Startvejledning for hovedbrugeren

I det efterfølgende præsenteres forberedelser, som hovedbrugeren skal foretage, når en virksomhed tager Procountor-programmellet i brug.

Administrative indstillinger

Egne oplysninger og indstillinger

1. Indtast dine egne personoplysninger (navn, telefonnummer, e-postadresse osv.) i punktet Administration > Egne oplysninger og indstillinger , og vælg en personlig adgangskode samt udskriv en liste over engangsadgangskoder.

Brugere og brugerrettigheder

2. Gå til punktet Administration > Brugere og brugerrettigheder og kontroller at dine egne brugerretigheder er i orden.

3. Hovedbrugeren opretter virksomhedens øvrige brugere og tildeler dem deres brugerrettigheder

• Overvej ganske nøje, hvem der skal tildeles fulde rettigheder under punktet Administration/Brugere og brugerrettigheder, eftersom de pågældende personer selv bliver i stand til at ændre de tildelte brugerrettigheder samt oprette og slette andre brugere.
• Kontroller, hvem der har fået tildelt rettigheder til betalingsformidling, dvs. elektroniske betalinger.
• Når en ny person oprettes, skal f.eks. vedkommendes e-postadresse og personnummer gemmes. E-postadressen anvendes bl.a. til attesteringscirkulation af købsfakturaer, og ved hjælp af personnummeret er det muligt at begrænse brugerrettighederne.
• Giv besked til nye brugere om, at programmet genererer en liste over engangsadgangskoder i forbindelse med den allerførste indlogning. Af denne grund skal det sikres allerede på forhånd, at det er tilladt at benytte pop op-vinduer fra Procountor.

De browserspecifikke indstillinger gøres klar ved hjælp af denne vejledning.

Fastlæggelse af virksomhedens grundoplysninger

Grundoplysninger

4. Udfyld virksomhedens grundoplysninger i punktet Administration > Virksomhedens oplysninger > Adgangsindstillinger.

• Adresseoplysninger og oplysninger om kontaktperson ved faktureringer gemt under punktet Administration > Virksomhedens oplysninger > Grundoplysninger fremgår af foden på salgsfakturaerne.

Bankforbindelser

5. Indtast kontooplysningerne i punktet Administration > Virksomhedens oplysninger > Bankforbindelser:

• Navnet på pengeinstituttet og kontonummeret skal gemmes, inden fuldmagten vedrørende bankforbindelsen sendes til pengeinstituttet. Det er nødvendigt at gemme bankkontooplysningerne for overhovedet at kunne oprette salgsfakturaer.
• Med en markering i afkrydsningsfeltet Standardkonto på fakturaen kan der vælges én konto, der som standard fungerer som virksomhedens bankkonto på salgsfakturaerne.
• Bemærk! Såfremt f.eks. kontoen 1910 Banktilgodehavender på kontoplanen skal navngives til et format som Nordea 111123-123, skal kontoplanen først ændres, før bankkontoen tilføjes i Procountor under Administration > Regnskabsoplysninger > Kontoplan.
• De tilgængelige betalingsmåder afhænger af de tjenester, der er aftalt med pengeinstituttet. Vælg de samme tjenester i Procountor som ved indleveringen af fuldmagten til bankforbindelsen.

6. Indgiv fuldmagten til en bankforbindelse til virksomhedens pengeinstitut til oprettelse af en betalingsformidling.

• Blanketten til fuldmagt til en bankforbindelse er forskellig for hvert enkelt pengeinstitut. Der skal indgives særskilte fuldmagter til brug for hver eneste bankkonto. 
• Vi anbefaler at køre kontoudtog dagligt, så det er muligt at opnå opdaterede rapporter om bl.a. udestående fakturaer.
• På fuldmagten til en bankforbindelse betaler det sig at afkrydse beredskabet til alle funktioner og om muligt tage pengeinstituttets e-faktureringsadresse i brug.

7. Afprøv forbindelsen inden for et par dage for at se, om pengeinstituttet har koblet bankkontoen til Procountor.

• I punktet Betalingsformidling > Kontoudtog og advisbetalinger > Hent kontoudtog vises det seneste kontoudtog, hvis ellers banken har behandlet den indgivne fuldmagt til bankforbindelsen. Der genereres kun kontoudtog, hvis der har været bevægelser i kontoudtogsperioden.

• Med en markering i afkrydsningsfeltet Standard betalingskonto kan der vælges én bankkonto, som ved debiteringen fremkommer som det første alternativ ved valg af betalingskonto på rullemenuen. Angiv kontoen som betalingskonto i punktet Administration > Virksomhedens oplysninger > Bankforbindelser med en afkrydsning ud for punktet Akontooverførsel og/eller SEPA og indtaste virksomhedsnummeret. Virksomhedsnummeret findes i den aftale, der er indgået med pengeinstituttet, og almindeligvis er det CVR-nummeret med foranstillet nuller i et 9-cifret format og uden skillestregen foran checknummeret. De foranstillede nuller slettes ikke fra virksomhedsnummeret, undtagen hvis det er længere end 9 cifre. Virksomhedsnummeret kan højst være på 10 cifre.
• Afprøv betalingsformidlingens funktionsduelighed med betaling af en enkelt faktura. Betalingen lykkes, når virksomhedsnummeret er korrekt udfyldt og bankforbindelsen med pengeinstituttet er åbnet korrekt. Fakturaen skifter automatisk status til betalt, næste gang der indgår et kontoudtog, hvis ellers alt er i orden.

