Virksomhedsspecifikke adgangsindstillinger er samlet på siden Adgangsindstillinger. Brugerindstillingerne kan behandles i Administration Virksomhedsoplysningernes punkt Adgangsindstillinger.
Den tekst, der er indtastet i feltet
Salgsfakturaens standardmæssige tillægsoplysninger kommer automatisk med på nye salgsfakturaer og salgsordre i feltet Yderligere oplysninger. Der er maksimalt plads til 500 tegn under de standardmæssige tillægsoplysninger. De standardmæssige tillægsoplysninger fremgår hverken af gruppefakturaer eller kontraktfaktureringens fakturaer.
De standardmæssige tillægsoplysninger vises på salgsfakturaer, som er importeret via Import af materialet, såfremt der i materialet ikke importeres yderligere oplysninger, og der ikke er fastlagt egne standardmæssige tillægsoplysninger til denne kunde.
Hvis der er fastlagt egne standardmæssige tillægsoplysninger til kunden, så erstatter de disse oplysninger. Oplysninger kan indtastes direkte i feltet eller ved at trykke på 
-knappen efter feltet, som åbner et vindue til redigering af oplysningerne. I dette tilfælde er det også muligt at anvende linjeskift. Linjeskift angives i feltet som \ -tegn.
Med indstillingen Salgsfakturaernes og ordrernes forsendelsesmåde fastsættes, hvad der er den standardmæssige forsendelsesmåde, når fakturakanalen Post anvendes. Der kan vælges mellem afsendelse af brevene med porto som A - Prioritaire eller B - Economique.
Indstillingen Kontering af salgsfakturaer indvirker på salgsfakturaernes standardkonteringsmåde. Det er som standard markeret med et flueben, så salgsfakturaerne konteres linjevist. Ellers konteres de postvist. Hvis der skal anvendes varespecifikke standardkonteringer eller dimensioneringer på salgsfakturaerne, skal salgsfakturaerne konteres linjevist.
Indstillingen Kontering af købsfakturaer indvirker på købsfakturaernes standardkonteringsmåde. Det er som standard markeret med et flueben, så købsfakturaerne konteres linjevist. Ellers konteres de postvist. Hvis der skal anvendes varespecifikke standardkonteringer eller dimensioneringer på købsfakturaerne, skal købsfakturaerne konteres linjevist.
Med indstillingen Salgsfakturaernes kontrolanmærkninger markeres det, om der kan føjes kontrolanmærkninger til salgsfakturaerne. Hvis det er markeret, kan der i Hentning af bilag søges efter fakturaer på basis af den kontrolanmærkende person, antal markeringer og markeringsteksten.
Søgeresultatet omfatter oplysninger om antal kontrolanmærkninger, personen bag og datoen for udfærdigelsen. På siden med fakturaoplysningerne vises knappen Kontrolanmærkning, hvormed kontrolanmærkningerne kan vises. Hver bruger kan desuden tilføje én anmærkning, ligesom det er muligt både at opdatere og slette sine egne anmærkninger. Som standard er denne indstilling ikke aktiveret. Læs den trinvis vejledning om brugen af salgsfakturaernes kontrolanmærkninger.
Med indstillingen af Leveringsbetingelser fastlægges det, hvorvidt der skal anvendes (Incoterms) som leveringsbetingelser på fakturaer. Som standard anvendes der ikke leveringsbetingelser. Såfremt markeringen afkrydses, fremkommer der to nye felter på fakturaerne.
Indstillingen Kontantrabat ved salg påvirker anvendelsen af dobbelte betalingsbetingelser salgsfakturaer og salgsordrer samt kundekartoteket. Hvis den er markeret, kan der på salgsfakturaer og salgsordrer samt i kundekartoteket anvendes betalingsbetingelser, hvor nettoforfaldsdatoen samt kontantrabattens udløbsdato og procentsats angives.
