På denne side beskrives de felter og knapper, der anvendes til en salgsfaktura. En salgsfaktura oprettes i programmets punkt Salg/Ny salgsfaktura/Opret ny faktura.
Fakturaens felter på overskriftsniveau
Der findes nærmere oplysninger om udfærdigelse og udsendelse af tilbud her.
Debitoradresse
Debitoradresse - I feltet findes kundens besøgsadresse. Der er plads til 80 tegn i felterne Navn, specifikation og gade-/vejnavn og nr. Feltet til postnummeret har plads til 20 tegn. Feltet til postdistriktet har plads til 40 tegn. Adressen fremgår af ordren, såfremt den er forskellig fra faktureringsadressen.
Faktureringsadresse
Faktureringsadresse - Udfyldelsen af feltet er særlig vigtig, hvis ordrebekræftelsen sendes pr. post, idet denne adresse fremgår af adresseruden på kuverten. Såfremt faktureringsadressen er tom, kopieres oplysningerne i felterne under Debitoradresse som faktureringsadresse. Antal tegn er det samme som i feltet Debitoradresse. Adressen fremgår altid af ordren.
Leveringsadresse
Leveringsadresse - Såfremt der er indtastet oplysninger i feltet, udskrives de, så de fremgår af salgsordren. Antal tegn er det samme som i feltet Debitoradresse. Adressen fremgår af ordren, såfremt den er forskellig fra faktureringsadressen.
Faktureringsoplysninger
Fakturadato - Som standard anvendes dags dato.
CVR-nr. - Feltet har plads til 40 tegn. CVR-nummeret fremgår af den salgsordre, der sendes til kunden.
Fakturakanal - De mest anbefalesværdige fakturakanaler til en ordre er Post og E-post. Når der benyttes Post som fakturakanal, kan det vælges hvorvidt ordren sendes i sort-hvidt eller i farver, og hvorvidt der anvendes A, B eller C som portoklasse.
Forsendelsesmåde
E-postadresse
Betalingstype
Kontaktperson - Feltet har plads til 28 tegn. Kontaktpersonen fremgår af den salgsordre, der sendes til kunden.
Fakturanummer - Genereres automatisk, når fakturaen gemmes ved oprettelsen.
Momsnummer - Feltet har plads til 40 tegn. Momsnummeret fremgår af den salgsordre, der sendes til kunden.
Sprog - Fakturaerne kan foruden dansk også sendes på engelsk, estisk, finsk, norsk og svensk. Såfremt landet i faktureringsadressen på en engelsksproget faktura er ”United States”, udskrives datoerne i formatet mm/dd/åååå.
Ordrereference - Feltet har plads til 70 tegn. Ordrereferencen fremgår af den salgsordre, der sendes til kunden.
Status - Det fremgår af feltet, hvilken status bilaget har. Statussen kan f.eks. være Uafsluttet og Godkendt. Salgsordrernes status findes her.
Kundenummer - Feltet har plads til 40 tegn. Kundenummeret fremgår af den salgsordre, der sendes til kunden.
Skabelon - Hvis virksomheden anvender forskellige fakturaskabeloner, kan den skabelon vælges, som skal anvendes til ordren.
Fakturanummer fra et andet system
Betalingsoplysninger
Kontonummer - Den valgte konto fremgår af oplysningerne i den øverste del af ordren, foruden som bankkonto i ordrens stregkode. Hvis der er valgt et kontonummer i IBAN-format, fremgår der af oplysningerne i den øverste del af ordren også bankens SWIFT-kode nedenfor.
Forfaldsdato - Forfaldsdatoen beregnes i henhold til betalingsbetingelserne fra selve ordredatoen. Såfremt forfaldsdatoen ændres, ændres også betalingsbetingelserne. Morarenten kan være i intervallet 0-999,99. Oplysningen fremgår af ordren.
Morarente - Morarenten kan være i intervallet 0-999,99. Oplysningen fremgår af ordren.
