På denne side beskrives de anvendelige felter og knapper på en rejse- og udlægsafregning.
Fakturafelter på overskriftsniveau
Persons adresse- Felterne Navn, Tydeligt navn og Adresse kan rumme 80 tegn. Postnummer-feltet kan rumme 20 tegn. By-feltet kan rumme 40 tegn. Navn er en obligatorisk oplysning.
Status - Dette felt viser, hvilken status bilaget har. Status kan for eksempel være Uafsluttet eller Godkendt. Status for rejse- og udlægsafregninger kan du finde her.
Personnummer - Bliver automatisk importeret fra Personregistret, når fakturaen/afregningen oprettes. I den forbindelse er det muligt at vælge, om personnummeret skal vises tydeligt på afregningen. Det er ikke muligt senere at ændre personnummeret.
Referencenummer- Referencenumret bliver automatisk oprettet, når regningen bliver gemt. Du kan også indtaste eget referencenummer i feltet, hvis der er særligt behov for det. Referencen må højst være på 20 tegn. Den internationale RF-reference er tilladt på Procountors købsbilag (købsfaktura, rejse- og udgiftsbilag).
Bankkonto - Det er obligatorisk at indtaste beløbsmodtagerens bankkonto, hvis der som betalingsmåde for fakturaen er valgt Kontooverførsel. Hvis fakturaen er betalt f.eks. kontant, kan bankkontoen udelades, men så skal der som betalingsmåde vælges Anden.
Betalingsmåde / BIC-kode - Det mest almindelige alternativ er Kontooverførsel, men i hvert fald i ovennævnte specialtilfælde vælges alternativet Anden.
Betalingsbetingelse - I første felt indtastes antal dage og i næste procentsatsen. Betalingsbetingelse kan være 0-999 dage og procentsatsen kan vælges mellem 0-100. Oplysningerne udskrives på fakturaen.
Forfaldsdato og morarenter- Forfaldsdatoen beregnes i henhold til betalingsbetingelsen fra fakturadatoen. Hvis forfaldsdatoen ændres, ændres også betalingsbetingelsen. Morarenter kan være 0-999,99.
Valuta og kurs - Fakturavaluta vælges fra drop down-menuen, hvorved kursen kommer fra registret. Kursen kan også indtastes efter eget ønske.
Rabat-%- Denne rabatprocent gælder for hele regningen. Hvis der på fakturalinjer er anvendt andre rabatprocenter, slettes de og en fakturaspecifik rabatprocent opdateres her i stedet. Rabatten kan være på 0-100 % og den påvirker fakturatotalen. Rabat-% fremstår altid på fakturalinjer med en præcision på to decimaler.
Inkl. moms- Her skal du angive, om prisen på varer, som faktureres, indeholder merværdiafgift eller ikke.
Yderligere oplysninger - Tekstmængden i dette felt er ubegrænset. Gennem indlæsning af fakturaer kan der importeres højst 500 tegn. Yderligere oplysninger vises på fakturaens printvenlige version. Yderligere oplysninger kan du indtaste direkte i feltet eller ved at i bunden af feltet klikke på Rediger-knappen, der åbner et vindue, hvor oplysningerne kan redigeres. Her er anvendelse af linjeskift tilladt. Linjeskift vises med \-tegn i feltet.
Notater - Tekstmængden i dette felt er ubegrænset. Notater vises ikke på fakturaens printvenlige version. Du kan indtaste Notater direkte i feltet eller ved at i bunden af feltet klikke på Rediger-knappen, der åbner et vindue, hvor oplysningerne kan redigeres. Her er anvendelse af linjeskift tilladt. Linjeskift vises med \-tegn i feltet. Notaterne vises på bogføringssiden. Feltet vises også på søgeresultater via Hentning af bilag, men det kan ikke anvendes som søgekriterium. Valget Notater, som åbnes ved at højreklikke på musen ved bilagssøgning, åbner et vindue, hvor du kan se og redigere Notater uanset fakturastatus.
Felter til rejseoplysninger
Rejsedato og -tidspunkt-feltet kan rumme 40 tegn. Oplysningerne vises på fakturaens printvenlige version.
Hjemrejsedato og -tidspunkt-feltet kan rumme 40 tegn. Oplysningerne vises på fakturaens printvenlige version.
Byer- feltet kan rumme 255 tegn. Oplysningerne vises på fakturaens printvenlige version.
