Artikler i denne sektion

Procountor i Danmark

Afstemningsanvisninger

  • Opdateret

På denne side forklares det, hvad der er den bedste måde at udføre afstemningsarbejdet på i Procountor.

Automatisk kontering under normale omstændigheder

 

Salgsfakturaernes bogføringskæde ved anvendelse af referencenumre

 
  • Når en salgsfaktura godkendes i Procountor, skifter fakturaen automatisk til at være udestående faktura under Hentning af bilag. Allerede da fakturaen blev gemt, er den blevet bogført med salg i debet og tilgodehavender i kredit.
 
  • Når en advisindbetaling af en salgsfaktura modtages, medfører det følgende automatiske disponeringer:
 
  • På advisbetalingernes bogføringsside genereres automatisk en postering med Pengeoverførsler og afstemninger i debet og Tilgodehavender i kredit.
 
  • På kontoudtogets bogføringsside genereres automatisk en postering med Bankkonto i debet og Tilgodehavender i kredit.
 
  • Fakturaen kvitteres automatisk med referenceoplysningerne med status som betalt og slettes blandt de udestående fakturaer (ved Hentning af bilag med søgetypen Hentning af åbenstående).
 

Købsfakturaerne bogføringskæde ved betaling via Procountor

 
  • Når en købsfaktura kontrolleres eller attesteres i Procountor, skifter fakturaen automatisk til at være udestående faktura under Hentning af åbne indkøb. 
 
I forbindelse med lagring af en faktura bogføres den f.eks. med Øvrige administrative omkostninger i debet og med Betalingsformidlingskonto i kredit.
 
  • Når en faktura betales som en advisbetaling via Procountor, medfører det følgende automatisk disponeringer:
 
  • På kontoudtogets bogføringsside genereres automatisk en postering med Betalingsformidlingskonto i debet og Bankkonto i kredit.
 
  • Fakturaen kvitteres automatisk med status som betalt og slettes blandt de udestående fakturaer (ved Hentning af bilag med søgetypen Hentning af åbenstående).
 

Månedlige afstemninger

 

Arbejdsrækkefølge

 
1. Gå gennem kontoudskrifterne og advisbetalingerne - med andre ord alle betalingstransaktionerne. Behandl f.eks. en indsættelse, der er indgået på kontoen uden referencenummer, eller en advisbetaling, der ikke er afstemt. Kontroller, at der ikke er fakturaer tilbage i visningen Betalingsformidling/Afstemning af betalinger.
 
2. Kontroller ved hjælp af regnskabsrapporterne, at perioden ikke længere indeholder Ingen forretningsmæssige transaktioner. Disse transaktioner medtages ikke i behandlingen af moms. Vær altså opmærksom på, at hvis et bilag med status som Uafsluttet godkendes efter udfærdigelsen af momsoversigten, skal momsoversigten udføres på ny for måneden, for at momsen for den næste åbne periodemæssige momsindberetning opdateres.
 
3. Opret de nødvendige kladdebilag, såsom månedlige afskrivninger og periodeafgrænsninger.
 
4. Gå gennem bogføringskontiene f.eks. ved hjælp af Kontrolrapport over finanskonti. Kontroller konteringerne og momsanmærkningerne på månedens indtastede bilag.
 
5. Vær sikker på, at saldoen kontoen for Pengeoverførsler og afstemninger er 0 kr.
 
6. Afstem saldiene på alle konti i balancen, især kontiene Tilgodehavender mod udestående salgsfakturaer og Betalingsformidlingskonto mod udestående købsfakturaer. Benyt Afstemningsrapport for udestående fakturaer til det.
 
7. Generér en momsoversigt. Procountor opretter på denne baggrund et regnskab. Ved hjælp af knappen Momsoplysninger fås en oversigt over de eksisterende poster baseret på momsoplysningerne.
 
8. Opdater rapporteringsdatabasen og vær sikker på, at resultatet for regnskabsperioden og balancen stemmer overens.
 
9. Generér en periodemæssig momsopgørelse. Procountor opretter på denne baggrund et regnskab.
 
10. Luk opfølgningsperioden.
 

Gennemgang af kontoudtog og advisindbetalinger

 

Kontoudtog

 Udbetalinger betalt via Procountor er automatisk bogført og kvitteret som betalt. 
 
