Fakturaens udseende

På denne side berettes der om dataindholdet og udseendet på de fakturaer, der oprettes i Procountor.

Fakturaens udseende

Logo på fakturaskabelonen

Hvis virksomhedens logo skal fremgå af fakturaerne, kan det vederlagsfrit tilføjes under punktet Administration/Virksomhedens oplysninger/Fakturaskabelonens indstillinger. Logoet erstatter det virksomhedsnavn, der fremgår af fakturaen øverst til venstre. Logoet kommer også automatisk med på ordrer, købsfakturaer osv.

Højden på logoet kan sættes til 0,5-2,0 cm. Udskriftsopløsningen bliver god, når billedfilens opløsning (antal billedpunkter) er tilstrækkelig stor, men filstørrelsen må ikke overstige 50 kB. 
I Procountor kan der vederlagsfrit vælges fakturaskabelon mellem to forskellige standardfakturaskabeloner i Fakturaskabelonens indstillinger Fakturaskabelon med Procontors standardudseende eller banktalon. Til brug for fakturaskabelonen kan der bestilles andre ændringer efter timebetaling hos Procountors kundetjeneste.
:

Dataindhold

På fakturaerne skrives alle de oplysninger ud, der er plads til i felterne. På fakturaerne fordeles oplysningerne ved behov på flere linjer. Linjedelingen sker ved mellemrum. Hvis feltets indhold er en sammenhængende tekststreng uden mellemrum, sker der ingen linjedeling.

Adresseoplysninger

Faktureringsadressen er i stigende grad en anden end kundens adresse, fordi fakturaerne sendes til postbokse, koncernens økonomiadministration, revisorer og købsfakturerne til centrale indskanningstjenester. Adressens placering bestemmes af ruden i en standardiseret rudekuvert. 

Kundens adresseoplysninger viser, hvem der er fakturaens juridiske modtager. 

Oplysninger om leveringsadressen er nødvendige på fakturaen, når varerne er leveret andetsteds end til kundens adresse. Hvis oplysningerne mangler på fakturaen, skal køberen påvise med et ankomstadvis eller anden vis, hvortil den indkøbte vare er leveret.

Fakturaens identifikationsoplysninger

Ved hjælp af ordrereferencen kan sælger afstemme fakturaen med sin egen ordredatabase, eller fakturaen sendes til cirkulation til den person, som har ansvaret for det aktuelle indkøb.

Ved hjælp af yderligere oplysninger kan de faste oplysninger på fakturaen specificeres frit formuleret således, at faktureringsgrundlaget er entydigt for køberen.

På grundlag af fakturadatoen beregnes betalingstiden, og den regnskabsmæssige behandling af den fastsættes til den rigtige periode (posteringsperioden kan ved behov specificeres i Procountor). I henhold til regnskabsloven skal bilag dateres.

Oplysningerne om kundens CVR-nummer er nødvendige for, at fakturaen er nem at identificere. Oplysningen findes i Procountors grundoplysninger og er frivillig på fakturaer. CVR-nummeret anvendes ligeledes til at lede e-fakturaer frem til den rette modtager.

Fakturanummer: Regnskabsloven forudsætter at bilagene nummereres. 

Nødvendige oplysninger til brug for betaling af fakturaen

Referencenummeret er fakturanummeret med et kontrolciffer føjet til. Referencenummeret er nødvendigt for at afstemme en faktura med en betaling. Procountor afstemmer ligeledes ved hjælp af købsfakturaens og rejse- eller udlægsafregningens referencenummer indbetalinger på et kontoudtog. Bankkontonummer, hvortil fakturaen indbetaling betales. Hvis kontonummeret er et IBAN-nummer, fremgår pengeinstituttets SWIFT/BIC-kode også af fakturaen. 

Ved hjælp af oplysningen Betalingsbetingelse fastlægges forfaldsdatoen for fakturaen.

