Attesteringscirkulation af købsfakturaer er en egenskab, som muliggør en nem cirkulation fra den ene kontrollant til den næste og videre til en attestant.
Såfremt attesteringscirkulationen af købsfakturaer er i brug, er det muligt at fastsætte antal kontrollanter og attestanter individuelt til hvert enkel faktura i Virksomhedsoplysningerne. Såfremt attesteringscirkulationen ikke er i brug, vises de tilknyttede funktioner og felter ikke. Selv om attesteringscirkulationen ikke skulle være i brug, kan købsfakturaerne godt kontrolleres og attesteres.
Brugerrettigheder
Udelukkende den bruger, der har ret til at kontrollere (se Brugere og brugerrettigheder/ Indkøb / Kontrol) kan udpeges som kontrollant. Som attestant kan der kun udses brugere, som har ret til at attestere (se Brugere og brugerrettigheder/ Betalingsformidling / Godkendelse). Kontrollanternes og attestanternes e-postadresser skal være indtastede i brugerens egne oplysninger, såfremt det ønskes, der udsendes en påmindelse pr. e-post om en faktura til kontrol eller attestering. Der sendes ligeledes en e-postmeddelelse om en indgåede købsfaktura, når attestationscirkulationen ikke er aktiveret, og der i Adgangsindstillingerne er fastlagt enten en kontrollant eller en attestant.
Under brugerrettighederne i punktet Udvidede personalerettigheder er det muligt at fastlægge, at brugeren kun har adgang til at se de købsfakturaer, hvortil vedkommende er angivet som kontrollant eller attestant ved Hentning af bilag.
Hvis en bruger, som er udset til at kontrollere eller til at attestere i virksomhedsoplysningerne, standardindstilling af leverandøren eller en liste over kontrollanter, slettes af virksomheden, slettes denne ligeledes af de pågældende punkter, men ikke af de allerede eksisterende fakturaer.
Grundindstillinger
I virksomhedsoplysningerne i visningen Adgangsindstillinger fastlægges indstillinger, som er knyttet til Attesteringscirkulationen.
- Er attesteringscirkulationen af købsfakturaer i brug?
- Skal kontrol og attestering ske i en bestemt rækkefølge? Såfremt indstillingen er aktiveret, sendes der en e-postmeddelelse til den første kontrollant om en faktura, der afventer kontrol, når fakturaen sendes i cirkulation, og når vedkommende så har kontrolleret fakturaen, sendes en meddelelse til næste kontrollant. Hvis indstillingen ikke er aktiveret, sendes en meddelelse til alle kontrollanter, og når fakturaen sendes i cirkulation har det ingen betydning i hvilken rækkefølge, de kontrollerer fakturaen. Det samme gælder attestanterne.
- Tillades det kun, at attesterede fakturaer betales?
- Det maksimale antal kontrollanter og attestanter.
- Standardindstillede kontrollanter og attestanter på virksomhedsniveau. Som standard foreslås de til nye købsfakturaer, såfremt fakturaen oprettes på en tom skabelon eller til en forretningspartner, som ikke har få fastlagt individuelle kontrollanter eller attestanter.
Det betaler sig at fastlægge den mest almindeligt anvendte attesteringscirkulation i Virksomhedsoplysningerne, og at fastlægge cirkulationer, der afviger fra den, til den enkelte leverandør, person eller faktura.
Standardindstillinger af en leverandør og en person
I leverandørens og personen grundoplysninger kan der maksimalt fastlægges det antal kontrollanter og attestanter, som er fastlagt i Virksomhedens oplysninger, som anvendes, når den pågældende forretningspartners faktura indtastes, eller der indgår en e-faktura fra en leverandør eller en faktura via et indskanningsbureau. Såfremt der er anvendt en liste over kontrollanter til en forretningspartner, har kontrollanterne og attestanterne ikke adgang til at ændre i forretningspartnerens oplysninger.
Købsfakturaens oplysninger
Under oplysningerne om købsfakturaerne angives primært de standardindstillinger af kontrollanter og attestanter, der er fastlagt for forretningspartnere. Såfremt de ikke findes, importeres oplysningerne fra Virksomhedsoplysningerne. Det er ligeledes muligt at fastlægge fakturaspecifikke kontrollanter og attestanter, enten ved at anvende færdige Lister over kontrollanter eller ved at udse kontrollanter og attestanter i hvert enkelt tilfælde.
