Procountor-programmet omfatter alle de værktøjer, der er nødvendige for at behandle og betale købsfakturaer. På denne side beskrives i korte træk funktionerne vedrørende købsfakturaernes bogføring, godkendelse og kreditorer.
NB! Hvis der stadig er behov for at redigere eller annullere en købsfaktura efter godkendelsen, ændres købsfakturaens status fra Godkendt til Uafsluttet via Hentning af bilag ved at klikke på Gennemgang.
Funktioner ved håndtering af købsfakturaer og kreditorer
- håndtering af købsfakturaer, kontrol, godkendelse og bogføring
- modtagelse af købsfakturaer som e-fakturaer
- håndtering af købsordrer, afsendelse samt bogføring
- skanning af købsfakturaer i samarbejde med OpusCapita
- vedhæftelse af skannet billede til en faktura
- vedligeholdelse af leverandør- og vareregistre
- fortegnelse over udestående fakturaer
- betaling af købsfakturaer som indenlandsk betaling og udlandsbetaling
- automatisk opdatering af kreditorer på basis af kontoudtog
Lagring af købsfakturaer
Modtagelse af e-fakturaer
Den mest effektive måde at importere købsfakturaer til Procountor på er at tage imod dem som e-fakturaer. En e-faktura er en elektronisk faktura, hvis oplysninger kan indlæses direkte i et regnskabsprogram uden at gemme dem manuelt. Det effektiviserer arbejdet og begrænser antallet af fejl ved bogføring af fakturaerne.
Procountor er udstyret med de forbindelser, der er nødvendige for at sende og modtage e-fakturaer, så det er tilstrækkeligt at oplyse fakturaudstederen virksomhedens e-fakturaadresse. Derefter fremkommer de indgåede e-fakturaer automatisk i jeres Procountor-miljø med status som Modtaget, hvor de kan kontrolleres, godkendes og betales elektronisk. Bogføringen af fakturaerne genereres ligeledes automatisk på basis af standardindstillingerne.
Skanning af købsfakturaer
Hvis fakturaudstederen endnu ikke er i stand til at sende e-fakturaer, men ønsker at behandle købsfakturaerne elektronisk, kan udstederen benytte OpusCapitas fakturaskanningsservice. Derved dirigeres købsfakturaerne til en særskilt postboksadresse, hvor de automatisk skannes og overføres til udstederens Procountor-miljø. Derefter behandles fakturaerne helt elektronisk.
Både de modtagne e-fakturaer og de skannede købsfakturaer findes i Procountor med status Modtaget. De kan nemt hentes frem ved hjælp af Hentning af købsfakturaer.
Fakturalinjer på elektroniske købsfakturaer
Ved håndtering af fakturalinjer på en e-faktura skal alle fakturalinjer i fakturamaterialet læses og disse data skal sammenlignes med fakturatotalen. Hvis dataene stemmer overens, kan købsfakturaen indlæses linjevis i programmet. Hvis dataene ikke er ens, dvs. ikke alle fakturalinjer kan identificeres, skal fakturaen håndteres på følgende måde:
Procountor generer en linje til fakturaen, hvor den eventuelle difference mellem fakturalinjer og fakturatotalen vises. Disse linjedata bør altid tjekkes i forbindelse med fakturakontrollen og korrigeres, om nødvendigt.
- Differencen mellem fakturalinjer og fakturatotalen gemmes på linjen Beløbet, der skal kontrolleres. Beløbet, der skal kontrolleres-linjen skal altid behandles og brugeren skal om nødvendigt redigere fakturalinjen, således at dataene bliver korrekt bogført på bilaget, både momsen og beløbet.
- Linjen Beløbet, der skal kontrolleres kan oprettes i varens produktregister, med varekoden procountor_sum_difference, hvorved standardposteringen kan føres f.eks. til en såkaldt Mellemregningskonto, som altid skal kontrolleres ved regnskabsafslutningen
- Der skal oprettes en linje for Afrundingsdifference, når differencen er lille. Afrundingsdifferencen har en varekode procountor_rounding_difference, på basis af hvilken der kan oprettes en vare i produktregistret og få beløbet ført på en bestemt konto i bogføringen.
- Hvis fakturamaterialet ikke indeholder fakturalinjer, skal der i henhold til bilaget oprettes en linje, som skal tjekkes og håndteres.
Manuel bogføring af købsfakturaer
En købsfaktura kan også gemmes manuelt i Procountor enten under den leverandør, der er gemt i leverandørregistret, eller direkte på en såkaldt tom fakturaskabelon. Med købsfakturaens knap Bilag er det muligt at vedhæfte filer til fakturaen (f.eks. et skannet fakturabillede). Købsfakturaen bogføres enten via hovedmenuens punkt Ny > Købsfaktura eller ved i leverandørregistret at klikke på Eksporter til faktura. Det er også muligt at oprette en ny købsfaktura ved at hente en tidligere oprettet faktura ved at benytte fakturaens kopieringsfunktion.
Kontrol og godkendelse af købsfakturaer
Kontrol og godkendelse
Før de indgåede købsfakturaer betales, skal de kontrolleres. Derfor er det i Procountor muligt at kontrollere og godkende indgåede købsfakturaer. Kontrol betegner, at købsfakturaens indhold kontrolleres, f.eks. på basis af ordrebekræftelsen, og godkendelse betegner, at fakturaen er OK til betaling. Efter godkendelsen bliver fakturaen en forretningstransaktion i regnskabet.
Anvendelse af godkendelsesrunde
Hvis der er flere personer i virksomheden, som er med til at kontrollere og/eller godkende købsfakturaer, kan det betale sig at anvende godkendelsesrunde af købsfakturaer. Derved er det muligt at udpege bestemte personer til at kontrollere og godkende fakturaerne og ved behov modtage besked pr. e-mail om købsfakturaer, der skal kontrolleres.
Kreditorer og betaling
Søgning på åbne fakturaer
Åbne købsfakturaer er kontrollerede eller gokendte købsfakturaer, som endnu ikke er betalt. De kan hentes direkte ved at klikke på hovedmenuens Søgning og Type hentning > Fakturaer til betaling.
Hentning og betaling af indkøb
Procountor omfatter bankforbindelser, hvormed købsfakturaer kan betales fra de af virksomhedens bankkonti, som er knyttet til Procountor. Købsfakturaer, der afventer betaling, kan hentes direkte ved at klikke på hovedmenuens Søgning og Type hentning > Fakturaer til betaling.
Til visningen Betaling kan du komme via Hentning af bilag eller ved at klikke på Betaling ved købsfakturadata. Brug funktionen Betaling af flere fakturaer, hvis der samtidig skal betales flere fakturaer. Godkendte fakturaer går ikke automatisk til betaling, de skal altid betales særskilt.
Automatisk hentning af kontoudtog
Kontoudtog for de bankkonti, som er tilknyttet Procountor, hentes automatisk. De hævninger, der vises på kontoudtoget, afstemmes på basis af referencenummeret med betalte købsfakturaer, hvorved fakturaerne kvitteres betalt og slettes fra de åbne købsfakturaer.