Bogføringssiderne er teknisk set ens uafhængig af, hvilken bilagstype siden er knyttet til. Der er dog enkelte forskelle på siden alt efter bilagstypens behandling.
Generelt
Bogføringssiden genereres samtidig, som bilagets gemmes. Hvis de oplysninger (varer, totalbeløb, antal, moms osv.), der indvirker på bilagets bogføring, redigeres, så generes bogføringen på ny med standardværdierne. Derfor ville det være bedst, hvis bilaget færdiggøres helt, inden der foretages ændringer i bogføringen af det. Linjerne på siden tages først i betragtning i den officielle bogføring, når bilaget er attesteret, sådan som det anses i bogføringsloven. Før det kan bevægelser, der endnu ikke er attesteret, tages i betragtning i rapporteringen, som dækker alle de bevægelser, der findes i databasen. På den måde fås der hurtigere oplysninger om virksomhedens resultat og økonomiske status.
Knapper
De ændringer, der er foretaget på bogføringssiden gemmes med knappen Gem.
Knappen Godkend har status som Uafsluttet på kladdernes bogføringsside, men ikke på de øvriges. Kladden bekræftes ved at klikke på knappen, og den indgår som en del af den officielle bogføring. Den godkendte kladdes bogføring kan ændres.
Med knappen Bilag er det muligt at tilføje, slette og vise vedhæftede filer til bilaget. På alle bilagstypernes bogføringssider er det muligt at tilføje, vise og
slette vedhæftede filer.
Med knappen Forhåndsvisning fås bogføringssidens oplysninger enten i HTML- eller PDF-format.
Den ene af knapperne Poster til linjer eller Linjer til poster vises.
Knappen Poster til linjer ændrer den kombinerede kontering pr. momssats til linjevis kontering. Poster til linjer kombinerer linjerne til én pr. momssats. Det, om konteringen er
udført pr. momssats eller linjevist, afhænger af, hvorvidt der i oprettelsesfasen er valgt alternativet Regnskabsføring linjevist eller ej. Funktionen sletter udførte konteringer, og udfører dem på ny med standardværdierne.
Via knappen Tilføj post laves en ny tom regnskabslinje.
Via knappen Kopier post laves der en identisk post af den post, som kopieres.
Via knappen Slet post slettes den valgte regnskabslinje. Det er udelukkende nullinjer, der kan slettes, mens modposteringslinjer ikke kan slettes.
Med knappen Markér en konto er der adgang til siden Kontooversigt, hvorfra der kan plukkes en finanskonto ud til den valgte regnskabslinje.
Bogføringssidens oplysninger
Bilagets type og nummer fremgår af sidens øverste bjælke. I vinduets nederste bjælke vises oprettelses- og ændringsstemplerne.
I bogføringssidens grundoplysninger vises forretningspartnerens oplysninger (navn og ID).
I feltet ID er standard indholdet i fakturaens felt ID. Såfremt feltet er tomt, importeres indholdet fra fakturaens felt med momsnummer til feltet ID.
Momsstatus
På basis af momssatsen skaffes tallene til momsopgørelsen. Procountor udgår fra, at der er tale om en faktura med indenlandsk handel, hvorfor standardværdien i momsstatussen på bogføringssiden er Indenlands. Såfremt der ikke er tale om indenlandsk handel, skal momsstatussen
ændres på bogføringssiden. Der kan fastsættes en standard momsstatus til forretningspartnere og varer. Fakturabeløbet svarende til momsbeløbet både til bogføring og fradrag går til den periodemæssige momsindberetning.
Læs også om Momsoversigt, Periodemæssig momsindberetning og Momsbehandling i Procountor
Bilagsdato og bogføringsperiode
På bogføringssiden er standard for Bilagsdatoen en fakturadato svarende til bogføringssiden. Datoen kan ændres. Derved kan f.eks. en faktura med årsrabat, som oprettes den 15-01-2013, dateres samme dato, således at f.eks. betalingsbetingelsen er
logisk. Ved at ændre Bilagsdatoen til den 31-12-2012 på bogføringssiden, betragtes denne faktura som en bogføringsbevægelse i december 2012.