  • Bevægelser på kontoudtoget, som kræver disponeringer, såsom manuel kvittering af betaling eller posteringsrettelse, er oftest:
 
  • Rimesser betalt via netbank eller andet betalingsmiddel. Det kontrolleres, hvorvidt der er udfærdiget et bilag for denne transaktion i programmet. Hvis det ikke er tilfældet, så oprettes der en faktura og kvitteres for den samtidigt som Betalt andetsteds.
  • Indkøb med Dankort (debetkort): Bogføres direkte fra kontoudtoget, eller der udfærdiges en samlekladde, hvori hele månedens indkøb samles.
  • Udlandsbetaling: Ved udlandsbetalinger skal det huskes også at bogføre en evt. valutakursdifference.
  • Indgåede advisindbetalinger bogføres automatisk korrekt.
  • Hvis der er indgået indbetalinger uden anvendelse af referencer, skal der foretages en korrigering af konteringen på kontoudskriftens bogføringsside. Såfremt der er tale om en indbetaling af en salgsfaktura, skal fakturaen kvitteres med status som Betalt andetsteds.
 
  • Det er ligeledes muligt at søge efter transaktioner på kontoudskriften i visningen Kontoudtog og advisbetalinger ved at anvende forskellige søgekriterier, f.eks. ved at søge bestemte Bogføringsoplysninger.
 
  • Formålet med betalingstransaktionernes afstemningsside:
  • Det sikres, at der ikke er transaktioner på siden Betalingsformidling / Afstemning af betalinger. Såfremt der er transaktioner på siden, er der tale om betalinger, som ikke har kunnet afstemmes automatisk, eller det er så friske transaktioner, at der endnu ikke er indgået noget aktuelt kontoudtog. Kontroller på kontoudtoget, om fakturaen er betalt.
 
  • Hvis fakturaen fremgår af punktet Betaling / Afstemning af betalinger, og fakturaen ikke er betalt, f.eks. fordi der ikke har været dækning på kontoen på betalingsdatoen, så bør fakturaen lægges til betaling på ny. Når fakturaen på dette tidspunkt har status som Overført til bank, så benyttes knappen Slet betalingstransaktion på siden Betaling, som gendanner fakturaens status til Godkendt. Herefter kan fakturaen igen lægges til betaling på ny. Hvis betalingen findes på kontoudtoget, men af en eller anden grund ikke er blevet kvitteret som betalt, kan fakturaerne afstemmes som betalt i visningen Afstemning af betalinger.
 

Advisbetalinger

 
 
  • Advisbetalinger, som er afstemt med en faktura, og som ikke indeholder betalingsdifferencer, er automatisk korrekte. De kræver ingen disponeringer.
 
  • Advisbetalinger, som ikke er afstemt, skal undersøges nærmere. Hvorfor er betalingen er ikke afstemt?
    • Salgsfakturaen har haft status som Uafsluttet, når advisbetalingen er indgået i programmet => Fakturaen godkendes og betalingen afstemmes på ny ved hjælp af funktionen Rigtig reference i advisbetalingsmaterialet.
 
  • Fakturaen er allerede tidligere kvitteret som betalt, eksempelvis hvis der er sket en dobbelt indbetaling => Pengene returneres eller afstemmes med en anden faktura ved hjælp af funktionen Rigtig reference.
 
  • Betalingen er afstemt med den forkert faktura, indbetalingen er indgået med en forkert reference => Den afstemmes på ny med en anden faktura ved hjælp af funktionen Rigtig reference.
 
  • Når det kontrolleres, hvilken faktura referencen tilhører, kan Hent referencenummer i Hentning af bilag med fordel anvendes.
  • Hvis den overskydende indbetaling tilbagebetales til kunden, betaler det sig at postere advisbetalingen direkte på interimskontoen på bogføringssiden så længe, at det ikke forstyrrer afklaringen af det udestående salg.
 
  • Advisbetalingen er afstemt med fakturaen, men den indeholder en betalingsdifference:
  • Fakturaen er kun delvist betalt, hvorved fakturaen beholder statussen som Delvist betalt og restbeløbet fortsat står åbent.
 
  • Procountor kvitterer hele fakturaen som betalt, såfremt indbetalingen og det udestående restbeløb er under 50 øre. I forbindelse med regnskabsopgørelsen bliver de små øredifferencer mellem salg og tilgodehavender korrigeret og posteret på kontoen Afstemningsdifferencer.
 
