En købsordre kan kopieres eller ændres til en købsfaktura.
Det er nu muligt ved kontrol af købsfakturaer at matche fakturaer med købsordrer, som tidligere er gemt i Procountor. Funktionen er nyttig, når en købsordrebaseret faktura modtages elektronisk og kontrollen foretages på basis af ordrerne. Matchingen sker via oversigten Kontrol. Funktionen startes ved i Indstillingerne at vælge (hovedmenuens Administration > Virksomhedsdata > Adgangsindstillinger) og herefter Matching af købsordrer og købsfakturaer.
Hvordan oprettes købsordrer
Købsordrer oprettes ved Ny > Købsfaktura og i rullegardinmenuen Bilagstype vælges Købsordre. Hent leverandøren i registret ved at klikke på Hent leverandør. I rullegardinmenuen Fakturavarelinjer kan vælges, at varerne hentes i produktregistret, hvorved der klikkes på Hent varer og de ønskede varer hentes parat til fakturaen. Leverandøradresse og øvrige oplysninger skal suppleres, om nødvendigt. Til sidst oprettes ordren ved at klikke på Opret ny faktura. Hvis du prøver at oprette en ordre i en måned, for hvilken momsindberetning har fundet sted, gør programmet dig opmærksom på dette, når du vil gemme den. Hvis der for kunden er angivet standardprodukter, kan de ses på linjerne.
En ordre kan også oprettes på en tom skabelon, når der som fakturatype vælges Købsordre Opret ny faktura. Herefter skal der på oversigten Købsordre udfyldes leverandørdata, ordredato osv. En købsordre, oprettet på en tom skabelon, kan senere posteres til ønsket leverandør ved på Hentning af bilag at klikke på Flere funktioner og Postér til forretningspartner.
Købsordrelinjer
Varer/ydelser til ordren kan hentes fra produktregistret ved at klikke på Hent vare. Find den ønskede vare på den fremkomne liste, der viser alle registrerede varer. Du kan præcisere søgningen med varenavn, -kode og -gruppe ved at klikke på Hent varer. Produktet vælges ved at klikke på linjen. Du kan vælge flere varer på én gang ved at trykke på tasterne Ctrl og Skift samtidigt. De valgte varer overføres til ordren ved at klikke på Sæt på faktura.
Siden med Produktregistret suppleres ved at klikke på Ny vare.
Åbn den ønskede vares varekort ved at klikke på Varekort i Produktregistret.
Du kan også hente varer og ydelser til ordren ved at klikke på Hent vare og vælge Hent vare vha. varekode. Så åbnes der et vindue, hvor du kan indtaste varekoden på den ønskede vare. Det er hurtigere end at søge i produktregistret, hvis du kender varekoderne. Hvis to eller flere varer har samme kode, kan varer ikke hentes ved hjælp af koden.
Tilføj en tom ordrelinje ved at klikke på Tilføj linje. Indtast så oplysninger vedr. ordren på den tomme linje. Det kan dog anbefales at anvende varer, der er i registret, for så kan du også benytte standardkonti og -dimensioner, og varerapporterne er tydeligere.
Kopiér ordrelinjer ved at klikke på Kopiér linje. Vælg først den linje, som skal kopieres, og klik herefter på Kopiér linje og vælg Kopiér flere, så åbnes der et vindue, der spørger, hvor mange kopier der ønskes af linjen. Herefter får du et spørgsmål, om du ønsker at fordele antallet jævnt på alle linjer. Enhedsprisen forbliver den samme.
Fjern den valgte linje ved at klikke Slet linje.
Uafhængigt af måden, linjen er dannet på, kan oplysninger på den redigeres på oversigten Købsordre, bortset fra kolonnerne Uden moms, Moms i alt og Totalbeløbet. Synligheden af en linjebemærkning på en ordre, som skal sendes til en kunde, kan justeres ved at ændre på Linjebemærkning-indstillinger på Fakturaskabelon indstillinger i Virksomhedsdata.
Hvis varen har en standardkonto eller -dimensioneringer og de ønskes anvendt, skal der sættes kryds ved »Bogføring linjevis« i vinduet Yderligere oplysninger.
Rækkefølgen af ordrelinjer kan ændres ved at højreklikke på linjen og i den fremkomne menu vælge enten Flyt én opad eller Flyt én nedad. Efter at rækkefølgen af linjer er ændret, skal du klikke på Gem, så ændringen træder i kraft.