Som bogføringsperiode genereres den kalendermåned automatisk, der svarer til bilagsdatoen. Bogføringsperioden kan ikke ændres særskilt. Hvis bilagsdatoen ændres, ændres bogføringsperioden ligeledes tilsvarende.
Bilagsnummer
Bilagene nummereres i Procountor med en nummerserie for hver bilagstype.
Der kan opstå huller i bilagsnummereringen, eftersom en bevægelse kan annulleres efter, at den er tildelt et nummer. Således f.eks. når det ved en kontrol fastslås, at en købsfaktura slet ikke hører til virksomheden. Annullerede bilag er stadig gemt i
Procountor, men den tilhørende bogføringsside slettes. Annullerede bilag skal hentes særskilt via Hentning af bilag.
Det sikres, at bilagsmaterialet er komplet med afstemninger i stedet for med nummerrækkefølgen.
Bilagets gyldighedsperiode/Serviceperiode
Oplysningerne i felterne anvendes i Procountors i Periodeafgrænsningsværktøjets fastlæggelse af, for hvilken periode bilaget periodeafgrænses. Ved anvendelse af Kontraktfakturering står faktureringsperiodens start- og slutdato i felterne.
Afskrivningsmetode
Det pågældende felt er rent informativt, og indvirker ikke på nogen funktioner.
Bogholderens notater
I feltet kan der indtastes et notat med 255 tegn. Notaterne vises kun på bilagets bogføringsside.
Postbeskrivelse
I feltet kan der skrives en bilagsspecifik postbeskrivelse på 255 tegn. Hvis der ikke er gemt postspecifikke linjebeskrivelser på bogføringssiden, kopieres postbeskrivelsen til linjeoplysningerne.
Notater fra fakturaen
Notater fra fakturaen vises, såfremt der er indtastet notater til fakturaen.
Regnskabsvaluta
Bilagets valuta ændres på bogføringssiden til regnskabsvalutaen, som er kroner. Derved kan en købsfaktura være i indkøbslandets valuta, selv om selve regnskabet føres i en anden møntfod. Konverteringen udføres automatisk af
systemet efter den valgte valutakurs. I virksomhedens grundoplysning kan det fastlægges, hvor ofte valutakurserne skal hentes.
Bilag i alt
I punktet Bilag i alt skal saldoen være nul. Hvis der alligevel er en saldo i punktet, så stemmer bogføringssidens konteringer ikke. Så skal der trykkes på knappen Gem, hvilket overfører saldoen til kontoen for afstemningsdifferencer, hvorfra den igen kan bogføres det rigtige sted.
Afstemning af bilag
Der anvendes afstemningslinjer i bilagene, hvor den tiloversblevne afstemningsdifference bogføres i hovedregnskabet på kontoen Afstemningsdifferencer. I bogføringen kan antal bevægelser følges, der registreres på kontoen, ved at oprette en råbalance over den aktuelle kontos bevægelser og sortere dem efter størrelse på
regnskabsværdien.
Hvis der er registreret en saldo på kontoen Afstemningsdifferencer, skal der laves en ny linje på bogføringssiden, hvormed afstemningslinjens beløb og rigtige kontonummer registreres, og saldoen på kontoen med afstemningsdifferencer nulstilles. På linjen med afstemningsdifferencer kan der af tekniske årsager hverken
byttes kontonummer eller ændres på momsprocenten.
Konteringer
Procountor udgår fra en kontering af bilaget efter bilagstype eller efter standardkontoen for hver forretningspartner eller efter den standardkonto, der er angivet i varekartoteket. Konteringslinjerne er oprettet efter
momssatserne kombineret eller linjevist, hvis alternativet Regnskabsføring linjevist er markeret på fakturaens oprettelsestidspunkt. På bogføringssiden kan en kombineret kontering ligeledes ændres til en linjevis kontering ved at trykke på knappen Poster
til linjer eller linjevist kontering efter momssats som en kombineret kontering ved at trykke på knappen Linjer til poster.
