Med dimensioner og underkategorier menes der i Procountor et omkostningssted (dvs. en bærer) eller en genstand for opfølgning.
Generelt
Der kan højest være 6 dimensioner i brug. 2 af dimensionerne er navngivet på forhånd. Det er Projekt og Person. Brugeren kan navngive dimensionerne efter virksomhedens behov. Dimensioner kan eksempelvis være en afdeling, et omkostningssted (dvs. en bærer) eller en by.
Til én dimension kan der tilføjes et ønsket antal underkategorier, dvs. antal underkategorier er ikke begrænset. Dimensionen Afdeling kan have underkategorier som f.eks. Salg, Økonomi, Produktudvikling, og dimensionen Personale kan som underkategorier f.eks. have Andersen, Møller og Nielsen. Hver dimension bør have Øvrige som én af underkategorierne.
De tilgængelige dimensioner og underkategorier fastsættes i Administration/Regnskabsoplysninger under punktet Dimensioner. I feltet Antal dimensioner i Adgangsindstillinger i virksomhedens oplysninger fastlægges det, hvor mange valgfelter med underkategorier, der skal vises på bilagets eller postens dimensionsside, eller hvor mange af dimensionens underkategorier beløbene kan fordeles på på dimensionssiden eller standarddimensionerne. Alternativerne er 1, 2, 4, 6, 10, 14, 20, 30 og 40. Standarden er 4.
Der kan foretages dimensioneringer via fakturaernes og ordrernes fakturaside og alle bilagstypers bogføringsside. Kontoudtog og advisbetalinger kan også dimensioneres. Dimensioner, der hører til en afsluttet periodes bilag, kan ikke ændres.
Standarddimensioner kan fastlægges både til forretningspartnere og til varer, hvorved der dannes færdige dimensioner til nye fakturaer. Med valget af Standarddimensionerne flettes i virksomhedsoplysningernes Adgangsindstillinger fastlægges det, hvorvidt der på fakturaerne skal anvendes fletning af standarddimensioner til forretningspartnerne og varerne. Som standard flettes standarddimensionerne ikke.
Såfremt der slet ikke er fastlagt en eneste underkategori til nogen dimension, vises de knapper og felter, der er tilknyttet dimensioner ikke.
Bogføringsside
Knappen Dimensioner øverst på bogføringssiden er til at foretage dimensioneringer med. Regnskabsmæssigt fremgår det linjevist, hvor mange af dimensionens underkategorier beløbet er fordelt på.
Knappen Dimensioner på fakturaen svarer funktionelt til bogføringssidens knap Dimensioner.
Inden der foretages dimensioneringer, skal bogføringens posteringer gøres færdige, og der skal trykkes på knappen Gem. Hvis bogføringssidens oplysninger ændres, skal ændringerne gemmes, før der kan foretages dimensioneringer.
Hvis brugeren foretager dimensioneringer, eller der er standarddimensioner på fakturaen, og der derefter skiftes finanskonti, så skifter dimensionernes finanskonto også.
Såfremt brugeren ændrer i bogføringssiden beløb (eller i f.eks. moms-% eller fradragssats) ændres dimensionerne ikke, men derimod skal dimensionernes beløb rettes til de rigtige. Via siden Dimensioner fremgår det, at regnskabsposterne og dimensioner har forskelligt beløb i forhold til bogføringslinjens bestemte dimension ved, at Fastsat værdi (%) i alt er noget andet end 100%, eller ved at gå til bogføringslinjens side Postens dimensioner, og det vises der med rødt.
Det fremgår linjevist, hvor mange af dimensionens underkategorier beløbet er fordelt på.
Hvis der på bogføringssiden trykkes på knappen Poster til linjer eller Linjer til poster, slettes markeringerne af dimensionen og de foretages igen med standardværdien.
Hvis bogføringslinjen slettes, slettes de markeringerne af dimensionen, der er sket til den.
Hvis der på fakturaen ændres i oplysninger, som påvirker bogføringen, så laves der en bogføringsside på ny, hvorved de foretagne markeringer af dimensionen slettes.
Siden Dimensioner
Siden Dimensioner åbnes med knappen Dimensioner, hvoraf bilagets bogføringsposteringer fremgår nederst.
Hvis der ikke er foretaget dimensioneringer, er sidens øverste del tom.
Hvis der er foretaget dimensioneringer, fremgår de øverst på siden.
Knappen Angiv bilagets dimensioner åbner siden Bilagets dimensioner, hvor det er muligt foretage dimensioneringer, som berører hele bilaget.
