Det sker, at en salgsfaktura sommetider bortkommer, hvorved der opstår behov for at sende en ny faktura til kunden. Årsagen kan være fejlagtige eller mangelfulde adresseoplysninger, fakturaen forsvinden undervejs eller fakturaens forsvinden hos kunden. Hos større organisationer er det ofte vigtigt, at fakturaen er adresseret til den rette afdeling eller person mm. Når der er tale om e-fakturaer, kan der anvendes en EDI-ID til at få fakturaen frem til den rette afdeling.
Generelt
Der er flere valgmuligheder i Procountor, når der skal sendes en faktura på ny. Nedenstående måder kan anvendes uafhængigt om, fakturakanalen er Post, E-post eller E-faktura. Når fakturaen sendes på ny, kan der være behov for at ændre modtagerens oplysninger og forfaldsdatoen. I alle 3 nedenstående måder er det muligt at sende fakturaen til en anden adresse end den, der er angivet i den oprindelige faktura. Der kan foretages en påtegning om den nye forfaldsdato, som er blevet aftalt med kunden, i Sælgerens notater enten i salgsfakturaens Særtilfælde, i Rykkebrev via Sælgerens notater eller i Hentning af bilag med den menuen, der åbnes med et højreklik med musen, i punktet Notater.
Funktionen Send i Hentning af bilag
I Hentning af bilag kan der klikkes på søgeresultatets linjer med et højreklik med musen og vælges funktionen Send i menuen. Med denne funktion kan salgsfakturaen sendes på ny, hvis fakturakanalen er Post, E-post eller E-faktura. Fakturaen sendes ad samme kanal til samme adresse fuldstændigt magen til den oprindelige afsendelse. Det er den nemmeste måde at sende salgsfakturaen på igen, men hvis der skal ændres i fakturaoplysningerne, kan funktionen ikke benyttes.
Godskrivning af en faktura og udfærdigelse af en ny faktura
Der kan tages en kopi af den oprindelige faktura, hvoraf der laves en kreditnota, som modregner den oprindelige salgsfaktura. Begge fakturaer skal kvitteres med statussen Betalt andetsteds i salgsfakturaens Særtilfælde. Derefter tages der en ny kopi af fakturaen, som erstatter den oprindelige faktura. Der foretages de nødvendige ændringer til fakturaen på fakturakanalen, adressen, fakturadatoen, forfaldsdatoen mm. Det er en temmelig møjsommelig måde, men den eneste, hvis der er behov for at ændre fakturaoplysningerne i Procountor.
Lagring af en faktura i PDF-format og afsendelse pr. e-post som vedhæftet fil
En salgsfaktura kan tages frem på skærmen i PDF-format og gemmes som fil. Filen kan så sendes til modtageren med e-post som vedhæftet fil. Derved får modtageren en faktura med samme udseende som den originale, men den kan godt adresseres til en e-postadresse, som er kontrolleret til at være korrekt og i brug. Såfremt der har været vedhæftede filer til fakturaen, skal det huskes at vedhæfte dem separat med e-postmeddelelsen. Det er en hurtig måde at sende en salgsfaktura som erstatning til kunden på, men den kan ikke benyttes, hvis der skal ændres i fakturaoplysningerne.
Udskrift og afsendelse af en faktura pr. post
En salgsfaktura kan tages frem på skærmen i PDF- eller html-format og skrives ud på papir. Før den skrives ud, kan fakturaen i html-format flyttes over til redigering i et tekstbehandlingsprogram (f.eks. Word) og korrigeres med hensyn til adresse, forfaldsdato o.m.a. Såfremt det er tilfældet, medfører det, at den udskrevne faktura og den i Procountorsystemet ikke stemmer helt overens med hinanden. Den udskrevne faktura kan sendes til modtageren pr. post til en adresse, hvis rigtighed er kontrolleret. Såfremt der har været en fil vedhæftet fakturaen, skal det huskes, at udskrive den og lægge dem begge i kuverten. Det er en besværlig og langsom måde at sende en salgsfaktura som erstatning til kunden på, og den kan heller ikke benyttes, hvis der skal ændres i fakturaoplysningerne i Procountor.