Salgsordren, dvs. ordrebekræftelsen, kan ligeledes udfærdiges som et tilbud og udskrives som følgeskrivelse. Salgsordren kan senere hen ændres eller kopieres til faktura.
Bemærk! Ved kopiering eller ændring af en salgsordre til salgsfaktura hentes kundens standardfakturakanal i kundekartoteket og de tilhørende forsendelsesoplysninger, hvorved salgsfakturaen kan sendes til kunden med en anden fakturakanal (f.eks. e-faktura) end i salgsordren.
Udfærdigelse af en ordre
Ordrebekræftelsens/følgeskrivelsens/tilbuddets modtager hentes i kartoteket, der trykkes på knappen Eksporter til fakturaskabelon og Salgsordre vælges som fakturatype. Modtageradressen og andre oplysninger føjes til efter behov. Hvis der gøres forsøg på at udfærdige en ordre for en måned, hvortil momsindberetningen allerede er sket, påpeger programmet det, når den gemmes. Såfremt der er fastlagt standardvarer til modtageren, fremgår de af linjerne.
En salgsordre kan også udfærdiges på en tom skabelon. Så trykkes der på knappen Arbejd på en tom skabelon, vælges Salgsordre som fakturatype og trykkes på knappen Fortsæt. Derefter udfyldes oplysningerne til ordren om modtager, betalingsbetingelser og andet på ordreskabelonen. Salgsordren, som er udfærdiget på en tom skabelon, kan senere hen afstemmes med knappen Flere funktioner i Hentning af bilag ved hjælp af Afstem med forretningspartnere.
Salgsordrens linjer
Med knappen Hent vare kan varerne/tjenesteydelser i ordren/tilbuddet hentes i varekartoteket. På den fremkomne liste med de salgsvarer, som er indtastet i kartoteket, hentes den ønskede vare. Du kan præcisere søgningen med varenavn, -kode og -gruppe ved at klikke på Hent varer. Produktet vælges ved at klikke på linjen. Du kan vælge flere varer på én gang ved at trykke på tasterne Ctrl og Skift samtidigt. De valgte varer overføres til fakturaen ved at klikke på Sæt på faktura.
Med knappen Ny vare i visningen Varekartotek kan varekartoteket suppleres.
Med knappen Varekort i visningen Varekartotek åbnes der et varekort til den markerede vare.
Varerne/tjenesteydelser i ordren/tilbuddet kan ligeledes med knappen Hent varen ved hjælp af kode. Derved åbnes der et vindue, hvor varekoden kan indtastes. Det er hurtigere end at hente den i kartoteket, hvis varekoden er kendt. Hvis der er samme kode til to eller flere varer, kan der ikke benyttes en tilføjelse ved hjælp af koden.
Tilføj en tom ordrelinje ved at klikke på 
. Indtast så oplysninger vedr. ordren på den tomme linje. Det kan dog anbefales at anvende varer, der er i registret, for så kan du også benytte standardkonti og -dimensioner, og varerapporterne er tydeligere.
Med knappen Kopier linje kan ordrelinjerne kopieres. Først vælges den linje, der skal kopieres, og derefter trykkes der på knappen Kopier linje, hvorved der åbnes et vindue, hvor der spørges om, hvor mange kopier af linjer, der skal laves. Derefter spørges der om, hvorvidt antallet skal fordeles ligeligt til alle linjer. Enhedsprisen forbliver den samme.
Fjern den valgte linje ved at klikke Slet linje.
Uanset måden en linje udfærdiges på, kan oplysningerne i den redigeres i visningen Salgsordre, med undtagelse af kolonnerne Ekskl. moms, Moms i alt og Totalbeløb. Bemærkningslinjens visning til kunden på en ordre, der skal sendes, kan indstilles ved at ændre på indstillingen af bemærkningen i visningen Fakturaskabelonens indstillinger i Virksomhedens oplysninger.
Hvis varen har en standardkonto eller -dimensioner og de ønskes anvendt, skal der sættes kryds ved Bogføring linjevis.
Rækkefølgen af ordrelinjer kan ændres ved at højreklikke på linjen og i den fremkomne menu vælge enten Flyt én opad eller Flyt én nedad. Efter at rækkefølgen af linjer er ændret, skal du klikke på Gem, så ændringen træder i kraft.
