I virksomhedens brugeradministration tildeles brugerrettigheder til de forskellige personer. Det afhænger af brugerens rettigheder, hvilke funktioner vedkommende får at se i programmenuen og forskellige vinduers aktivitetslinjer.
Bemærk! Virksomhedens hovedbruger skal varetage, at brugerne har de nødvendige rettigheder til Procountor-miljøet. Den bruger, som har adgang til at ændre i brugerrettighederne, er den, der har Alle rettigheder under punktet Virksomhedens brugeradministration. Eksempelvis skal det til brug for ferieperioder på forhånd sørges for, at de nødvendige brugere har rettigheder til bl.a. at betale fakturaer osv. I særlige tilfælde kan kundetjenesten kontaktes for at få vejledning om fremgangsmåden.
Læs om tilføjelse af en ny bruger her
Der findes færdige roller til brug for rettighederne, såsom ledelse/kontrollant. Det kan anvendes i situationer, hvor ledelsen ikke ønsker at deltage i opdatering af dataene, men dog ønsker at kunne gennemse systemets data og udfærdige rapporter over dem.
Færdige roller ændres ganske enkelt ved at ændre i standardvalgene. Eneste undtagelse er Personalerollen, som ikke kan ændres. Det anbefales, at det kun er hovedbrugeren og dennes stedfortræder, som har de fulde rettigheder til virksomhedens brugeradministration. Disse personer har adgang til at ændre alles brugerrettigheder.
Ingen af rollerne har forud fastsatte rettigheder til at betale fakturaer.
Se de forskellige brugerrollers rettigheder.
Tilføj bruger til virksomheden
Der kan oprettes brugere til virksomheden enten ved at oprette en ny bruger-id eller ved at angive et eksternt, eksisterende brugernavn som bruger. Hvis brugeren allerede har en ID, anbefales det at anvende sidstnævnte mulighed, så brugeren ikke behøver at anvende mere end én ID.
Oprettelse af en ny bruger-id
En helt ny bruger-id oprettes på siden Brugere og brugerrettigheder med knappen Tilføj bruger. I den fremkomne dialogboks vælges menupunktet Opret et nyt brugernavn i rullemenuen.
Programmet forlanger først den nye brugers brugernavn og adgangskode to gange. Brugernavnet skal være entydigt, så hvis brugernavnet allerede eksisterer, meddeler programmet om fejlen og beder om et nyt brugernavn. Adgangskoden skal være 8-80 tegn langt og indeholde to af følgende: Små bogstaver, store bogstaver, tal eller specialtegn.
Når brugernavnet og adgangskoden er indtastet, skal de øvrige oplysninger om brugeren indtastes i endnu en ny dialogboks. I denne fase er brugerens for- og efternavn samt e-postadresse obligatoriske. Brugeren får mulighed for selv at redigere oplysningerne via visningen af Egne oplysninger. Der er ingen andre end brugeren selv, som senere har adgang til at redigere i oplysningerne. Når bruger-id’en én gang er godkendt, som korrekt indtastet, kan den ikke længere ændres eller slettes. Såfremt det ønskes, at en person, der har en bestemt personalerolle, eller hvis brugerrettigheder er begrænset til sine egne salgs- og indkøbsfakturaer, rejse- og udlægsafregninger samt lønninger, skal kunne behandle dem, skal der oprettes en person i Registeret over forretningspartnere, som har samme personnummer.
Når brugerens oplysninger er gemt, fremkommer følgende meddelelse:
Tilknytning af et eksisterende brugernavn
Tilknytning af et eksisterende brugernavn blandt virksomhedens brugere sker på siden Brugere og brugerrettigheder med knappen Tilføj bruger. I den fremkomne dialogboks vælges menupunktet Angiv et eksternt brugernavn som bruger i rullemenuen.
Programmet forlanger brugernavnet på den person, der skal tilknyttes, og såfremt det allerede eksisterer, tiltøjes ID'en til virksomhedens øvrige brugere efter bekræftelsesmeddelelsen. Det anbefales, at én bruger kun har ét brugernavn til Procountor. Der logges på med samme brugernavn hos alle de virksomheder, hvortil brugernavnet er knyttet. På Procountors forside findes funktionen Skift virksomhed, hvormed det er muligt at skifte fra én virksomhed til en anden.
Ved begge måder at tilføje brugere på, har den nye bruger som standardindstilling ikke rettigheder til nogen som helst funktioner. Brugerens rettigheder skal tildeles på siden Brugernes rettigheder ved først at vælge den tilføjede bruger i rullemenuen og derefter trykke på knappen Rediger brugerrettigheder. Først vælges der en passende rolle, og så ændres standardvalgene efter behov. Rollen kan også efterlades uden at blive valgt. Derved bliver rollen »Redigeret«, og brugeren skal selv angive nogle passende rettigheder. Tryk på knappen Gem, når brugerrettighederne er lagt fast.
Første gang der logges på
En helt ny bruger skal have besked om sit brugernavn og adgangskode samt anmodes om at skifte adgangskode i forbindelse med sin første session.
En bruger, der er knyttet til virksomheden, bør informeres om, at vedkommende har ret til at virke i den pågældende virksomhed. Vedkommendes brugernavn og adgangskode forbliver de samme.
Ved den første indlogning behøver brugeren ikke en liste over engangsadgangskoder, men den oprettes til vedkommende i samme forbindelse. Brugeren får en velkomstbesked, hvorved der ved kvitteringen efter et kort øjeblik åbnes en liste over engangsadgangskoder på skærmen.
Med funktionen Kopier / indsæt ({i>copy<i} / {i>paste<i}) kan listen over adgangskoder flyttes til f.eks. til notesblokken ({i>notepad<i}) eller til Word, hvorfra den kan udskrives eller gemmes på harddisken.