Fakturaens morarente kan anvendes til udfærdigelse af de rentedebiteringer, som forårsages ved betalingsforsinkelser. Det er vigtigt at holde forskellige valutafakturaer skilt ad, hvorfor valutaoplysningerne også opgives i fakturaens grundoplysninger.
Ved standardisering af fakturaer har det været fremme, at også overskriftsoplysninger formidles særskilt til brug for f.eks. kreditorerne. Derved er der også behov for fakturabeløbet i fremmedvaluta i overskriftsoplysningerne.

Betalingsmåden kan sælger og køber aftale til at være andet end almindelig kontooverførsel via et pengeinstitut. Betalingsmåden kan være kontant, kort, direkte debitering, månedsvis eller kvartalsvis clearing samt kvittering mod købsfaktura.

Oplysninger vedrørende formidling af faktura og tjeneste

Fakturakanalen er en grundoplysning, som kan ændres. Også køberen bør kunne se af sit regnskab, ad hvilke ruter fakturaen er kommet frem til køberen. 

Oplysningen leveringsmåde viser bl.a. for skattekontrollører, om varen evt. har været undervejs på dagen for regnskabsopgørelsen.

Oplysningerne om leveringsdatoen er nødvendige for at periodeafgrænse et bilag til den rigtige periode. Såfremt oplysningen mangler på fakturaen, skal såvel sælger som køber kunne påvise ved hjælp af en følgeseddel eller anden dokumentation, hvornår varen eller tjenesteydelsen er leveret. Når fakturaen omfatter oplysninger om leveringsdatoen og de solgte varer, kan alle den slags følgesedler tilintetgøres. Ved hjælp af oplysningen om leveringsdatoen kan f.eks. lejer, forsikringspræmier, leasinggebyrer, vedligeholdelsesudgifter osv. periodeafgrænses automatisk.

Linjeoplysninger

Vare

Varens unikke varebetegnelse eller anden beskrivelse i klartekst.

Varekode

Der anvendes fortrinsvist en kode, som identificerer varen både i sælgers og købers regnskab med samme oplysning. Sådanne generelle koder er f.eks. EAN i dagligvareforretninger. Oplysningen er frivillig. Kolonnen vises ikke, hvis der heller ikke er en eneste varekode på fakturaens linjer.

Antal

Antal varebetegnelser, der skal faktureres.

Enhed

Antal, der svarer til enheden. Oplysningen er frivillig. Kolonnen vises ikke, hvis der heller ikke er en eneste enhed på fakturaens linjer.

á-pris

Varebetegnelsens enhedspris før rabat.

Rabat-%

Procentuel rabatstørrelse der evt. ydes på varebetegnelsen. Oplysningen er frivillig. Kolonnen vises ikke, hvis der heller ikke er en eneste rabat på fakturaens linjer.

Beløb inkl. moms/ekskl. moms

Linjens beløb, der skal faktureres, inkl. moms/ekskl. moms efter rabat. I Adgangsindstillingerne i virksomhedens grundoplysninger fastlægges det, hvorvidt beløbet vises ekskl. moms eller inkl. moms.

Moms

Momssatsen for den vare, der skal faktureres.

Oplysninger om fakturabeløbet.

Såfremt fakturaen er udfærdiget i anden valuta end kroner, vises beløbsangivelserne både i den pågældende fremmedvaluta og i kroner.

Værdi i alt ekskl. moms Valuta

Linjernes samlede beløb ekskl. moms.

Moms Valuta

Momsbeløb pr. momssats.

Faktura i alt Valuta

Det samlede fakturabeløb.

Kontaktoplysninger

I henhold til aktieselskabslovgivningen skal der af en salgsfaktura fremgå det navn, hjemsted og CVR-nummer, som er registreret hos Erhvervsstyrelsen. Ved hjælp af URL-adressen og e-postadressen finder køber nemt en adresse, hvortil der skal sendes spørgsmål eller reklamationer om fakturaen. Af bankforbindelsen fremgår de bankkonti, som sælger ønske at vise på fakturaen. Således kan køberen betale fakturaen også til anden konto end den, der er vist på fakturahovedet.

Nærmere oplysninger om salgsfakturaens indhold.