I Procountor kan du til hver medarbejder oprette adgangskoder, der kun giver adgang til at indtaste og se på egne rejse- og udgiftsbilag (fakturaer). Rollen for et sådat brugernavn er Personale.
Denne vejledning er udarbejdet for dem med personalerolle, men er også egnet til andre. Administratoren åbner en adgangskode for medarbejderen og taster hans/hendes data ind i personregistret og meddeler brugernavn og password til medarbejderen. Det er bedst at skifte password efter første login. Når du logger ind for første gang, behøver du ikke de skiftende passwords. Listen med skiftende passwords genereres i forbindelse med login. Listen vises i et nyt vindue på skærmen. Med funktionen Kopier/Sæt ind kan listen over passwords flyttes f.eks. til notesblok eller til Word, hvor den kan udskrives eller gemmes på harddisken. Vælg listens format ved at klikke på HTML eller PDF. Så åbnes listen som et popup-vindue, så du skal før første login sørge for, at popup-vinduer er tilladt i procountor.com. Listen kan udskrives og gemmes på harddisken.
Egne oplysninger og indstillinger
Under Egne oplysninger og indstillinger kan du se og redigere dine oplysninger, skifte password, oprette en ny liste med skiftende password og ændre programmets udseende. Det er meget vigtigt, at personnummeret er korrekt, fordi det bruges til at sammenholde adgangskoden med oplysninger i personregistret.
Hvordan oprettes afregning
Begynd oprettelse af din nye rejse- eller udlægsafregning ved Rejse- og omkostningsfakturaer > Ny rejse- eller udlægsafregning. Rejse- og udlægsafregning adskiller sig fra hinanden ved, at rejsebilaget ud over udgifter indeholder oplysninger om rejsen. Før oprettelsen af afregning skal det besluttes, om den sidste del af personnummeret ønskes vist på fakturaen eller om der vælges en indstilling, så den aldrig vises. Først åbnes et vindue, hvor de indledende oplysninger indtastes på afregningen.
NB! Hvis brugeren ikke har gemt sit personnummer ved egne oplysninger og indstillinger i Administration, vises der ved åbning af Ny rejse- eller udlægsafregning følgende meddelelse.
Brugeren skal sikre, at personnummeret er korrekt i Egne oplysninger og indstillinger. Hvis oprettelsen af rejse- eller udlægsafregning stadig ikke lykkes, mangler der personlige data i Personregistret. For at fyldestgøre data i Personregistret skal personen kontakte administratoren.
Vælg Opret ny faktura, så åbnes der en side fra personregistret med person- og bankkontodata. Du kan indtaste yderligere oplysninger og notater om nødvendigt.
På en rejseafregning indtastes et tilstrækkeligt antal anmærkningslinjer, hvoraf rejsers udrejse- og hjemrejsedatoer samt -tidspunkter, destinationer og formål for rejsen fremgår. Klik på Tilføj anmærkningslinje, når du vil oprette en ny tom anmærkningslinje, hvor rejseoplysningerne kan indtastes. Klik på Kopier anmærkningslinje, når du ønsker at tage en fuldkommen kopi af markerede anmærkningslinjer med de ønskede oplysninger. Klik på Slet anmærkningslinje, når du ønsker at fjerne anmærkningslinjen.
Afregningen skal have mindst én produktlinje. Linjer fra varekartoteket hentes til afregningen ved at klikke Hent vare nederst på siden. Yderligere linjespecifikke oplysninger kan indtastes i feltet Linjekommentar til højre. Gem afregningsdata ved at klikke på Gem øverst til venstre på siden. I denne forbindelse bliver afregningens data kontrolleret for fejl. Du kan vedhæfte filer (for eksempel skannede kvitteringer) til afregningen ved at klikke på Bilag på linjen ovenover. Når afregningen er færdig, klik på luk. Afregningen forbliver i status Halvfærdig, indtil den er godkendt og betalt. Hvis godkendelsesrunde for rejse- og udlægsafregninger benyttes, findes knappen Noter færdig øverst . Med denne knap sendes en mailbesked til kontrollanter om en faktura, der afventer håndtering, hvis dette er krævet for afregningen. Derudover sendes beskeden til attestanter. Oplysninger om kontrollanter og attestanter findes til højre i afregningen/fakturaen under Betalingsoplysninger.
Hentning af bilag
Du kan søge efter egne rejse- og udlægsafregninger via Hentning af bilag. Der skal du vælge fakturaens Status(ser) og Bilagstype(r) samt eventuelle andre søgekriterier, så som datointerval. Når du klikker på Hent på linjen øverst, vises de fakturaer, der matcher søgekriterierne, på listen nederst på siden. Fakturadata kan ses ved at vælge den ønskede linje og klikke på Faktura nederst på siden. Hvis fakturaen har status Halvfærdig, kan den stadig redigeres på siden, der åbnes.