Fakturering af arbejdsydelser letter faktureringen af udførte arbejder. Arbejde og andre udførte opgaver, som skal faktureres, kan bogføres i kundeoplysningerne, og genererer derefter salgsfakturaer på den basis.
Funktionen er en gebyrbelagt tillægstjeneste. Kontakt Procountors kundetjeneste for at bestille abonnement med adgang til funktionen.
Funktionen Fakturering af arbejdsydelser vises i følgende program under punktet (forudsat, at brugeren har tilstrækkelige rettigheder til det):
Miniprogramelement
På forsiden af Procountor-programmet findes knappen Tilpas forsiden og bag den funktionen Fakturering af arbejdsopgaver, som er tilgængelig i virksomhederne med funktionen Bogføring af fakturerbare arbejder. Når funktionen er valgt, fremkommer der et nyt miniprogramelement på forsiden, hvor oplysningerne om det udførte arbejde kan indtastes direkte. Den gemte postering overføres automatisk til kundekartoteket og tages med ved næste fakturering.
Kundekartotek
Via Kundekartoteket er det muligt at se de bogførte og fakturerede arbejdsydelser samt tilføje arbejdsydelser til en bestemt kunde. På kundelisten i visningen Kartoteker findes der bag knappen Åbn valget Arbejdsydelser der skal faktureres og under grundoplysningerne om kunden desuden Arbejdsydelser der skal faktureres.
Der kan skiftes kunde med knappen Næste/Forrige eller med funktionen Skift kunde. Via den er kunden allerede valgt, dvs. der skal udelukkende vælges en person. Som standard vises kun ufakturerede arbejdsydelser, med en afkrydsning og tidsinterval kan de oplysninger, der skal vises på listen, filtreres. Oplysningerne vises på skærmen enten i Excel- eller Html-format. Bemærk! Oplysninger, der allerede er faktureret, kan ikke længere slettes eller redigeres, dvs. historikken forbliver synlig i kartoteket.
Medarbejderkartotek
I personkartoteket er det muligt at følge, hvilke arbejdsopgaver hver enkelt person har bogført; ellers kan personen nemt selv lave lister over udførte arbejder for forskellige kunder via knappen Arbejdsydelser der skal faktureres.
Fakturering af arbejdsydelser
Under punktet Salg/Fakturering af arbejdsydelser findes et værktøj til brug for kørsel af fakturering. Værktøjet har ligeledes knappen Arbejdsydelser der skal faktureres, der åbner en tilsvarende visning via kunde- og personkartotekerne, men her er hverken kunde eller person valgt. Funktionen er nyttig, når der kræves et overblik over, hvad der mangler at blive faktureret. Ved at markere i afkrydsningsfeltet ud for Vis standardvarer kan der vælges, hvorvidt der skal faktureres evt. standardvarer til samme kunde. Med et datointerval for arbejdsydelser, der skal faktureres, kan den periode vælges, som skal faktureres. Startdatoen kan udelades, hvorved programmet som standard medtager alle arbejdsydelser, der skal faktureres, som er gemt med tidligere datoer, men som ikke har været faktureret tidligere. Fakturakørslen udføres ved at markerede de kunder, der skal faktureres, og derefter trykke på knappen Start fakturering.
Når faktureringen af arbejdsydelserne er påbegyndt, åbnes et vindue, hvor Leveringstidspunktet kan indtastes med et interval. Standardindstillingen for søgekriteriet vil være den, der er angivet under Søgekriterier / Datointerval på fakturerbare arbejdsydelser i visningen Fakturering af arbejdsydelser. De angivne datoer inkluderes til slut i fakturakolonnen Leveringsdatoer.
Som standard er punktet Slå poster med samme vare sammen på fakturaen markeret, hvilket betyder, at bogføringer med samme vare slås sammen til én post, f.eks. hvis der på forsiden via Bogføring af fakturerbare arbejdsydelser er bogført samme vare to gange med antallet 1, fremkommer der på fakturaen én varelinje, hvor der i kolonnen Antal er angivet 2. Hvis afkrydsningen fjernes, vises bogføringer med samme vare på hver sin linje på fakturaen.
Tilføj bogføringsdatoen til bemærkningslinjen betyder, bogføringsdatoen vises på fakturaen som linjekommentar (Faktureringsdato).
Arbejdsydelserne kan altså bogføres direkte via miniprogramelementet på forsiden eller via kundekartoteket. De obligatoriske oplysninger er kunde, person og vareoplysninger om den arbejdsydelse, der skal bogføres (betegnelse, enhedspris og mængde). Oplysninger som person, dato, timer og notater vises kun for Procountors brugere, og vareoplysningerne samt bemærkningslinjen overføres ligeledes til salgsfakturaen og vises dermed for kunden. Under fakturakørslen slås arbejdsposter med samme kunde, ydelse, enhedspris og momssats slås sammen til én fakturalinje.
Med funktionen kan der ligeledes tilføjes udførte arbejdsopgaver til den uafsluttede faktura. Dvs. såfremt kunden har en uafsluttet salgsfaktura gemt i programmet, og der er gemt flere arbejdsopgaver til fakturering, kan der via funktionen Fakturering af arbejdsydelser laves en ny faktureringskørsel, hvormed de udførte arbejder føjes til den uafsluttede faktura.
Hvis Fakturering af arbejdsydelser ikke er i brug, tages kontonummeret fra kundekartoteket eller Administration/Virksomhedens oplysninger/Grundoplysningerne.
Fakturerbare arbejdsydelser indsættes som tekst
Når der trykkes på Tilføj linjer i visningen Arbejdsydelser der skal faktureres, åbnes der et nyt vindue i programmet, hvor det er muligt at indsætte oplysningerne om de fakturerbare arbejdsydelser som tekst. Oplysningerne kan kopieres fra et tabelbehandlingsprograms dokument og føjes til tekstfeltet, og når oplysningerne er tilføjet, vises der i vinduets nederste del, som ved behov kan ændres, hvilke oplysninger, der er i hvilken kolonne.
Såfremt oplysningerne indtastes manuelt i tekstfeltet, eller fra et andet program end et tabelbehandlingsprogram, skal oplysningerne adskilles fra hinanden med tabulatortasten, så oplysningernes placering tydes korrekt.
Når der trykkes på knappen Fortsæt, lukkes vinduet, og de oplysninger, der er indtastet i tekstfeltet, overføres til tabellen til deres egne placeringer. Når de øvrige nødvendige oplysninger er fyldt ud på én eller flere linjer, og rigtigheden af de indtastede data er kontrolleret, trykkes der på knappen Gem.
Brugerrettigheder
Bogføring af arbejdsydelser, der skal faktureres, kræver følgende brugerrettigheder:
- Forsidens miniprogramelement: Fulde rettigheder til kundekartoteket
- Via kundekartoteket: Fulde rettigheder til kundekartoteket
- Via medarbejderkartoteket: Fulde rettigheder til medarbejderkartoteket
Hentning af kunder, personer og varer kræver som minimum visningsrettigheder til det modsvarende kartotek.
Faktureringskørsel med funktionen Fakturering af arbejdsydelser kræver fulde rettigheder til at oprette en salgsfaktura.