Referencenummer - Referencenummeret genereres automatisk, når ordren gemmes. Det er desuden muligt at indtaste eget referencenummer i feltet, hvis der er særligt behov for det. Reference kan maksimalt være på 20 tegn, og den fremgår af oplysningerne i den øverste del af ordren, foruden i ordrens stregkode.
Betalingsbetingelse (dg/%) - I det første felt indtastes antal døgn og i det andet en procentsats. Betalingsbetingelsen kan være på 0-999 døgn og procentsatsen inden for intervallet 0-100. Oplysningerne kommer frem på ordren.
Rabat-% - Denne rabatprocent gælder for hele ordren. Hvis der er anvendt andre rabatprocenter på linjerne, slettes de, og i stedet for dem opdateres de med den ordrespecifikke rabatprocent. Rabatten kan angives med 4 decimalers nøjagtighed inden for intervallet 0-100 %, og den indvirker på det samlede ordrebeløb. Rabatprocenten fremstår altid med 2 decimalers nøjagtighed på ordrelinjerne.
Betalingsmåde - Betalingsmåden fremgår ikke af den salgsordre, der sendes til kunden.
I felterne under Kontantrabat (dg./%/beløb) gemmes antal døgn samt den rabatprocent, der skal anvendes. Rabatprocenten kan frit angives med 2 decimalers nøjagtighed inden for intervallet 0-100 %. I felterne gemmes f.eks. 7 (dg) - 3 (%). Kontantrabat indvirker ikke på det samlede ordrebeløb. Oplysningerne kommer frem på ordren.
Valuta og kurs - Fakturaens møntfod vælges på rullemenuen, hvorved kursen kommer fra kartoteket. Kursen kan ligeledes indtastes med en ønsket værdi. Valutaen kommer frem på ordern, men ikke kursen.
Tillægsoplysninger
Leveringsdatoer- I dette felt vælges datoerne for leverancer.
Leveringsvejledning- I dette felt kan frit skrives en leveringsvejledning. Feltet har plads til 250 tegn.
Leveringsbetingelse - Feltet er i brug, såfremt det i virksomhedsoplysningernes Adgangsindstillinger er fastlagt, at der skal anvendes leveringsbetingelser. Leveringsbetingelsen vælges på rullemenuen.
Yderligere oplysninger - Omfanget af den tekst, der kan indtastes i feltet, er ikke begrænset. Via import af fakturaer kan der højest hentes 500 tegn. Oplysninger kan indtastes direkte i feltet eller ved at trykke på knappen efter feltet, som åbner et vindue til redigering af oplysningerne. I dette tilfælde er det også muligt at anvende linjeskift. Linjeskift angives i feltet som \ -tegn.
Tilbud - Såfremt punktet ”Er der tale om et tilbud?” er markeret, fremstår salgsordren med overskriften Tilbud og ikke Ordrebekræftelse.
Prisernes momspålæggelse, enhedspriser inkl. Moms - Med dette valg fastlægges det, hvorvidt de varepriser, der skal debiteres, er inkl. eller ekskl. moms.
Leveringsmåde - I dette felt vælges mellem leveringsmåderne Post, Online, Kurer, Fragt, DSB Godstransport, Afhentning eller Anden.
Leveringsuge - Oplysninger i feltet bestemmes efter Leveringsdage. I feltet skal for eksempel stå 9, når datoen 02.03.2014 ligger inden for ni uger.
Sted - I feltet indtastes et stednavn. Stednavnet kan højst være på 40 tegn.
Sælgerens notater - Omfanget af den tekst, der kan indtastes i feltet, er ikke begrænset. I dette felt kan f.eks. kundens fakturanummer angives. Notaterne kan indtastes direkte i feltet eller ved at trykke på knappen efter feltet, som åbner et vindue til redigering af oplysningerne. I dette tilfælde er det også muligt at anvende linjeskift. Linjeskift angives i feltet som \ -tegn. Notaterne fremgår af ordrens bogføringsside.
Regnskabsføring linjevist? - Med dette valg kan det fastlægges, at regnskabet skal føres på bogføringssiden linjevist og ikke som totalbeløb. Såfremt det ønskes at anvende varernes standardkonteringer eller standarddimensioner, skal regnskabet føres linjevist.
