Visningen Ny rejse- og udlægsafregning muliggør oprettelsen af regningen på basis af leverandør og fakturatype samt overskrifts- og linjeoplysninger. En faktura kan også oprettes på en tom skabelon.
Læs også Hvordan oprettes rejse- og udlægsafregninger
Knapper i visningen Ny rejse- og udlægsafregninger
Klik på Opret ny faktura, når du vil oprette en ny rejse- eller udlægsafregning.
Klik på Hent personer, når du skal vælge en person til rejse- og udlægsafregningen i Personregistret.
Vælg leverandør ved at klikke på Fakturaudsteder og type og på Hent leverandør og vælg enten Rejseafregning eller Udlægsafregning som bilagstype. I leverandørregistret kan du hente oplysninger så som adresse, betalingsbetingelse, fakturakanal, kontonummer og lignende til fakturaskabelonen.
Klik på Fakturaens overskriftoplysninger og vælg den ønskede Faktureringsdato. Hvis der er valgt en bankkonto til leverandøren, importeres den; i andre tilfælde importeres den første konto fra Virksomhedsdata. Oplysningerne kan suppleres og ændres efter behov.
Fakturaens linjeoplysninger under punkt Fakturaens varelinjer hentes i varekartoteket.
Hvis der under punktet Fakturaens linjeoplysninger vælges Hentes i varekartoteket, er det via knappen Hent varer muligt at vælge varer til afregningen fra Varekartoteket. Hent personen, hvis rejse- og udlægsafregning skal oprettes, i registret og klik på Eksport til fakturaskabelon og vælg Rejse- og udlægsafregning som type. Rejse- og udlægsafregning adskiller sig fra hinanden ved, at rejsebilaget ud over udgifter indeholder oplysninger om rejsen - så som ud-/hjemrejsedato og -tidspunkt samt destinationer og rejsens formål. En rejse- eller udlægsafregning kan ikke oprettes på tom skabelon eller på kunde eller leverandør. En person kan oprette egne rejse- og udlægsafregninger, når hans/hendes oplysninger er registreret både som Person i Personregistret og som Bruger i virksomheden. Begge steder skal have samme CPR-nummer. Du kan ved Indstillinger i Virksomhedsdata definere, om der ved oprettelse af rejse- og udlægsafregninger først skal spørges, om du ønsker CPR-nummerets sidste cifrer vist på fakturadata med Skjul altid eller Vis altid.
Personens adresse og andre oplysninger skal suppleres om nødvendigt. Dater afregningen og udfyld de øvrige oplysninger. Hvis du prøver at oprette en afregning på en måned, hvis periodevise selvangivelse er foretaget, fremkommer der en bemærkning, når du vil gemme den.
Du kan indtaste flere anmærkningslinjer til en rejseafregning, hvis du ønsker at fakturere flere rejser på én afregning.
Klik på Tilføj anmærkningslinje, når du vil oprette en ny tom anmærkningslinje, hvor rejseoplysninger kan indtastes.
Klik på Kopier anmærkningslinje, når du ønsker at tage en fuldkommen kopi af markerede anmærkningslinjer med de ønskede oplysninger.
Klik på Slet anmærkningslinje, når du ønsker at fjerne anmærkningslinjen.
Linjer i visningen Ny rejse- og udlægsafregning
Læs mere om visningslinjer i Rejse- og udlægsafregninger.
Varesøgning
Som standard skal varer på Rejse- og udlægsafregninger søges i produktregistret ved at klikke på Hent vare eller Hent vare vha. koden. Hvis personen har fået angivet standardvarer, kan de ses på linjerne. Du kan angive egne standardposteringer for brugbare varer i varekartoteket.
Når du klikker på Hent vare, åbnes der en liste, der viser varer, indtastet i registret. Der finder du den ønskede vare. Du kan præcisere søgningen ved at skrive varenavn, -kode og -gruppe og klikke Hent varer. Varen hentes ved at klikke på varens linje. Flere varer kan vælges samtidigt ved at benytte Ctrl- og Skift-tasterne.
De marekrede varer overføres til afregningen, når du klikker på Flyt til faktura.
Klik på Hent vare vha. koden og der åbnes et vindue, hvor du kan indtaste varekoden. Det er hurtigere end at søge i produktregistret, hvis du kender varekoderne. Hvis to eller flere varer har samme kode, kan varer ikke hentes ved hjælp af koden.
Du kan kopiere fakturalinjer ved at klikke på Kopiér linje. Vælg først linjen, som skal kopieres, og klik derefter på Kopiér linje, så åbnes der et vindue, der spørger, hvor mange kopier der ønskes af linjen. Herefter får du et spørgsmål, om du ønsker at fordele Antallet jævnt på alle linjer. Enhedsprisen forbliver den samme på alle linjer.
Fjern den valgte linje ved at klikke Slet linje.
Uafhængigt af måden, linjen er dannet på, kan dens oplysninger redigeres, bortset fra kolonnerne Ekskl. moms, Moms i alt og Total. Linjebemærkning ses på den printvenlige version af fakturaen og på bogføringssiden.
Du kan ændre rækkefølgen af varelinjer ved at højreklikke på linjen og i den fremkomne menu vælge enten Flyt én opad eller Flyt én nedad. Efter at rækkefølgen af linjer er ændret, skal du klikke på Gem, så ændringen træder i kraft.
Antal viste anmærknings- og varelinjer kan ændres ved at flytte markøren hen til grænsen over linjen med funktionsknapperne (markøren skifter til en dobbeltpil på det rigtige sted). Træk grænsen op eller ned ved at holde musens venstre knap nede. Indstillingen forbliver i hukommelsen, indtil browseren lukkes.
