Under punktet Indkøb er det muligt at behandle oplysningerne i leverandørkartoteket.
Kartotekerne består af delkartoteker, herunder Leverandørkartoteket i indkøbsdelen og Kundekartoteket i salgsdelen. Der kan til forretningspartnere, såsom kunder, leverandører og personer, allokeres forskellige funktioner, ligesom de tilhørende data kan redigeres. Det afhænger af den enkeltes brugerrettigheder, hvilke oplysninger i delkartotekerne vedkommende har adgang til.
Hent leverandører
Ved hentning af leverandører kan søgekriterierne præciseres med leverandørens navn, personnummer eller kundenummer på basis af en leverandør- eller hovedgruppe.
Ved hentning med brug af navn, person- eller kundenummer er en delvis tekst også tilstrækkelig. Når der hentes en leverandør ved navn Procountor, kan der som søgekriterium enten skrives Pro eller Countor, såfremt Fuldførelse af søgninger ikke er slået til. Søgningen kan frit kombineres med tegnene * og ?, hvorved »*« svarer til en hvilken som helst tekststreng (inklusive et tomt felt, dvs. at en søgning på Pro*Countor også resulterer i ProCountors) og »?« et hvilket som helst tegn (dvs. at der skal være angivet et tegn på placeringsstedet, f.eks. et mellemrum. Med andre ord: En søgning på Pro?Countor giver ikke i Procountor som resultat).
Leverandørgruppens søgevindue åbnes med knappen Hent, der er efterstillet i rullemenuen Leverandørgruppe, hvorfra der kan søges efter en gruppe ved at indtaste en del af navnet på den.
Der trykkes på knappen Hent leverandører i den øverste kant af siden, når søgekriterierne er angivet. Hvis der udelukkende hentes leverandører uden andre afgrænsningskriterier, er det ikke nødvendigt at trykke på knappen, såfremt Automatisk søgning er slået til.
Søgeresultatet udskrives på den værktøjslinje, der findes neden under søgekriterierne.
Administration
Der trykkes på knappen Administration, når der skal søges efter leverandører ved hjælp administrationsdataene. Så ændres søgefeltet med søgekriterierne i sidens øverste del, hvorved det er muligt at søge forretningspartnere på basis af oplysninger på siden Leverandørens administration. Som søgekriterium kan der anvendes en leverandør i den aktuelle status eller en tilsynsførende. Med disponeringen kan der ved en søgning angives et tidsinterval, hvor den pågældende disponering forekommer eller ej. Tekster, som er indtastet i notaterne, kan hentes via søgning med frit formuleret tekst. Ved at trykke igen på knappen Administration, fås det grundlæggende søgefelt frem.
På listen over søgeresultater markeres leverandøren, og der trykkes på knappen Vis administration, hvorved der gås videre til leverandørens side Administration. Med siden Administration er det også muligt at komme til siden med leverandørens grundlæggende oplysninger med knappen Administration.
Ryd
Alle de angivne søgekriterier kan slettes med knappen Ryd.
Rediger flere
Via knappen Rediger flere er det muligt at redigere oplysningerne for flere leverandører på én gang. Fra knappen åbnes siden Masseredigering af forretningspartnere, hvor de leverandører hentes, der skal redigeres. Typen af forretningspartnere skal markeres, hvorefter søgningens øvrige kriterier kan afgrænses, såsom forretningspartnergruppe. Med knappen Hent forretningspartnere fås en liste frem på sidens nederste del med de leverandører, der opfylder søgekriterierne.
De leverandører, der skal redigeres, markeres ved at klikke på kolonnen yderst til venstre eller ved at trykke på knappen Markér alle.
Der trykkes på Rediger forretningspartnere, når de leverandører, der skal redigeres, er markeret, hvorefter der fremkommer en besked med en liste over de valgte leverandører. Disponeringen kan enten fortsættes eller annulleres. Herefter åbnes et vindue, hvor det er muligt at vælge, hvilke oplysninger, der skal redigeres.
Der kan f.eks. ændres oplysninger som Kontrollant på fakturaen/Attesteret af til leverandører og personer, når der sker ændringer i personalet. Under redigering af kontonummeret findes alternativet Skift til IBAN-nummer, hvorved de markerede leverandørers kontonumre ændres til IBAN-format. Hvis tegnstrengen i navnet erstattet med en anden, erstatte det både i navnet, i navnet på faktureringsadressen og i navnet på leveringsadressen. Med en markering i afkrydsningsfeltet Nummerer de unummererede tildeles der et kundenummer til de af de valgte leverandører, som ikke allerede har et nummer.
Leverandørernes redigerbare oplysninger
Med knappen Tilbage vendes der tilbage til siden Forretningspartnere.