Udsendelse i cirkulation
Den, der har oprettet en faktura, kan sende en påmindelse pr. e-post til kontrollanterne via knappen Send i cirkulation på oprettelsessiden.
Programmet tjekker købsfakturaer, om der findes fakturaer med tilsvarende data og advarer på Kontrol-visningen i forbindelse med forsendelse til cirkulation, kontrol og godkendelse, hvis der findes en lignende faktura i Procountor.
Programmet advarer, hvis samtlige følgende forudsætninger er opfyldt:
- Forfaldsdatoerne eller fakturadatoerne stemmer overens
- Fakturaudstederens fakturanumre eller referencenumre stemmer overens
- Fakturaudstederens navn eller dennes kartoteksoplysninger stemmer overens
- De samlede fakturabeløb stemmer overens
Såfremt Rækkefølgen af godkendelsescirkulation ved Virksomhedsdata er aktiveret, sendes der en e-mail til den første kontrollant vedrørende fakturaen, der venter på kontrol. Hvis indstillingen ikke er aktiveret, sendes besked til alle kontrollanter.
Meddelelsen sendes det antal gange, der klikkes på knappen og afsendelsen godkendes. Der fremkommer en bemærkning, hvis fakturaen tidligere er sendt i cirkulation. E-mails til kontrollanters og godkendere skal være tastet ind i brugerens egne oplysninger og indstillinger. Systemet gør dig opmærksom på, hvis der ikke er angivet en e-mailadresse til kontrollanten.
Fakturaen kan ligeledes sendes i cirkulation fra visningen Gennemgang.
Såfremt der er flere kontrollanter, og indstillingen Attesteringsrækkefølge er aktiveret, sendes der en påmindelse pr. e-post til den næste kontrollant, når den forrige kontrollant har kontrolleret fakturaen under Hentning af bilag i visningen Gennemgang. Hvis indstillingen Attesteringsrækkefølge ikke er aktiveret, har det ingen betydning, i hvilken rækkefølge hver enkelt kontrollant kontrollerer fakturaen.
Når en faktura er kontrolleret af alle kontrollanter, får fakturaen status som Kontrolleret.
Hvis indstillingen Attesteringsrækkefølge er aktiveret, sendes der en påmindelse pr. e-post til den første attestant. Hvis indstillingen Attesteringsrækkefølge ikke er aktiveret, sendes der en påmindelse pr. e-post til alle attestanter. Hvis indstillingen Attesteringsrækkefølge ikke er aktiveret, har det ingen betydning, i hvilken rækkefølge hver enkelt attestant attesterer fakturaen.
Der sendes automatisk en påmindelse til kontrollanten eller attestanten om hhv. e-fakturaer og fakturaer fra et indskanningsbureau, som er indgået til Procountor.
Der sendes en automatisk meddelelse om en e-faktura eller faktura fra en indskanningstjeneste, som er indgået, i følgende tilfælde:
- Attestationscirkulationen er aktiveret
- Kontrollanten eller attestanten har under sine egne oplysninger gemt, at vedkommende vil modtage e-postmeddelelser fra programmet.
- Fakturaen afstemmes efter CVR-nummeret eller bankkontonummeret med en forretningspartner, og der er udpeget en standardindstillet kontrollant eller attestant til forretningspartneren.
-
Når der ikke er udpeget en standardindstillet kontrollant eller attestant, kontrolleres det i Adgangsindstillingerne, hvem meddelelsen om den indgåede faktura skal sendes til.
- Attestationscirkulationen er ikke aktiveret
-
Det ses efter i Adgangsindstillingerne, hvem meddelelsen om den indgåede faktura skal sendes til.
-
De påmindelsesmeddelelser, der udsendes af Procountor, er tidsindstillet og sendes flere gange om dagen. Med hjælp af tidsindstillingen kan påmindelser om flere fakturaer samles i én e-postmeddelelse til samme kontrollant eller attestant. E-postmeddelelsen indeholder et link, som fører brugeren til Procountors indlogningsside, og som henter de nævnte fakturaer til Hentning af bilag .
Søgning efter de, der skal kontrolleres
Kontrol og attestering af fakturaer foretages i fakturaens visning Gennemgang, som der er adgang til via f.eks. Hentning af bilag i Søgning efter de, der skal kontrolleres .
I Søgning efter de, der skal kontrolleres er det muligt at hente egne købsfakturaer, der afventer kontrol eller attestering, såfremt det i punktet Udvidede personalerettigheder er fastlagt, at brugeren har adgang til at se købsfakturaer, der kun er udset til vedkommende.
