Bilagene kan kontrolleres og godkendes ved at hente dem via Bilagssøgningen / Søgning til kontrol.
Vælg faktura, som ønskes kontrolleret / godkendt, på Listen og klik på Kontrol, der åbner visningen om kontrol / godkendelse af fakturaer.
Øverst på fakturasiden ved Kontrol og godkendelse er der et vindue med fakturadata indeholdende blandt andet fakturadato, forfaldsdato og varer.
Faktura skal kontrolleres af viser oplysninger om personer, som skal kontrollere og godkende fakturaen.
Fakturas bevægelsesdata viser, hvilke foranstaltninger fakturaen har gennemgået, dvs. for eksempel tidsstempling af sagscontroller og godkender og navnet på sagscontroller og/eller godkender.
Købsordre matchet med fakturaen viser, om Matching af købsordrer og købsfakturaer ved Indstillinger i Virksomhedsdata er aktiveret. Funktionen er nyttig, når for eksempel en modtaget e-faktura skal matches med købsordren. I denne oversigt kan du se, hvilke købsordrer der er matchet med fakturaen, og i vinduet kan du også hente og matche købsordrer, der vedrører fakturaen ved at klikke på Hent købsordrer. Først skal du hente søgekriterier, som ordrerne kan søges med
Herefter skal du vælge Hent købsordrer for at se købsordrerne.
Den/de ønskede ordre/ordrer posteres til fakturaen ved at afkrydse købsordrerne og vælge Postér valgte ordrer. Posteringen gælder for hele fakturaen, dvs. en linjevis postering er ikke mulig.
Købsordre-tasten bringer dig direkte til købsordre, som efter kontrol af købsordren ændres til status Faktureret. Klik på Slet postering, hvis du skal slette en fejlagtig postering.
De øverste knapper
Kontrollér-tasten generer et kontrolstempel til fakturaen. Stemplet viser brugerens navn, datering og klokkeslæt samt en kontrolbemærkning. Programmet tjekker købsfakturaer, om der findes fakturaer med tilsvarende data, og advarer på visningen Kontrol i forbindelse med cirkulationsstart, kontrol og godkendelse, hvis en lignende faktura findes i Procountor.
Når virksomheden anvender godkendelsescirkulation af købsfakturaer eller rejse- og omkostningsfakturaer, og alle anviste sagscontrollers har tjekket fakturaen, får fakturaen status Kontrolleret. Hvis der ved Indstillinger i Virksomhedsdata er valgt, at kontrol og godkendelse skal ske i en bestemt rækkefølge, sendes der automatisk en mailpåmindelse om kontrol til den sagscontroller eller godkender, der er den næste i rækken. Hvis den efterfølgende sagscontroller / godkender ikke har en e-mailadresse indtastet i brugerens egne oplysninger, fremkommer der en bemærkning. Hvis brugeren, der ikke er den næste sagscontroller, prøver at kontrollere fakturaen, fremkommer der en bemærkning om dette. Hvis brugeren kontrollerer fakturaen, får fakturaen status Kontrolleret. En faktura kan kontrolleres, selvom godkendelsescirkulationen ikke anvendes.
>Godkend-tasten generer et godkendelsesstempel til fakturaen. Stemplet viser brugerens navn, datering og klokkeslæt samt en godkendelsesbemærkning. Når der anvendes godkendelsescirkulation for købsfakturaer og alle angivne godkendere har godkendt fakturaen, får købsfakturaen status Godkendt. Når en faktura er under godkendelsescirkulation, kan den ikke godkendes, før den er kontrolleret, hvis der er fastsat sagscontrollers til fakturaen. Programmet tjekker købsfakturaer, om der findes fakturaer med tilsvarende data, og advarer på visningen Kontrol i forbindelse med cirkulationsstart, kontrol og godkendelse, hvis en lignende faktura findes i Procountor.
Tasten Undtagelse bringer alternativerne Returnér midt i, Betalingsforbud, Returnér til forrige, Henvis til en anden og Annullér frem.
Ved at klikke på Returnér midt i kan du returnere en faktura med status Kontrolleret eller Godkendt til status Halvfærdig, så fakturaen igen kan redigeres eller annulleres. Ved at klikke på Betalingsforbud får fakturaen et stempel med betalingsforbud, der viser brugerens navn, datering og klokkeslæt samt en bemærkning. Fakturaen får status Betalingsforbud. En faktura med Betalingsforbud kan ikke sættes til betaling.
Når et betalingsforbud skal annulleres, skal fakturaen først returneres til status Godkendt ved visningen Kontrol og herefter returneres fakturaen til status Halvfærdig ved at vælge Redigér/Returnér for eksempel i visningen Faktura. Hvis fakturaen stadig ønskes annulleret, kan det gøres ved at gå til Undtagelse og klikke på Annullér.