Dimensioneringsoplysningerne fås frem i enten i html-, eller PDF-format med knappen I udskriftsegnet format.
Knappen Angiv postens dimensioner åbner siden Postens dimensioner, hvor det er muligt foretage dimensioneringer, som berører de valgte regnskabsposter.
Bilagets dimensioner
Dimensioneringen fastlægges ved at vælge en underkategori på rullemenuen og fastsætte en procentandel til den. Der fremkommer nye rullemenuer i takt med, at underkategorierne og deres andele vælges. I virksomhedens adgangsindstillinger fastlægges det, hvor mange dimensioner der maksimalt skal vises.
Dimensionens underkategorier skal til sammen udgøre 100%. Det er muligt at fastlægge så mange underkategorier til hver enkelt dimension, som der er fastlagt at være i brug i feltet Antal dimensioner i virksomhedsoplysningernes Adgangsindstillinger, eller så mange underkategorier til dimensionen, som der er fastlagt, såfremt det er færre. Underkategorierne kan også hentes med knappen Forstørrelsesglas til højre for rullemenuen, hvorved dimensionernes søgevindue åbnes, hvorfra underkategorien kan hentes ved, at der indtastes en del af navnet på den. Hvis der er angivet Yderligere oplysninger til en underkategori, fremgår de lige efter navnet på underkategorien.
Bilagenes dimensionering kan ændres ved at fastlægge nye underkategorier og fastsætte procentandele til dem. Der fremkommer nye rullemenuer i takt med, at underkategorierne og deres andele vælges. En ændring af bilagenes dimensionering sletter evt. postspecifikke dimensioneringer.
Bilagets dimensioner gemmes med knappen Gem.
Ved et klik på Udjævn værdierne får dimensionens sidst valgte betegnelse automatisk en værdi, således at dimensionsprocenterne bliver 100.
Med knappen Ryd værdier slettes fastlæggelserne af alle dimensionerne til bilaget. Hvis den enkelte dimensionering skal slettes, vælges der en tom underkategori i rullemenuen.
Med knappen Tilføj underkategori kan der tilføjes en underkategori til kartoteket til den ønskede dimension. Brugeren skal have alle rettigheder til regnskabets grundoplysninger for, at knappen Tilføj underkategori skal være synlig.
Postens dimensioner
Dimensioneringen fastlægges ved at vælge en underkategori i rullemenuen og fastsætte en procentandel til den eller et valutabeløb. Dimensionens underkategorier skal til sammen udgøre 100%, og det samlede valutabeløb skal være det samme som postens Værdi. Det er muligt at fastlægge så mange underkategorier til hver enkelt dimension, som der er fastlagt at være i brug i feltet Antal dimensioner i virksomhedsoplysningernes Adgangsindstillinger, eller så mange underkategorier til dimensionen, som der er fastlagt, såfremt det er færre. Underkategorierne kan også hentes med knappen Forstørrelsesglas til højre for rullemenuen, hvorved dimensionernes søgevindue åbnes, hvorfra underkategorien kan hentes ved, at der indtastes en del af navnet på den. Hvis der er angivet Yderligere oplysninger til en underkategori, fremgår de lige efter navnet på underkategorien.
Postens dimensionering kan ændres ved at fastlægge nye underkategorier og fastsætte procentandele til dem eller valutabeløbene. Ved fastlæggelse af valutabeløbet skal fortegnet på dimensionens værdi det samme som fortegnet på regnskabspostens værdi. En ændring af postens dimensionering påvirker ikke bilagets øvrige posters dimensioneringer.
Postens dimensioner gemmes med knappen Gem.
Ved et klik på Udjævn værdierne får dimensionens sidst valgte betegnelse automatisk en værdi, således at dimensionsprocenterne bliver 100.
Med knappen Ryd værdier slettes fastlæggelserne af alle dimensionerne til posten. Hvis den enkelte dimensionering skal slettes, vælges der en tom underkategori i rullemenuen.
Med knappen Tilføj underkategori kan der tilføjes en underkategori til kartoteket til den ønskede dimension. Brugeren skal have alle rettigheder til regnskabets grundoplysninger for, at knappen Tilføj underkategori skal være synlig.
Der bladres i posterne med knapperne Forrige og Næste.
Søgninger og rapporter
Dimensioner og underkategorier kan anvendes som bilagenes søgekriterier i Hentning af bilag.
Regnskabsrapporter kan udfærdiges pr. dimension eller underkategori.