På denne side beskrives de felter og knapper, der anvendes til en købsfaktura. En købsfaktura oprettes i programmets punkt Ny > Købsfaktura > Opret ny faktura.
Se de nærmere anvisninger om, hvorledes en ny købsfaktura oprettes i programmet:
Fakturafelter på overskriftsniveau
Leverandøradresse
Der er plads til 80 tegn i felterne Navn, Specifikation og Gade-/vejnavn og nr. Postnummerfeltet kan have 20 tegn. By-feltet kan have 40 tegn. Navn er en obligatorisk oplysning. Ved udlandsbetalinger er også angivelse af gade-/vejnavn og nr., postnummer og by obligatorisk.
Købers leveringsadresse
Købers leveringsadresse er den adresse, hvortil de fakturerede varer er leveret / leveres. Felterne har plads til samme antal tegn, som i feltet Leverandøradresse.
Faktureringsoplysninger
Fakturadato: Fakturadatoen kan indtastes dateret bagud eller forud; men ikke til en afsluttet periode. Hvis fakturaen, der er indgået som e-faktura eller via et indskanningsbureau, er dateret i en afsluttet periode, skal fakturaen dateres med den første åbne dato. Forfaldsdatoen ændres ikke derved.
CVR-nr.: I feltet CVR-nummer kan leverandørens CVR-/SE-nr indtastes.
Fakturakanal: På en købsfaktura er fakturakanalen en informativ oplysning, og den har ingen betydning i praksis. På Fakturakanalen vises dog, om fakturaen er indgået som e-faktura eller via et indskanningsbureau. Når den er indgået elektronisk, findes billedet af fakturaen som vedhæftet fil.
Kontaktperson: Der kan oplyses en kontaktperson på bilaget. Oplysningen fremvises på bilaget. Der kan søges på bilag via Hentning af bilag ved hjælp af kontaktpersonen.
Fakturanummer: Fakturanummer genereres automatisk, når fakturaen gemmes. Numrene på købsfakturaer er fortløbende.
Momsnummer: Feltet kan have 40 tegn. Momsnummeret fremgår af den købsordre, der sendes til leverandøren.
Ordrereference: Feltet kan have 70 tegn. Ordrereferencen fremstår som en meddelelse på betalingen.
Status: Dette felt viser, hvilken status bilaget har. Status kan for eksempel være Uafsluttet eller Godkendt. Salgsfakturaernes statusser findes her.
Kundenummer: I feltet kan du angive leverandørens kundenummer, hvis det findes. Ved adgangsindstillinger i Virksomhedens oplysninger kan det desuden fastlægges, at der automatisk oprettes et kundenummer til leverandørerne. Når indstillingen med Automatisk nummerering af leverandørerne er slået til, tildeles en ny leverandør automatisk et kundenummer, som er ét højere end det højeste kundenummer, de eksisterende leverandører har. Automatisk nummerering er ikke i brug som standard.
Fakturaudstederens fakturanummer: I feltet kan leverandørens fakturanummer angives, og ved hjælp af det kan der søges efter fakturaer i Søgning > Hentning af bilag med søgekriteriet Fakturanummer.
Betalingsoplysninger
Kontonummer: Hvis der til fakturaen er valgt Bankoverførsel som betalingsmåde, er det obligatorisk at indtaste betalingsmodtagerens bankkonto. Hvis fakturaen er betalt f.eks. kontant, kan bankkontoen udelades, men så skal Andet vælges som betalingsmåde.
Forfaldsdato: Hvis der er mere end 98 døgn til betalingsdatoen, kan den rigtige forfaldsdato angives i feltet Forfaldsdato, og betalingsbetingelsen er 99.
Morarente %: I feltet indtastes morarentesatsen.
Referencenummer: Referencen kan have 2-20 tegn. Unødvendige foranstillede nuller slettes automatisk fra referencenummeret.Den internationale RF-reference er tilladt på Procountors købsbilag (købsfaktura, rejse- og udgiftsbilag). Hvis fakturaen er betalt kontant eller ad anden vej, kan Andet vælges som betalingsmåde, og feltet med Referencenummer efterlades tomt.