Antal synlige linjer kan ændres ved at flytte markøren til grænsen mellem søgekriterier og søgeresultater over linjen med taster (på det rette sted bliver markøren til en pil med to hoveder). Og ved at trække grænsen opad eller nedad med venstre museknap. Indstillingen forbliver i hukommelsen, indtil browseren lukkes.
Salgsordrens øverste knapper
Ordreoplysningerne gemmes med knappen Gem. Derefter har ordren status som Uafsluttet. Ordrer, der har status som Uafsluttet, kan redigeres. Når den er gemt vises fakturanummeret i salgsordrens øverste bjælke og oprettelses- og redigeringsstemplerne i den nederste bjælke.
Den færdige ordre godkendes med knappen Godkend. Derefter har salgsordren status som Ikke afsendt. Salgsordrer, der har status som Ikke afsendt, kan redigeres.
Salgsordren sendes med knappen Send til modtageren (undtagen hvis det er en ordre med fakturakanalen Sendes ikke), og den får status som Sendt. Salgsordrer, der har status som Sendt, kan redigeres. En afsendt salgsordre kan sendes på ny, men det gøres der opmærksom på.
Med knappen Vis åbnes salgsordren/ordrebekræftelsen i udskriftsegnet format i et nyt vindue. Der spørges først, om udskriften skal være i html- eller PDF-format.
Med knappen Følgebrev åbnes der et følgebrev fra salgsordrens oplysninger i udskriftsegnet format i et nyt vindue. Der spørges først, om udskriften skal være i html- eller PDF-format.
Med knappen Ændr til faktura fås der en faktura ud af ordren. I alle andre statusser end Faktureret kan en ordre ændres til faktura. Med knappen åbnes et vindue, hvorfra det kan vælges, hvorvidt ordren kopieres eller ændres til faktura. Såfremt der ikke skal udføres nogen af dem, vælges Annuller.
Læs om udfærdigelse af en salgsfaktura her.
Ordren kan kopieres til en faktura ved at klikke på Kopiér til faktura, så ordren bevares. Ordren gives status Faktureret og dens bogføring slettes. En salgsordre, der har status som Faktureret, kan ikke redigeres. Salgsordrer med status som Faktureret kan hentes i Hentning af bilag. Datoen for den udfærdigede salgsfaktura bliver dags dato, og forfaldsdatoen beregnes i henhold til betalingsbetingelserne. Fakturaen får nyt nummer, men det referencenummer, som har været på ordren, kopieres til fakturaen. Bortset fra regnskabs- og dimensionsoplysningerne forbliver de øvrige oplysninger de samme. Vedhæftede filer flyttes ikke med fakturaen. Fakturaoplysningerne kan stadigvæk redigeres inden godkendelsen.
Når du vælger 
, kopieres en del af varerne på ordren til en faktura, og ordren bevares. Dette valg åbner et vindue, hvor du kan vælge, hvor mange enheder af det ikke-fakturerede antal varelinjer der skal faktureres. I dette vindue kan du også give en linjebemærkning, som kan ses på fakturaen. På ordrelinjen reduceres vareantallet med det fakturerede antal. På ordrens linjebemærkning fremkommer en oplysning om, hvor meget der er faktureret og hvad fakturanummeret er. Når alle ordrens varer er kopieret til en faktura, gives ordren status Faktureret og dens bogføring slettes. Salgsordrer med status som Faktureret kan hentes i Hentning af bilag. Datoen for den udfærdigede salgsfaktura bliver dags dato, og forfaldsdatoen beregnes i henhold til betalingsbetingelserne. Fakturaen får nyt nummer, men det referencenummer, som har været på ordren, kopieres til fakturaen. Bortset fra regnskabs- og dimensionsoplysningerne forbliver de øvrige oplysninger de samme. Vedhæftede filer flyttes ikke med fakturaen. Fakturaoplysningerne kan stadigvæk redigeres inden godkendelsen.
Ordren ændres til en faktura ved at klikke på Ændre til faktura, hvorved ordren slettes. Datoen for den udfærdigede salgsfaktura bliver dags dato, og forfaldsdatoen beregnes i henhold til betalingsbetingelserne. Når en ordre ændres til en faktura, forbliver ordrenummeret som fakturanummer og ordrens referencenummer som referencenummer. Øvrige data forbliver uændret, også bogføringen og dimensionsdata. Ved ændringen overføres bilagsoplysninger til fakturaen. Fakturaoplysningerne kan stadigvæk redigeres inden godkendelsen.