Listen fås frem i udskriftsegnet format med knapperne Vis liste over adgangskoder (i HTML-format) og Vis liste over adgangskoder (i PDF-format). I PDF-formatet kan listen skrives ud i kreditkortstørrelse, hvorved den foldes, så den er behændig at have med sig. Med knappen Vis åbnes listen i et pop op-vindue, som, hvis det skal benyttes, skal man før første indlogning sikre sig, at pop op-vinduer fra Procountor er tilladte. Vejledningen om, hvordan pop op-vinduer tillades, findes her.
Lister over engangsadgangskoder skal udskrives eller gemmes på harddisken eller begge dele, så snart listen over adgangskoder er gemt godt.
Sletning af brugeren fra virksomheden
Sletning af brugeren fra virksomheden sker ved at trykke på knappen Slet bruger. Knappen åbner et vindue, hvori personen, der skal slettes, vælges på rullemenuen, hvorefter der trykkes på knappen Fortsæt.
Sletning af en bruger fra en bestemt virksomhed indvirker ikke på dennes aktiviteter i andre virksomheder, hvortil vedkommende har brugerrettigheder.
Hvis en person findes i forretningspartnerregisteret som person, indvirker sletningen af brugernavnet ikke på oplysningerne i registeret.
Hvis en bruger, som er udset til at kontrollere købsfakturaerne eller til at attestere virksomhedens grundoplysninger, standardindstilling af leverandøren eller en kontrollantliste, slettes af virksomheden, slettes denne ligeledes af de pågældende punkter, men ikke af de eksisterende fakturaer.
Virksomhedens sidste bruger, som har alle rettighederne til Virksomhedens brugeradministration, kan ikke slettes.
Ændring af brugerens rettigheder
Brugerens rettigheder ændres på siden Brugernes rettigheder med knappen Rediger brugerrettigheder. Den bruger, der skal redigeres, skal først vælges i rullemenuen.
Der vælges en ny rolle til brugeren, eller der ændres kun på rettighederne til bestemt funktioner, og til sidst gemmes de. Ændring af en brugers rettigheder vedrørende en bestemt virksomhed indvirker ikke på dennes aktiviteter i andre virksomheder, som vedkommende har brugerrettigheder til.
Udskrift af brugerens oplysninger
Med knappen
I udskriftsegnet format fås brugerens rettigheder frem i et nyt browservindue, hvorfra oplysningerne kan udskrives med funktionen Fil/udskriv ({i>file<i}/{i>print<i}).
Udvidede personalerettigheder
Til brug for en alsidig fastsættelse af brugerrettighederne findes rettighedsgruppen Udvidede personalerettigheder på siden Brugernes rettigheder. Disse valgmuligheder er som standardindstilling slået fra, men ved hjælp af dem kan brugeren få en brugerrolle ud over det sædvanlige, dog med mere begrænsede rettigheder end de normale rettigheder til visse funktioner.
Når punktet Kun egne salgsfakturaer er markeret med et flueben, kan brugeren udelukkende hente sine egne udfærdigede salgsfakturaer. For at det overhovedet skal være muligt at udfærdige egne fakturaer, skal brugeren have markeret rettighederne Ny salgsfaktura og Hentning af salgsfakturaer. Når den markering er aktiv, vises der i Sammendrag af data først antal egne fakturaer og efter skråstregen antal samlede fakturaer på siden Velkommen.
Når punktet Kun egne købsfakturaer er markeret med et flueben, kan brugeren udelukkende hente sine egne udfærdigede købsfakturaer. For at det overhovedet at kunne udfærdige egne fakturaer, skal brugeren have markeret rettighederne i brugerrettigheder ud for Ny købsfaktura og Hent fakturaer. Når den markering er aktiv, vises der i Sammendrag af data først antal egne fakturaer og efter skråstregen antal samlede fakturaer på siden Velkommen.
Når punktet Kun egne kladdebilag er markeret med et flueben, kan brugeren udelukkende hente sine egne udfærdigede nye kladdebilag. For at det overhovedet at kunne udfærdige egne kladdebilag, skal brugeren have markeret rettighederne i brugerrettigheder ud for Nyt kladdebilag og Hent fakturaer.
Når punktet Kun adgang til at læse i regnskabet er markeret med et flueben, har brugeren ikke adgang til at redigere i bogføringssiderne. Uanset denne markering bestemmes åbning og visning af bogføringssiderne ligesom tidligere efter brugerrettighederne til faktura/bilagstyperne. Selv om punktet skulle være markeret, har brugeren mulighed for at fastsætte dimensionsdata.
Når punktet Kun adgang til regnskabet er markeret med et flueben, kan brugeren redigere i bilagenes bogføringssider, men ikke fakturasiderne, og der kan heller ikke udfærdiges nye fakturaer. Brugeren kan se fakturasiderne og redigere oplysninger i fakturaens visning Særtilfælde, såfremt vedkommende i øvrigt har rettigheder til dem.
Når punktet Kun søgning på egne bilag til kontrol er markeret med et flueben, kan brugeren udelukkende hente sådanne købsfakturaer og rejse- og udlægsafregninger ved Hentning af fakturabilag i Søgning efter de, der skal kontrolleres, hvor vedkommende kontrollerer eller attesterer bilag i de respektive kapaciteter. Når den markering er aktiv, vises der i Sammendrag af data først antal egne fakturaer og efter skråstregen antal samlede fakturaer på siden Velkommen. Der kan være 3 sæt angivelser i rækkefølgen: Egne fakturaer, egne fakturaer til kontrol og alle.