Journal

 

 

Med journalens søgekriterier kan det fastlægges, hvilke oplysninger, der skal med i journalen, og i hvilket format eller i hvilken rækkefølge, de skal medtages.

I felterne Regnskabsbilagets dato er det muligt at afgrænse, hvilke bilag, der skal medtages, efter datoen. Som standard foreslås som startdag den ældste uafsluttede regnskabsperiodes startdag.

 

Ved at tilføje Bogføringsperiode i søgekriteriet (åååå-mm) under punktet Nyt søgekriterium er det muligt at afgrænse, hvilke bilag, der skal medtages i bogføringsperioden. Der findes ingen standardindstillinger af bogføringsperioden.

 

Hvis både dato og bogføringsperiode angives, hentes bilagene efter den korteste fælles tidsperiode (f.eks. kombinationen Regnskabsbilagets dato 01-09-2011 - 31-10-2011 og Bogføringsperioden 2011-10 - 2011-12, henter bilagene for perioden 01-10-2011 - 31-10-2011).

 

I menuen Rapporttype findes alternativerne: Postvis, Postvist, dimensioner synlige eller Bilagsvist.

 

Kolonne i rapporten

Under punktet Nyt søgekriterium er det muligt at tilføje nye kriterier til søgekriterierne enten direkte i rullemenuen eller via forstørrelsesglasset.

 

Der er følgende søgekriterier i journalen:

 

Dimensioner

Dimensionsoplysninger kan hentes til rapporten pr. underkategori eller en hel dimension ad gangen. Den dimension, der skal hentes, vælges i menuen. Hvis dimensionen skal præciseres til at vedrøre en bestemt underkategori, vælges underkategorien i menuen under dimensionen.

 

Underkategorier

Underkategoriernes søgevindue åbnes med søgeknappen, der er efterstillet i rullemenuen Underkategorier, hvorfra der kan søges efter en underkategori ved at indtaste en del af navnet på den eller markere den på listen. Ved at benytte tasterne Ctrl og Skift kan der markeres flere underkategorier på én gang.

 

Bogføringsperiode (åååå-mm)

Ved hjælp af søgekriteriet er det muligt at afgrænse, hvilke bilag, der medtages i bogføringsperioden. Der findes ingen standardindstillinger af bogføringsperioden. Hvis både dato og bogføringsperiode angives, hentes bilagene efter den korteste fælles tidsperiode (f.eks. kombinationen Regnskabsbilagets dato 01-09-2011 – 31-10-2011 og Bogføringsperioden 2011-10 – 2011-12, henter bilagene for perioden 01-10-2011 – 31-10-2011).

 

Fakturaens møntfod

Søgekriteriet afgrænser, at der kun medtages bilag i rapporten i en bestemt valuta.

 

Navn

Med søgekriteriet kan det afgrænses, at der kun medtages en bestemt forretningspartners bevægelser i rapporten. Navnet kan angives i sin helhed eller delvist, og de kan indeholde jokertegn (? og *). Søgningen afstemmes med navnefeltet på bilagenes bogføringsside.

 

Hovedbogens kontonumre

Søgningen kan udføres ved hjælp af hovedbogens kontonumre.

 

Hovedregnskabskonti

Søgningen kan udføres ved at hente alle hovedregnskabskontiene eller vælge dem via forstørrelsesglasset eller de ønskede konti direkte fra en liste. Ved at benytte tasterne Ctrl og Skift kan der markeres flere konti på én gang.

 

Rapportvaluta

Med søgekriteriet kan det fastlægges, i hvilken valuta tallene i rapporten fremlægges. Den anvendte omregningskurs bestemmes på basis af indstillingen Valutakursernes forespørgselsinterval i Virksomhedsoplysningerne.

 

Transaktionsværdi

Ved afgrænsning af oplysninger om transaktionens værdi, kan der anvendes < og > tegn.

 

Bilagsnumre

Søgningen kan udføres ved at skrive bilagsnummeret i feltet. Numrene adskilles i søgningen med et komma.

 

I menuen Bilagsstatus kan der vælges de bilagsstatusser, som ønskes medtaget i rapporten. Med valget Forretningstransaktioner medtages alle godkendte bilag, dog ikke annullerede, uafsluttede, kontrollerede bilag eller bilag i statussen Indgået, og ej heller ordrer. Med valget bilagsstatus Alle hentes alle andre bilag undtagen annullerede bilag og ordrer med status som Faktureret til rapporten. Med valget Ikke forretningstransaktioner hentes transaktioner med status som Uafsluttet, Kontrolleret og Indgået samt alle ordrer, der ikke har status som Faktureret, i rapporten. Der kan vælges status for flere bilag ad gangen, undtagen hvis der vælges Forretningstransaktioner, Alle eller Ikke forretningstransaktioner.

 

I menuen Bilagstype kan de bilagstyper markeres, som skal medtages i rapporten. Der kan vælges flere bilagstyper ad gangen.

 

Med valget Opfølgningsperiodens åbningsbilag fastlægges det, hvorvidt opfølgningsperiodens åbningsbilag skal medtages i søgeresultatet.

 

Med Sorteringsrækkefølge kan der fastlægges, hvorvidt oplysningerne Bilagstype-bilagsnummer eller Dato-bilagstype-bilagsnummer skal fremgå af søgeresultatet.

Med et højreklik med musen på søgeresultatet, åbnes en menu, hvorfra det er muligt bl.a. at dykke ned i et aktiveret bilag eller en aktiveret bogføringsside, eller generere forskellige typer udskrifter af journalen i programmet.

 

Journalens søgeresultat kan ordnes i stigende eller faldende rækkefølge efter de ønskede kolonner. Det gøres ved at klikke med musen på kolonneoverskriften (f.eks. Bilagsdato). Når journalen hentes fra programmet med et højreklik på musen som en Excel-, HTML- eller PDF-fil, så vises oplysningerne i udskriften helt i samme rækkefølge som i programmet.