Læs mere on varesøgning her.
De øverste knapper i rejse- og udlægsafregninger
Fakturadatene gemmes ved at klikke på Gem, hvor fakturaen forbliver i status Uafsluttet og redigering af den er stadig mulig. Afregningen/fakturaen er parat til godkendelse/betaling, når den er gemt. Når fakturadataene gemmes, bliver de tjekket for fejl. Hvis du redigerer oplysninger, der påvirker bogføringen (varer, beløb, antal, moms og andre oplysninger), bliver fakturaens bogføring og dimensionering oprettet igen med standardværdier. Derfor bør du færdiggøre afregningen, før der foretages ændringer i bogføringen eller dimensioneringen.
Efter gemmefunktionen ses fakturanumret i den øverste bjælke og oprettelses-og redigeringsstempler nederst i rejse- og udlægsafregningen.
Ved at klikke på Notér afsluttet kan du give afregninger med status Uafsluttet til cirkulation, dvs. til gennemgang, godkendelse og betaling. Hvis der anvendes en godkendelsesrunde for rejse- og udlægsafregning, kan der til en rejse- og udlægsafregning højst angives det antal kontrollanter og attestanter, som der er fastsat i Virksomhedens grundoplysninger / Indstillinger. Standardkontrollanter og -attestanter kan fastsættes på virksomhedsniveau eller personaleniveau. Med knappen Notér afsluttet sendes en mailbesked til kontrollanter, hvis dette er krævet for afregningen, derudover går beskeden til attestanter. Beskeden bliver sendt så mange gange, som der klikkes på knappen. Hvis afregningen tidligere er sendt til godkendelsesrunde, kommer der en bemærkning om dette. Kontrollanternes og attestanternes e-mails skal være indtastet i brugerens Egne oplysninger og indstillinger, så påmindelsen kan sendes. Procountor sender påmindelsesbeskeder med bestemte intervaller og hvis der er flere påmindelser på vej til samme kontrollant / attestant, bliver de samlet i én mail.
Når du klikker på Forhåndsvisning, åbnes rejse- og udlægsafregningen i en printvenlig version i et nyt vindue.
Funktionerne Kopier, Returner uafsluttet og Annuller finder du ved at klikke på Rediger.
Når du klikker på Kopiér, genereres der bortset fra fakturanummer, reference, fakturadato og forfaldsdato en identisk faktura med status Uafsluttet. Under kopiering er det muligt at ændre bilagstype og forretningspartner, for eksempel at oprette et udgiftsbilag på basis af en salgsfaktura.
Valget Returnér uafsluttet er aktivt, når der på afregningen er klikket på Notér afsluttet. Det er altså muligt at ændre fakturastatus til Uafsluttet, når man ønsker at redigere den og sende den til gennemgang og/eller godkendelse igen.
Redigerbare rejse- og udlægsafregninger kan annulleres ved at klikke på Annuller. En annulleret afregning/faktura har ingen bogføringsside, men kan ses og kopieres.
Et klik på Bilag giver dig adgang til afregningen, hvor du kan vedhæfte filer (f.eks. skannede kvitteringer) og se og slette eksisterende bilag. Knappen åbner Vedhæftning-vinduet, hvor du kan vælge funktionerne Tilføj vedhæftning eller Slet vedhæftning. Funktionen Slet vedhæftning er der ikke, hvis afregningen ikke har vedhæftninger. Vedhæftninger kan håndteres, selv om afregningen ikke længere kan redigeres.
Du kan søge bilag, som skal vedhæftes, ved at klikke på Tilføj vedhæftning. Klik på Browse i vinduet, der åbnes, og tilføj den indhentede fil på afregningen ved at klikke på Tilføj.
Bagpå knappen Bilag vises, hvor mange bilag afregningen har. Hvis der er flere filer, åbnes via Bilag-knappen en dropdown-menu, hvor du kan vælge filen, som ønskes vist. Afhængigt af filtypen åbnes vedhæftningen enten i et nyt browservindue eller i en bestemt applikation (f.eks. xls Excel og doc Word). Flere vedhæftninger kan stå åbne samtidigt.
Du kan fjerne vedhæftninger på afregningen ved at klikke på Slet vedhæftning. Hvis der er flere filer, åbnes der et vindue med en dropdown-menu, hvor du kan vælge filen, du ønsker at slette. Vedhæftninger kan ikke slettes på afregninger fra afsluttet regnskabsperiode eller opfølgningsperiode.
Gå til-knappen gemmer funktionerne Regnskab, Dimensioner, Gennemgang, Betaling og Person.
Et klik på Regnskab - Åbner fakturaens bogføringsside.
Et klik på Dimensioner giver adgang til dimensionering af afregninger. I Procountor beregner dimension og underkategori (betegnelse) en omkostningssted eller opfølgningsobjekt.
Et klik på Gennemgang giver dig adgang til afregningens Gennemgang-side.
Et klik på Betaling sætter afregningen til betaling.
Et klik på Person åbner siden med personens grundoplysninger i Personregistret.
Et klik på Yderligere oplysninger og Notater viser en knap, der åbner et vindue, hvor du kan redigere dataene. Her er anvendelse af linjeskift tilladt. Linjeskift vises med \-tegn i feltet. Længden af yderligere oplysninger og notater er ubegrænset.
Læs beskrivelse Håndtering af Rejse -og udgiftsbilag.
Læs også nærmere information om bogføringssider.
Her finder du Vejledning om medarbejdernes rejse- og udgiftsbilag