Vis grundoplysninger
Læs mere om grundoplysningerne.
Vis administration
Leverandøroplysninger åbnes med knappen Vis administration på siden Vis administration, hvorved der kan indtastes administrative oplysninger om leverandørerne. Oplysninger kan anvendes til at hente forretningspartnere fra kartoteket over forretningspartner og til forretningspartnerrapporten. De administrative oplysninger om kunderne kan kontrolleres i registerrapporterne, som findes i CRM-rapporterne I administrationsoplysningerne er det muligt at administrere f.eks., hvordan leverancerne er forløbet for leverandørerne, og de førte samtaler med personerne..
De ændringer, der er foretaget i de administrative oplysninger gemmes med knappen Gem. Såfremt der er tilføjet, slettet eller redigeret i de tilgængelige statusser eller dispositioner, behøves oplysningerne ikke at blive gemt særskilt.
Siden med grundoplysninger åbnes med knappen Vis grundoplysninger.
Med knappen Statusser er det muligt at tilføje, slette og ændre de tilgængelige statusser. Hvis statussen slettes, ryddes statusoplysningerne om alle de forretningspartnere, som ikke har anvendt den pågældende status. I Procountor er der ikke fastlagt nogen statusser på forhånd, men hvert enkelt selskab kan fastlægge passende statusser til sin egen virksomhed.
Med knappen Disponeringer er det muligt at tilføje, slette og ændre de tilgængelige disponeringer. Hvis disponeringen slettes, ryddes disponeringskolonnen for alle disponeringsrækker, hvor den pågældende disponering har været anvendt. Selve disponeringsrækken fjernes ikke. I Procountor er der ikke fastlagt nogen disponeringer på forhånd, men hvert enkelt selskab kan fastlægge passende disponeringer til sin egen virksomhed.
De administrative oplysninger fås frem i et nyt browservindue i HTML-format med knappen HTML.
De administrative oplysninger fås i en Excel-tabel med knappen Excel.
Der bladres i leverandørerne med knapperne Forrige og Næste. Knapperne vises i de tilfælde, hvor siden Administration er fremkommet efter en søgning på forretningspartnerne, og den har resulteret i mere end én enkelt leverandør.
I den øverste del af siden fastlægges leverandørens status og tilsynsførende, ligesom der kan indtastes notater ubegrænset. En hvilken som helst af virksomhedens brugere kan vælges som tilsynsførende.
Der kan tildeles en ny disponering til en leverandør med knappen Tilføj. Derved dannes der en ny disponeringsrække. Som datering foreslås dags dato. Disponeringen vælges på listen over eksisterende disponeringer ved klikke på feltet i disponeringskolonnen. På linjen foreslås som tilsynsførende vedkommende på sidens øverste del, men der kan også vælges en anden af virksomhedens brugere som tilsynsførende for den pågældende disponering i rullemenuen.
Der kan indtastes frit formulerede tekster i felterne Yderligere oplysninger og Næste disponering. De to felter kan åbnes i deres eget vindue ved at højreklikke med musen og vælge i menuen, hvilket af de to felter, der skal åbnes. Der kan indtastes ubegrænset tekst i begge felter. Der kan indtastes et ubegrænset antal disponeringsrækker.
Disponeringen, som er tildelt en leverandør, dvs. den markerede disponeringsrække, kan slettes med knappen Slet.
I Tillægsoplysninger kan der gemmes yderligere oplysninger om leverandøren. I delen Tillægsoplysninger indvirker oplysningerne bl.a. på fakturaerne. De øvrige oplysninger er informative.
Den personlige momssats, standard-% anvendes, når der tilføjes linjer på fakturaen til varer, som ikke anvender vareregisteret.
Der kan fastsættes en fast reference, som altid angives på leverandørens fakturaer og ordrer som bankreference. Den faste reference kan højst være på 20 tegn.
Via knappen Standardindstillinger åbnes et vindue, hvor det kan vælges, hvorvidt leverandørens Standardkonti, Standarddimensioner eller Standardvarer skal behandles. Såfremt ingen af dem skal behandles, vælges Annuller.
Ved at vælge Standardkonti åbnes en side, hvor der kan fastlægges standardmæssige regnskabskonti til forretningspartnerne, hvortil de fakturaer, der er oprettet til de pågældende partnere, som standard posteres. Standardkontiene udskiftes ved at markere den konto, der skal ændres, og trykke på knappen Skift konto, hvorefter kontoen hentes på kontoplanen. Hvis fakturaen bogføres linjevist, og der anvendes varer med en fastlagt standardkonto, anvendes der varekontoen i posteringerne.
På siden Standardkonti kan leverandørens standardmæssige momsstatus ligeledes fastlægges.