Indstillingen Kontantrabat ved køb påvirker anvendelsen af dobbelte betalingsbetingelser købsfakturaer og købsordrer samt leverandørkartoteket. Hvis den er markeret, kan der på købsfakturaer og købsordrer samt i leverandørkartoteket anvendes betalingsbetingelser,
hvor der angives en nettoforfaldsdato samt kontantrabattens udløbsdato og procentsats eller beløb (kun på fakturaerne).
Indstillingen Dobbelte forretningspartnergrupper afgør, hvorvidt ræsonnementet med hovedgrupper i kartoteket over forretningspartner tages i brug. Hovedgrupper er en forretningspartnergruppe på øverste niveau, hvortil der udelukkende kan knyttes almindelige forretningsgrupper, men ikke forretningspartnere direkte. Hver enkelt
forretningspartner kan under én hovedgruppe kun høre ind under én forretningspartnergruppe, men alligevel ind under flere forretningspartnergrupper under forskellige hovedgrupper. Hovedgrupper kan anvendes som hjælpemiddel ved søgninger efter alle typer forretningspartnere og forretningspartnergrupper. Hovedgrupper administreres fra siden Hovedgrupper, som kun vises, hvis denne indstilling er markeret. Som standard er ræsonnementet med hovedgrupper ikke i brug.
Indstillingen Dobbelte varegrupper afgør, hvorvidt ræsonnementet med hovedgrupper i varekartoteket tages i brug. Hovedgruppen er en varegruppe på øverste niveau, hvortil der udelukkende kan knyttes almindelige varegrupper, men ikke varer direkte. Hver enkelt vare kan under
én hovedgruppe kun høre ind under én varegruppe, men alligevel ind under flere varegrupper under forskellige hovedgrupper. Hovedgrupper kan anvendes som hjælpemiddel ved søgninger efter varer og varegrupper. Hovedgrupper administreres fra siden Varehovedgrupper, som kun vises, hvis denne indstilling er aktiveret.
Som standard er ræsonnementet med hovedgrupper ikke i brug.
Med indstillingen Automatisk søgning kan der vælges, om søgningerne skal starte automatisk fra f.eks. kartotekerne, når der eksempelvis vælges forretningspartnertype, eller først når der klikkes på knappen Søgning. Som standard er automatisk søgning markeret.
Når punktet Fuldførelse af søgninger er markeret med et flueben, søger programmet kun fra slutningen ved søgninger i prøveformat. Som standard er punktet ikke markeret, dvs. søgningerne fuldføres fra starten og fra slutningen. F.eks. en søgningen efter forretningspartnere ved navn ”a”, hentes med standardindstillingen alle de navne frem, hvori bogstavet
a forekommer. Hvis punktet er markeret med et flueben, medtages kun alle de forretningspartnere, der begynder på bogstavet a, i søgeresultatet. Hvis denne indstilling er markeret, men der alligevel ønskes at søge efter alle forretningspartnere, hvori der forekommer bogstavet a, skal søgekriteriet angives i formatet
”*a”, hvor tegnet * svarer til en hvilket som helst tegnstreng, inklusive en blank angivelse.
I alle prøvesøgninger kan tegnene * og ? kombineres frit uanset indstillingen med Fuldførelse af søgninger. Tegnet * svarer til en hvilken som helst tegnstreng, dvs. en søgning med Pro*Countor henter også Procountor i søgeresultatet. Tegnet ? svarer til et hvilken som helst enkeltstående tegn, dvs. der skal
altid være et tegn. Således giver en søgning på Pro?Countor ikke Procountor som søgeresultat. Hvis der som søgekriterie kun angives tegnet *, fremkommer de søgeresultater, hvori der er indtastet et eller andet data i feltet. Mellemrum er ligeledes data, selv om det ikke er synligt.
