Under punktet Kartoteker/Forretningspartnergrupper behandles forretningspartnergrupper.
Hent grupper
Forretningspartnergrupperne fås frem på skærmen ved at vælge type forretningspartnergruppe: Kunde, Leverandør eller Person. Hvis hentningen skal præciseres nærmere, kan navnet eller en del af det på forretningspartnergruppen indtastes i feltet Navn. Derefter trykkes der på knappen Hent grupper.
Hvis navnet på forretningspartnergruppen skal ændres, sker det ved at indtaste den korrigerende tekst direkte i feltet Navn på forretningspartnergruppe og trykke på knappen Gem. Ved at sætte forretningspartnergruppen til passiv med en ændring af statussen i rullemenuen, vises den aktuelle gruppe ikke længere ved hentninger af forretningspartnergrupper - med mindre der ikke også hentes passive grupper.
Gem
Når der foretages ændringer i forretningspartnergrupperne, skal der, inden siden forlades, trykkes på knappen Gem for, at ændringerne skal træde i kraft. Hvis oplysningerne ikke er gemt, gøres der opmærksom på det.
Tilføj
Der tilføjes en ny forretningspartnergruppe ved at trykke på knappen Tilføj, hvorefter den nye type forretningspartnergruppe vælges. Når gruppetypen er valgt, åbner programmet en ny tom gruppelinje, som hører til den valgte type forretningspartnergruppe. I det tomme felt Navn indtastes navnet på forretningspartnergruppen. Navnet kan højst være på 80 tegn. Når alle ønskede nye grupper er indtastet, skal der trykkes på knappen Gem.
Slet
En forretningspartnergruppe kan slettes ved at markere den på søgelisten og trykke på knappen Slet. En forretningspartnergruppe, som allerede indeholder forretningspartnere, kan ikke slettes.
Tilføj/udskil
Flere forretningspartnere kan knyttes til en forretningspartnergruppe på én gang eller udskilles fra gruppen med knappen Tilføj/fjern. Knappen åbner en side, hvor type forretningspartnergruppe først vælges, f.eks. kunde. Derefter vises en liste over eksisterende forretningspartnergrupper i menuen Forretningspartnergrupper.
Derefter trykkes der på knappen Hent forretningspartnere i den øverste kant af siden, som genererer en liste over forretningspartnere, f.eks. kunder i menuen Forretningspartnere. Hentningen kan afgrænses med søgekriteriefelterne øverst på siden. Af listen fremgår forretningspartnerens navn og CVR-nummer.
På menuen Forretningspartnere vælges de partnere, som skal føjes til eller udskilles fra gruppen, og fra Forretningspartnergruppen vælges den gruppe, hvortil de pågældende kunder skal føjes eller udskilles fra. Alle forretningspartnere, der fremgår af listen over forretningspartnere, kan vælges på én gang med knappen Markér alle forretningspartnere. Alle forretningspartnergrupper, der findes på listen, kan vælges på én gang med knappen Markér alle grupper. Ved at benytte tasterne Ctrl og Skift kan der markeres flere forretningspartnere og/eller forretningspartnergrupper på én gang.
Forretningspartnere, der er markeret med knappen Indsæt, tilordnes de valgte forretningspartnergrupper. Det påvirker ikke forretningspartnerens rapporteringsgruppe. Hvis en forretningspartner ikke har hørt til nogen gruppe og heller ikke har nogen rapporteringsgruppe før tilordningen, har den heller ikke nogen rapporteringsgruppe efter tilordningen.
Forretningspartnere, der vælges med knappen Udskil, udskilles fra de markerede forretningspartnergrupper. Såfremt gruppen, som forretningspartneren udskilles fra, er forretningspartnerens rapporteringsgruppe, har forretningspartneren ikke længere nogen rapporteringsgruppe efter udskillelsen.
Med knappen Konfigurer rapporteringsgruppe kan der tilordnes flere forretningspartnere til samme rapporteringsgruppe. Hvis forretningspartneren ikke tidligere har hørt til den valgte gruppe, tilordnes denne gruppen. Ved selve konfigureringen af rapporteringsgruppen kan der kun vælges én forretningspartnergruppe. Rapporteringsgruppen er den gruppe, hvortil forretningspartnerens oplysninger kommer ved at køre Vare- og Varemængderapporter fra punktet Kartoteker/Kartoteksrapporter samt Inkassorapporter fra punktet Betalingsformidling/Betalingsrapporter.
Forretningspartnerrapporten viser, hvilke grupper forretningspartneren hører til, når det vælges at medtage kartoteksoplysningen Forretningspartnergruppe til rapporten.
Hovedgrupper
I registret for forretningspartnere er det muligt at anvende 2-niveaudelte partnergrupper, dvs. den såkaldte hovedgruppeidé. Hovedgruppen er en højniveau partnergruppe, hvor kun almindelige partnergrupper kan lægges i, men ikke direkte forretningspartnere. Hver forretningspartner kan kun høre til én partnergruppe under én hovedgruppe, men dog til flere partnergrupper under forskellige hovedgrupper. Hensigten med denne egenskab er at gøre administrering af større partnerregistre nemmere.
|
|
Hvis der ved Indstillinger i Virksomhedsdata er markeret indstillingen 2-niveaudelte partnergrupper, får registret for forretningspartnere flere udvidelser. |
I registret for forretningspartnere findes en ny Hovedgruppe-visning til at administrere hovedgrupper med.
Siden Hovedgrupper har en underside med indlæggelse og udtagelse af grupper og hovedgrupper, hvor der kan vælges, hvilke partnergrupper der skal høre til hvilke hovedgrupper. Administrering af hovedgrupper sker næsten identisk med administreringen af almindelige partnergrupper - grupperne skal bare erstattes med hovedgrupper og forretningspartnergrupper.
Hovedgruppen kan bruges som søgekriterium i flere registersøgninger, for eksempel søgning af et partnerregister, ny faktura og ved udarbejdelse af et gruppebrev. Hvis hovedgrupperne anvendes, kan der i partnerrapporten ses, hvilke hovedgrupper partneren hører til, når der i rapporten medtages registeroplysningen Partnergruppe.