Med denne funktion kan der udarbejdes en specificeret balance, ikke kun i forbindelse med årsopgørelsen, men også i forbindelse med den månedlige afstemning. Adgang til den specificerede balance fås via programmets Regnskabs-del, hvor den er et punkt for sig selv.
Det antages, at den ældste uafsluttede regnskabsperiode er til rådighed som regnskabsperiode, og specifikationens datointerval er regnskabsperiodens start- og slutdato. Specifikationen udarbejdes altid fra begyndelsen af regnskabsperioden til slutningen af en bestemt måned. I punktet Specificering af finanskonto vises, hvilken konto der behandles. Specificerede balancer udarbejdes på baggrund af bogføringssidens bilagsdato, ikke på baggrund af bogføringsperioden.
I den øverste tabel vises kontonummer, kontonavn, primosaldo i begyndelsen af regnskabsperioden, ultimosaldo på specifikationens slutdato, ændring i saldoen i den pågældende periode, hvor meget saldoen er specificeret og hvor meget er uspecificeret. Før udarbejdelsen af den første specificerede balance skal Specificeret saldo være nul og Uspecificeret saldo være den samme som Ultimosaldo. Når specifikationerne er udført er den uspecificerede saldo forskellen mellem ultimosaldo og den specificerede saldo. Når der vises en uspecificeret saldo, er beløbet angivet med rødt. Når den uspecificerede saldo er nul, vises beløbet med grønt. Indholdet i felterne i den øverste tabel kan ikke ændres.
I den nederste tabel vises de specificerede linjer udført på den markerede konto. På de specificerede linjer vises dato, anmærkning, bilagstype, bilagsnummer, værdi og akkumuleret saldo. Felterne Dato, anmærkning og værdi på de specificerede linjer kan redigeres. Linjedataene kommer fra bilagenes bogføringssider. Der kan tildeles funktioner til de specificerede linjer med knapperne oven over linjerne. Ved at benytte tasterne Ctrl og Skift kan flere linjer markeres på én gang. Desuden kan der ved at markere linjerne (andetsteds end ved markeringskolonnen) vælges flere linjer ved samtidigt at holde enten Skift-tasten (marker en række bestemte linjer) eller Crtl-tasten nede (tilføj markering eller slet tidligere markering).
Vejledning til at udfærdige specificerede balancer findes i Afstemningsanvisninger.
Siden har knapper på to linjer. Ikke alle knapper er nødvendigvis synlige hele tiden. Der findes også funktioner i den menu, som åbnes ved at højreklikke på musen.
De øverste knapper
Oplysninger i den specificerede balances gemmes ved at klikke på Gem. Gemte specificerede balancer kan senere redigeres. Der gemmes kun én specificeret balance for hver regnskabsperiode, så det er ikke muligt at se forrige måneds specifikation, hvis den efterfølgende måneds specifikation allerede er påbegyndt. Når der udarbejdes specifikationer, kan det indimellem betale sig at gemme arbejdet, så sessionen ikke når at løbe ud.
Knappen Vis konto viser de dannede detaljelinjer på den markerede konto nederst i tabellen. Et dobbeltklik på kontolinjen viser ligeledes kontoens detaljelinjer nederst i tabellen.
De specificerede data vises i HTML-, Excel- eller PDF-format ved at klikke på Printvenlig version. Når specifikationen er færdiggjort i slutningen af en bestemt måned, kan det betale sig at hente den printvenlige version og gemme den på sin computer.
De specificerede data gemmes i PDF-format i Arkivet ved at klikke på Eksporter til arkiv.
Klik på Skift periode, når du skal vælge en anden regnskabsperiode, som der udarbejdes en specificeret balance for. Regnskabsperioderne skal være indtastet i Regnskabets grundoplysninger, men de behøver ikke at være uafsluttede.
