Gennemførelsen af en automatisk betalingsformidling kræver, at ejeren af bankkontoen autoriserer Procountor til at udføre de dataoverførsler, som betalingsformidlingen forudsætter. På grundlag af autorisation giver banken de nødvendige identifikationer og åbner tjenesterne for Procountor.
Bankbeføjelser
Beføjelsen udskrives på papir, der udfyldes med nødvendige oplysninger og underskrives og sendes til banken. Det praktiske ved beføjelser kan også ordnes af det bogføringskontor virksomheden bruger. På basis af beføjelsen udfører Procountor automatisk de nødvendige betalingsformidlinger ved hjælp af formidlingsprogrammet OpusCapitas pengeformidlingssystem.
Bankforbindelser
Der skal være kryds ved Fakturaskabelon, hvis du vil have, at kontoen kan ses i bundteksten af fakturaskabelonen.
Bemærk! Du skal være meget påpasselig ved noteringen af bankkontonummeret i basisoplysningerne. Bankkontonummeret indeholder et kontrolnummer, hvis rigtighed kontrolleres.
Kontrollen opdager med 100% sikkerhed, hvis du ved notering af kontonummeret taster et tegn forkert.
Hvis der er to eller flere fejlbehæftede tegn (f.eks. cifrene skifter plads), klarer hver tiende af denne type fejl kontrollen på grund af beregningsmetoden.
Kontrollen opdager med 100% sikkerhed, hvis du ved notering af kontonummeret taster et tegn forkert.
Hvis der er to eller flere fejlbehæftede tegn (f.eks. cifrene skifter plads), klarer hver tiende af denne type fejl kontrollen på grund af beregningsmetoden.
Ved tilføjelse af en ny bankkonto kan du bestemme, at der er tale om en valutakonto og programmet kan modtage kontoudtog fra en valutakonto.
Likvider på kontoen
Likvider på bankkontoen tilhører fuldt ud kontoejeren. Bogføringskontoret, som virksomheden/foreningen anvender, eller Procountor International Oy har ingen rettigheder til likvider på kontoen og de kan kun anvendes af servicen til afregning af godkendte købsfakturaer eller andre udbetalinger. Virksomheden skal selv i brugeradministrationen give autorisation til servicebrugere med henblik på håndtering af betalinger.
Tjenester knyttet til bankkontoen
Bankkontooplysningerne indeholder flere kontospecifikke punkter vedr. blandt andet de tjenester kontoen anvender:
- BIC-koden (dannes automatisk på basis af banken)
- Kontooverførsel (valget angiver, om der må foretages almindelige overførsler fra kontoen)
- Betaling til udlandet (valget angiver, om det er lovligt at foretage betalinger til udlandet fra kontoen)
Bemærk! Før du vælger brugen af betalingsservices på kontoen, skal du sikre, at du har en aftale med banken om brugen af dem.
Procountor forudsætter, at tilbagemeldinger om betaling af fakturaer skal modtages vedlagt kontoudtoget. Med hensyn til kontoudtogservices anbefaler vi, at kontoudtoget skal modtages dagligt. Procountor kan også modtage ugentlige og månedlige kontoudtog,
men herved forsinkes bogføringen og kontering af betalinger af købsfakturaer tilsvarende.
Indbetalinger på bankkontoen
Referenceindbetalingerne modtages på en separat fil fra banken og indbetalingerne bogføres automatisk på salgsfakturaen. Fejlhæftede indbetalinger kan returneres til betaleren eller referenceoplysningen af dem kan korrigeres på den rette åbne faktura.
Betaling af regninger fra bankkontoen
Fakturaerne kan før betaling kontrolleres og godkendes ved cirkulation af købsfakturaer. Du kan bestemme ved Indstillinger for godkendelsescirkulation, om fakturaerne skal være godkendt, før de betales. Især i mindre virksomheder er der ikke behov for kontrol og godkendelse, fordi den erhvervsdrivende selv sætter fakturaerne til straksbetaling. Ved betalinger kan beløb, som skal betales, ændres, hvis der for eksempel ikke er nok likvider på kontoen til at betale hele regningen. Denne delbetaling kan især have indflydelse på sanktioner, tilskrevet på grund af forsinket betalt skat.