Betalingsbetingelse (dg/%): I første felt indtastes antal dage og i næste procentsatsen. Betalingsbetingelsen kan være 0-999 dage og procentsatsen kan vælges mellem 0-100. Oplysningerne udskrives på fakturaen.
Rabat-%: Denne rabatprocent gælder for hele fakturaen. Hvis der på fakturalinjer er anvendt andre rabatprocenter, slettes de og en fakturaspecifik rabatprocent opdateres her i stedet. Rabatten kan gives med fire decimalers præcision, mellem 0-100 %, og den påvirker fakturaens totalbeløb. Rabat-% fremstår altid på fakturalinjer med en præcision på to decimaler.
Betalingsmåde: Det mest almindelige alternativ er Kontooverførsel. Når betalingsmåden er Kontooverførsel, er Referencenummer og Bankkonto obligatoriske oplysninger. Hvis fakturaen ikke har et referencenummer eller en bankkonto, skal der som betalingsmåde vælges Andet, som også anvendes, når fakturaen betales på anden måde en via Procountor (f.eks. via netbank eller kontant betaling). Hvis fakturaen ikke har et referencenummer og bilaget ønskes betalt som Kontooverførsel, kan man ved supplering af betalingsoplysninger benytte Faktura-visningens Ordrereference-felt eller Besked-feltet ved visningen Betaling.
Ved udlandsbetalinger anvendes Udlandsbetaling som betalingsmåde, hvorved Leverandøradresse, IBAN-kontonummer og SWIFT-kode (dvs. BIC-kode) er obligatoriske oplysninger.
Kontantrabat (dg/%/beløb): I det første felt indtastes antal døgn, i det andet kontantrabat-%, og i det sidste felt angives værdien. Rabatprocenten kan frit angives med 2 decimalers nøjagtighed mellem 0-100 %. Kontantrabat påvirker ikke fakturaens totalbeløb.
Valuta og kurs: Fakturaens møntfod vælges på rullemenuen, hvorved kursen kommer fra kartoteket. Kursen kan også indtastes efter eget ønske.
Oplysninger om attesteringscirkulationen
Kontrollant på fakturaen 1-3: Hvis attesteringscirkulation af købsfakturaer er i brug, skal navnene på kontrollanter angives i dette felt. Kontrollanternes e-postadresser skal være indtastet under brugerens egne oplysninger, så der kan sendes meddelelse til dem om købsfakturaer, der afventer behandling.
Faktura godkendt af: Hvis virksomheden anvender attesteringscirkulation af købsfakturaer, skal navnet på godkenderen være i dette felt. E-mailadresser til godkendere skal være indtastet i brugerens egne data, så personen kan tilsendes besked om købsfakturaen, der venter på godkendelse.
Yderligere oplysninger
Leveringsdage: I feltet vælges de dage, der er knyttet til leveringen.
Leveringsbetingelser: Feltet er i brug, hvis der på Adgangsindstillinger ved Virksomhedens oplysninger er angivet, at der skal anvendes leveringsbetingelser. Leveringsbetingelsen vælges på rullemenuen
Yderligere oplysninger: Tekstmængden i dette felt er ubegrænset. Via Indlæsning af fakturaer kan der importeres højst 500 tegn. Oplysningerne kan indtastes direkte i feltet eller ved efter feltet at trykke på blyant-knappen, som åbner et vindue til redigering af oplysningerne. Her er anvendelse af linjeskift tilladt. Linjeskift vises med \-tegn i feltet.
Prisernes momspålæggelse, Enhedspriser inkl. MOMS: Her skal du angive, om prisen på varer, som faktureres, indeholder merværdiafgift eller ikke.
Leveringsmåde: I dette felt vælges mellem leveringsmåderne Post, Online, Kurer, Fragt, DSB Godstransport, Afhentning eller Anden.
By: I feltet indtastes et bynavn. Bynavnet kan højst have 40 tegn.