Når indstillingen Etablering af forretningspartnere er aktiveret, oprettes der automatisk en ny kunde eller leverandør i kartoteket i forbindelse med lagring af den første faktura. Før den nye oprettelse kontrolleres det, at forretningspartneren ikke allerede findes i kartoteket (med samme CVR
-nr., kundenummer eller navne- og adresseoplysninger), og hvis det er tilfældet, så afstemmes fakturaen med denne.
Når indstillingen med automatisk nummerering af kunderne er aktiveret, tildeles en ny kunde automatisk et kundenummer, som er ét højere end det, der anvendes for de eksisterende kunder. Som standard er automatisk nummerering ikke i brug.
Når indstillingen med Automatisk nummerering af leverandørerne er slået til, tildeles en ny leverandør automatisk et kundenummer, som er ét højere end det, der anvendes for de eksisterende leverandører. Som standard er automatisk nummerering ikke i brug.
Når indstillingen med automatisk nummerering af personerne er aktiveret, tildeles en ny person automatisk et kundenummer, som er ét højere end det, der anvendes for de eksisterende personer. Som standard er automatisk nummerering ikke i brug.
Gamle forretningspartnere uden kundenumerering kan nummereres ved hjælp af funktionen Rediger flere i kartoteket over forretningspartnere.
Dimensionsindstillinger
I feltet Antal dimensioner fastlægges det, hvor mange af dimensionens underkategorier beløbene kan fordeles på på bogføringens dimensionsvisning samt i forretningspartnernes og varernes dimensionsstandarder. Alternativerne er 1, 2, 4, 6, 10, 14 og 20. Standarden er 4.
Med valget af Standarddimensionerne flettes fastlægges det, hvorvidt der skal anvendes fletning af standarddimensioner til forretningspartnerne og varerne på fakturaerne. Som standard flettes standarddimensionerne ikke. Derved anvendes varens standarddimensioneringer ved udfærdigelse af en faktura. Hvis
varen ikke har standarddimensioneringer, anvendes forretningspartnerens standard. Hvis standarddimensioneringer ønskes flettet, vælges det med et Ja. Derved når fakturaen udfærdiges, anvendes varens standarddimensionering, og forretningspartnerens standarddimensionering for de dimensioners
vedkommende, hvor der ikke findes en standard til varen.
Statusposter på bogføringsposterne
Indstillingen Statusposter på bogføringsposterne kan markeres med et flueben, hvorved balancepostens ID’er vises på bogføringssiden. Med balancepostens ID’er kan balancens forskellige bogføringsposter flettes med hinanden. Efter en posteringsspecifikation på bogføringssiden genereres der et nyt felt på linjeniveau Statuspost (op til 255 tegns fri tekst), hvis ovenstående brugerindstilling er aktiveret. Derved kan statusposten redigeres på alle statusbilag.
Indstillingen Skal statusposterne nummereres automatisk kan markeres med et flueben, hvorved det vælges om programmet automatisk skal gemme nummeret som balancepostens ID. Såfremt fluebenet mangler er balanceposten ID altid et felt med fri tekst. På basis af nummereringen skal der vælges Faktura, Forretningspartner eller Forretningspartner og faktura. Nummeret oprettes derved på basis af forretningspartnerens kundenummer og/eller fakturanummer. Når det er markeret, at balancepostens ID genereres automatisk, er lagringsformatet ”kundenummer| fakturatype+fakturanummer eller fri tekst”.
Med et kladdebilag og i Lagringsværktøjet samt på de øvrige bilagstypers bogføringsside kan der i menuen Balancepostens ID vælges forretningspartner og bilag tilhørende forretningspartneren, som er udestående. Hvis der ikke vælges bilag, fastsættes som værdi bilagets type og nummer i feltet Balancepostens ID (Faktura). Feltet Balancepostens ID (Faktura) kan redigeres som tekst, når der markeres med et flueben ud for Rediger balancepostens bilagskolonne som tekst. Balancepostens ID genereres automatisk med kontoudskrifts- og advisbetalingstransaktionernes bogføringsside, såfremt den betalte faktura findes i Procountor og betalingen stemmer med fakturaen. På bogføringssiden bag knappen Hent Balancepostens ID i aktiverne er en liste over bilag, som benytter samme balancepostens ID.