E-faktureringsadresser

• For at det skal være muligt at sende eller modtage e-fakturaer, skal Itellas e-fakturaadresser bestilles som tilkøb fra Procountor. Vi gemmer adressen i Procountor, når vi har modtaget den fra Itella (inden for 3-5 dage). 
• Med Procountors fuldmagt til bankforbindelsen er det muligt at aftale med pengeinstituttet om at åbne en e-fakturaaftale, dvs. det er muligt åbne pengeinstituttets Finvoice-adresse til virksomheden. Gem e-fakturaadressen i programpunktet Administration > Virksomhedens oplysninger > E-faktureringsadresser.
• Egne e-fakturaadresser meddeles leverandørerne: Modtagelsesadresser, serviceudbyderne og deres proxykontooplysninger samt en EDI-ID. Hvis der fremover skal kunne modtages e-fakturaer fra leverandørerne, skal virksomhedens egne e-fakturaadresser meddeles leverandørerne.
• Annonceringen kan udformes ved hjælp af eksemplet i skabelonen

• Tips: Brevet kan let sendes til udvalgte leverandører med Procountors massebrevfunksjon, som findes i programpunktet Kartoteker/Massebrev.

Adgangsindstillinger

• Sørg for, at Adgangsindstillingerne er afstemt med virksomhedens behov. I adgangsindstillingerne tages der bl.a. stilling til følgende type spørgsmål:

• Vi anbefaler at at tage attesteringscirkulationen i brug. Kontrollant nr. 1 på fakturaen får meddelelse om e-fakturaer, der modtages i Procountor. På rullemenuen vælges den person, der er berettiget til at kontrollere fakturaer.
• Hvis Procountor skal følge rykkergebyrer og morarenter, tages denne funktion i brug.

Regnskabsoplysninger

Regnskabsperioder

8. Angiv regnskabsperioden i regnskabets grundoplysninger i punktet Administration/Regnskabsoplysninger/Regnskabsperioder.

• Gem ligeledes den forrige regnskabsperiode som regnskabsperiode, så det er muligt at gemme de afsluttende saldi med den sidste dag i forrige regnskabsperiode.
• Opret på forhånd opfølgningsperioder for indeværende regnskabsperiode.

Kontoplan

9. Sammenlign den tidligere anvendte kontoplan med Procountors kontoplan

• Anmod ved behov om en kontoplan, der er beregnet til en forening eller et ejendomsselskab, inden der gemmes nogen som helst transaktioner.
• Tilføj nye underkonti til Procountors kontoplan efter behov. Selve strukturen i kontoplanen kan ikke ændres. Obs! Momsbehandlingen sker ikke ved hjælp af kontiene i kontoplanen.

Dimensioner

• Overvej, hvorvidt virksomheden skal tage intern beregning i brug. I Procountor foretages intern beregning ved hjælp af dimensioner. Dimensioner oprettes i punktet Administration > Regnskabsoplysninger > Dimensioner.

Beskatningsoplysninger

10. Indtast virksomhedens skattekontooplysninger (Indberetningsperiode, skattekontoreference og skattevæsenets bankkonto) i punktet Administration > Regnskabsoplysninger > Beskatningsoplysninger.

Generelle råd om at tage programmet i brug

Anvendelse af kartoteker

Når der anvendes varer og forretningspartnere fra varekartoteket (kunder, leverandører og personer), kan der genereres mangfoldige rapporter både pr. vare og pr. forretningspartner fra programmet.
Opret varer i varekartoteket (både salg og køb). Kontroller momssatsen på varerne, og tildel evt. varerne standardkonteringer og standarddimensioner. Gem forretningspartnerne i programmet, og ordn de mulige standardindstillinger.

Import af materialet

11. Udfyld virksomhedens person-, kunde-, leverandør- og varekartoteker manuelt ved at gemme eller via import af materialet i punktet Administration > Import af materialet.

Start bogføring

12. Når oplysninger er gemt i forretningspartner- og varekartotekerne, er det muligt at begynde at oprette og betale fakturaer, udføre lønberegning og lignende funktioner. Det er stadig muligt at gemme forrige regnskabsperiodes ultimosaldi eller oplysning om den indledte periode, efter at programmet er taget i brug.

Procountor starter enhver bilagstypes nummerering med nummer ét. Læs mere om nummereringen af salgsfakturaerne og -ordrerne her.

• Forrige regnskabsperiodes ultimosaldi gemmes frem til regnskabsperiodens sidste dag ved hjælp af et kladdebilag, eller ved at benytte funktionen Indlæsning af regnskabsmateriale. I forbindelse med afslutning af regnskabsperioden opretter programmet automatisk åbningssaldiene til regnskabsperiodens første dag.
• Hvis alle udestående salgsfakturaer skal vises i Procountor, skal alle de udestående fakturaer på starttidspunktet gemmes i programmet. Husk desuden at gemme de rigtige referencer, så de indkommende advisbetalinger automatisk stemmer med de rigtige fakturaer.
• Såfremt årsopgørelser over lønninger skal udfærdiges ved udgangen af året via Procountor, skal alle den indledte periodes lønninger og rejseafregninger gemmes i programmet.
• Den første momsoversigt i programmet genereres for den måned, hvori de ældste momspligtige bevægelser findes. Bemærk! Hvis der har været momspligtige bevægelser i programmet for den måned, som ligger før den første momsmåned, skal det huskes at nulstille de momspligtige bevægelser, inden den første momsoversigt udfærdiges, så momsen for dennes bilag ikke bliver taget med. Læs mere her om, hvordan regnskabet påbegyndes.