Tasten Undtagelse bringer også alternativerne Returnér til forrige og Henvis til en anden frem. Funktionerne er tilgængelige både ved kontrol og godkendelse, dvs. fakturaer kan henvises eller returneres til forrige eller til andre sagscontrollers og godkendere. Hvis fakturaen for eksempel har status Kontrolleret, kan den frit henvises til en anden godkender ved at klikke på Henvis til en anden. Hvis fakturaen til gengæld har status Godkendt, kan den returneres til forrige kontrollør ved at vælge Returnér til forrige.
Valget Henvis til en anden kan aktiveres, når bilaget har status Halvfærdig og der er ønske om at vælge en anden kontrollør/godkender.
Du kan ved at klikke på Returnér til forrige returnere fakturaen til kontrol og godkendelse hos den kontrollør eller godkender, som er angivet på fakturaen, når fakturaen har status Halvfærdig, Kontrolleret, Modtaget, Betalingsforbud eller Godkendt.
Et klik på Send til cirkulation sender en påmindelse om fakturaen til sagscontroller pr. e-mail. Såfremt Rækkefølgen af godkendelsescirkulation ved Indstillinger af Virksomhedsdata er aktiveret, sendes der en e-mail til den første sagscontroller vedrørende fakturaen, der venter på kontrol. Hvis indstillingen ikke er aktiveret, sendes besked til alle sagscontrollers. Beskeden sendes så mange gange der bliver klikket på tasten og afsendelsen skal accepteres. Der fremkommer en bemærkning, hvis fakturaen tidligere er sendt i cirkulation. E-mails til sagscontrollers og godkendere skal være tastet ind i brugerens egne oplysninger og indstillinger. Systemet gør dig opmærksom på, hvis der ikke er angivet en e-mailadresse til sagscontrolleren.
Programmet tjekker købsfakturaer, om der findes fakturaer med tilsvarende data, og advarer på visningen Kontrol i forbindelse med cirkulationsstart, kontrol og godkendelse, hvis en lignende faktura findes i Procountor.
Programmet advarer, når alle følgende betingelser er opfyldt:
- Forfaldsdatoen og fakturadatoen stemmer.
- Fakturererens fakturanummer og referencenummer stemmer.
- Fakturererens navn eller fakturererens registreringsdata stemmer.
- Fakturabeløb stemmer
Hvis Procountors lagerfunktioner er i brug, er tasten Opdatér lager synlig. Når du i Kontrol-visningen klikker på Opdater lager, dannes der en opdateret markering i Fakturas bevægelsesdata ved lagerstyringens Produktdata. Fakturas bevægelsesdata kan ses på visningerne Kontrol og Betaling. Et klik på tasten genererer en lagerbevægelse ud fra fakturaoplysninger vedrørende lagervarer. Hvis der klikkes på tasten flere gange, sletter det nye klik den gamle lagerbevægelse og danner en ny. Der kan klikkes på tasten uafhængig af fakturaens status.
Ved at klikke på Faktura finder du visningerne Faktura, Bogføring, Dimensioner, Betaling, Preview og Bilag. Du kan se på fakturaen ved at klikke på Faktura. Bogføring-visningen bringer dig til bogføringssiden og til at sætte dimensioner ved Dimensioner. Skal du betale noget, skal du naturligvis klikke på Betaling. Desuden kan du se på fakturaen ved at klikke på Preview eller på fakturabilagene ved at vælge Bilag.
Når du klikker Billede af faktura, kan du vælge mellem alternativerne Vis billede til højre, Vis billede nedest eller Vis ikke billede. Du kan ved hjælp af denne tast bestemme, om billede i hele taget skal vises eller om det vises nederst eller til højre. Indstillingen er brugerdefineret og forbliver i hukommelsen. Billedet vises ikke på kladder, men på alle andre bilag vises det. Der kan bladres i billedet vha. rullepanelet eller musen. Billedet har en zoomfunktion med plus-, minus- og defaultknapper. Billedet tager kun 1 side ud af en pdf-fil.
Forrige-tasten bringer dig til forrige fakturas Kontrol-oversigt og tilsvarende bringer Næste-tasten dig til den næste faktura.
Luk-tasten lukker siden.
De nederste knapper
Faktura-tasten åbner siden med fakturadata.
Bogføring-tasten åbner fakturaens bogføringsside.
Dimensioner-tasten åbner fakturaens dimensionsside.
Vis-tasten viser dig fakturadata enten som html eller pdf i et nyt vindue.
Bilag-tasten giver dig adgang til at se fakturaens vedhæftninger. Vedhæftninger kan hverken tilføjes eller slettes.