På bogføringsrapporter vises Balancepostens ID i en kolonne, f.eks. på journalen og råbalancen. Den specificerede balances knap Hent udestående statusposter finder de balanceposter fra periodeafgrænsningskladderne samt bilag, som de øvrige statusposter indeholder, som endnu ikke er kvitteret bort frem til specifikationernes slutdato. Tilgodehavenderapport over forretningspartnere er en liste over bevægelser i henhold til balancepostens ID.
Indstilling af attesteringscirkulationen
Attesteringscirkulation af købsfakturaer er en egenskab, som muliggør en nem cirkulering fra den ene kontrollant til den næste og videre til en attestant. Hvis attesteringscirkulationen er i brug, er det muligt at fastsætte
kontrollanter og attestanter individuelt til hver enkel faktura. Kontrollanternes og attestanternes e-postadresser skal være indtastede i brugerens egne oplysninger, hvis det ønskes, der udsendes en påmindelse pr. e-post om en faktura til kontrol eller attestering. Bemærk! Der sendes ligeledes en e-postmeddelelse om en
indgåede købsfaktura, når attestationscirkulationen ikke er aktiveret, og der i Brugerindstillingen er fastlagt enten en kontrollant eller en attestant.
Den, der udfærdiger fakturaen, kan via knappen Send i cirkulation på fakturaens oprettelsesside sende en påmindelse om fakturaen pr. e-post til kontrollanterne/attestanterne. Der sendes
automatisk en påmindelse pr. e-post til attestanterne om indgåede e-faktura, hvilket også gælder fakturaer, der er indgået via en indskanningstjeneste. Når alle kontrollanter har kontrolleret fakturaen, ændres fakturaens status til Kontrolleret og der sendes en påmindelse til attestanten.
Der udsendes påmindelser fra Procountor med bestemte tidsintervaller til kontrollanterne. Hvis der er ved at blive sendt flere påmindelser til samme kontrollant eller attestant, samles de i én og samme e-postmeddelelse. Af denne grund får kontrollanten eller attestanten ikke nødvendigvis straks en
påmindelse i e-postkassen, når den, der udfærdiger fakturaen, har trykket på knappen Send i cirkulation.
Med søgetypen Hentning af fakturabilag i Søgning efter de, der skal kontrolleres er det muligt, hvis attesteringscirkulationen er i brug, at hente egne købsfakturaer, der afventer kontrol eller attestering. I de udvidede personalerettigheder er det muligt at fastlægge, at brugeren i
Hentning af bilag kun kan hente sine egne købsfakturaer, der afventer kontrol eller attestering.
Indstillingen Attesteringscirkulation af købsfakturaer afgør, hvorvidt købsfakturaernes attesteringscirkulation er i brug. Som standard er indstillingen ikke aktiveret. Hvis cirkulationen ikke er i brug, vises de tilknyttede funktioner og felter ikke. Selv om attesteringscirkulationen ikke skulle være i brug, kan
købsfakturaerne kontrolleres og attesteres.
Med indstillingen Attesteringsrækkefølge fastlægges det, hvorvidt kontrol og godkendelse ske i rækkefølge.
â–ª Såfremt indstillingen attesteringsrækkefølge er aktiveret, sendes der en e-postmeddelelse til den første kontrollant om en faktura, der afventer kontrol, når fakturaen sendes i cirkulation, og når vedkommende så har kontrolleret fakturaen, sendes en meddelelse til næste kontrollant osv. Først efter den sidste kontrollant skifter fakturaen status til Kontrolleret. Hvis en person, der ikke er fakturaens næste kontrollant eller attestant, kontrollerer eller attesterer en faktura, påpeger programmet det. Hvis indstillingen er aktiveret, og den person, der kontrollerer en faktura, og som ikke er fakturaens næste kontrollant, skifter fakturaen status til Kontrolleret, selv om alle kontrollanter ikke skulle have kontrolleret fakturaen.
