Via funktionen Rykkerskrivelse kan der udsendes en rykkerskrivelse for den enkelte forfaldne salgsfaktura.
I denne vejledning beskrives det, hvordan der sendes en rykker for en salgsfaktura pr. post eller e-post, eller hvordan det noteres ned, at der er rykket for beløbet telefonisk. Rykkerskrivelsen udfærdiges via Hentning af åbenstående i Hentning af bilag eller direkte i programmenuen Salg med punktet Hentning af åbne salg ved at hente de udestående salgsfakturaer. Funktionen er beregnet til at sende enkeltstående rykkerskrivelser ud med, mens det dog også er muligt at udsende flere rykkerskrivelser på én gang.
Visningens felter
I sidens øverste del vises fakturaoplysningerne. I feltet Sælgerens notater kan oplysningerne fra feltet Sælgerens notater til fakturaen redigeres, selv om fakturaen skulle have en status, som gør, at den ellers ikke kan ændres. Redigeringen kan foretages direkte i feltet eller ved at trykke på knappen Redigering efter feltet, som åbner et vindue til redigering af oplysningerne. I dette tilfælde er det også muligt at anvende linjeskift. Linjeskift angives i feltet som \ -tegn. Notaterne kan være på 500 tegn.
Teksten til rykkerskrivelsen kommer som en standardtekst, der er fastlagt for det enkelte sprog, og den kan redigeres i visningen til den enkelte rykkerskrivelse. Der kan være tomme linjer i teksten, og der kan laves indrykninger i starten af en linje ved hjælp af mellemrum. Såfremt der tidligere er lavet en rykkerskrivelse til fakturaen, vises indholdet af den i feltet Rykkertekst.
Med valget af kanal fastlægges afsendelseskanalen til rykkerskrivelsen (dvs. Post, E-post eller Telefon).
- Som afsendelseskanal foreslås Post, såfremt den oprindelige fakturas fakturakanal har været Post eller E-faktura.
- Som afsendelseskanal foreslås E-post, hvis fakturaens fakturakanal har været E-post.
- Som afsendelseskanal foreslås Telefon, hvis fakturaens fakturakanal har været Sendes ikke.
Hvis Post vælges som kanal, hentes fakturaens faktureringsadresse som adresse til rykkerskrivelsen. Adressen kan ændres. Hvis E-post vælges som kanal, hentes e-postadressen fra fakturaoplysningerne. Hvis fakturaoplysningerne ikke omfatter en e-postadresse, hentes den fra kundens oplysninger. E-postadressen kan ændres.
Visningens knapper
Den færdige rykkerskrivelse, hvis rykkertekst er udfyldt og afsendelseskanal er valgt, sendes med knappen
Send.
- Såfremt der er valgt Post som kanal, sendes den til kunden på brevpapir. Der anvendes samme postgang til en rykkerskrivelse som til den oprindelige faktura. Såfremt fakturakanalen har været en anden end Post, anvendes den postgang, der er fastlagt som standard i Virksomhedens oplysninger/Adgangsindstillinger.
- Rykkerskrivelsen sendes pr. e-post som vedhæftet PDF-fil med kanalen E-post. Når rykkerskrivelsen sendes pr. e-post, indeholder meddelelsen de oplysninger, der er nødvendige for betalingen (fakturanummer, forfaldsdato, samlet beløb, referencenummer, kontonummer og stregkode), og i overskriften er der angivet Rykkerskrivelse, fakturanummeret samt det virksomhedsnavn, som fakturaen er fremsendt til. Fakturaoplysningerne og rykkerteksten fremgår af rykkerskrivelsen.
- Når kanalen er Telefon, sendes der ingen rykkerskrivelse, men knappen Send gemmer derimod oplysningerne om rykningen, Sælgerens notater samt den tekst, der er skrevet i feltet Tekst til rykkerskrivelse (f.eks. detaljerne fra den netop førte telefonsamtale).