Der fremkommer også standardmomsstatus til forretningspartnerrapporten, når kartotekstoplysningen Standardkonti vælges med til rapporten.
Et klik på Standarddimensioner åbner siden, hvor du kan fastsætte, hvilke dimensioner fakturaer, oprettet til pågældende partner, som standard bogføres med.
Ved at vælge Standardvarer åbnes en side, hvor der kan indtastes varer til en forretningspartner, som tages med som standard ved oprettelse af en ny faktura til forretningspartneren. Bemærk! Når standardantallet er nul, tages varen ikke med som standard på fakturaen.
Tilføjelser og sletninger af leverandørens standardvarer gemmes med knappen Gem.
Leverandørens standardvarer eller -tjenesteydelser kan hentes i vareregisteret med knappen Tilføj. Den ønskede vare søges på den liste, der åbnes. På listen vises alle indkøbsvarer, der er indtastet i kartoteket hos leverandørerne.
Du kan præcisere søgningen med varenavn, -kode og -gruppe ved at klikke på Hent varer. Produktet vælges ved at klikke på linjen. Du kan vælge flere varer på én gang ved at trykke på tasterne Ctrl og Skift samtidigt. En vare kan kun være standardvalgt vare én gang.
Med knappen Ny vare i visningen Indkøbsvarekartotek kan varekartoteket suppleres.
De valgte varer overføres til forretningspartneren som standardvarer med knappen Vælg vare. Hvis der vælges flere varer på én gang, fremkommer der et vindue efter, at der er klikket, hvor der kan angives oplysninger, som omfatter alle de valgte varer. Med knappen Varekort gås der til varekortet for den valgte vare.
Grundoplysningerne om standardvarerne kommer fra vareregisteret, men der kan fastsættes en pris, rabat-%, moms-% og standardantal til den enkelte forretningspartner. Med en markering i afkrydsningsfeltet Anden pris kan der indtastes en pris, som afviger fra angivelserne i vareregisteret. Med en markering i afkrydsningsfeltet Anden rabat kan der indtastes en rabat-%, som afviger fra angivelserne i vareregisteret. Med en markering i afkrydsningsfeltet Anden moms kan der vælges en moms-% til varen, som afviger fra angivelserne i vareregisteret. Såfremt standardantallet er nul, men der er fastsat en anden pris, anden rabat eller anden moms, kommer varen ikke automatisk med, når der udfærdiges en ny faktura til forretningspartneren. Hvis denne type vare vælges til fakturaen, så anvendes den pris, rabat og moms, der er fastsat til forretningspartneren. Der kan desuden indtastes en standardmæssig linjekommentar.
Den valgte standardvare slettes med knappen Slet.
Alle partnerens standardvarer slettes med knappen Slet alle. Før den endelige sletning vises en bekræftelsesmeddelelse.
Med knappen Gyldighedsperioder kan der fastlægges perioder for den enkelte vare, hvorunder en standardvare medtages på de udfærdigede fakturaer.
Oplysninger til forretningspartnerrapporten om, hvor mange standardvarer, der er fastsat til partneren, fås når registeroplysningerne under Standardvarer vælges.
Tilføj
Der kan tilføjes en ny leverandør ved at trykke på knappen Tilføj. I den fremkomne dialogboks vælges typen på den leverandør, der skal tilføjes, hvorefter programmet åbner en tom side til grundoplysningerne alt efter den valgte leverandørtype.
Siden udfyldes med leverandørens oplysninger, og ved behov fastsættes der standardkonti og -varer og dimensionsstandarder samt yderligere og administrative oplysninger via knapperne i den øverste kant af siden. Der kan importeres leverandører fra andre systemer via Import af materialet.
Kopier
Den udvalgte leverandør kan kopieres fra listen over søgeresultater ved at trykke på knappen Kopier. Der spørges først om, hvorvidt forretningspartnerens standardkonti, -dimensioner og -varer også skal kopieres.
Derefter spørger programmet, om der efter kopieringen skal åbnes et vindue på skærmen med den kopierede partners oplysninger eller ej. Efter den kopierede partners navn vises der et udtryk (kopi). CVR- eller CPR-numre og kundenumre kopieres ikke.
Slet
Den udvalgte leverandør kan slettes af listen over søgeresultater ved at trykke på knappen Slet. Programmet spørger, om leverandøren skal slettes helt eller blot passiveres. Passiverede leverandører vises ikke i kartotekerne, med mindre alternativet Vis desuden de passive leverandører vælges særskilt.
Eksporter til fakturaskabelon
Med knapperne Eksporter til fakturaskabelon og Eksporter til faktura kan der udfærdiges en ny faktura til leverandøren.
Knappen Hent fakturaer giver alle fakturaer afstemt med leverandøren som søgeresultat.