Linjeoplysninger
Vare - Navnet på den vare eller serviceydelse, der skal faktureres, fremgår af feltet. Feltet har plads til 80 tegn. Vareoplysningerne kopieres til ordrens bogføringsside, såfremt der vælges Regnskabsføring linjevist på ordren.
Varekode - Koden på den vare eller serviceydelse, der skal faktureres, fremgår af feltet. Feltet har plads til 40 tegn.
Antal - Antallet på den vare eller serviceydelse, der skal faktureres, fremgår af feltet. Mængden kan angives med 4 decimalers nøjagtighed.
Enhed- Feltet viser enheden for varer/ydelser, som skal faktureres.
Pris- Feltet viser prisen for varer/ydelser, som skal faktureres.
Rabat-% - Den linjespecifikke rabatprocent fremgår af feltet. Rabatten kan angives med 4 decimalers nøjagtighed inden for intervallet 0-100 %, og det indvirker på linjen ekskl. moms, og felterne Moms i alt og Totalbeløb. Rabatprocenten fremstår altid med 2 decimalers nøjagtighed på ordrelinjerne.
Moms- Feltet viser momsprocent linjevis.
Uden moms- Feltet viser den momsfri pris for varen/ydelsen.
Moms i alt- Feltet viser moms-andelen af varen/ydelsen.
Totalbeløb- Feltet viser prisen med moms for varen/ydelsen, som skal faktureres.
Bemærkningslinje - Feltet har plads til 255 tegn. Såfremt fakturaen konteres linjevist, vises der en bemærkningslinje på bogføringssiden.
Startdato - Startdatoen for varens eller serviceydelsens virkningsperiode indtastes i feltet. Datoen fremkommer i Forhåndsvisningen under betegnelsen Periode.
Slutdato - Slutdatoen for varens eller serviceydelsens virkningsperiode indtastes i feltet. Datoen fremkommer i Forhåndsvisningen under betegnelsen Periode.
I alt X linje - feltet viser antal varer ved X og i Uden moms ses totalbeløbet uden moms og i moms i alt ses varernes momsandel og Totalbeløb-feltet viser prisen inkl. moms for de varer, som skal faktureres.
Fakturavisningens knapper
Gem - Gemmer salgsorden i databasen og genererer bogføringssiden. Ordrens status forbliver Uafsluttet, og ordren kan stadigvæk redigeres.
Godkend - Godkender ordren. Ordren kan stadigvæk redigeres.
Send - Sender ordren ad den valgte fakturakanal. Ordrens status forbliver Sendt, og ordren kan redigeres, ligesom den kan sendes på ny og/eller ændres til en faktura.
Ændr til faktura - Genererer en salgsfaktura på baggrund af ordren, som stadigvæk kan redigeres. Ordren kan enten kopieres til en faktura eller ændres til en faktura. Ved en kopiering forbliver ordrens status Faktureret. Ved en ændring forsvinder ordren samtidigt, som den ændres til faktura.
Med knappen Rediger er det muligt at vælge Kopier, hvorved ordren kopieres. Såfremt bilagstypen eller forretningspartneren ikke ændres, genereres der bortset fra fakturanummeret, referencen, fakturadatoen og forfaldsdatoen en identisk faktura med status som Uafsluttet. Såfremt bilagstypen eller forretningspartneren ændres, kommer linjeoplysningerne fra den oprindelige ordre og de øvrige oplysninger fra kartoteket. Med knappen Rediger er det ligeledes muligt at returnere ordrens status til Uafsluttet, oprette en kreditnota eller annullere bilaget.