Antal synlige linjer kan ændres ved at flytte markøren til grænsen mellem søgekriterier og søgeresultater over linjen med taster (på det rette sted bliver markøren til en pil med to hoveder). Og ved at trække grænsen opad eller nedad med venstre museknap. Indstillingen forbliver i hukommelsen, indtil browseren lukkes.
Købsordrens øverste taster
Gem ordredata ved at klikke på Gem. Herefter har ordren status Halvfærdig. En ordre med status Halvfærdig kan redigeres. Efter købsordren er gemt, kan fakturanumret ses på den øverste linje og oprettelses- og redigeringsstempler på den nederste linje.
En færdig købsordre godkendes ved at klikke på Godkend. Herefter har købsordren status Ikke afsendt. En købsordre med status Ikke afsendt kan ikke redigeres.
Købsordren sendes ved at klikke på Send (bortset fra, hvis der er tale om en ordre, hvis fakturakanal til modtageren er Sendes ikke) og dens status ændres til Afsendt. En købsordre med status Afsendt kan ikke redigeres. En afsendt købsordre kan ikke sendes igen.
En købsordre med statusserne Ikke afsendt og Afsendt kan returneres til status Halvfærdig ved at klikke på fanebladet Kontrol / Godkendelse i Bilagssøgningen.
En faktura med statusserne Halvfærdig eller Modtaget bliver klar til forsendelse til cirkulation, dvs. til kontrol, godkendelse og udbetaling, når der klikkes på Send til cirkulation. Såfremt virksomheden benytter godkendelsescirkulation for købsfakturaer, kan der maksimalt fastsættes det antal sagscontrollers og godkendere, som der er angivet i Virksomhedsdata / Ekstra indstillinger. Standardkontrollører og -godkendere kan fastsættes på virksomhedsniveau og på leverandør- og medarbejderniveau. Hvis sagscontrollers er angivet på fakturaen, sendes en e-mail til dem ved at klikke på Send til cirkulation ellers går beskeden til godkendere. Beskeden sendes så mange gange der bliver klikket på tasten og afsendelsen skal accepteres. Der fremkommer en bemærkning, hvis fakturaen tidligere er sendt i cirkulation. E-mails til sagscontrollers og godkendere skal være tastet ind i brugerens egne oplysninger, så det er muligt at sende påmindelsen. Der afgår påmindelsesmeddelelser fra Procountor med jævne mellemrum og hvis der er flere påmindelser til samme sagscontroller/godkender, samles de i én e-mail.
En ordre bliver til en faktura ved at klikke på Ændre til faktura. Så åbnes der et vindue, hvor du kan vælge, om ordren skal kopieres, kopieres delvis eller ændres til faktura. Hvis det ikke er muligt at foretage nogen af disse, klikkes på Annullér.
Ordren kan kopieres til en faktura ved at klikke på Kopiér til faktura, så ordren bevares. Ordren gives status Faktureret og dens bogføring slettes. Ordrer med status Faktureret kan hentes frem i Bilagssøgning og med rapporten Antal varer (købs-, og salgsfaktura samt kladder). Datoen for den dannede købsfaktura bliver dags dato og forfaldsdatoen sættes efter aftalebetingelserne. Fakturaen får et nyt nummer og referencenummer. Bortset fra bogførings- og dimensionsdata forbliver alle andre data uændret. Vedhæftningerne overføres ikke til fakturaen. Fakturaens oplysninger kan stadig redigeres før godkendelse.
Når du vælger Kopiér delvis, kopieres en del af varerne på ordren til en faktura, og ordren bevares. Dette valg åbner et vindue, hvor du kan vælge, hvor mange enheder af det ikke-fakturerede antal varelinjer der skal faktureres. I dette vindue kan du også give en linjebemærkning, som kan ses på fakturaen. På ordrelinjen reduceres vareantallet med det fakturerede antal. På ordrens linjebemærkning fremkommer en oplysning om, hvor meget der er faktureret og hvad fakturanummeret er. Når alle ordrens varer er kopieret til en faktura, gives ordren status Faktureret og dens bogføring slettes. Ordrer med status Faktureret kan hentes frem i Bilagssøgning og med rapporten Antal varer (købs-, og salgsfaktura samt kladder). Datoen for den dannede købsfaktura bliver dags dato og forfaldsdatoen sættes efter aftalebetingelserne. Fakturaen får et nyt nummer og referencenummer. Bortset fra bogførings- og dimensionsdata bevares alle andre data uændret. Vedhæftningerne overføres ikke til fakturaen. Fakturaens oplysninger kan stadig redigeres før godkendelse.
