Under punktet Forretningspartnere behandles oplysningerne i kartoteket over forretningspartnere. Kartoteket over forretningspartnere består af delkartoteker, som er kundekartoteket, leverandørkartoteket og medarbejderkartoteket. Det afhænger af den enkeltes brugerrettigheder, hvilke oplysninger i delkartotekerne vedkommende har adgang til. Der kan til forretningspartnere, såsom kunder, leverandører og personer, allokeres forskellige funktioner, ligesom de tilhørende data kan redigeres.
Hent forretningspartnere
Ved hentning af forretningspartnere skal forretningspartnerens type vælges, dvs. kunde, leverandør eller person. Desuden kan søgekriterierne præciseres med partnerens navn, personnummer, kundenummer eller forretningspartnergruppe. Hvis Dobbelte forretningspartnergrupper er tilgængelige, kan der også hentes efter hovedgruppen.
Ved hentning med brug af navn, person- eller kundenummer er en delvis tekst også tilstrækkelig. Når der hentes en partner ved navn Procountor, kan der som søgekriterium enten skrives Pro eller countor, såfremt Fuldførelse af søgninger ikke er slået til. Søgningen kan frit kombineres med tegnene * og ?, hvorved ”*” svarer til en hvilken som helst tekststreng (inklusive et tomt felt, dvs. at en søgning på Pro*countor også resulterer i Procountors) og ”?” et hvilket som helst tegn (dvs. at der skal være angivet et tegn på placeringsstedet, f.eks. et mellemrum. Med andre ord: En søgning på Pro?countor giver ikke i Procountor som resultat).
Forretningspartnergruppens søgevindue åbnes med søgeknappen, der er efterstillet i rullemenuen Forretningspartnergruppe, hvorfra der kan søges efter en gruppe ved at indtaste en del af navnet på den.
Der trykkes på knappen Hent forretningspartnere i den øverste kant af siden, når søgekriterierne er angivet. Hvis der udelukkende hentes kunder, leverandører og/eller personer uden andre afgrænsningskriterier, er det ikke nødvendigt at trykke på knappen, såfremt Automatisk søgning er slået til.
Søgeresultatet udskrives på den værktøjslinje, der findes neden under søgekriterierne.
Til søgningen efter forretningspartnere, f.eks. ved hjælp af adresse- eller e-postadresseoplysningerne, kan den Forretningspartnerrapport anvendes, der findes i Registerrapporterne.
Administration
Der trykkes på knappen Administration, når der skal søges efter forretningspartnere ved hjælp administrationsdataene. Så ændres søgefeltet med søgekriterierne i sidens øverste del, hvorved det er muligt at søge forretningspartnere på basis af oplysninger på siden Kundens/Leverandørens/Personens administration. Som søgekriterium kan der anvendes en forretningspartner i den aktuelle status eller en tilsynsførende. Med disponeringen kan der ved en søgning angives et tidsinterval, hvor den pågældende disponering forekommer eller ej. Tekster, som er indtastet i notaterne, kan hentes via søgning med frit formuleret tekst. Ved at trykke igen på knappen Administration, fås det grundlæggende søgefelt frem.
På listen over søgeresultater markeres forretningspartneren, og der trykkes på knappen Vis administration, hvorved der gås videre til forretningspartnerens side Administration. Der kan også gås til siden Administration ved at trykke på knappen Administration på siden med forretningspartnerens grundoplysninger.
De administrative oplysninger om kunderne kan kontrolleres i registerrapporterne, som findes i CRM-rapporterne.
Ryd
Alle de angivne søgekriterier kan slettes med knappen Ryd.
Rediger flere
Via knappen Rediger flere er det muligt at redigere oplysningerne for flere forretningspartnere på én gang. Fra knappen åbnes siden Masseredigering af forretningspartnere, hvor de forretningspartnere hentes, der skal redigeres. Typen af forretningspartnere skal markeres, hvorefter søgningens øvrige kriterier kan afgrænses, såsom forretningspartnergruppe.
Med knappen Hent forretningspartnere fås en liste frem på sidens nederste del med de forretningspartnere, der opfylder søgekriterierne.