Bemærk! Den oprindelige fakturas forsendelsesmåde har ingen betydning for afsendelsen af en rykkerskrivelse. Rykkerskrivelsen kan sendes enten pr. post eller e-post, og forsendelsesmåden vælges i forbindelse med oprettelsen af den. I begge tilfælde er der nederst i rykkerskrivelsen en stregkode, hvormed den faktura, der rykkes for, kan betales. På valutafakturaer findes der ingen stregkode, da en stregkode ikke indeholder oplysninger om fakturaens valuta. Bankstregkoden indeholder modtagerens bankkontonummer, fakturabeløbet, referencenummeret og forfaldsdatoen. Filer, der har været vedhæftet en faktura, sendes sammen med rykkerskrivelsen.
Rykkerskrivelsen fås frem på skærmen med knappen Forhåndsvisning enten i html- eller PDF-format.
Sælgerens notater gemmes til fakturaen i feltet Sælgerens notater med knappen Gem notater og fremgår af fakturaoplysningerne og dens bogføringsside samt helt ude i højre side af søgeresultaterne med de udestående fakturaer i Hentning af bilag. Notaterne vises ikke for kunden. Notaterne gemmes ligeledes automatisk, når rykkerskrivelsen sendes ud. Hvis det kun er notaterne, der gemmes, udsendes rykkerskrivelsen ikke, og oplysningerne om rykkeren gemmes heller ikke.
Med knappen Faktura er der adgang til at se oplysningerne om den faktura, der skal rykkes for.
Med knappen Standardtekst er der adgang til at redigere standardteksterne på forskellige sprog (dansk, engelsk, estisk, finsk, norsk og svensk). Rykkerskrivelsen kommer på samme sprog som på den oprindelige faktura. Knappen
Hent standardtekst gendanner virksomhedens standardtekst til rykkerskrivelsen.
Såfremt den automatiske beregning af rykkergebyrer og morarenter er i brug, fremkommer der i forbindelse med anvendelsen af knappen Send et spørgsmål om tilføjelse af rykkergebyrer til kundens næste salgsfaktura. Derefter er det stadig muligt at indtaste en linjekommentar til fakturaen. Hvorvidt bemærkningslinjen vises til kunden eller ej på den faktura, der skal sendes, kan indstilles ved at ændre på indstillingen af bemærkningslinjen på siden Fakturaskabelonens indstillinger i Virksomhedens oplysninger. Fakturaens morarenter beregnes i forbindelse med indbetaling af fakturabeløbet, og rykkergebyrer indvirker ikke på det.
Rykkerskrivelse med visning af søgeresultater
Når de udestående fakturaer hentes frem på skærmen, vises det samlede antal rykkerskrivelser til den opkrævede faktura i kolonnen Rykkerskrivelse og datoen for den senest udsendte rykkerskrivelse samt forsendelseskanalen (P=post, E=E-post og T=Telefon). Nærmere oplysninger om rykkerskrivelsen forsendelseskanal og dateringer findes i delene Fakturaens transaktionsoplysninger i menuen Tillægsfunktioner.
Når der udfærdiges en rykkerskrivelse (et inkassobrev) til en faktura, der er oprettet til en kartotekskunde, og beregning af automatiske rykkergebyrer og morarenter er i brug, spørger Procountor om, hvorvidt opkrævningsgebyrerne skal tilføjes på en linje i den næste faktura til kunden.
- Hvis der svares Nej til det, sendes rykkerskrivelsen helt som normalt, og der foreslås ingen linje til opkrævningsgebyr på den næste faktura.
-
Hvis svaret er Ja, stilles der et andet spørgsmål vedr. bemærkningslinjen til linjen med rykkergebyr. Der kan skrives en tekst ud til bemærkningslinjen på fakturalinjen. Hvorvidt bemærkningslinjen vises til kunden eller ej på den faktura, der skal sendes, kan indstilles ved at ændre på indstillingen af bemærkningslinjen på siden Fakturaskabelonens indstillinger i Virksomhedens oplysninger. Derefter sendes rykkerskrivelsen som normalt, og det foreslås at tage en linje til opkrævningsgebyr med på den næste faktura.