Der kan udskrives én eller flere fakturaer til én eller flere forretningspartnere på én gang med en samlefaktura.
Oprettelse af en samlefaktura påbegyndes ved at trykke på knappen Samlefaktura øverst i visningen Ny salgsfaktura.
Generelt
Med en samlefaktura kan der f.eks. sendes samme type faktura til hver af en række udvalgte kunder, såsom på en årsafgift med fast beløb. Det er ligeledes muligt at udfærdige en faktura til én eller flere kunder, som afsendes eller forfalder med et bestemt interval, såsom en månedlig afgift. Fakturaen kan enten udfærdiges sådan, at der sendes flere eller én faktura med flere forfaldsdatoer til kunden.
En samlefaktura er praktisk, når samme varemængde eller ydelse til samme pris opkræves med regelmæssige mellemrum (f.eks. en leje). Hvis debiteringerne er regelmæssige, men varierende i mængde eller beløb, er Kontraktfakturering et bedre alternative end Samlefaktura.
Oprettelse af en samlefaktura
Samlefakturaens generelle indstillinger fremgår af den fremkomne visning.
Samlefakturaer kan udfærdiges til alle typer forretningspartnere. Først vælges de forretningspartnergrupper, der skal modtage en samlefaktura, og derefter de egentlige modtagere i gruppen. Bemærk! Såfremt der ikke er fastlagt nogen gruppe for forretningspartnerne, vælges der som forretningspartnergruppe Ingen gruppe.
Alle forretningspartnergrupper kan markeres med knappen 
Markér alle grupper. Såfremt dobbelte forretningspartnergrupper er i brug kan de markerede Forretningspartnergrupper afgrænses med valget af Hovedgruppe.
Alle de forretningspartnere, der fremgår af listen over forretningspartnere kan markeres med knappen 
Markér alle forretningspartnere.
Faktureringsgruppen gives et navn, hvormed fakturaerne kan hentes i Hentning af bilag.
Datoen på den første faktura antages at være dags dato. Forfaldsdatoen på den første faktura antages at være dags dato + 10 dage, undtagen hvis Salgsfakturaernes standard er fastlagt betalingsvilkår i virksomhedsoplysningernes Adgangsindstillinger, hvorved forfaldsdatoen antages at være dags dato + Salgsfakturaernes standard betalingsvilkår. Datoerne kan ændres, og ændringen i én dato indvirker ikke på den anden dato. Der kan ikke anvendes kundespecifikke betalingsbetingelser.
Der vælges antal fakturaer (f.eks. 2 stk.) og faktureringsfrekvens (f.eks. 6 mdr.) samt samlefakturatype. Typen Mange fakturaer betyder, at fakturaerne udgår fra punktet Antal fakturaer ifølge det valgte antal med den valgte faktureringsfrekvens. Samlefaktura betyder, at der kun sendes én faktura, hvor der er forfaldsdatoer (f.eks. 27-05-2008 og 27-06-2008) i henhold til den valgte faktureringsfrekvens og antal fakturaer. Selv om der kun sendes én faktura til kunden, skabes der i Procountor en faktura for hver forfaldsdato. De har hver sit fakturanummer, men samme referencenummer. Såfremt der er fastlagt en standardreference til kunden, anvendes den på fakturaerne. En samlefaktura er en faktura, hvor der er samlet flere fakturaers oplysninger. Med en samlefaktura gemmes oplysningerne i Procountor på én faktura, f.eks. ved udgangen af måneden.
Såfremt alternativet Standard efterlades i menuerne under Betalingsmåde, Fakturakanal og Leveringsmåde, går disse oplysninger til hver enkelt modtagers kartotek over forretningspartnere i henhold til de gemte standardværdier. Samlefakturaens sprog bestemmes i henhold til sprogvalget i kartoteket over forretningspartnere. Der kan ligeledes vælges fælles oplysninger til alle, men hvis f.eks. der vælges e-post som fakturakanal, skal man være opmærksom på, at der så skal være en e-postadresse gemt i kartoteket til hver eneste modtager.
Efter felterne Yderligere oplysninger og Sælgerens notater er knappen Forstørrelsesglas placeret, som åbner et vindue til brug for redigering af oplysningerne. I dette tilfælde er det også muligt at anvende linjeskift. Linjeskift angives i feltet som \ -tegn. Længden i felterne Yderligere oplysninger og Sælgerens notater er ikke begrænset.
Fakturalinjerne på en samlefaktura udfyldes ligesom på en almindelig faktura. På samlefakturaen kan der vælges, om de forretningspartnerspecifikke standardvarer skal medtages. Såfremt der ikke udfærdiges nogen fakturalinjer, men udelukkende anvendes standardvarer, kommer der en fejlmeddelelse, når fakturaen gemmes, hvor de forretningspartnere angives, som mangler standardvarer.
Fakturaens udfyldte oplysninger og fakturalinjer gemmes med knappen Gem. Det kan ikke betale sig at gemme dem for tidligt, da dele af oplysningerne (modtagerne, navnet på fakturagruppen, datoerne, fakturaantallet og frekvensen, samlefakturatypen og standardvarerne) derved låses fast.
De færdige oplysninger godkendes med knappen Godkend, hvorefter der gås til næste side.
Redigering og udsendelse af samlefaktura
På næste side vælges de fakturaer, som skal sendes ud. Hvis der er valgt Mange fakturaer som samlefakturatype, er det på dette tidspunkt muligt at redigere i de enkelte fakturaer. Fakturaer af typen Samlefaktura kan ikke redigeres.
Knappen Rediger åbner den valgte side med fakturaens oplysninger, hvor fakturaen frit kan redigeres.
Med knappen Slet kan den valgte faktura slettes.
Med knappen Send alle eller valget Sendes? fastlægges det, at faktura er klar til at blive sendt.
Når fakturaerne er færdige, trykkes der på Samlefaktura færdig. Fakturaerne sendes 3 dage før fakturadatoen (f.eks. hvis fakturadatoen er den 27.05., afsendes fakturaerne den 24.05.) til forretningspartnerne ad den valgte fakturakanal. Samlefakturaer, som afventer udsendelse, fremgår af punktet Salg/Salgsrapporter/Forsendelsesliste eller Kartoteker/Kartoteksrapporter/Forsendelsesliste. Samlefakturaer af typen Mange fakturaer har status som Uafsluttet og kan derfor endnu ikke redigeres. Samlefakturaer af typen Mange fakturaer kan altså redigeres, og de sendes automatisk inden forfaldsdatoen efter Forsendelseslisten. Fakturaer af typen Samlefaktura fremgår af Forsendelseslisten, og de er på sin side færdige med status som Sendt. Hvis fakturadatoen ændres, ændres afsendelsesdatoen tilsvarende.
Såfremt valget Sendes? ikke udføres, overføres fakturaerne ikke automatisk til forsendelseslisten til afsendelse, men de skal derimod godkendes og sendes særskilt. Det sker i punktet Hentning af bilag/Tillægsfunktioner/Gennemgang af flere fakturaer/ afsendelse. Fakturaerne kan nemt afgrænses til at fremgå f.eks. i Hentning af bilag ifølge den angivne fakturagruppe.
Der kan ikke tilføjes vedhæftede filer direkte til fakturaerne med funktionen Samlefaktura. Hvis der er behov for at vedhæfte en fil til fakturaerne, skal de ske ved at redigere de enkelte fakturaer, inden de sendes.