Hvis forrige regnskabsperiode er lavet med Procountor, dannes der automatisk et åbningsbilag for efterfølgende regnskabsperiode, når forrige regnskabsperiode afsluttes.
Hvis forrige regnskabsperiode ikke er lavet med Procountor, skal kontoåbningsdata indtastes i systemet vha. kladden eller bogføringsmaterialets overførselsfil.
Materiale
Det er nemmest at lave overførselsfilen med Excel eller et andet regnearksprogram, og den kan også laves med Memo/Notepad, som følger med Windows. Det vigtigste er, at filen kan gemmes som en csv-fil, hvor kolonnerne separeres med semikolon.
Lav en tabel i Excel ud fra saldoer på Balance-kontiene og gem filen med et navn på det ønskede sted som en csv-fil.
Indlæsning
Gå til punktet Indlæsning af materiale i Procountor. Vælg Indlæsning af bogføringsmaterialer (CSV) som indlæsningstype. Hent herefter filen, som skal læses ind, ved at klikke på Vælg fil. Klik på Bladre/Browse i det fremkomne vindue og find filen, som skal indlæses. Tag den fundne fil til behandling ved at klikke på Tilføj.
Når filens navn er synligt under Filens navn, så klik på Fortsæt, hvorved der åbnes en side svarende til figuren nedenfor. I denne fase skal kladden gives et navn og dato og der skal angives status for kladden. Hvis det ser ud til, at kontoåbningens data er rigtige, kan Godkendt vælges direkte som status, så skal den ikke senere verificeres. En halvfærdig kladde kan hverken medtages i en bogføringslovmæssig indberetning eller momsindberetning.
Hvis den indlæste fil har fejlbehæftede linjer, vises de med rødt. En fejlbehæftet kolonne på en fejlbehæftet linje vises med mørkerødt (f.eks. kontoen findes ikke på kontoplanen). Antallet af fejlindlæste linjer kan ses ved Resultat af indlæsning. Hvis materialet indeholder fejlbehæftede linjer, bør indlæsningen af materialet afbrydes ved at klikke på Annullér og materialet skal rettes, så der ikke dannes kladder, hvis kontering ikke stemmer. Indlæs materialet ved at klikke på Gem.
Regnskab
Ud fra indlæsningen af filen dannes et kladdebilag.
Start midt i en regnskabsperiode
Hvis brugen af Procountor startes midt i en regnskabsperiode, skal også saldoerne i resultatopgørelsens kontoer indføres i systemet ved hjælp af kladdebilaget eller bogføringsmaterialets overførselsfil. Ud fra resultatopgørelsens kontoer laves en fil svarende til balancens kontoer. Pågældende fil læses ind i Procountor på samme måde som filen med balancedata. Når overførslen sker midt i en regnskabsperiode, skal det aktuelle resultat bogføres på en afstemningskonto. Når periodens resultat bogføres ved hjælp af resultatopgørelsens kladde med andet fortegn end på balancekladden, medfører det, at saldoen på afstemningskontoen bliver nul.