â–ª Hvis indstillingen attesteringsrækkefølge ikke er aktiveret, sendes en meddelelse til alle kontrollanter, og når fakturaen sendes i cirkulation har det ingen betydning i hvilken rækkefølge, de kontrollerer fakturaen. Først efter alle kontrollanterne skifter fakturaen status til Kontrolleret. Det samme gælder attestanterne.
Med indstillingen Betaling kan en betaling af en faktura forhindres, inden den er attesteret.
Med en markering med et flueben ud for indstillingen Afstemning af købsordrer og -fakturaer fås købsfakturaen frem i visningen Gennemgang en dialogboks, hvor der kan hentes en købsordre til afstemning med en købsfaktura. Dette anvendes, hvis f.eks. en indgået e-faktura skal afstemmes med en eksisterende
købsordre. Så afstemmer funktionen hele købsordren med købsfakturaen, dvs. en linjevis afstemning er ikke mulig.
Med indstillingen Maksimalt antal kontrollanter fastlægges det, hvor mange kontrollanter, der maksimalt kan udses.
Med indstillingen Maksimalt antal attestanter fastlægges det, hvor mange attestanter, der maksimalt kan udses.
Med valget Kontrollantliste kan der vælges færdigt udsete kontrollanter og attestanter på Kontrollantlisten.
Både fakturaens kontrollanter og dens attestanter bliver ved anvendelse af en attesteringscirkulation købsfakturaernes standard, hvis fakturaen oprettes på en tom skabelon eller til en forretningspartner, hvortil der ikke er udset individuelle kontrollanter eller attestanter. Det betaler sig at fastlægge den mest
anvendte attesteringcirkulation i virksomhedens oplysninger. Attesteringscirklationer kan ligeledes fastlægges for hver enkelt leverandør, person eller faktura.
Læs mere om attesteringscirkulation.
Indstillinger af rykkergebyrer og morarenter
Indstillingen Rykkergebyrer og morarenter afgør, hvorvidt behandlingen af rykkergebyrer og morarenter er aktiveret. Som standard er indstillingen ikke aktiveret.
Under punktet Rykkergebyrer som serviceydelse vælges for hvilke varer i kartoteket over salgsvarer, der skal opkræves opkrævningsgebyrer. Hvis der ikke er valgt nogen varer, den automatisk behandling af opkrævningsgebyrer ikke i brug.
Under punktet Rykkergebyrer som serviceydelse vælges for hvilke varer i kartoteket over salgsvarer, der skal opkræves morarenter. Hvis der ikke er valgt nogen varer, den automatisk behandling af opkrævningsgebyrer ikke i brug.
I feltet Rykkergebyrets dagsmarginal angives det, hvor mange dages respit med betalingen, der gives ud over forfaldsdagen.
I feltet Salgsfakturaernes standard morarente fastlægges, hvad der antages som morarente, når der oprettes en nye kunde i kartoteket over forretningspartnere, eller der oprettes en ny salgsfaktura på en tom skabelon. Såfremt værdien ikke er angivet, udgår Procountor fra en rente i henhold til den til en hver tid
gældende rentelovs referencerente som morarente.
I feltet Salgsfakturaernes standard betalingsvilkår fastlægges, hvad der antages som betalingsbetingelse, når der oprettes en nye kunde i kartoteket over forretningspartnere, oprettes en ny salgsfaktura på en tom skabelon eller der oprettes en gruppefaktura. Såfremt værdien ikke er angivet, udgår Procountor fra 10
dage som betalingsbetingelse.
Læs mere om rykkergebyrer og morarenter.