Det er muligt at kopiere (efter ændring af regnskabsperioden, som skal specificeres) den specificerede balance fra forrige regnskabsperiodes slutdato til startdatoen i den nye regnskabsperiode ved at klikke på Hent specificeret balance. Hvis den nye regnskabsperiode allerede har specificerede linjer, skal der sendes en meddelelse, hvor øgning af linjer sikres hos brugeren.
De data i databasen, som den specificerede balance benytter, opdateres ved at klikke på Opdater rapporteringsdatabase. Den rapporteringsdatabase, som den specificerede balance benytter, opdateres automatisk hver nat, men hvis der er udfærdiget nye bilag eller foretaget ændringer til bilagene efter opdateringen, og disse ændringer skal vises på den specificerede balance, skal databasen opdateres.
Et klik på Hjælp åbner vinduet med vejledning.
De nederste knapper
Et klik på Hent åbningssaldo henter den markerede kontos åbningssaldo fra kontoåbningsbilaget til detaljelinjerne.
Et klik på Hent poster kan hente bogføringstransaktioner fra en markeret konto til detaljelinjer. Med knappen åbnes et vindue, hvor der vælges, i hvilken periode og i hvilke bilagstyper transaktionerne hentes. Som standard kan specifikationens start- og slutdato samt alle bilagstyper anvendes. Funktionen viser alle den markerede kontos bogføringstransaktioner for en valgt periode og for udvalgte bilagstyper uanset bilagets status. Hvis der hentes flere poster ad gangen, kommer de nye poster efter de allerede eksisterende detaljelinjer. Kontoens åbningssaldo eller regnskabsperiodens resultat kan ikke hentes med funktionen.
Et klik på Hent udestående statusposter henter de balanceposter fra periodeafgrænsningskladder samt bilag i de øvrige statusposter, som endnu ikke er kvitteret ud inden specifikationernes slutdato. Søgningen sker automatisk på basis af posternes identifikationsdata. Eksempelvis vises en udgift på kr. 5.000,00 dateret i januar og periodeafgrænset til januar-juni i specificerede balancer pr. 31.01 med kr. 4.000,00, pr. 28.02 med kr. 3.000,00, pr. 31.03 med kr. 2.000,00, …, og pr. 30.06 med kr. 0,00. I kladderne vises denne således, at der for januar i balancen er 5 poster à kr. 1.000,00 og tilsvarende poster i februar-juni én pr. måned. Søgningen Hent udestående statusposter henter alle posternes ID’er, anvendt på kontoen, og beregner de tilsvarende udestående saldi på balancen.
Et klik på Hent resultatet for regnskabsperioden viser regnskabsperiodens resultat frem til slutningen af den markerede periode på detaljelinjerne. Knappen anvendes på kontoen Resultatet for regnskabsperioden.
Et klik på Hent udestående fakturaer viser dataene på de salgs- og købsfakturaer, rejse- og udlægsafregninger, momsoversigten samt den periodemæssige momsindberetning, der er udestående på slutdatoen for specifikationen, hvis de har posteringer til den valgte konto.
Et klik på Tilføj linje tilføjer en tom detaljelinje, hvor der frit kan suppleres med oplysninger i de redigerbare felter.
Et klik på Slet linjen sletter en eller flere markerede detaljelinjer.
Et klik på Vælg alle markerer alle detaljelinjerne.
Et klik på Slå linjerne sammen slår alle de markerede detaljelinjer sammen til én linje. Knappen åbner et vindue, hvorfra der kan vælges en sammenslået linjes dato, en sammenslået linjes Anmærkning som anmærkning og som Værdi tilbydes de sammenslåede linjers sammenlagte værdi.
Et klik på Ryd sletter alle detaljelinjer på kontoen.
Et klik på Regnskab eksporterer den markerede detaljelinje til bogføringssiden.
Menupunkter ved højreklik på musen
Når du vælger Flyt én opad, flyttes den markerede detaljelinje én linje op.
Når du vælger Flyt én nedad, flyttes den markerede detaljelinje én linje ned.
Når du vælger Regnskab, åbnes den markerede detaljelinjes bogføringsside.