Betalingsdatoen er den dag, hvor betalingsmateriale overføres til banken. Hvis fakturaens betalingsdato ligger i fremtiden, forbliver fakturaen i status Venter på overførsel til banken, indtil betalingsbesked overføres til banken på betalingsdatoen. Hvis betalingsdatoen ligger langt ud i fremtiden, gør systemet dig opmærksom på det i forbindelse med betalinger, men fakturaen kan sættes til betaling. Hvis betalingsdatoen ligger i fortiden, overføres materialet til banken ved næste kørsel.
Fejl ved betaling og manglende dækning
Såfremt der ikke er nok likvider på bankkontoen til at betale hele raten, annullerer banken alle betalingsbevægelser i den rate. Ved manglende likvider kan der foretages en overførsel fra den erhvervsdrivendes konto til virksomhedskontoen eller betalingsdatoen for enkelte fakturaer kan udskydes til senere. På den måde kan afholdelsen af de mest hastende betalinger sikres.
Procountor behandler betalingstilbagemeldinger, som er vedlagt kontoudtoget, og posterer dem til bevægelsen efter at banken har betalt regningen.
Flere bankkonti
Hvis virksomheden ønsker at anvende flere bankkonti, er det også muligt. De konti, som skal anvendes ved betalingsformidling, markeres som betalingskonti ved Administration/Virksomhedsdata. Kontoen, betalingen trækkes fra, vælges ved Betalregninger.
Hvis modtageren af salgsfakturaen, som virksomheden har sendt, ikke har mulighed for at modtage en e-faktura, kan fakturaen sendes ved at vælge fakturakanal, Post eller E-mail. For denne faktura udskrives der en bankstregkode, hvis bankoplysning er kontonummeret øverst på fakturaen.
Kontering af bankkontobevægelser i bogføringen
Hvis virksomheden anvender flere bankkonti, skal der på bankkontoen som standardkonti være markeret underkonti, som først skal åbnes i kontoplanen.
Samtidig er det muligt at ændre navnet på standardkontoen, for eksempel:
Samtidig er det muligt at ændre navnet på standardkontoen, for eksempel:
1920 Banktilgodehavender, M-bank
1921 Banktilgodehavender, O-bank
1922 Banktilgodehavender, S-bank
Bankbevægelserne registreres i bogføringen som daglige beløb, ind- og udbetalinger for sig. Når der anvendes et ugentligt kontoudtog, skal kontoudtoget inddeles i daglige kontoudtog, som dagspecifikke bogføringsposteringer kan tages fra.
Bevægelserne på kontoudtogets linjer bliver automatisk bogført på basis af bogføringsspecifikationer. Bed din bogfører om at kontrollere, om bogføringssidens standardposteringer for bilag og kontoudtog er korrekte. Procountors bogføringskæde virker ikke ordentligt, hvis der for eksempel ikke dannes en bogføringsside for referencebetalinger.
Brug af bankkontoen
Ud over ind- og udbetalinger af salgs- og købsfakturaer kan bankkontoen bruges til mange andre banktjenester, for eksempel
- Betalingssystem (BPS) for låneafdrag og -renter
- Betalinger med bankkort
- Indsætninger fra kontantsalg
- Bankgebyrer
Procountor viser en hovedbogskonto for alle disse bevægelser ved hjælp af bogføringsspecifikationen. Hovedbogskontoen skal justeres på bogføringssider, hvis standarden er for generel.
Brugeren kan bladre i kontoudtog fra bankkontoen for at foretage bogføringsposteringer og tjekke bankkontobevægelserne. Selve kontoudtogsdata kan ikke ændres, men bogføringsposteringerne foretaget på basis af kontoudtoget kan tjekkes og korrigeres under hele regnskabsperioden.
Afstemning af bankkonto
Den, der er ansvarlig for virksomhedens bogholderi, skal afstemme saldoen på bankkontoen indimellem ved hjælp af kontoudtoget mod saldoen på bankkontoen i hovedbogføringen. Afstemningen udføres ved at tage en udskrift af pågældende bankkonto i f.eks. hovedbogen og sammenligne slutsaldoen med kontoudtogets slutsaldo på samme tidspunkt.
Årsagen til større differencer skal opklares. Differencen kan findes ved at bladre baglæns gennem kontoudtoget og samtidig på bogføringsudskriften tjekke, hvor differencen er opstået. I praksis kan der kun være tale om en rettelse af en fejlagtig bogføringspostering (f.eks. kontrol af kontonummeret). Fejlen rettes ved at korrigere bogføringen.