De forretningspartnere, der skal redigeres, markeres ved at klikke på kolonnen yderst til venstre eller ved at trykke på knappen Markér alle.
Der trykkes på Rediger forretningspartnere, når de forretningspartnere, der skal redigeres, er markeret, hvorefter der fremkommer en besked med en liste over de valgte forretningspartnere. Disponeringen kan enten fortsættes eller annulleres. Herefter åbnes et vindue, hvor det er muligt at vælge, hvilke oplysninger, der skal redigeres.
Det er f.eks. muligt at ændre alle kundernes betalingsbetingelser samtidigt med denne funktion, eller hvis morarentesatsen skulle ændre sig, at skifte rentesatsen ud hos alle på én gang. Kontonummeret ændres til IBAN-format hos alle på én gang. Der kan f.eks. ændres oplysninger som Kontrollant på fakturaen/Attesteret af til leverandører og personer, når der sker ændringer i personalet. Hvis tegnstrengen i navnet erstattet med en anden, erstatte det både i navnet, i navnet på faktureringsadressen og i navnet på leveringsadressen. Med en markering i afkrydsningsfeltet Nummerer de unummererede tildeles der et kundenummer til de af de valgte forretningspartnere, som ikke allerede har et nummer.
Kundernes redigerbare oplysninger
Leverandørernes redigerbare oplysninger
Personernes redigerbare oplysninger
Med knappen Tilbage vendes der tilbage til siden Forretningspartnere.
E-faktureringsadresser
Knappen E-faktureringsadresser åbner en side, hvor det er muligt at fastlægge e-fakturaen som fakturakanal og fastlægge e-faktureringsadressen hos flere forretningspartnere på én gang. Siden viser en liste over de forretningspartnere, som har adresse i adressekartotek til e-fakturaer, som vedligeholdes af Tieke i Finland; men fakturakanalen er i Procountor en anden end e-faktura. Selskabet søges ved at sammenligne CVR-numre i adressekartoteket hos Procountor og Tieke. ID’ens foranstillede nuller og bindestreg ignoreres.
Forretningspartnere, hvis fakturakanal ønskes ændret til e-faktura, vælges enten ved en markering i afkrydsningsfeltet i listens venstre kolonne eller ved at anvende knappen Markér alle.
Der trykkes på knappen Skift fakturakanal, når de ønskede forretningspartnere er markeret, hvorved deres fakturakanal bliver til e-faktura og listens oplysninger til oplysningerne for e-faktureringsadressen.
Med knappen Opdater visning hentes oplysninger igen frem til listen.
Åbn
Grundoplysninger
Læs mere om grundoplysninger om forretningspartneren.
Administration
Oplysninger om forretningspartneren åbnes med knappen Administration på siden Administration, hvorved der kan indtastes administrative oplysninger om forretningspartnerne Oplysninger kan anvendes til at hente forretningspartnere fra kartoteket over forretningspartner og til forretningspartnerrapporten. De administrative oplysninger om kunderne kan kontrolleres i registerrapporterne, som findes i CRM-rapporterne. Der kan registreres oplysninger om nuværende eller potentielle kunder i administrationsoplysningerne, f.eks. afsendte tilbud eller udfærdigede aftaler, tilbagemeldinger til en leverandør om f.eks. et aktuelt leveringsforløb eller f.eks. til forskellige personer om aktuelle samtaleindhold.
De ændringer, der er foretaget i de administrative oplysninger gemmes med knappen Gem. Såfremt der er tilføjet, slettet eller redigeret i de tilgængelige statusser eller dispositioner, behøves oplysningerne ikke at blive gemt særskilt.
Siden med grundoplysninger åbnes med knappen Vis grundoplysninger.
Med knappen Statusser er det muligt at tilføje, slette og ændre de tilgængelige statusser. Hvis statussen slettes, ryddes statusoplysningerne om alle de forretningspartnere, som ikke har anvendt den pågældende status. I Procountor er der ikke fastlagt nogen statusser på forhånd, men hvert enkelt selskab kan fastlægge passende statusser til sin egen virksomhed.