Rejsen formål- feltet kan rumme 255 tegn. Oplysningerne vises på fakturaens printvenlige version.
Felter på fakturalinjen
Vare- Feltet viser navnet på vare/ydelse, som skal faktureres. Feltet kan have 80 tegn. Vareoplysning bliver kopieret på fakturaens bogføringsside, hvis fakturaen konteres linjevist.
Varekode- Feltet viser koden for vare/ydelse, som skal faktureres. Feltet kan have 40 tegn.
Antal- Feltet viser mængden/antallet af varer/ydelser, som skal faktureres. Mængden kan vises med en præcision på 4 decimaler
Enhed- Feltet viser enheden for vare/ydelse, som skal faktureres.
Enhed- Feltet viser enhedsprisen for vare/ydelse, som skal faktureres.
Rabat-%- Feltet viser den linjespecifikke rabatprocent. Rabatten kan være på 0-100 % og den påvirker felterne Ekskl. moms, Moms i alt og Total. Rabat-% fremstår altid på fakturalinjer med en præcision på to decimaler.
Moms- Feltet viser den linjespecifikke momsprocent.
Ekskl. moms- Feltet viser prisen på varen/ydelsen uden moms. Det er angivet i Indstillinger ved Virksomhedsdata, om prisen på fakturaudskrift fremgår med eller uden moms.
Moms i alt- Feltet viser det sammenlagte momsbeløb for varen/ydelsen, som skal faktureres.
Total- Feltet viser fakturatotalen for varen/ydelsen, som skal faktureres.
Kommentarlinje- Feltet kan rumme 255 tegn. Oplysningerne vises på fakturaens printvenlige version. Hvis fakturaen konteres linjevist, vises linjekommentar på bogføringssiden.
Knapper på fakturavisning
Gem - Gemmer fakturaen i databasen og genererer en bogføringsside for fakturaen. Fakturaen forbliver i status Uafsluttet og redigering af den er stadig mulig. Når fakturaen er gemt, kan den kontrolleres, godkendes og/eller sættes til betaling.
Noter færdig - Sender en påmindelse pr. mail i Procountor om en faktura, der afventer godkendelse, til personen, som er noteret som kontrollant/attestant på rejse- eller udlægsafregningen. Kontrollantens e-mail skal være gemt i kontrollantens egne oplysninger (Administration/Egne oplysninger og indstillinger), så forsendelsen af påmindelsen kan lykkes.
Vis- Viser som en printvenlig version af fakturaen.
Kopier- Kopierer fakturaen. Hvis bilagstypen eller forretningspartneren ikke ændres, genereres der bortset fra fakturanummer, reference, fakturadato og forfaldsdato en identisk faktura med status Uafsluttet. Hvis bilagstypen eller forretningspartneren ændres, kommer linjeoplysningerne fra den oprindelige faktura og de øvrige oplysninger fra kartoteket.
Annuller- Annullerer fakturaen.
Bilag - Åbner et vindue med adgang til at håndtere fakturaens vedhæftede filer (f.eks. at skannet billede af bilaget) .
Regnskab - Åbner fakturaens bogføringsside.
Dimensioner - Åbner fakturaens dimensionsside.
Kontrol - Åbner fakturaens Kontrol -visning.
Betaling- Åbner fakturaens Betaling -visning.
Kontoudtog - Åbner visningen Kontoudtog.
Forrige - Viser forrige faktura.
Næste - Viser næste faktura.
Luk- Lukker visningen.
Knapper til rejseoplysninger
Tilføj anmærkningslinje - Genererer en tom linje til anmærkning.
Kopier anmærkningslinje- Kopierer den valgte anmærkningslinje.
Slet anmærkningslinje - Fjerner den valgte anmærkningslinje.
Knapper på fakturalinjer
Tilføj vare - Åbner produktregistersiden, hvor du kan hente varer til fakturalinjer.
Tilføj vare vha. kode - Åbner et vindue, hvor du kan hente varen til fakturalinjen ved at indtaste dens varekode.
Tilføj linje- Genererer en tom linje.
Kopier linje - Laver et ønsket antal kopier af fakturalinjen.
Slet linje - Fjerner den markerede fakturalinje.
Kommentarlinje - Der kan foretages linjeskift i bemærkningslinjen ved hjælp af knappen. Ved hjælp af linjeskift kan fakturalinjerne formateres til et let læseligt format i fakturaens Forhåndsvisning.