  • Er der tale om kontaktrabat eller et andet beløb, som skal korrigeres? Korrigeringen kan foretages direkte i feltet rettelse på siden Rettelse af advisbetalinger, hvorved programmet korrigerer momsen, posteringer på salgs- og tilgodehavendekonti, dvs. gør orden i bogføringen. Desuden genereres der i særlige situationer en linje med betalingstransaktioner, dvs. fakturaen kvitteres med status som Betalt andetsteds.
 
  • Hvis kunden har indbetalt for meget, beholder fakturaen status som Delvist betalt, og restbeløbet angives med et negativt fortegn => Enten kvitteres der mod en anden faktura fra samme kunde som betalt, eller også tilbagebetales den overskydende del af indbetalingen til kunden. I så fald skal det huskes at korrigere salgsfakturaens betalingstransaktionslinjer via Specialtilfælde for salgsfakturaer.
 

Månedlige afskrivninger og periodeafgrænsninger

 
  • Der laves månedlige afskrivninger og periodeafgrænsninger samt et sammendrag af indkøb med Dankort (debetkort) ved hjælp af kladdebilag. Husk at benytte knappen Kopier som kladde på kladdens bogføringsside, når der er konteringer, som gentages ofte.
 
 
  • Kladdernes momsanmærkninger medtages altid i den fradragsberettigede moms.
 

Forretningstransaktioner

 
  • Det kontrolleres, at alle månedens transaktioner er forretningstransaktioner. Transaktioner, der ikke anses som forretningstransaktioner, medtages eksempelvis ikke på momsopgørelsen, hvorfor det kontrolleres, at alle transaktioner kommer med.
  • Der kan hentes bilag, som ikke anses som forretningstransaktioner, enten via Hentning af bilag eller fra regnskabsrapporterne:
 
  • På regnskabsrapporterne kan alternativet Ikke forretningstransaktioner anvendes som søgekriterium for fakturaens status.
  • I Hentning af bilag fås Ikke forretningstransaktioner frem ved at afgrænse de medtagne transaktioner, som har status som Indgået, Uafsluttet eller Kontrolleret.
 
  • Transaktioner, der ikke er forretningstransaktioner, skal enten annulleres, godkendes eller overføres til næste bogføringsmåned.
 

Kontrol af konteringerne og momsanmærkningerne

 
  • Det kontrolleres, at konteringerne er sket på de korrekte konti, og at momsprocenterne, fradragsretten og momsstatusserne er korrekte.
  • Månedens bevægelser kan hentes f.eks. ved hjælp af Kontrolrapport over finanskonti eller den deltaljerede Journal eller Råbalance, som kan dykkes ned i direkte på regnskabssiden for at korrigere konteringerne.
  • Ved at generere hhv. Kontrolrapport over finanskonti, Råbalance eller Journal postvist, fås en momsspecifikation frem for hver enkelt post. Derved ses det, om f.eks. en faktura fra en udenlandsk kunde eller leverandør eller en repræsentationskonto indeholder moms.
  • Med råbalancen og journalen fås ligeledes en liste over momsstatusserne postvist.
  • Kontoen Øvrige administrative omkostninger er standardindstilling på købsfakturaer, hvorfor konteringerne af kontoen kontrolleres, om hvorvidt f.eks. omkostningerne ved kontorleje er blevet konteret som administrative omkostninger osv. => Det skal kontrolleres om leverandørens standardkontering eller varens standardkontering anvendes fremover, så de også fremover konteres automatisk rigtigt.
 
  • Kontoen Afstemningsdifferencer bør ikke indeholder større beløb end i ører. Saldoen overføres automatisk til denne konto, hvis bogføringsbilaget ikke stemmer.
 