Med knappen Markér en konto er der adgang til siden Kontooversigt, hvorfra der kan plukkes en finanskonto ud til den valgte regnskabslinje. Der er også adgang til siden Kontooversigt ved at dobbeltklikke på kontonavnet. En bogføringskonto kan ligeledes ændres ved at indtaste et kontonavn eller
-nummer i kontonummerfeltet. Hvis der indtastes et kontonummer, ændres kontonavnet, når der er indtastet et kontonummer, som findes på kontoplanen.
Med knappen Fortsæt bringes kontoen valgt på siden Kontooversigt til bogføringslinjen.
Med knappen Rediger kontoplanen er der adgang fra siden Kontooversigt til kontoplanens redigeringsside.
Knappen Poster til linjer / Linjer til poster returnerer standardkonteringen, og egne ændringer forbliver ikke gemt. Før der trykkes på knapperne Poster til linjer / Linjer til poster, er det værd at overveje, hvorvidt bilagene skal konteres
linjevist eller fra den samlede situation.
Med knappen Beregn oversigt åbnes et vindue, hvor programmet viser en liste over bilagets poster og kombinerer de poster med samme bogføring, der er konteret til kontoen.
På linjen med regnskabsposter er der foruden et kontonummer og hovedbogskontoens navn følgende oplysninger:
Værdi
Postens værdi i fremmedvaluta. Debiteringerne er med plustegn (dvs. debetposter). Krediteringer markeres med et minustegn (dvs. kreditposter).
Moms
Momsbeløbet på linjen
Moms %
Momssatsen på linjen
Momsfradrag %
Standardangivelsen 100 % på købsfakturaer betyder, at momsfradraget kan ske i fuldt omfang. Som fradragsberettiget på menuen skiftes 0 %, såfremt der er tale om et indkøb, hvoraf der ikke opnås momsfradrag.
Momsstatus
I rullemenuen kan der vælges en postspecifik momsstatus, som afviger fra den bilagsspecifikke status.
Linjeoplysninger
Bogholderen kan markere en særskilt beskrivelse til linjen.
Statuspost
Feltet vises på bilagets bogføringsside, hvis der indstillingen Statusposten på bogføringssiden er markeret særskilt i Adgangsindstillingerne.
Det notat, der er oprettet via periodeafgrænsningsværktøjet, vises med bogføringssiden i punktet Statuspost det originale bilag og bilagsnummer, f.eks. Salgsfaktura 2. Når der er tale om en balancekonto, kan der til den slags poster for uden numre også skrives tekst (højst 40 tegn) frit. Feltet gør det nemmere at lave en specificeret balance, da der via den specificerede balance kan hentes udestående statusposter. Den specificerede balances søgning Hent udestående statusposter henter alle posternes ID’er, som er anvendt på kontoen, og beregner de tilsvarende udestående saldi på balancen.
Konteringsoplysningerne kan ændres under regnskabsperioden. Det er dog Procountors målsætning, at bogføringen er automatiseret så, det ikke er nødvendigt at præcisere konteringsanmærkningerne.
Rettelsespost
Når der foretages rettelser på en gammel Bogføringsside, fremkommer knappen Rettelsespost på bogføringssiden. Via knappen er det muligt at se en tidligere Bogføringsside. Fra siden Rettelsespost vendes der tilbage til Bogføringssiden med knappen Luk.
Der kommer en rettelsespost, hvis bilagets bogføringsdato er over 2 måneder gammel, og bilaget er oprettet for over 2 måneder siden, og det ikke er redigeret for under 2 dage siden.
Flagging postings
It is possible to flag accounting postings in the Purchase, Expense and Travel invoice accounting and Verification view by clicking the flag icon. By using the icon, a user can for example remind himself where he was when the work is interrupted.
- A flag can be deleted by clicking it again.
- Flags can be clicked also in the Verification view.
- Flagging does not affect the usage of Procountor or receipt statuses.
- It is not possible to search flagged items from receipt search by selecting Advanced search > Search flagged invoices only.