Med knappen Disponeringer er det muligt at tilføje, slette og ændre de tilgængelige disponeringer. Hvis disponeringen slettes, ryddes disponeringskolonnen for alle disponeringsrækker, hvor den pågældende disponering har været anvendt. Selve disponeringsrækken fjernes ikke. I Procountor er der ikke fastlagt nogen disponeringer på forhånd, men hvert enkelt selskab kan fastlægge passende disponeringer til sin egen virksomhed.
De administrative oplysninger om forretningspartneren fås frem i et nyt browservindue i HTML-format med knappen HTML.
De administrative oplysninger om forretningspartneren fås i en Excel-tabel med knappen Excel.
Der bladres i forretningspartnerne med knapperne Forrige og Næste. Knapperne vises i de tilfælde, hvor siden Administration er fremkommet efter en søgning på forretningspartnerne, og den har resulteret i mere end én enkelt.
I den øverste del af siden fastlægges forretningspartnerens status og tilsynsførende, ligesom der kan indtastes notater ubegrænset. En hvilken som helst af virksomhedens brugere kan vælges som tilsynsførende.
Der kan tildeles en ny disponering til en forretningspartner med knappen Tilføj. Derved dannes der en ny disponeringsrække. Som datering foreslås dags dato. Disponeringen vælges på listen over eksisterende disponeringer ved klikke på feltet i disponeringskolonnen. På linjen foreslås som tilsynsførende vedkommende på sidens øverste del, men der kan også vælges en anden af virksomhedens brugere som tilsynsførende for den pågældende disponering i rullemenuen.
Der kan indtastes frit formulerede tekster i felterne Yderligere oplysninger og Næste disponering. De to felter kan åbnes i deres eget vindue ved at højreklikke med musen og vælge i menuen, hvilket af de to felter, der skal åbnes. Der kan indtastes ubegrænset tekst i begge felter. Der kan indtastes et ubegrænset antal disponeringsrækker.
Disponeringen, som er tildelt en forretningspartner, dvs. den markerede disponeringsrække, kan slettes med knappen Slet.
Tilføj
Der kan tilføjes en ny forretningspartner ved at trykke på knappen Tilføj: En kunde, leverandør eller person, hvorefter programmet åbner en tom side til grundoplysningerne alt efter den valgte type forretningspartner.
Siden udfyldes med forretningspartnerens oplysninger, og ved behov fastsættes der standardkonti og -varer og dimensionsstandarder samt yderligere og administrative oplysninger via knapperne i den øverste kant af siden. Der kan importeres forretningspartnere fra andre systemer via Import af materialet.
Kunde
Læs mere om kundekartoteket.
Leverandør
Læs mere om leverandørkartoteket.
Person
Læs mere om medarbejderkartoteket
Rediger
Kopier
Den udvalgte forretningspartner kan kopieres fra listen over søgeresultater ved at trykke på knappen Kopier. Der spørges først om, hvorvidt forretningspartnerens standardkonti, -dimensioner og -varer også skal kopieres.
Derefter spørger programmet, om der efter kopieringen skal åbnes et vindue på skærmen med den kopierede partners oplysninger eller ej. Efter den kopierede partners navn vises der et udtryk (kopi) CVR- eller CPR-numre og kundenumre kopieres ikke.
Slet
Den udvalgte forretningspartner kan slettes af listen over søgeresultater ved at trykke på knappen Slet. Programmet spørger, om forretningspartneren skal slettes helt eller blot passiveres. Passiverede forretningspartnere vises ikke i kartotekerne, med mindre alternativet Vis desuden de passive forretningspartnere vælges særskilt.
En person, som har fået udbetalt løn, kan ikke slettes; men kan dog angives som passiv. Bemærk! En Person, der angivet som passiv, medtages ikke i lønrapporterne, med mindre der også vælges passive og til opgørelsen såsom årsopgørelsen for lønninger. Det anbefales at anvende en gruppe, f.eks. Tidligere medarbejdere.
Eksporter til fakturaskabelon
Via knappen Eksporter til fakturaskabelon kan der til den valgte forrentningspartner enten oprettes en kladde, salgsordre, salgsfaktura, købsfaktura eller købsordre.