Afstemning af balancens konti

 

Regnskabsperiodens balances og resultatopgørelsens resultat

 
  • Resultatopgørelsens og balancens resultat stemmer ikke, før end momsoversigten er gemt, og der er genereret en bevægelse på dens regnskabsside på Skal betales til momskontoen.
  • Det er hurtigst at sammenligne resultatopgørelsen og balancen ved hjælp af Kontrolrapport over finanskonti, som findes under punktet Rapportering / Afstemningsrapporter. Afgræns søgekriterierne fra begyndelsen af regnskabsperioden til slutningen af den måned, der skal afstemmes, og tryk på knappen Hent øverst på siden. Differencen mellem resultatet og balancen beregnes under punktet Markerede konti i alt. Tallet i Markerede konti i alt øverst til højre på siden bør altså ikke afvige mere end nogle få øre, efter at momsoversigten er oprettet.
  • Såfremt resultatet afviger på rapporterne, kan det skyldes, at rapporteringsdatabasen ikke er opdateret efter generering af momsoversigten.
  • Hvis resultatet i balancen og resultatopgørelsen ikke det samme, skyldes det ofte, at en eller anden bevægelse ikke er taget med i momsoversigten, eller at bevægelsen først er oprettet efter, at momsoversigten er udarbejdet.
  • Sammenlign oplysningerne i Råbalancens momsspecifikation og momsoversigten. Både oplysningerne i momsspecifikationen nederst i Råbalancen og i momsoversigten er baseret på regnskabssidens oplysninger, så sammenlign og se, om tallene i dem er ens. Afgræns råbalancen efter regnskabsbilagets dato, idet transaktionerne medtages i momsoversigten på basis af den. Hvis månedens momsoplysninger via råbalancen skiller sig ud fra oplysningerne i momsoversigten, kan differencen skyldes, at der efter oprettelse af momsoversigten er godkendt bevægelser for den pågældende måned, eller at der er foretaget ændringer i momsanmærkningerne. Bevægelserne kan fås med i posteringen af momsen, hvorved den pågældende momsoversigt skal opdateres, eller hvis momsen allerede er indberettet, skal der udfærdiges en ny momsoversigt for måneden, som tager hensyn til ændringerne på kontoen for Skyldig moms.
  • Såfremt resultatet på balancen og resultatopgørelsen ikke er det samme, kan det også skyldes, at et eller andet bilag afviger. Kontroller under punktet Rapportering / Afstemningsrapporter / Rapport over afstemningsdifferencer med bilag, at der ikke findes afvigende bilag i regnskabet. Hvis de findes, er der adgang her fra listen over afvigende bilag til det detaljerede bilag, så fejlen kan rettes. Differencer på nogle få øre kan føres direkte til kontoen Afstemningsdifferencer, når der trykkes på knappen Gem på regnskabssiden.
 

Afstemning af kasse og bankkonto

 
  • Kassebeholdningen afstemmes med råbalancens Penge-/kontantbeholdning.
 
  • Saldoen på bankkontoen sammenlignes med kontoudtoget. Kontoudtoget for månedens sidste dag hentes (tjenesten henter den forrige, hvis der ikke er kommet noget kontoudtog for den sidste dag).
  • Hvis der er flere bankkonti, afstemmes de alle sammen månedsvist.
 

Kontoen Pengeoverførsler og afstemninger

 
  • Saldoen for Pengeoverførsler og afstemninger bør være 0 kr.
  • Saldoen for Pengeoverførsler og afstemninger kan være negativ, hvis der er indgået indbetalinger uden referencenumre på kontoen fra salg. De bør konteres på kontoen for Debitorer på kontoudtogets bogføringsside. Dvs. standardindstillingen for kontering af Pengeoverførsler og afstemninger skal ændres til kontoen Debitorer, og fakturaen skal kvitteres med status som Betalt andetsteds via funktionen Særlige tilfælde. Sørg derfor for at både bogføringen og debitorer er i orden.
 
  • Hvis der en saldo på kontoen, kan det f.eks. skyldes, at der er indgået en anden indbetaling på kontoen end en betaling af en salgsfaktura, som skal konteres på kontoudtogets bogføringsside.
 

Kontoen Tilgodehavender

 
  • Saldoen på Kontoen Tilgodehavender sammenlignes med listen over udestående i Hentning af bilag. Afgræns listen over udestående fakturaer i Hentning af bilag til kun at udvise afstemningsmånedens sidste dag i salget og i feltet Betalingstransaktioner frem til. Hentningen kan afgrænses yderligere ved at begrænse den til bogføringsperiodens slutfase (den måned, der skal afstemmes), hvorved, hvis der er overført transaktioner til de efterfølgende måneder, de transaktioner ikke medtages i hentningen.
 