Køberens notater: Tekstmængden i dette felt er ubegrænset. Her kan der skrives notater, hvormed der kan hentes bilag, f.eks. i Hentning af bilag. Notaterne kan indtastes direkte i feltet eller ved efter feltet at trykke på blyant-knappen, som åbner et vindue til redigering af oplysningerne. Her er anvendelse af linjeskift tilladt. Linjeskift vises med \-tegn i feltet.
Notaterne vises på fakturaens bogføringsside samt på siderne Kontrol og Godkendelse af en faktura og ved betalingen. Feltets oplysninger vises også i søgeresultater ved Hentning af bilag, men de kan ikke benyttes som søgekriterium. Hvis det ønskes, at leverandørens fakturanummer skal fungere som søgekriterium, kan feltet Yderligere oplysninger benyttes. Ved hentning af bilag kan Notater vælges ved et højreklik med musen. I det fremkomne vindue er det muligt at vise og redigere Køberens notater uafhængigt af fakturastatus.
Linjevis Bogføring: Med dette valg kan det fastlægges, at bogføringen af regnskabet skal føres på bogføringssiden linjevist og ikke som totalbeløb. Det er et godt valg, f.eks. hvis der faktureres flere forskellige varer på en faktura, som ønskes bogført på forskellige konti i regnskabet. Hvis varernes standardkonteringer eller -dimensioneringer ønskes anvendt, skal regnskabet føres linjevist.
Linjeoplysninger
Vare: Feltet viser navnet på vare/ydelse, som skal faktureres. Feltet kan have 80 tegn. Vareoplysningerne kopieres til fakturaens bogføringsside, hvis der på fakturaen er valgt Linjevis bogføring.
Varekode: Feltet viser koden for vare/ydelse, som skal faktureres. Feltet kan have 40 tegn.
Antal: Feltet viser mængden/antallet af varer/ydelser, som skal faktureres. Mængden kan vises med en præcision på 4 decimaler
Enhed: Feltet viser enheden for vare/ydelse, som skal faktureres.
Pris: Feltet viser enhedsprisen for vare/ydelse, som skal faktureres.
Rabat-%: Feltet viser den linjespecifikke rabatprocent. Rabatten kan angives med 4 decimalers nøjagtighed mellem 0-100 %, og den påvirker linjefelterne Ekskl. moms, Moms i alt og Totalbeløb. Rabat-% fremstår altid på fakturalinjer med en præcision på to decimaler.
MOMS: Feltet viser den linjespecifikke moms-%.
Ekskl. moms: Feltet viser prisen på varen/ydelsen uden moms.
Moms i alt: Feltet viser moms-andelen af varen/ydelsen, som skal faktureres.
Totalbeløb: Feltet viser prisen med moms på varen/ydelsen, som skal faktureres.
Linjebemærkning: Feltet har plads til 255 tegn. Hvis fakturaen konteres linjevist, ses linjebemærkningen på bogføringssiden.
I alt [count] linje Under fakturalinjer vises antal varelinjer og fakturaens sammenlagte beløb på felterne: Ekskl. moms, Moms i alt og Totalbeløb.
Knapper på fakturavisning
Fakturadatene gemmes ved at klikke på Gem, hvor fakturaen forbliver i status Uafsluttet og redigering af den er stadig mulig. Når fakturadataene gemmes, bliver de tjekket for fejl. Hvis de oplysninger, der påvirker regnskabet, redigeres (varer, totalbeløb, antal, moms osv.), genoprettes fakturaens bogføring og dimensionering med standardværdierne. Derfor er det bedst, hvis fakturaen færdiggøres helt, inden der foretages ændringer i bogføringen eller dimensioneringen af den.
Når den er gemt, vises fakturanummeret i købsfakturaens øverste bjælke og oprettelses- og redigeringsstemplerne i den nederste bjælke.
Forhåndsvisning åbner forhåndsvisningen af en faktura i et nyt vindue i det valgte format. Der kan vælges mellem: PDF og HTML.
Når en faktura med status Uafsluttet eller Indgået er klar til cirkulation, klik på Send til cirkulation, dvs. til kontrol, godkendelse eller betaling. Hvis der anvendes attesteringscirkulation af købsfakturaer, kan der til en købsfaktura maksimalt fastlægges det antal kontrollanter og attestanter, som der er fastlagt i Adgangsindstillinger i Virksomhedens oplysninger. Læs mere Attesteringscirkulation af købsfakturaer.
