Under Varer kan du både håndtere salgs- og købsvaredata. Desuden kan du klikke dig ind på varekort og indsætte for eksempel standardkonti for varer.
Forretningspartnere kan saqmmenkædes med varer i varekartoteket som standardvarer i forretningspartnerregistret.
Hent varer
Varer hentes ved at vælge varetype, enten indkøb eller salg. Varesøgningen kan afgrænses ved hjælp af varenavn, varekode eller varegruppe. Hvis Dobbelte varegrupper er i brug, kan der også søges efter hovedgruppen. Ved søgning med brug af navn eller varekode er en delvis tekst også tilstrækkelig. Når der søges efter en vare som ”vaskemaskine”, kan der som søgekriterium enten skrives ”vaske” eller ”maskine”, såfremt Fuldførelse af søgninger ikke er slået til. Ved søgninger kan tegnene * og ? frit kombineres, hvor ”*” betegner en vilkårlig tegnstreng (herunder blanke) og ”?” et hvilket som helst enkelt tegn.
Klik på Hent varer i øverst på siden, når søgekriterierne er angivet. Hvis der hentes salgs- eller indkøbsvarer uden andre afgrænsningskriterier, er det ikke nødvendigt at klikke på knappen, forudsat at Automatisk søgning er slået til.
Søgeresultatet vises på skærmen under søgekriterier. Varenavnet og andre oplysninger kan redigeres direkte i søgelisten ved at klikke på det felt, der skal redigeres.
Gem
Når der er foretaget ændringer i varerne, skal der, inden siden forlades, klikkes på Gem, så ændringerne træder i kraft. Hvis oplysningerne ikke er gemt, gøres der opmærksom på det.
Tilføj
Nye varer tilføjes ved at klikke på Tilføj, hvorefter programmet beder om at vælge varetypen, enten Indkøb eller Salg. Når typen er valgt, fremkommer der en ny varelinje i den pågældende type. Varelinjen udfyldes med varenavn og -kode, varegruppe og -enhed vælges, vareprisen og evt. rabatsats udfyldes og til sidst vælges møntfod og moms-%. Kun Varenavn er obligatorisk. Efter udfyldning af oplysningerne skal der klikkes på Gem. Der kan importeres varer fra andre systemer via Import af materiale.
Rediger
Kopiér
En ny vare kan også tilføjes ved at kopiere oplysningerne fra en tidligere vare. Markér først den vare på linjen, der skal kopieres, og klik så på Kopiér, hvorefter programmet beder dig om at vælge varetypen, enten Indkøb eller Salg. Når varetypen er valgt, åbnes der et vindue, hvor du kan redigere varedata. Gem dataene om den nye vare ved at klikke på Fortsæt. Klik på Annuller, hvis du fortryder oprettelsen af en ny vare. Gem ændringen, du har foretaget, ved at klikke på Gem.
Slet
En vare slettes ved at markere varen i søgeresultatet og klikke på Slet. Programmet spørger, om varen skal slettes helt eller blot gøres passiv. Du kan gøre varer passive ved at vælge Passivér. Passive varer forbliver gemt i databasen, men de vises ikke på søgeresultatet, hvis Vis desuden de passive varer ikke er valgt. Efter sletningen eller passiveringen skal du klikke på Gem.
Redigering af flere købsvarer
Du kan redigere flere varer samtidigt ved at vælge de ønskede varer og klikke på Redigér flere varer.
Et klik på Skift konto åbner Kontooversigten, hvor du kan vælge varens standardkonto.
I det vindue, der åbnes, kan du foretage de nødvendige redigeringer på udvalgte varer. Gem de opdaterede ændringer ved at klikke på Opdatér. Klik på Annuller, hvis du ønsker at forlade redigering af flere varer uden at ændre på varedata.
Varekort
På et varekort kan du gemme nærmere oplysninger om varen. Markér først varen i søgeresultatet, og klik derefter på Varekort.
På varekortet kan du håndtere de samme oplysninger som på siden Varer, dvs. navn, varekode, varegruppe, pris, møntfod, rabat-%, enhed og moms (%). Foruden disse er det muligt at ændre varens standardmæssige momsstatus, aktiv/passiv-status, og skrive tillægsoplysninger, reklametekst eller brugsanvisninger samt tilføje et billede af varen. De pågældende tekster og billedet er informative oplysninger, som ikke vises andre steder end på varekortet. I visningen kan man desuden tilføje varenavn på engelsk i sektionen Varenavn på andre sprog.
De indtastede og gemte oplysninger i feltet Notater på varekortet fremkommer i linjeoplysningerne på fakturavisningen i en ny Notater-kolonne, når den valgte vare anvendes på fakturaen. Oplysningerne i kolonnen Notater medtages ikke på fakturaen (og vises heller ikke i Forhåndsvisning), men er informative oplysninger.
Det er den indtastede varespecifikke bogføringskonto, der anvendes, selv om der eventuelt er indtastet en standardkontering for forretningspartneren.
Standardkonto
En standardkonto er en regnskabskonto, hvor varen ønskes bogført automatisk. Kontonummeret kan enten indtastes direkte i feltet Standardkonto eller hentes fra kontoplanen ved at klikke på Skift konto. Den indtastede varespecifikke bogføringskonto anvendes, selv om der eventuelt er indtastet en standardkontering for forretningspartneren.
Hvis du ønsker at anvende varespecifik bogføring (dimensioner og bogføringskonti) på fakturaer, skal du gøre følgende:
- Angiv en standarddimensionering og/eller -konto for varen i varekartoteket
- Hent disse varer til fakturaer i varekartoteket
- På fakturaen vælges alternativet »Linjevis bogføring« ved Yderligere oplysninger. Denne indstilling kommer på fakturaen som standard, hvis der i Indstillinger er valgt linjevis bogføring for fakturaer. Alternativt kan der på bogføringssiden klikkes på Postér på linjer.
Standarddimensioner
Læs mere om Standarddimensioner her.
Lagervare
Varerapport
Læs mere om varerapporter her.