Med knappen Forhåndsvisning åbnes alternativerne pdf, html, Følgebrev og Adressemærkat. Bilaget fås frem på skærmen enten i PDF- eller HTML-format. Følgebrev åbner følgebrevet på skærmen i udskriftsformat. Der fremgår oplysninger om varernes navn og antal af følgebrevet, men ingen pengebeløb eller betalingsoplysninger. Adressemærkat findes til salgsordren og -fakturaen, når der i programmets Adgangsindstillinger er taget funktionen Følgebrev i brug til salgsfakturaer. Adressemærkat åbner PDF-dokumentet til brug for en udskrift. Den PDF-fil (med adressemærkaten), der skal udskrives, indeholder den pågældende salgsordres eller fakturas adresseoplysninger. Adresseoplysningerne tages primært fra punktet ”leveringsadresse”; men hvis Leveringsadressen ikke indeholder tilstrækkeligt med oplysninger, tages oplysningerne fra punktet Debitoradresse.
Bilag - Åbner et vindue med adgang til at håndtere salgsordrens vedhæftede filer.
Med knappen Gå til findes valgene Regnskab (åbner bilagets bogføringsside), Dimensioner (som åbner bilagets dimensionsside) og Kunde.
Forrige - Fremviser den forrige salgsordre.
Næste - Fremviser den næste salgsordre.
Luk- Lukker oversigten.
Felter på ordrens linjeniveau
Vare - Navnet på varen eller serviceydelsen fremgår af feltet. Feltet har plads til 80 tegn. Vareoplysningerne kopieres til bogføringssiden, såfremt der vælges Regnskabsføring linjevist på ordren.
Varekode - Koden på varen eller serviceydelsen fremgår af feltet. Feltet har plads til 40 tegn, som fremgår af ordren. Såfremt der ikke skulle være fastlagt en varekode til én eneste ordrelinje, fremgår der ingen kolonne af ordren.
Antal - Antallet på varen eller serviceydelsen fremgår af feltet. Mængden kan angives med 4 decimalers nøjagtighed.
Enhed - Faktureringsenheden på varen eller serviceydelsen fremgår af feltet, og den fremgår ordren. Såfremt der ikke skulle være fastlagt en enhed til én eneste ordrelinje, fremgår der ingen kolonne af ordren.
Pris - Enhedsprisen på varen eller serviceydelsen fremgår af feltet.
Rabat-% - Den linjespecifikke rabatprocent fremgår af feltet. Rabatten kan angives med 4 decimalers nøjagtighed inden for intervallet 0-100 %, og det indvirker på linjen ekskl. moms, og felterne Moms i alt og Totalbeløb. Rabatprocenten fremstår altid med 2 decimalers nøjagtighed på ordrelinjerne.
Moms- Feltet viser momsprocent linjevis.
Ekskl. moms - Prisen ekskl. moms på varen eller serviceydelsen fremgår af feltet. Med virksomhedsoplysningernes Adgangsindstillinger fastlægges det, hvorvidt priserne på ordren udskrives ekskl. eller inkl. moms.
Moms i alt. - Momsbeløbet for varen eller serviceydelsen fremgår af feltet.
Totalbeløb - Prisen inkl. moms på varen eller serviceydelsen fremgår af feltet.
Bemærkningslinje - Feltet har plads til 255 tegn. Hvorvidt bemærkningslinjen vises til kunden eller ej på den salgsordre, der skal sendes, kan indstilles ved at ændre på indstillingen af bemærkningslinjen på siden Fakturaskabelonens indstillinger i Virksomhedens oplysninger. Såfremt ordren konteres linjevist, fremgår der en bemærkningslinje af bogføringssiden.
Fakturalinjernes knapper
Hent vare - Åbner siden med varekartoteket, hvorfra varerne kan hentes til fakturalinjerne.
Hent vare vha. koden- Åbner et vindue, hvor du kan hente en vare til fakturalinjen ved at indtaste dens varekode.
Tilføj linje- Generer en tom linje.
Kopiér linje- Generer et ønsket antal kopier af den valgte fakturalinje.
Slet linje - Fjerner den valgte fakturalinje.
Bemærkningslinje Ved hjælp af bemærkningslinjen kan fakturalinjerne formateres til et let læseligt format på fakturaen i Forhåndsvisning - Der kan foretages linjeskift i bemærkningslinjen ved hjælp af knappen..