Flere salgsordre kan ligeledes flettes til én faktura.
Læs om udfærdigelse af en salgsfaktura her.
Med knappen Kopier opstår der med fakturanummer, reference, fakturadato og forfaldsdato en identisk ordre med status som Uafsluttet. Ved kopieringen er det muligt at ændre Bilagstype og Forretningspartner, f.eks. ved at kopiere samme slags salgsordre/salgstilbud til en anden kunde.
Med knappen Annuller er det muligt at annullere salgsordrer, der skal redigeres. Der er ingen bogføringsside til de annullerede ordrer, men de kan vises og kopieres.
Det er muligt at vedhæfte filer til en ordre og eksisterende vedhæftede filer kan vises eller slettes ved at klikke på Bilag. Tasten åbner vinduet med vedhæftningsfunktioner, hvor du kan vælge funktionerne Tilføj, Vis eller 
Slet. Hvis det ikke er muligt at foretage nogen af disse, klikkes på Annullér. Du kan ikke bruge funktionerne Vis og Slet, hvis ordren ikke har vedhæftninger. Nederst i vinduet kan du se en liste med navne på filer, som er tilsluttet ordren, og tilslutningstidspunkterne.
Filbilagene kan behandles, selv om det ellers ikke er muligt at ændrer i en faktura.
Filen, du skal tilslutte, hentes ved at klikke på . Klik på Bladre / Browse i det fremkomne vindue og tilslut den ønskede fil til ordren ved at klikke på Tilslut.
Det er muligt at vedhæfte gif-, jpeg-, pdf- og txt-filer til ordrer, som skal sendes (fakturakanal Post eller E-mail). Hvis filen ønskes sendt, skal der sættes kryds ved »Skal filen vedhæftes til salgsordre eller salgs- eller købsordre, som skal sendes?«. En ordre kan have flere vedhæftninger, hvoraf nogle kan sendes og andre ikke kan sendes. De vedhæftede filer til afsendelse behøver ikke at være i samme format, så længe de enten er i gif-, jpeg- (jpg), pdf- eller txt-format. Såfremt en fil, der ikke er af den type, som kan sendes, markeres til afsendelse, ændrer den automatisk type til Sendes ikke. Når en købsordre ændres til en faktura, bliver vedhæftningerne overført til fakturaen. Hvis en vedhæftet fil er bestemt til afsendelse, skal den også sendes sammen med fakturaen. Når en købsordre kopieres til en faktura, bliver vedhæftningerne ikke overført til fakturaen.
Du kan se på filer, som er tilsluttet en ordre, ved at klikke på Vis. Såfremt der er flere filer, åbnes der efter klikket et vindue, hvor du fra en rullegardinmenu kan vælge filen, du vil se. Afhængig af filtypen åbner den vedhæftede fil enten et nyt browservindue eller et bestemt program (f.eks. xls åbner Excel og doc Word). Der kan være flere vedhæftede filer åbne samtidigt.
Slet filer, tilsluttet til ordren, ved at klikke på . Såfremt der er flere filer, åbnes der efter klikket et vindue, hvor du fra en rullegardinmenu kan vælge filen, du vil slette.
Knappen Regnskab åbner ordrens bogføringsside. Ordrens bogføringsoplysninger kommer ikke med i den bogføring, der er anset i den gældende regnskabslov.
Med knappen Dimensioner kan ordren dimensioneres. Med dimensioner og underkategorier menes der i Procountor et omkostningssted (dvs. en bærer) eller en genstand for opfølgning.
Knappen Kunde åbner visningen Grundoplysninger om kunden i kartoteket over forretningspartnere.
Efter felterne Forsendelsesanvisninger, Yderligere oplysninger og Sælgerens notater findes knappen 
, som åbner et vindue til redigering af oplysningerne. I dette tilfælde er det også muligt at anvende linjeskift. Linjeskift angives i feltet som \ -tegn. Forsendelsesanvisningerne kan være på 250 tegn. Længden i felterne Yderligere oplysninger og Sælgerens notater er ikke begrænset.
Læs desuden nærmere oplysninger om salgordrenes felter og knapper og bogføringssider.