Med budgetmaterialets overføringsfil kan der importeres grundbudgetter og dimensionsbudgetter til Procountor.
Indlæs CSV-skabelon
Bemærk! Import af budgetmaterialet fungerer således, at budgetoplysningerne kontrolleres på rækkeniveau og ikke i sin helhed. Dvs. i praksis erstatter importen af det nye materiale ikke de gamle oplysninger, men opdaterer oplysningerne på rækkeniveau. Hvis der i det nye materiale er en række, hvor der er samme dato og samme bærernummer, opdateres totalbeløbet, og hvis der i det nye materiale er en række, som ikke tidligere har været med, så føjes den til budgettet.
Eksempelvis kan salg og omkostninger i forskelligt materiale importeres til samme budget således, at importeres kontogruppens 300 oplysninger først og så f.eks. kontogruppens 400 oplysninger i en særskilt import. Derved føjer den nye import oplysningerne til det eksisterende budget. Hvis situationen derimod er den, at der i et tidligere importeret budget ud for en bestemt konto er et tal, som ønskes nulstillet i det nye budget, så skal totalbeløbet i det nye importmateriale på den pågældende konto være på 0.
Hvis navnet på budgetversionen er et andet, genereres der et nyt budget, og der er flere versioner af budgettet på samme tid (f.eks. der er lavet ét før regnskabsperiodens start, og senere laves der reviderede budgetter).
Budgetdata
Der er 2 kategorier af budgetter, et grundbudget og et dimensionsbudget. Såfremt det ønskes at lægge budget ved præcision af dimensioner og underkategorier, skal dimensionerne og underkategorierne først fastlægges. Der kan importeres oplysninger med forskellige dimensioners underkategorier i samme materiale. Et dimensionsbudget hører til de tilkøbte tillægsrapporter.
Der kan lægges flere forskellige versioner af budgettet for samme tidsperiode. Version angives i overføringsfilens kolonne 2 (B) og den kan navngives helt frit. Hvis der importeres nyt materiale til en allerede eksisterende version med navn, erstatter det nye materiale det gamle. Såfremt den periode, der skal budgetteres, ikke er et kalenderår, kan der importeres oplysninger for flere år som linjer, f.eks. sådan at der først er en linje til år 1, hvor tallene gælder perioden juli-december, og derefter en linje til år 2, hvor tallene dækker perioden januar-juni.
Til udarbejdelse af budgetmateriale fås grundlaget med budgetmodelrapporten.
Fil
Overføringsfilen med materialet er en tekstfil, hvor én række udgør en post. Felterne i posten adskilles med et semikolon. Af samme grund må der ikke forekomme semikolonner i felterne. Der anvendes ikke særskilte kolonneoverskrifter, dvs. posterne begynder straks med filens første linje. Som filtypenavn anvendes CSV-endelsen, ellers kan filen navngives helt frit. Hvis filen udføres i en Excel-tabel og gemmes i CSV-format (ikke CSV (Macintosh) eller CSV (MS-DOS)), bliver feltafgrænseren og filtypen automatisk rigtig. Hvis filen udføres med OpenOffice’s regneark, tilbyder programmet at gemme det i CSV-format med anførselstegn omkring tekststrengene. Den indstilling skal ryddes.
Nedenstående postbeskrivelse indeholder følgende data efter posttype for hvert felt:
- Nr. - feltets løbenummer
- Excel-celle feltkolonne i Excel-tabellen
- Feltnavn/oplysninger om den aktuelle fil
- Kravniveau - X = obligatorisk, (X) = obligatorisk alt efter situationen, tom = valgfrit
- Format - tekst, decimaltal, heltal, dato eller andet særskilt defineret
- Tilladte værdier/validering - værdier, der tillades; eller skal der udføres en datavalidering?
- Standardværdi, som tildeles feltet, hvis det er tomt
- Yderligere oplysninger
Der kan være én slags post i overføringsfilen med budgetmaterialet:
- Budgettets linjepost
Budgettets linjepost
Budgetoplysninger. Kan anvendes både til grundbudgetter og dimensionsbudgetter.
Nr. |
Excel-celle |
Feltnavn/data |
Krav-niveau |
Format |
Tilladte værdier/validering |
Standard |
Yderligere oplysninger |
1 |
A |
Linjetype |
X |
Tekst, 1 tegn |
g, d eller tom |
g står for grundbudget og d for dimensionsbudget. Tom står for en kommentarlinje, hvor der kan angives frit formulerede tekster, f.eks. om kontoplanens opbygning. Kommentarlinjen er beregnet til at gøre det nemmere at behandle budgettet i Excel, og det ignoreres ved importen. |
|
2 |
B |
Version |
Tekst |
Frit |
Budget |
Der kan lægges flere versioner af budgettet for samme tidsperiode ved hjælp af oplysningen. |
|
3 |
C |
Konto |
X |
Nummer |
Fremgår af kontoplanen. |
Der kan angives et kontonavn efter nummeret separeret med et mellemrum. Kontonavnet er beregnet til at gøre det nemmere at behandle budgettet i Excel, og det ignoreres ved importen. |
|
4 |
D |
År |
X |
Tal, 4 tegn |
|||
5 |
E |
Januars beløb |
Heltal |
Debetposteringer angives som positive og kreditposteringer som negative |
|||
6 |
F |
Februars beløb |
Heltal |
Debetposteringer angives som positive og kreditposteringer som negative |
|||
7 |
G |
Marts beløb |
Heltal |
Debetposteringer angives som positive og kreditposteringer som negative |
|||
8 |
H |
Aprils beløb |
Heltal |
Debetposteringer angives som positive og kreditposteringer som negative |
|||
9 |
I |
Majs beløb |
Heltal |
Debetposteringer angives som positive og kreditposteringer som negative |
|||
10 |
J |
Junis beløb |
Heltal |
Debetposteringer angives som positive og kreditposteringer som negative |
|||
11 |
K |
Julis beløb |
Heltal |
Debetposteringer angives som positive og kreditposteringer som negative |
|||
12 |
L |
Augusts beløb |
Heltal |
Debetposteringer angives som positive og kreditposteringer som negative |
|||
13 |
M |
Septembers beløb |
Heltal |
Debetposteringer angives som positive og kreditposteringer som negative |
|||
14 |
N |
Oktobers beløb |
Heltal |
Debetposteringer angives som positive og kreditposteringer som negative |
|||
15 |
O |
Novembers beløb |
Heltal |
Debetposteringer angives som positive og kreditposteringer som negative |
|||
16 |
P |
Decembers beløb |
Heltal |
Debetposteringer angives som positive og kreditposteringer som negative |
|||
17 |
Q |
Dimension |
Tekst |
Fremgår af Procountor |
Kan anvendes til dimensionsbudgetter |
||
18 |
R |
Underkategori |
Tekst |
Fremgår af Procountor eller (ingen underkategori) |
(ingen underkategori) |
Anvendes til dimensionsbudgetter |