Procountor husker på brugerens vegne, hvilke kunder det har været nødvendigt at rykke for ubetalte fakturaer enten pr. telefon, e-post eller almindelig post.
Ibrugtagning af automatisk beregning af rykkergebyrer og morarenter
Salgsydelserne rykkergebyr og morarente
Som salgsfakturaens nye salgsydelser tilføjes der Rykkergebyrer x EUR, moms 0 % og Morarente, 0 EUR, moms 0 % til Procountors varekartotek. Der kan med andre ord fastsættes en takst for rykkergebyrer på forhånd. Denne standardindstillede takst kan stadig ændres for den enkelte faktura. Procountor beregner morarenterne i EUR. Enheden vælges efter ønske (f.eks. ’stk.’ til rykkergebyrer og ’dg’ til morarenter).
Tag beregningen i brug
I virksomhedsoplysningernes Adgangsindstillinger markeres der i afkrydsningsfeltet ud for Er den automatiske behandling af rykkergebyrer og morarenter slået til? . Når funktionerne er taget i brug med markeringen i afkrydsningsfeltet, skal følgende oplysninger fyldes ud:
- Vælg rykkergebyrer på rullemenuen til varekartoteket ved at tilføje salgsydelsen Rykkergebyrer og tilsvarende morarenterne som salgsydelsen Morarente.
- I Rykkergebyrets dagsmarginal er standardindstillingen 0 dage, men her kan f.eks. tallet 2 angives. Virksomheden kan altså tillade kunderne en hvis respit med hensyn til forsinkede indbetalinger. Det betyder i praksis, at morarenterne først beregnes, hvis indbetalingen er betalt flere dage efter forfaldsdatoen end det, der er angivet i dette felt. Ved marginalberegningen tages der højde for både weekender og helligdage.
Bemærk! Når funktionen med rykkergebyrer er aktiveret, føjes rykkergebyrerne til på den næste faktura, der udskrives til kunden. Procountor medregner ligeledes morarenter for den forsinkede indbetaling til den nye faktura.
Fakturaernes afstemning med kunden
Sørg for ved hjælp af Ikke afstemt med forretningspartnerne i Hentning af bilag, at de udfærdigede salgsfakturaer er afstemt med kunderne i kartoteket. Med andre ord, hvis der findes fakturaer, som ikke er afstemt, kan knappen Flere handlinger i Hentning af bilag via valget Afstem med forretningspartnere benyttes til en manuel afstemning af fakturaerne med kunderne. Rykkergebyrer og morarenter kan kun beregnes for fakturaer, som er afstemt med kunderne i kartoteket.
Beregning af morarenter
Såfremt kundens indbetaling er forsinket, dvs. betalingsdagen ligger efter forfaldsdatoen (plus den marginal, der er angivet i Virksomhedens oplysninger), beregner Procountor, hvor mange dage betalingen er forsinket, og føjer den oplysning til databasen til brug for de morarenter, der skal opkræves. Det foreslås, at der medtages en linje med rykkergebyr ved den næste fakturering til kunden. Ved beregningen af morarenten anvendes den morarentesats, der er fastsat til faktureringen.
Betalingspåmindelse
Når der udfærdiges en rykkerskrivelse for en faktura udfærdiget til en kartotekskunde, spørger Procountor om, hvorvidt der skal føjes en linje med rykkergebyr til den næste faktura.
- Hvis der svares Nej til det, sker der ikke noget særligt, men sendes en rykkerskrivelse helt som normalt, og der foreslås ingen linje til et rykkergebyr på den næste faktura.
- Hvis svaret er Ja, stilles der et andet spørgsmål vedr. bemærkningslinjen til linjen med rykkergebyr. Der kan skrives en tekst ud til bemærkningslinjen på fakturalinjen. Hvorvidt bemærkningslinjen vises til kunden eller ej på den faktura, der skal sendes, kan indstilles ved at ændre på indstillingen af Bemærkningslinjen på visningen Adgangsindstillinger i Virksomhedens oplysninger. Derefter sendes rykkerskrivelsen som normalt, og det foreslås at tage en linje til et rykkergebyr med på den næste faktura.
Fakturering af gebyrerne
Fakturering af gebyrerne som en del af den nye faktura
Når den næste faktura udfærdiges til denne kunde, fremkommer spørgsmålet på skærmen ”Skal de rykkergebyrer, som skal opkræves af kunden, tilføjes på fakturaen?”.
- Hvis der svares Nej til det, sker der ikke noget særligt, og oprettelsen af salgsfakturaen fortsætter helt som normalt. De samme rykkergebyrer og morarenter foreslås medtaget, næste gang den pågældende kunde faktureres.
- Hvis svaret er Ja, tilføjes der automatisk en varelinje med rykkergebyrer og morarenter på fakturaen, og når den gemmes første gang, tilføjes der efter varenavnet i parentes det fakturanummer, som gebyrerne vedrører. Den type varelinjer, kan der være én eller flere af, hvis det bliver nødvendigt påkræve betalingen flere gange, og/eller der er flere fakturaer, hvor betalingen har været forsinket. Når fakturaen gemmes første gang, registreres linjerne med rykkergebyrer og morarenter i databasen som påkrævne, og de foreslås ikke på ny.
- Hvis linjerne med rykkergebyrer og morarenter skal slettes, så de slet ikke debiteres, skal de først hentes frem på fakturaen, som derefter skal gemmes, og tilslut skal linjerne slettes.
Fakturering af gebyrer i forbindelse med indlæsning af fakturamateriale
Hvis fakturaerne oprettes via Import af materialet, og virksomheden anvender den automatiske beregning af rykkergebyrer og morarenter, kontrollerer programmet i forbindelse med indlæsningen evt. linjer, der skal opkræves, for hver enkelt faktura og tilføjer dem til fakturaen.
Som standard markerer Procountor afkrydsningsfeltet ud for ”Skal de ufakturerede rykkergebyrer og morarenter føjes til fakturaerne i fakturamaterialet?”. Markeringen kan fjernes, hvis rykkergebyrer og morarenter ikke skal medtages på fakturaerne lige nu.
Opfølgning af akkumulerede gebyrer og fakturering som særskilt faktura
Transaktioner, der skal opkræves, følges op via Hentning af fakturaer i Hentning af bilag. Når virksomheden anvender den automatiske beregning af rykkergebyrer og morarenter, kan der under Hentning af bilag tilføjes et nyt søgekriterium, nemlig Rykkergebyrer og morarenter og markeres i afkrydsningsfeltet, og derved hentes kun fakturaer med ufakturerede rykkergebyrer og morarenter frem. Der kan oprettes en ny faktura til den pågældende kunde ved at højreklikke på søgeresultatet og vælge punktet Opret ny faktura. Derefter er fremgangsmåden som under punktet Fakturering af gebyrerne som en del af den nye faktura, dvs. der udfærdiges en ny faktura til kunden.