Læs mere om visningerne godkendelsescirkulation af fakturaer og Kontrol.
Tasten åbner en ny side, der indeholder alle fakturaer, der findes på søgeresultatslisten, og som giver adgang til at foretage kontrol og godkendelse af fakturaer.
Tasten Kontrol af flere fakturaer findes også på visningen Indkøb / Søgning af indkøb til kontrol og Rejse- og omkostningsfakturaer / Søgning af fakturaer til kontrol.
Fakturaer, som skal kontrolleres og godkendes, er anført på listen med grå linjer. Fakturaer, som ved betalingsbehandlingen vises med rødt, kan ikke behandles.
De øverste knapper
Fakturaer med kryds ved Kontrollér-tasten, skal kontrolleres. Tasten generer et kontrolstempel til fakturaerne. Stemplet viser brugerens navn, datering og klokkeslæt samt en kontrolbemærkning. Når virksomheden anvender godkendelsescirkulation af købsfakturaer eller rejse- og omkostningsfakturaer, og alle anviste sagscontrollers har tjekket fakturaen, får fakturaen status Kontrolleret. Hvis der i Virksomhedsdata er valgt, at kontrol og godkendelse skal ske i en vis rækkefølge, sendes der automatisk en mailpåmindelse om kontrol til den sagscontroller eller godkender, der er den næste i rækken. Hvis den efterfølgende sagscontroller/godkender ikke har en e-mailadresse indtastet i brugerens egne oplysninger, fremkommer der en bemærkning om dette. Hvis brugeren, der ikke er fakturaens næste sagscontroller, prøver at kontrollere fakturaen, fremkommer der en bemærkning om dette. Hvis brugeren kontrollerer fakturaen, får fakturaen status Kontrolleret. En faktura kan også kontrolleres, selvom godkendelsescirkulationen ikke anvendes. Hvis én af de valgte fakturaer medfører en fejlalarm, så fakturaen ikke kan kontrolleres, skal de andre heller ikke behandles.
Programmet tjekker købsfakturaer, om der findes fakturaer med tilsvarende data og advarer på Kontrol-visningen i forbindelse med forsendelse til cirkulation, kontrol og godkendelse, hvis der findes en lignende faktura i Procountor.
Programmet advarer, når alle følgende betingelser er opfyldt:
- Forfaldsdatoen og fakturadatoen stemmer.
- Fakturererens fakturanummer og referencenummer stemmer.
- Fakturererens navn eller fakturererens registreringsdata stemmer.
- fakturaernes totalbeløb stemmer
Fakturaer med kryds ved Godkend-tasten, godkendes. Tasten generer et godkendelsesstempel til fakturaerne. Stemplet viser brugerens navn, datering og klokkeslæt samt en kontrolbemærkning. Når virksomheden anvender godkendelsescirkulation af købsfakturaer eller rejse- og omkostningsfakturaer, og alle anviste godkendere har tjekket fakturaen, får fakturaen status Godkendt. Når en faktura er under godkendelsescirkulation, kan den ikke godkendes, før den er kontrolleret, hvis der er fastsat sagscontrollers til fakturaen. Hvis der i Virksomhedsdata er valgt, at kontrol og godkendelse skal ske i en vis rækkefølge, sendes der automatisk en mailpåmindelse om godkendelse til den godkender, der er den næste i rækken. Hvis den efterfølgende godkender ikke har en e-mailadresse indtastet i brugerens egne oplysninger, fremkommer der en bemærkning om dette. Hvis brugeren, der ikke er fakturaens næste godkender, prøver at godkende fakturaen, fremkommer der en bemærkning om dette. Hvis brugeren godkender fakturaen, får fakturaen status Godkendt. En faktura kan også godkendes, selvom godkendelsescirkulationen ikke anvendes. Hvis én af de valgte fakturaer medfører en fejlalarm, så fakturaen ikke kan godkendes, skal de andre heller ikke behandles.
Du kan returnere fakturaer med status Kontrolleret, Godkendt eller Betalingsforbud til status Halvfærdig ved at klikke på Halvfærdig, så du kan redigere dem.
Et klik på Betalingsforbud ændrer en fakturas status til Betalingsforbud. En faktura med Betalingsforbud kan ikke sættes til betaling. Et betalingsforbud kan annulleres ved at klikke på Halvfærdig.
Vælg alle-tasten bruges til at vælge alle fakturaer på listen eller slette valget på alle fakturaer på listen.
Vælg tasten Venter på egen kontrol, når du vil vælge de fakturaer, der venter på brugerens kontrol.
Vælg tasten Venter på egen godkendelse, når du vil vælge de fakturaer, der venter på brugerens godkendelse.
Luk-tasten lukker siden.
De nederste knapper
Brug taster forneden til at håndtere fakturaen på den valgte linje.
Fakturadata-tasten bringer oplysninger om foranstaltninger på den valgte faktura og om sagscontrollers og godkendere angivet til fakturaen, nederst på siden.
Faktura-tasten åbner siden med fakturadata.
Bogføring-tasten åbner fakturaens bogføringsside.
Dimensioner-tasten åbner fakturaens dimensionsside.
Vis-tasten viser dig fakturadata enten som html eller pdf i et nyt vindue.
Bilag-tasten giver dig adgang til at se fakturaens vedhæftninger. Vedhæftninger kan hverken tilføjes eller slettes.