  • Ved hjælp af Afstemningsrapport for udestående fakturaer, som findes i afstemningsværktøjerne, fås de udestående fakturaers saldo og Tilgodehavenders saldo dagligt frem side om side. Via den rapport kan der gås videre til andre rapporter for at afdække eventuelle differencer.
  • Hvis udestående salg og tilgodehavender afviger, og indbetalingen er ikke er afstemt med en faktura, så er fakturaen ikke kvitteret automatisk som betalt, men advisbetalingsmaterialet på bogføringssiden har dog automatisk genereret posteringerne:
 
  • Hvis der ved indbetalingen ikke har været anvendt et referencenummer, kontrolleres betalingsoplysningerne fra kontoudtoget, og kontoudtogets standardkontering rettes, mens fakturaen kvitteres manuelt som betalt. På kontoudtogets bogføringsside rettes standardkonteringen fra pengeoverførsler og afstemningen til tilgodehavender. Salgsfakturaen mærkes med status som Betalt andetsteds via knappen Særtilfælde for fakturaen.
 
  • Der er indgået advisbetalinger til programmet, som ikke er afstemt med en faktura, f.eks. som følge af en forkert reference. Den slags uafstemte indbetalinger kan kontrolleres f.eks. med Oversigt over afstemte advisbetalinger, som findes under punktet Betalingsformidling / Betalingsrapporter. Ved hjælp af den rapport er det muligt at søge efter indgåede advisbetalinger, som slet ikke har været afstemt med nogen faktura, eller fakturaer, der er afstemt med flere advisbetalinger. Ved at dykke ned i rapporten efter det pågældende advisbetalingsmateriale, er det muligt at afstemme betalingen med en anden faktura ved hjælp af feltet Rigtig reference. Sådanne situationer opstår f.eks., når kunden betaler en faktura dobbelt, og pengene skal tilbagebetales til dem.
 
  • Hvis fakturaen har haft status som Uafsluttet, da betalingen indgik til programmet, afstemmes advisbetalingen ikke automatisk med fakturaen. Fakturaen godkendes først, og derefter bogføres advisbetalingen i feltet Rigtig reference, mens der trykkes på knappen Godkend.
 
  • Hvis det udestående salg og bogføringens tilgodehavender afviger, kan det skyldes delvist betalte fakturaer.
    • Eksempelvis er en udnyttet kontantrabat kun bogført, men der ikke taget højde for den i fakturaens status, dvs. fakturaen er ikke kvitteret som fuldstændigt betalt. => Den manglende anmærkning som Betalt andetsteds udføres.
 
  • Hvis fakturaen kun er delvist betalt, f.eks. der kun mangler det, der svarer til kontantrabatten, og rabatten er kvitteret bort fra Udestående betalinger med anmærkningen Betalt andetsteds, men der ikke er taget højde for denne rabat i bogføringen. => Bogføringen af advisbetalingen kan korrigeres for differencen ved at skrive rettelsesbeløbet i feltet Rettelse og derefter trykke på knappen Godkend. => Programmet korrigerer automatisk advisbetalingen på regnskabssiden for Tilgodehavender og Salg. Den omsætningskontering retter ligeledes momsen af salget.
 
  • Hvis slutbeløbet for en delvist betalt faktura af en eller grund ikke indgår, skal der oprettes en kreditnota til brug for egen bogføring. => På listen over udestående fakturaer kvitteres restbeløbet på den første faktura og kreditnotaen for hinanden, men for tydelighedens skyld bør de begge slettes af listen over udestående med anmærkningen Betalt andetsteds.
 
  • Der er mange forskellige rapporter i programmet, som kan udnyttes ved en afstemning. Bl.a. er det muligt at se alle betalingstransaktioner ved hjælp af Rapport over salgets betalingstransaktioner, også de der er mærket manuelt som Betalt andetsteds. På kontoudskriften kan der desuden søges på beløbet.
 

Kontoen Betalingsformidlingskonto

 
  • Saldoen på kontoen Betalingsformidlingskonto sammenlignes med listen over udestående i Hentning af bilag, mens hentningen afgrænses til at medtage købsfakturaer. Datoen, som skal afstemmes, indtastes i feltet Betalingstransaktioner frem til. Hentningen kan afgrænses yderligere ved at begrænse den til bogføringsperiodens slutfase (den måned, der skal afstemmes), hvorved, hvis der er overført transaktioner til de efterfølgende måneder, de transaktioner ikke medtages i hentningen. Saldoen på Betalingsformidlingskontoen bør i bogføringen være den samme som på listen over udestående fakturaer.
 