Ordren ændres til en faktura ved at klikke på Ændre til faktura, hvorved ordren slettes. Datoen for den dannede købsfaktura bliver dags dato og forfaldsdatoen sættes efter aftalebetingelserne. Når en ordre ændres til en faktura, forbliver ordrenummeret som fakturanummer og ordrens referencenummer som referencenummer. Øvrige data forbliver uændret, også bogføringen og dimensionsdata. Ved ændringen overføres bilagsoplysninger til fakturaen. Fakturaens oplysninger kan stadig redigeres før godkendelse.
Du kan oprette en identisk ordre (eksklusive fakturanummer, reference, fakturadato og forfaldsdato) med status Halvfærdig ved at klikke på Redigér og vælge Kopiér. Ved kopiering er det muligt at ændre Bilagstype og Forretningspartner f.eks., når der kopieres lignende købsordrer til en anden leverandør. Du kan annullere redigerbare salgsordrer ved at klikke på Annullér. De annullerede ordrer har ikke bogføringssider, men de kan betragtes og kopieres.
Du kan ved at klikke på Preview vælge, om du vil se på en HTML- eller en PDF-version.
Det er muligt at vedhæfte filer til en ordre og eksisterende vedhæftede filer kan vises eller slettes ved at klikke på Bilag. Tasten åbner vinduet med vedhæftningsfunktioner, hvor du kan vælge funktionerne Tilføj, Vis eller Slet. Hvis det ikke er muligt at foretage nogen af disse , klikkes på Annullér. Du kan ikke bruge funktionerne Vis og Slet, hvis ordren ikke har vedhæftninger. Nederst i vinduet kan du se en liste med navne på filer, som er tilsluttet ordren, og tilslutningstidspunkterne.
Du kan håndtere vedhæftninger, selvom ordren ellers ikke kan redigeres.
Filen, du skal tilslutte, hentes ved at klikke på Tilføj. Klik på Bladre / Browse i det fremkomne vindue og tilslut den ønskede fil til ordren ved at klikke på Tilslut.
Det er muligt at vedhæfte gif-, jpeg-, pdf- og txt-filer til ordrer, som skal sendes (fakturakanal Post eller E-mail). Hvis filen ønskes sendt, skal der sættes kryds ved »Skal filen vedhæftes til salgsordre eller salgs- eller købsordre, som skal sendes?". En ordre kan have flere vedhæftninger, hvoraf nogle kan sendes og andre ikke kan sendes. Vedhæftningerne behøver ikke være af samme filtype, bare de er enten gif-, jpeg (jpg)-, pdf- eller txt-filer. Hvis en fil er af en type, som ikke kan sendes, markeres til forsendelse, ændres den automatisk til typen Sendes ikke. Når en købsordre ændres til en faktura, bliver vedhæftningerne overført til fakturaen. Når en købsordre kopieres til en faktura, bliver vedhæftningerne ikke overført til fakturaen.
Du kan se på filer, som er tilsluttet en ordre, ved at klikke på Vis. Såfremt der er flere filer, åbnes der efter klikket et vindue, hvor du fra en rullegardinmenu kan vælge filen, du vil se. Afhængig af filtypen åbnes vedhæftningen enten i et nyt browservindue eller en given applikation (f.eks. Excel el. Word). Flere vedhæftninger kan samtidig stå åbne.
Slet filer, tilsluttet til ordren, ved at klikke på Slet. Såfremt der er flere filer, åbnes der efter klikket et vindue, hvor du fra en rullegardinmenu kan vælge filen, du vil slette.
Ved at klikke på Gå til, kan du vælge Bogføring, Dimensioner og Leverandør. Åbn ordrens bogføringsside ved at klikke på Bogføring. Ordrens bogføringsdata kommer ikke med i den officielle, lovmæssige bogføring. Fakturaen kan dimensioneres ved at klikke på Dimensioner. Med dimensioner og underkategorier menes der i Procountor et omkostningssted eller en genstand for opfølgning. Med knappen Leverandør er det muligt at åbne siden med Leverandørs basisdata i Forretningspartners register.
I bunden af felterne Leveringsvejledninger, Yderligere oplysninger og Køberens noter er der en tast, der åbner et vindue, hvor dataene kan redigeres. Herved kan linjeskift også anvendes. Linjeskift ses i feltet som et \-tegn. Leveringsvejledninger kan indeholde 250 tegn. Længden på Yderligere oplysninger og Køberens noter er ikke begrænset.
Læs også nærmere oplysninger om ordrefelter og -taster og om bogføringssider.