Kontrol
I Søgning efter de, der skal kontrolleres vælges den faktura, der ønskes kontrolleret eller attesteret, og ved at trykke på knappen Gennemgang. Knappen åbner visningen Gennemgang, hvori fakturaen kan kontrolleres og attesteres.
Øverst i vinduet i visningen Gennemgang vises fakturaens grundoplysninger, bl.a. fakturadato, forfaldsdato, beløb og varer.
I vinduet Kontrollanter udset til fakturaen vises oplysninger om de kontrollanter og attestanter, der er udset til fakturaen.
I vinduet Fakturaens transaktionsoplysninger vises, hvilke disponeringer, der er udført med fakturaen, f.eks. tidsstemplinger ved kontrol og attestering samt navnet på kontrollanten og/eller attestanten.
I vinduet Indkøbsordrer, som er afstemt med en faktura vises, hvilke indkøbsordrer, som fakturaen er afstemt med, og i vinduet er det ligeledes muligt at hente og afstemme købsordrer, som er knyttet til fakturaen med knappen Hent købsordrer. Med knappen Fjern afstemning kan en fejlagtig afstemning slettes.
Knappen Kontrollér genereres et kontrolstempel til fakturaen, hvoraf brugerens navn, dato og klokkeslæt samt kontrolkommentaren fremgår. Programmet tjekker købsfakturaer, om der findes fakturaer med tilsvarende data og advarer på Kontrol-visningen i forbindelse med forsendelse til cirkulation, kontrol og godkendelse, hvis der findes en lignende faktura i Procountor.
Såfremt attesteringscirkulation er i brug, skifter fakturaen til status som Kontrolleret, når alle udsete kontrollanter har kontrolleret fakturaen. Hvis en bruger, som ikke er fakturaens næste kontrollant, forsøger at kontrollere den, påpeges det for brugeren. Hvis vedkommende kontrollerer fakturaen, ændrer fakturaen status til Kontrolleret. Fakturaen kan kontrolleres, selv om attesteringscirkulation ikke skulle være i brug.
Knappen Godkend genererer et attesteringsstempel til fakturaen, hvoraf brugerens navn, dato og klokkeslæt samt attesteringskommentaren fremgår. Såfremt der anvendes attesteringscirkulation af købsfakturaer, skifter købsfakturaen status til Godkendt, når alle udsete attestanter har godkendt fakturaen. Hvis en bruger, som ikke er fakturaens næste attestant, forsøger at godkende den, påpeges det for brugeren. Hvis vedkommende godkender fakturaen, ændrer fakturaen status til Godkendt. Fakturaen kan attesteres, selv om attesteringscirkulation ikke skulle være i brug. Hvis attesteringscirkulationen er i brug, og der er udset kontrollanter til fakturaen, kan fakturaen ikke attesteres, før den er kontrolleret. Programmet tjekker købsfakturaer, om der findes fakturaer med tilsvarende data og advarer på Kontrol-visningen i forbindelse med forsendelse til cirkulation, kontrol og godkendelse, hvis der findes en lignende faktura i Procountor.
Alle fakturaer i søgeresultatet kan kontrolleres eller attesteres ved at trykke på knappen Gennemgang af flere fakturaer. Knappen åbner visningen Gennemgang af flere fakturaer, hvor det kan vælges, hvilke fakturaer der skal kontrolleres eller attesteres.
Lister over kontrollanter
I virksomhedsoplysningernes visning Lister over kontrollanter kan der fastlægges færdige lister, hvori der er fastlagt det maksimale antal kontrollanter og attestanter i Virksomhedsoplysningerne. Det er nemt at hente oplysninger om kontrollanter og attestanter fra listerne til forretningspartnere og fakturaer.
Oplysningen om anvendelsen af kontrollantlisten for en forretningspartner gemmes i forretningspartnerens oplysninger, og hvis der sker ændringer i listen, ændres kontrollant- og attestantoplysningerne hos de forretningspartnere, hvor denne liste anvendes. Oplysninger om listen over kontrollanter, der er anvendt på en faktura, gemmes ikke, så hvis listen ændres, ændres oplysningerne om kontrollanterne og attestanterne ikke på de fakturaer, hvor den pågældende liste er anvendt. Såfremt der er behov for at ændre oplysningerne om kontrollanterne eller attestanterne for flere forretningspartnere, gøres det ved at anvende funktionen Rediger flere kartoteket over forretningspartnere.