  • Ved hjælp af Afstemningsrapport for udestående fakturaer, som findes i afstemningsværktøjerne, fås de udestående fakturaers saldo og Betalingsformidlingskontoens saldo dagligt frem side om side. Via den rapport kan der gås videre til andre rapporter for at afdække eventuelle differencer.
  • Hvis de udestående indkøb og betalingsformidlingskontoen afviger, kan det skyldes delvist betalte fakturaer.
    • Hvis den udnyttede kontantrabat i fakturaen kun er konteret i bogføringen, men ikke er taget i betragtning i fakturaens statusser.
 
  • En delvist betalt faktura er kvitteret bort fra de udestående med anmærkningen Betalt andetsteds, men det er ikke taget med i bogføringen.
  • Hvis det er klart, at restbeløbet ikke behøves betalt på en delvist betalt faktura, så er det bedste at oprette en kreditnota på indkøbene, hvormed bogføringspostens gæld nulstilles i bogføringen. => På listen over udestående fakturaer kvitteres restbeløbet den første faktura og kreditnotaen for hinanden, men for tydelighedens skyld kan de begge slettes af listen over udestående med anmærkningen Betalt andetsteds.
  • Hvis de udestående indkøb og betalingsformidlingskontoen afviger, kan det skyldes uafstemte fakturaer.
 
  • Difference kan f.eks. skyldes, at en købsfaktura er betalt andetsteds, hvorved der ikke sker nogen automatisk kvittering i Procountor. I sådanne situationer anmærkes fakturaen manuelt som Betalt andetsteds.
 
  • Ved udlandsbetalinger kan en ikkebogført valutadifference også medføre en difference på Betalingsformidlingskontoen.
 

Anvendelsen af opfølgningsperioder letter arbejdet med at stemme af

 
  • Når det er lykkedes at få månedens regnskab til at stemme, og for at det ikke er nødvendigt at gøre samme arbejde én gang til, anbefales det at lukke den afstemte periode med hjælp af opfølgningsperioderne.
 
  • Opfølgningsperioder åbnes og lukkes under punktet Administration / Regnskabsoplysninger / Regnskabsperioder / Rediger opfølgningsperioder.
  • Opdater altid rapporteringsdatabasen, inden opfølgningsperioden lukkes. I andre tilfælde medtages de seneste transaktioner ikke, og så stemmer tallene ikke.
 
  • Når opfølgningsperioden lukkes, genereres et åbningsbilag på basis af tallene i balancen til den første dag i den efterfølgende periode.
  • Opfølgningsperioden kan være af en måneds varighed, eller den kan anvendes til at lukke flere måneders bogføring med. Opfølgningsperioderne er som mindre regnskabsperioder inden for selve regnskabsperioden. De kan åbnes og lukkes på samme måde. Når opfølgningsperioden er lukket, kan der ikke længere bogføres nye transaktioner i den. Derved forhindres det, at f.eks. transaktioner inkl. moms ikke bogføres på sådanne perioder, hvor momsoversigten og den periodemæssig momsindberetning allerede er sket.
 

Forberedelse af regnskabsopgørelsen

 

Der udarbejdes en momsoversigt for regnskabsopgørelsesmåneden

 
  • Det betaler sig at udføre forberedelserne til regnskabsopgørelsen og gøre de månedlige afstemninger klar, inden den periodemæssige momsindberetning indgives. Derved kan der tages hensyn til korrigeringernes indvirkning på momsen i forbindelse med udfærdigelsen af regnskabsopgørelsen.
  • Når momsoversigten allerede er udarbejdet for regnskabsperiodens sidste måned, kan der ikke længere bogføres bevægelser, som inkluderer moms. Bevægelserne skal bogføres på den afsluttede regnskabsperiode ekskl. moms og momsens indvirkning alene på den begyndende regnskabsperiode.
  • Hvis bevægelserne inkl. moms er af anseelig størrelse, eller de berører moms af salg, så bogføres de inkl. moms på regnskabsperiodens sidste måned, og i sådanne tilfælde skal momsoversigten udfærdiges på ny for regnskabsperiodens sidste måned. Såfremt oplysningerne allerede er indgivet med en periodemæssig momsindberetning til SKAT, skal der udfærdiges en tillægsindberetning for de bevægelser, der har ændret sig.
 

