I salgsfakturaernes kontrolproces er der tale om en metode, hvormed sælgerne får adgang til selv at kontrollere de fakturaer, der udsendes til deres egne kunder, før den egentlige afsendelse. Der er 6 faser til implementering og anvendelse af processen.
Implementering af salgsfakturaernes kontrolproces
I virksomhedsoplysningernes punkt Adgangsindstillinger markeres der med en afkrydsning under punktet Salgsfakturaernes kontrolanmærkninger. Derefter kan der tilføjes kontrolanmærkninger til fakturaerne, og både kontrolanmærkningerne og de tilhørende afgrænsningskriterier fremgår ved hentning af bilagene.
Standardvarer gemmes til kunderne
I Procountor er udstyret med en standardvareegenskab. Der kan plukkes varer til kunden i varekartoteket, som kommer automatisk til fakturaskabelonen, når der udfærdiges en faktura. Oplysningerne om standardvarerne kan ændres for hver kunde. Oplysningerne om standardvarerne fremgår af oplysningerne om forretningspartnerne.
De variable oplysninger er kvantitet, pris og rabat. Når der oprettes en faktura til den pågældende kunde med gruppefaktura eller enkeltvis, tilføjes de varer, som er på standardvarelisten i standardmængde færdig til fakturaen. Såfremt antallet er nul, tilføjes der ingen standardvarer til fakturaen. Hvis der skal fastlægges en kundespecifik pris og/eller rabat på varen, skal der først vælges Anden pris og/eller Anden rabat, hvorefter den ønskede pris og/eller rabat-% indtastes. Hvis der ikke anvendes kundespecifikke priser og rabatter, hentes oplysningerne i varekartoteket.
Desuden kan der fastsættes gyldighedsperioder for varerne. Hvis der ikke er fastsat nogen gyldighedsperiode, fungerer alt som før, dvs. varen kommer altid med på fakturaen. Der kan angives X antal gyldighedsperioder til en vare. Disse perioder sammenlignes med datoen på udstedelsestidspunktet for fakturaen (dvs. fakturadatoen) og medtages til fakturaskabelonen, hvis udstedelsen sker i gyldighedsperioden. Startdato og slutdato indgår i gyldighedsperioden. Det er muligt at undlade at gemme et hvilket som helst af dem, idet f.eks. alene startdatoen kan gemmes.
Oprettelse af salgsfakturaer
Salgsfakturaer kan oprettes enkeltvist til en kunde, importere med fakturamaterialets overføringsfil eller anvende oprettelsen af en gruppefaktura, dvs. oprette en faktura til flere modtagere på én gang. En gruppefaktura oprettes i programmets punkt Salg > Ny salgsfaktura > Gruppefaktura, hvor de forretningspartnere vælges, som skal faktureres. Procountor tager automatisk de standardvarer med, som findes i kundekartoteket, til disse kunders faktura. I forbindelse med oprettelsen af en samlefaktura kan der tages nye varer med.
Der kan navngives en fakturagruppe i forbindelse med oprettelsen af en gruppefaktura. Standardnavnet er ”Gruppefaktura pr. dd-mm-åååå”. Hvis der kommer en fejlmeddelelse, når gruppefakturaen gemmes, om at der ikke er linjer på fakturaen, betyder det, at visse udvalgte forretningspartnere slet ikke har fastlagt standardvarer. Gruppefakturaer, som er af typen ”Mange fakturaer”, kan efter attesteringen stadigvæk kontrolleres ved hjælp af knappen Rediger. Fakturaerne har i denne fase stadig status som Uafsluttet, og de kan redigeres. Fakturaerne skal ikke angives som til afsendelse eller attesteres som dette direkte, hvis oplysningerne i dem stadig skal kontrolleres og evt. ændres. Gruppefakturaer, som er af typen ”Samlefaktura” kan ikke redigeres.
Kontrol af salgsfakturaer
Sælgeren henter de ønskede fakturaerne frem via hentning af bilag, f.eks. på baggrund af gruppefakturaens fakturagruppenavn eller kundegruppen. De nødvendige fakturalinjer er allerede på fakturaskabelonen, hvis mængde er antallet af den kundespecifikke standardvare. Det kan være et fast tal eller således f.eks. 1, som bør ændres månedsvist. Sælgeren udfylder/kontrollerer de uafsluttede salgsfakturaer.
Den første salgsfakturas kontrollant, dvs. sælgeren kontrollerer sine egne fakturaer og trykker på knappen Kontrolanmærkning, som sætter vedkommendes kontrolanmærkning i fakturaens sælgerens notater (f.eks. Nelly Nielsen 01-10-2009). I forbindelse med kontrollen kan der skrives en kort kommentar (maks. 255 tegn), som dermed fremgår efter datoen. Hvis det er nødvendigt, kan en anden sælger også gå ind og kontrollere fakturaen, og dennes kontrolanmærkning gemmes ligeledes med knappen Kontrolanmærkning.
Fakturaen forbliver hele tiden i tilstanden ”Uafsluttet”. Salgsfakturaernes kontrollanter kan se hinandens kommentarer, men kan kun redigere eller slette sine egne kontrolanmærkninger. Når man redigerer sine egne kontrolanmærkninger, erstatter det nye stempel det tidligere stempel.
Hentning af kontrollerede salgsfakturaer
Fakturaernes/bilagenes søgeresultater i Hentning af bilag fremgår kontrolanmærkningerne af højre kolonne. Først fremgår kontrolanmærkningernes antal, så det på baggrund af denne kolonne er muligt at sortere særskilt dem, hvor antallet anmærkninger er 0, og f.eks. dem, hvor der er 2 anmærkninger. Efter antallet vises kontrolstemplerne, datoerne og evt. kommentarer.
I søgekriterierne til hentningen af bilag findes der en rullemenu med kontrolanmærkningernes kontrollanter, antal og kommentarer. Kontrollanterne er angivet med et ”Udfærdiget af”, hvilket angiver navnet på den, som har tilføjet en kontrolanmærkning. Ved hjælp af kommentarfeltet er det muligt at hente, hvis man kan huske, hvad der er skrevet i det pågældende felt, eller hvis det f.eks. er aftalt, at der til fakturaer med uklarheder her foretages en anmærkning til at lette en senere søgning.
I feltet Antal kontrolanmærkninger kan der f.eks. indtaste =1, hvorved de fakturaer hentes frem, som har én kontrolanmærkning. Afgrænsningen kan også udføres således: 1-2, hvorved de, der har én eller to kontrolanmærkninger hentes frem. Hvis der angives < 3, hentes de frem, som har 0, 1 eller 2 kontrolanmærkninger.
Udsendelse af salgsfakturaer
Når de nødvendige kontrolanmærkninger er på fakturaerne, kan de sendes i Hentning af bilag fra Hentning af fakturaer ved at vælge Send i den menu, der fremkommer med et højreklik med musen, eller Attestering eller udsendelse af flere salgsfakturaer, som ligger under knappen Flere funktioner.