I virksomhedens brugeradministration, dvs. under punktet Administration / Brugere og brugerrettigheder tildeles brugerrettighederne til de forskellige personer. Det er brugerens rettigheder, der afgør, hvilke funktioner der vises i menuen. Afhængig af de fastsatte brugerrettigheder kan brugeren foretage forskellige handlinger.
Tilføj bruger
Brugernes rettigheder
Til brug for fastsættelse af brugernes rettigheder findes der følgende roller: Personale, Ledelse / Attestant, Bogholder / Revisionsfirma, Betalingsformidling, Salg, Studerende, Indkøb, Hovedbruger og Selvstændig erhvervsdrivende. De færdige roller ændres ganske enkelt ved at ændre i standardvalgene. Eneste undtagelse er Personalerollen, som ikke kan ændres. Det anbefales, at det kun er hovedbrugeren (og dennes stedfortræder), som har de fulde rettigheder til virksomhedens brugeradministration. Disse personer har adgang til at ændre alles brugerrettigheder. Ingen af rollerne har forud fastsatte rettigheder til at betale fakturaer.
Hovedbrugeren har rettigheder til alle funktioner, undtagen betalingsformidling. I hver virksomhed skal der være mindst én hovedbruger. Rollerne ledelse / attestant kan anvendes i situationer, hvor ledelsen ikke ønsker at deltage i opdatering af dataene, men dog ønsker at kunne gennemse systemets data og udfærdige rapporter over dem.
Det er ikke obligatorisk at tildele brugeren nogen rolle, så den kan bare have status som Redigeret.
Tilføj ny bruger
Der kan tilføjes brugere til virksomheden enten ved at oprette et nyt brugernavn eller ved at angive et eksternt, eksisterende brugernavn som bruger. Hvis brugeren allerede har et navn, anbefales det at anvende indstillingen Angiv et eksternt brugernavn som bruger, så brugeren ikke behøver at anvende mere end ét navn. Brugere tilføjes under punktet Administration / Brugere og brugerrettigheder ved at trykke på knappen Tilføj bruger.
Oprettelsen af et nyt brugernavn sker ved at vælge punktet Opret et nyt brugernavn i den øverste menu. Programmet forlanger først den nye brugers brugernavn og adgangskode to gange. Brugernavnet skal være entydigt. Hvis brugernavnet allerede eksisterer, meddeler programmet om fejlen og beder om et nyt brugernavn. Adgangskoden skal være 8-80 tegn langt og indeholde to af følgende: Små bogstaver, store bogstaver, tal eller specialtegn. Når brugernavnet og adgangskoden er indtastet, skal de øvrige oplysninger om brugeren indtastes i endnu en ny visning. I denne fase er udelukkende brugerens for- og efternavn obligatoriske. Brugeren kan senere selv redigere oplysningerne på siden Administration / Egne oplysninger og indstillinger. Når et personnummer én gang er godkendt, som korrekt indtastet, kan det ikke længere ændres eller
slettes.
Et eksisterende brugernavn kan kobles til virksomhedens brugere ved at vælge alternativet Angiv et eksternt brugernavn som bruger. Programmet forlanger brugernavnet på den person, der skal tilknyttes, og såfremt det allerede eksisterer, tilføjes navnet til virksomhedens øvrige brugere efter bekræftelsesmeddelelsen. Ved begge måder at tilføje brugere på, har den nye bruger som standardindstilling ikke rettigheder til nogen som helst funktioner.
Brugerrettighederne fastlægges under punktet Administration / Brugere og brugerrettigheder ved først at markere den tilføjede bruger og derefter trykke på knappen 10>Rediger bruger Først vælges der en passende rolle, og så ændres standardvalgene efter behov. Hvis rollen bliver Redigeret, skal brugeren selv angive nogle passende rettigheder. Når brugerrettighederne er fastlagt, vælges der Gem. Den nye bruger skal have besked om sit brugernavn og adgangskode samt anmodes om at skifte adgangskode i forbindelse med sin første session.
Ved den første indlogning behøver brugeren ikke en liste over engangsadgangskoder, men den oprettes til vedkommende i samme forbindelse. Brugeren får en velkomstbesked, hvorved der ved kvitteringen åbnes en liste over engangsadgangskoder på skærmen. Med funktionen Kopier / indsæt ({i>copy<i} / {i>paste<i}) kan listen over adgangskoder flyttes til f.eks. til notesblokken ({i>notepad<i}) eller til Word, hvorfra den kan udskrives eller gemmes på harddisken. Listen fås frem i udskriftsegnet format med knapperne Vis liste over adgangskoder (i HTML-format) og Vis liste over adgangskoder (i PDF-format). I PDF-formatet kan listen skrives ud i kreditkortstørrelse, hvorved den kan foldes, så den er behændig at have med sig. Med knappen Vis åbnes listen i et pop op-vindue, som, hvis det skal benyttes, skal man før første indlogning sikre sig, at pop op-vinduer fra Procountor er tilladte.
rettigheder.