Specificerede balancer

 
  • Alle balancens konti bør gås igennem månedsvist, én ad gangen.
  • Såfremt der opstår behov for ændringer, kan der gås direkte til den regnskabsside, som skal korrigeres, direkte fra de fleste rapporter, eller hvis det ikke ønskes at foretage ændringer i de eksisterende bogføringsposter, kan der udfærdiges nye bilag, hvormed de konstaterede differencer korrigeres.
 
 
  • Vi anbefaler at anvende funktionen Specificeret balance i forbindelse med månedlige afstemninger og udarbejdelse af årsopgørelsen. Se den trinvise foranstående anvisning: Udarbejdelsesvejledningen til årsopgørelse, 3. trin.
 
  • Søgetypen Hentning af åbenstående i Hentning af bilag
 
  • Almindeligvis er det nemmest at finde ud af salgsfordringernes saldo ved hjælp af Debitorer, dvs. når det åbne salg hele tiden er holdt opdateret i Hentning af bilag, så fås der derfra en specifikation over det åbne salg. Husk, at udfylde den ønskede dato som søgekriterium for rapporten i feltet Betalingstransaktioner frem til.
 
    • Tilsvarende er det muligt at følge åbne indkøb og periodemæssige momsindberetninger via Hentning af bilag.
  • Regnskab / Regnskabsrapporter / Råbalance
 
  • Der udarbejdes en råbalance for den konto, som skal kontrolleres. Det betaler sig at tage en detaljeret rapport og medtage enten bevægelser for hele regnskabsperioden eller blot for den periode, der skal kontrolleres, i den.
 
  • Fra den detaljerede rapport er det ved behov muligt at foretage rettelser i posterne på regnskabssiden ved at trykke på kolonneoverskrifterne i rapporten, som nemt kan sorteres, hvilket samtidigt letter kontrolarbejdet.
 
 
  • Vælg den bogføringskonto (i venstre side af rapporten) og det tidsrum (øverst på siden), der skal specificeres, og tryk derefter på knappen Hent bevægelser. Bevægelserne på kontoen vises i højre side.
 
 
  • Med Afstemningsrapport over kontobevægelser kan én konto ad gangen vælges til afstemning for det ønskede tidsrum, mens det akkumulerede beløb på kontoen fremgår af rapporten.
 

Udarbejdelse af en årsopgørelse og afslutning af en regnskabsperiode

 
Hvis og når der under årsopgørelsen stadig er konteringer, der skal ændres, og nye kladdebilag1}, der skal oprettes, så husk altid 
at opdatere rapporteringsdatabasen, inden der tages nye rapporter, og inden opfølgningsperioderne eller regnskabsperioderne lukkes. I andre tilfælde 
medtages de seneste transaktioner ikke, og så stemmer tallene ikke.
 
  1. Kontroller ved hjælp af regnskabsrapporterne, at regnskabsperiodens resultat er identisk med beløbet i resultatopgørelsen og balancen. Først efter udfærdigelsen af momsoversigten, stemmer regnskabsperiodens resultat både i resultatopgørelsen og balancen.
  2. Når alt er i orden, udarbejdes statusrapporten og den specificerede balance under punktet Regnskab / Værktøj til årsopgørelse. Det kan første år der indtastes sammenlignelige oplysninger manuelt fra det forrige år. Såfremt den forrige regnskabsperiode findes i Procountor, medtages de sammenlignelige oplysninger automatisk.
  3. Udarbejd de specificerede balancer ved hjælp af funktionen Specificeret balance.
 
  • Vælg den øverste balancekonto, og tryk på knappen Vis konto øverst på siden. Benyt derefter knapperne midt på siden til at få en specifikation med den pågældende konto oprettet.
 
  • Knapperne midt på siden skifter lidt afhængig af, hvilken balancekonto, der skal specificeres. Som hovedregel begyndes der med først at hente saldoen primo med knappen Hent åbningssaldo og derefter hente alle poster frem for den periode, der skal specificeres, med knappen Hent poster.
 
