Et bogføringsmæssigt starttidspunkt betegner det tidspunkt, hvor man begynder at anvende Procountor til bogføringen. Ved indføring af brugen af Procountor gemmes alle referencedata og saldoerne fra bogføringskonti af perioden før på dagen før det bogføringsmæssige starttidspunkt.
Gem referencedata:
1. Gem saldoerne i resultatopgørelse og balance
2. Luk regnskabsperioden
3. Overførsel af regnskabsperiodens resultat
4. Gem saldoerne på dagen før det bogføringsmæssige starttidspunkt
5. Kontrollér tallene
6. Luk opfølgningsperioder
Gem saldoerne for resultatopgørelse og balance
Gem saldoerne for resultatopgørelse og balance på den sidste dato i den forrige regnskabsperiode. Dataene indføres enten ved hjælp af kladden eller vha. kladden ved at benytte bogføringsmaterialets overførselsfil.
Luk regnskabsperiode
Når regnskabsperioden lukkes, dannes der automatisk et kontoåbningsbilag på den første dato i den indeværende regnskabsperiode.
Overførsel af regnskabsperiodens resultat
I forbindelse med lukning af en regnskabsperiode konteres resultatet af den forrige regnskabsperiode ved hjælp af åbningsbilaget på en bogføringskonto, kaldet Periodens resultat. Overfør dette beløb vha. kladden til kontoen, kaldt Resultat fra tidligere perioder (kontering af overskud per Periodens resultat an Resultat fra tidligere perioder og tilsvarende tab per Resultat fra tidligere perioder an Periodens resultat).
Gem saldiene på dagen før det bogføringsmæssige starttidspunkt
Gem saldoerne for resultatopgørelse og balance på datoen før det bogføringsmæssige starttidspunkt. NB! Gem kun ændringerne i den indeværende regnskabsperiode i balancen eller nulstil situationen i mellemtiden. Dataene indføres enten ved hjælp af kladden eller vha. kladden ved at benytte bogføringsmaterialets overførselsfil.
Kontrollér tallene
Kontrollér vha. bogføringsrapporter, at resultatopgørelsens og balancens tal passer. Husk at opdatere rapporteringsdatabasen.
Luk opfølgningsperioder
Det er vigtigt at lukke opfølgningsperioder, så startsituationen ikke ændres.
Saldoerne fra bogføringen kan gemmes enten på kladden eller ved at benytte bogføringsmaterialets indlæsning på kladdebilaget. Det kan betale sig at benytte indlæsningsfilen, når der er mange linjer.
Bemærk! Når saldoerne på både resultatopgørelsen og balancen indlæses i programmet på samme bilag, må det aktuelle resultat hverken bogføres i resultatopgørelsen eller i balancen. Procountor afregner automatisk regnskabsperiodens resultat ud fra posteringerne. Såfremt resultatopgørelsen og balancen indlæses i programmet på forskellige bilag, kan regnskabsperiodens resultat posteres på bogføringskontoen Periodens resultat.
På kladdebilag
1. Et nyt kladdebilag oprettes i programmet ved Bogføring / Nyt kladdebilag.
2. Kladden gives for eksempel navnet Bogføringssaldoer dd.mm.åååå og kladden gives denne respektive dato.
3. Posteringerne fra kladdebilaget indtastes ved at anvende Tilføj postering.
4. I feltet Bf-værdi registreres saldobeløbet på bogføringskontoen. Debet-saldoerne indtastes som plus og kredit-saldoerne som minus.
5. Som posteringstekst kan skrives yderligere information om åbningssaldoen. Når alt er posteret, så klik på Gem Hvis der er mange linjer, er det en god idé at gemme filen indimellem.
6. Efter afsluttet indtastning af linjerne skal bilagssummen være på 0,00 DKK.
.
Kladdebilag, ved hjælp af indlæsning af bogføringsmaterialet
1. Saldoerne fra bogføringskonti indlæses i programmet ved hjælp af bogføringsmaterialets overførselsfil. På basis af filen danner programmet et kladdebilag til bogføringen.
2. Gem dataene på Excel efter bogføringsmaterialets overførselsfil: Indlæsning af bogføringsmateriale
* Gem bogføringskontoen, som findes på Procountors kontoplan, i kolonne A. Gem forklarende tekster i kolonne B, f.eks. navnet og nummeret på bogføringskontoen fra det gamle bogføringssystem, så får du disse oplysninger med på overførselsnotatet.
* Gem totalbeløbet i kolonne C (Bogføringskontoens debetsaldoer indtastes som plus og kreditsaldoerne som minus. I forbindelse med bilagskontering skal totalbeløbet være på 0,00 DKK.
* Du kan eventuelt bruge kolonnerne D og E til indlæsning af dimensionsdata.
3. Gem den færdige Excel-fil på din egen computer som en csv-fil.
4. Filen hentes på din computer via Administration/Indlæsning af materialer/Indlæsning af bogføringsmateriale.
5. I forbindelse med indlæsningen gives kladden en dato og kladden skal godkendes.
6. Indlæsning af bogføringsmateriale danner et færdigt kladdebilag, som dog kan redigeres om nødvendigt.
Bemærk! Referencedata kan indtastes månedligt for hver måned i regnskabsperioden, således at saldoerne, som skal gemmes, består af ændringer i pågældende måneds saldoer.