfaktura med oplysninger om kontantrabat. Når en købsfaktura lægges til betaling, vises der i visningen Betaling yderligere oplysninger om kontantrabat. Der vises beløbet på kontantrabatten, kontantrabattens udløbsdato samt det betalbare beløb fratrukket kontantrabatten. I feltet At betale antager programmet, at hele fakturaens samlede beløb eller det udestående beløb på forfaldsdatoen skal betales, således at hvis der skal anvendes kontantrabat, ændres beløbet fratrukket kontantrabatten i feltet At betale, og i feltet Betalingsdato ændres kontantrabattens udløbsdato, før der trykkes på knappen Betal.
Købsfakturaens kvittering af åbenstående
Når betalingsdatoens kontoudtog indgår til Procountor og en købsfaktura er betalt som advisbetaling, afstemmes fakturaen, der er lagt til betaling tidligere, ved hjælp af referencen med den modsvarende bevægelse, som findes på kontoudtoget. Fakturaen kvitteres med indbetalingsbeløbet som betalt. Såfremt der på fakturaen er angivet en kontantrabat, differencen mellem fakturaen og indbetalingen er lig med kontantrabatten, og købsfakturaen er betalt på selve forfaldsdatoen eller tidligere, kvitteres købsfakturaen automatisk med en anden betalingstransaktion for beløbet på kontantrabatten. Derved er fakturaen helt i status som Betalt og forsvinder fra de åbenstående.
Regnskabets rettelse af ydet kontantrabat
Der laves automatisk en rettelsespost til kontoudtogets bogføringsside, hvori kontantrabatten kvitteres bort fra betalingsformidlingskontoen, og beløbet på kontantrabatten bogføres, specificeret pr. momssats til de opnåede rabatter. Tilsvarende bogføres de opnåede kontantrabatter og andre af sådanne rettelsesposter under den måned, hvor betalingen er erlagt.