  • Kun de væsentlige linjer vises. Overflødige linjer slettes, og om muligt kombineres linjerne. Marker de linjer, der skal slettes eller kombineres, ved hjælp af Ctrl- og Skift-knapperne, så de bliver mørke først. Alle linjer kan markeres med knappen Markér alle. Arbejdet lettes ved at sortere oplysningerne med et tryk på kolonneoverskrifterne.
 
  • Procountor foreslår at vælge de alternative Anmærkninger i rullemenuen til de kombinerede linjer. Vælg én af dem, og hvis der er behov for det, kan anmærkningen stadig redigeres senere hen. Det er ligeledes muligt at redigere dato og beløb på balancespecifikationslinjen.
 
  • Der kan tilføjes balancespecifikationslinjer.
 
  • Husk, at gemme de redigerede oplysninger med jævne mellemrum.
 
  • Når en uspecificeret saldo viser nul, gås der videre til at specificere den næste balancekonto, dvs. næste linje markeres, så den bliver mørkegrå, hvorefter der trykkes på knappen Vis konto øverst på siden.
 
  • Regnskabsperiodens resultat fås specificeret med knappen Hent resultatet for regnskabsperioden.
 
  • Når alle balancekontiene er specificeret, trykkes der på knappen Gem filen i arkivet øverst på siden. Derefter ses de specificerede balancer i PDF-format i Procountor under punktet Regnskab / Arkiverede statusrapportoplysninger.
  1. Ved hjælp af Værktøj til årsopgørelse udfærdiges statusrapporten for den ældste åbne regnskabsperiode. Så den regnskabsperiode, der skal oprettes en statusrapport for, må derfor ikke lukkes endnu. Opfølgningsperioden må gerne lukkes også for den sidste måned i regnskabsperioden. Det anbefales at lukke opfølgningsperioden for at forhindre, at ingen længere kan foretage ændringer i denne regnskabsperiode.
  2. Udarbejd statusrapportens dele én ad gangen via knappen Rediger ud for hver enkelt del.
  3. Redigeringen påbegyndes sådan, at der vises en skabelon, som Procountor foreslår, ved at trykke på knappen Hent rapport / Hent oplysninger, hvorved den derefter kan redigeres færdig. Programmet tilbyder flere forskellige knapper til redigeringen. Husk, at gemme de redigerede oplysninger med jævne mellemrum. Når den bearbejdede del af statusrapporten er færdig, trykkes der på knappen Gem i statusrapporten.
  4. Via knappen Udskriftsegnet statusrapport i Værktøj til årsopgørelse er det muligt at se, hvordan den bearbejdede statusrapport ser ud. Programmet genererer automatisk en indholdsfortegnelse og sidenummerering i statusrapporten.
  5. Husk, at trykke på knappen Generér en statusrapport til arkivet, når statusrapporten er færdig. Derefter ses den færdige statusrapport i PDF-format i Procountor under punktet Regnskab / Arkiverede statusrapportoplysninger.
  6. Der kan startes en ny regnskabsperiode, selv om den gamle stadig er åben. Efter at årsopgørelsen for den gamle regnskabsperiode er færdig, lukkes den gamle regnskabsperiode i Procountor under punktet Administration / Regnskabsoplysninger / Regnskabsperioder.
  7. Kontoåbningsbilaget til næste regnskabsperiode genereres automatisk, når en regnskabsperiode lukkes. Af regnskabsperiodens åbningsbilag fremgår den lukkede regnskabsperiodes resultat af kontoen Resultatet for regnskabsperioden. Resultatet for regnskabsperioden skal under den nye regnskabsperiode overføres med en særskilt kladde til de tidligere resultat for regnskabsperioderne, dvs. overskuddet konteres med Resultatet for regnskabsperioden i debet og Overførsel fra tidligere år og tabet tilsvarende med Overførsel fra tidligere år i debet og Resultatet for regnskabsperioden i kredit, eller skal fordeles som udbytte eller bogføres på anden måde bort fra resultatet for regnskabsperioden inden næste regnskabsopgørelse. I forbindelse med regnskabsopgørelsen er det ikke nødvendigt, at foretage posteringer med hensyn til resultatet for den regnskabsperiode, der skal lukkes, for Procountor behandler resultatet automatisk.
  8. Regnskab/Arkiverede statusrapportoplysninger opdateres automatisk om natten.

Relaterede artikler