Budgetmaterialets overføringsfil

Med budgetmaterialets overføringsfil kan der importeres grundbudgetter og dimensionsbudgetter til Procountor.

Indlæs CSV-skabelon

Bemærk! Import af budgetmaterialet fungerer således, at budgetoplysningerne kontrolleres på rækkeniveau og ikke i sin helhed. Dvs. i praksis erstatter importen af det nye materiale ikke de gamle oplysninger, men opdaterer oplysningerne på rækkeniveau. Hvis der i det nye materiale er en række, hvor der er samme dato og samme bærernummer, opdateres totalbeløbet, og hvis der i det nye materiale er en række, som ikke tidligere har været med, så føjes den til budgettet.

Eksempelvis kan salg og omkostninger i forskelligt materiale importeres til samme budget således, at importeres kontogruppens 300 oplysninger først og så f.eks. kontogruppens 400 oplysninger i en særskilt import. Derved føjer den nye import oplysningerne til det eksisterende budget. Hvis situationen derimod er den, at der i et tidligere importeret budget ud for en bestemt konto er et tal, som ønskes nulstillet i det nye budget, så skal totalbeløbet i det nye importmateriale på den pågældende konto være på 0.

Hvis navnet på budgetversionen er et andet, genereres der et nyt budget, og der er flere versioner af budgettet på samme tid (f.eks. der er lavet ét før regnskabsperiodens start, og senere laves der reviderede budgetter).

Budgetdata

Der er 2 kategorier af budgetter, et grundbudget og et dimensionsbudget. Såfremt det ønskes at lægge budget ved præcision af dimensioner og underkategorier, skal dimensionerne og underkategorierne først fastlægges. Der kan importeres oplysninger med forskellige dimensioners underkategorier i samme materiale. Et dimensionsbudget hører til de tilkøbte tillægsrapporter.

Der kan lægges flere forskellige versioner af budgettet for samme tidsperiode. Version angives i overføringsfilens kolonne 2 (B) og den kan navngives helt frit. Hvis der importeres nyt materiale til en allerede eksisterende version med navn, erstatter det nye materiale det gamle. Såfremt den periode, der skal budgetteres, ikke er et kalenderår, kan der importeres oplysninger for flere år som linjer, f.eks. sådan at der først er en linje til år 1, hvor tallene gælder perioden juli-december, og derefter en linje til år 2, hvor tallene dækker perioden januar-juni.

Til udarbejdelse af budgetmateriale fås grundlaget med budgetmodelrapporten.

Fil

Overføringsfilen med materialet er en tekstfil, hvor én række udgør en post. Felterne i posten adskilles med et semikolon. Af samme grund må der ikke forekomme semikolonner i felterne. Der anvendes ikke særskilte kolonneoverskrifter, dvs. posterne begynder straks med filens første linje. Som filtypenavn anvendes CSV-endelsen, ellers kan filen navngives helt frit. Hvis filen udføres i en Excel-tabel og gemmes i CSV-format (ikke CSV (Macintosh) eller CSV (MS-DOS)), bliver feltafgrænseren og filtypen automatisk rigtig. Hvis filen udføres med OpenOffice’s regneark, tilbyder programmet at gemme det i CSV-format med anførselstegn omkring tekststrengene. Den indstilling skal ryddes.

Nedenstående postbeskrivelse indeholder følgende data efter posttype for hvert felt:

• Nr. - feltets løbenummer
• Excel-celle feltkolonne i Excel-tabellen
• Feltnavn/oplysninger om den aktuelle fil
• Kravniveau - X = obligatorisk, (X) = obligatorisk alt efter situationen, tom = valgfrit
• Format - tekst, decimaltal, heltal, dato eller andet særskilt defineret
• Tilladte værdier/validering - værdier, der tillades; eller skal der udføres en datavalidering?
• Standardværdi, som tildeles feltet, hvis det er tomt
• Yderligere oplysninger

Der kan være én slags post i overføringsfilen med budgetmaterialet:

• Budgettets linjepost

Budgettets linjepost

Budgetoplysninger. Kan anvendes både til grundbudgetter og dimensionsbudgetter.