Klik på Rediger, hvis du vil se flere valgmuligheder.
- Vælg Kopiér, hvis du vil kopiere fakturaen. En købsfaktura kan kopieres til en købsordre, og tilsvarende kan en salgsfaktura kopieres til en salgsordre. Hvis bilagstypen eller forretningspartneren ikke ændres, genereres der bortset fra fakturanummer, reference, fakturadato og forfaldsdato en identisk faktura med status Uafsluttet. Hvis bilagstypen eller forretningspartneren ændres, kommer linjeoplysningerne fra den oprindelige faktura og de øvrige data fra kartoteket.
- Gendan Uafsluttet sætter fakturaen tilbage til status Uafsluttet.
- Klik på Annuller, når du ønsker at annullere købsfakturaer, der kan redigeres. Annullerede fakturaer har ingen bogføringsside, men kan ses og kopieres.
- Klik på Rediger notater, når du ønsker at redigere fakturaens notater. Gem det bogførte notat ved at klikke på Fortsæt. Ud over i fakturaens notatfelt kan notatet ses i kolonnen Notater i en kolonne ved visningen Hentning af bilag.
Bilag - Åbner et vindue, hvor fakturaens vedhæftede filer kan håndteres. I navnet på knappen medtages bilagsfilernes antal, f.eks. angiver ”Bilag (2)”, at fakturaen er vedhæftet to filer. Det er muligt at sende vedhæfte filer i gif-, jpeg-, pdf- og txt-format sammen med bilag, der skal sendes (med fakturakanalen Post, E-mail eller E-faktura). Filer, der vedhæftes en faktura, må maksimalt være på 10 MB.
Klik på Vedhæft filer, når du ønsker tilføje en vedhæftet fil til en faktura, og klik på Slet, hvis du skal at slette den vedhæftede fil.
Et klik på knappen Gå til viser valgmulighederne Regnskab (åbner fakturaens bogføringsside), Dimensioner (åbner fakturaens dimensionsside), Kontrol, Kontoudtog (åbner visningen Kontoudtog), Betaling (åbner fakturaens side Betaling) og Leverandør.
Et klik på knappen Fakturabillede åbner alternativerne Vis billedet til højre, Vis billedet nedenfor eller Undlad at vise billedet. Ved hjælp af denne knap kan du således bestemme, hvor fakturabilledet vises eller ikke vises. Indstillingen er brugerspecifik og gemmes i hukommelsen. Fakturabilledet vises ikke på kladder. Billedet kan rulles med rullepanelerne eller musen. Til brug for zoomning findes der plus-, minus- og standardknapper i tilknytning til billedet. Der tages kun den første side fra PDF-filen med på billedet.
Forrige - Viser forrige faktura i søgeresultatet.
Næste - Viser næste faktura i søgeresultatet.
Luk - Lukker visningen.
Knapper på fakturalinjer
Hent vare: Åbner siden med varekartoteket, hvor du kan plukke varer til fakturalinjer.
Hent vare ved hjælp af kode: Åbner et vindue, hvor varer og tjenesteydelser, der skal faktureres, kan hentes til fakturalinjen ved at indtaste deres varekode. Læs mere on Varesøgning her.
Tilføj linje: Genererer en tom linje.
Kopier linje: Laver et ønsket antal kopier af fakturalinjen.
Slet linje: Fjerner den markerede fakturalinje.
Slå linjerne sammen: Slår Fakturalinjerne i statussen Indgået moms satsvist sammen.
Du kan foretage et linjeskift ved hjælp af knappen Linjebemærkning. Ved hjælp af linjeskiftet kan fakturalinjerne formateres til et mere letlæseligt format på fakturaens Forhåndsvisning.
Afstem linjen med vareregistret: Åbner siden med varekartoteket, hvor du kan plukke de varer, som linjen skal afstemmes med. Det er udelukkende varelinjer, som er afstemt med varekartoteket, som kommer med i varerapporterne.