I programmenuens punkt Administration > Regnskabsoplysninger kan der fastlægges flere indstillinger vedrørende regnskabet. Det er vigtigt at gå dem igennem fra start af.
Regnskabsperioder
Det er nødvendigt at gemme virksomhedens regnskabsperiode i Regnskabsoplysningerne, for at det skal lykkes at afslutte den gamle regnskabsperiode og åbne en ny. Bevægelserne kan posteres, selv om regnskabsperioden ikke skulle være fastlagt. En ny regnskabsperiode tilføjes med knappen Ny regnskabsperiode. Start- og slutdatoerne hentes i kalenderen ved at klikke på datofeltet. Regnskabsperioderne kan ikke overlappe hinanden. Regnskabsperioderne behøver hverken at være sammenhængende eller af samme længde. Der kan posteres bevægelser på den nye regnskabsperiode, selv om den forrige endnu ikke er afsluttet. En markeret regnskabsperiode kan slettes med knappen Slet regnskabsperiode. Dog kan afsluttede regnskabsperioder eller regnskabsperioder med opfølgningsperioder ikke slettes.
Regnskabsperiodens længde kan ændres ved at hente nye start- og slutdatoer i kalenderen ved at klikke på datofeltet. Der må ikke være opfølgningsperioder i den regnskabsperiode, hvis længde skal ændres.
Med knappen Åbn regnskabsperioden kan den senest afsluttede regnskabsperiode åbnes, hvis der skal foretages yderligere ændringer til den afsluttede periode. Åbningen af den afsluttede regnskabsperiode sletter den efterfølgende regnskabsperiodes åbningsbilag. Såfremt der er afsluttede opfølgningsperioder for perioden, hvortil der skal foretages ændringer, skal de ligeledes åbnes. Såfremt der er afsluttede opfølgningsperioder i den efterfølgende regnskabsperiode, skal de åbnes, inden den afsluttede regnskabsperiode kan åbnes. Perioden kan lukkes igen med knappen Luk regnskabsperioden.
Med knappen Luk regnskabsperioden lukkes den ældste, uafsluttede regnskabsperiode. Hvis der er uafsluttede transaktioner i regnskabsperioden, gøres der opmærksom på det og meddeles, hvilke bilag, der er uafsluttede. Afslutning af regnskabsperioden genererer regnskabsperiodens åbningsbilag til den næste regnskabsperiode. Desuden gemmes den afsluttede regnskabsperiodes kontoplan, resultatopgørelse, balance samt journal og råbalance i Arkivet. Bemærk! Husk at opdatere rapporteringsdatabasen, inden lukningen, så saldiene i regnskabsrapporterne også opdateres. Opdateringen sker med knappen Opdater rapporteringsdatabase, og det kan tage lidt tid. Funktionen opdaterer ikke den database, som de grafiske rapporter, dvs. Voyant-rapporterne benytter.
Læs mere om opfølgningsperioder.
Kontoplan
Læs mere om kontoplaner.
Konteringsstandardindstillinger
Læs mere om standardkonteringer af salgs- og købsfakturaer.
Læs mere om standardkonteringer af rejse- og udlægsafregninger.
Læs mere om standardkonteringer af lønninger.
Dimensioner
Med knappen Dimensioner kan de dimensioner og underkategorier fastlægges, som anvendes i den interne beregning. I Procountor svarer de til et omkostningssted (dvs. en bærer) eller en genstand for opfølgning. De første dimensioner er som standard Projekt og Person, og de kan ændres. Dimensionerne 3-6 kan navngives med en betegnelse, der passer til virksomheden, som f.eks. By, Omkostningssted eller Afdeling. Der kan gemmes et ønsket antal underkategorier til dimensionerne. I feltet Antal dimensioner i Brugerindstillingerne fastlægges det i virksomhedsoplysningerne, hvor mange af dimensionens underkategorier beløbene kan fordeles på fakturaernes og regnskabets dimensionssider. Alternativerne er 1, 2, 4, 6 og 10. Standarden er 4. Såfremt der ikke skulle være fastlagt en underkategori til én eneste dimension, fremgår der ingenting vedrørende dimensioneringen nogen andre steder i programmet. Med knappen Rediger dimensioner kan navnet på den markerede dimension ændres. Med knappen Rediger underkategorier kan den markerede dimensions underkategori redigeres.
Med knappen Markér filen er det muligt at indlæse filer, som indeholder dimensions- og underkategorier, i Procountor. Se en vejledning til at lave dimensionsmateriale. Med knappen I udskriftsegnet format fås alle eller kun de aktive dimensioner og underkategorier opført enten i dimensionsrækkefølge eller i underkategorierne alfabetiske rækkefølge.
Ved tilføjelse af underkategorier er det muligt at tilføje og redigere den markerede dimensions underkategorier. Underkategorier kan ikke slettes, men kan indstilles som passive eller navngives på ny. En bestemt dimension kan ikke have to underkategorier med samme navn. I feltet Yderligere oplysninger kan der angives frit formulerede forklarende tekster vedrørende en underkategori. Teksten med yderligere oplysninger vises i det søgevindue, der åbnes med Søgning-knappen, når dimensionerne fastlægges.
Med knappen Tilføj underkategori tilføjes en tom underkategorislinje, hvor underkategoriens oplysninger indtastes. Hver dimension bør have Øvrige som én af underkategorierne. Der må ikke anvendes semikolonner til underkategorierne.
Det er muligt at redigere en underkategori ved at vælge det ønskede felt på en markeret linje.
Læs nærmere om Hvad er en dimension? og Dimensionering
Beskatningsoplysninger
I Beskatningsoplysningerne vælges virksomhedens skattekontor og samtidigt udfyldes de nødvendige oplysninger til betaling af virksomhedens periodemæssige momsindberetning.
MOMS-defaultværdier
Momsgrundlaget er ændret pr. 01-01-2013, og de nye momssatser er hhv. 24%, 14% og 10%. I den aktuelle visning fastlægges de momssatser og momsstatusser, som anvendes i programmenuerne.
Læs mere om Momssatser og standardangivelser.