Med dimensioner og underkategorier menes der i Procountor et omkostningssted (dvs. en bærer) eller en genstand for opfølgning.
Dimension
Der kan højst være 6 dimensioner i brug, hvoraf 2 er navngivet på forhånd: Projekt og Person. Brugeren kan navngive dimensionerne efter virksomhedens behov. Dimensioner kan eksempelvis være en afdeling, et omkostningssted (dvs. en bærer) eller en by.
Til én dimension kan der tilføjes et ønsket antal underkategorier. Dimensionen Afdeling kan have underkategorier som f.eks. Salg, Økonomi, Produktudvikling, og dimensionen Personale kan som underkategorier f.eks. have Andersen, Møller og Nielsen. Hver dimension bør have Øvrige som én af underkategorierne.
Dimensioner anvendes på bilag, såsom fakturaer, samt på kontoudskrifter og advisindbetalinger. Alle bilag, der gemmes i Procountor, kan afstemmes med alle de dimensioner, der er taget i brug. Hvis f.eks. virksomheden har dimensionerne Projekt, Person og Afdeling i brug, kan en faktura afstemmes med de underkategorier, som findes under disse dimensioner. Antal dimensioneringer er som standard 4, og det kan ændres efter behov. Alternativerne i antal dimensioneringer er 1, 2, 4, 6, 10, 14 og 20.
Såfremt der slet ikke er fastlagt en eneste underkategori til nogen dimension, vises de knapper og felter, der er tilknyttet dimensioner ikke.
Fakturaens fordeling på forskellige dimensioner og underkategorier
Virksomheden har en salgsfaktura til en værdi af f.eks. kr. 750,00. Fakturaen hører til projektet ZXY og salgsafdelingen, og den fordeles ligeligt mellem Andersen og Møller.
Når fakturaen er gemt, trykkes der på fakturaens knap Dimensioner enten på fakturasiden eller bogføringssiden. Knappen åbner siden Dimensioner.
Hvis hele bilaget skal dimensioneres på samme måde, trykkes der på knappen Fastlæg dimension til poster, hvorved siden Bilagets dimensioner åbnes. Under den første dimension Projekt vælges underkategorien XZY i menuen, mens 100 bliver stående som procentsats. Under den første dimension Person vælges underkategorien Andersen i menuen, og procenten ændres til 50, mens der i den anden menu vælges underkategorien Møller, og procenten sættes til 50. Til slut vælges der under den første dimension Afdeling underkategorien Salg i menuen, og 100 bliver stående som procentsats. Den samlede procentsats for underkategorierne skal være på 100 for én dimension. Underkategorierne kan også hentes med knappen Forstørrelsesglas til højre for rullemenuen, hvorved dimensionernes søgevindue åbnes, hvorfra underkategorien kan hentes ved, at der indtastes en del af navnet på den.
Der kan foretages dimensionering til de enkelte regnskabsposter ved at vælge den ønskede regnskabslinje og trykke på knappen Angiv postens dimensioner. Derved kan de forskellige regnskabsposter dimensioneres på forskellige måder. F.eks. er der på samme faktura salg vedrørende et bestemt projekt (XZY) og salg, der slet ikke vedrører projektet, mens hele salget berører personen Andersen. Derved er der 2 salgslinjer i regnskabet. Linjen tilhørende projektet XZY markeres, og der trykkes på knappen Angiv postens dimensioner, hvorved siden Postens dimensioner åbnes. Under den første dimension Projekt vælges underkategorien XZY i menuen, mens 100 bliver stående som procentsats, og under den første dimension Person vælges underkategorien Andersen i menuen, og 100 bliver stående som procentsats. På siden Dimensioner vælges derefter en linje, som ikke vedrører noget som helst projekt, og der trykkes på knappen Angiv postens dimensioner. På siden Postens dimensioner vælges der ikke noget på menuen til dimensionen Projekt, men i den første dimension Person vælges Andersen i underkategorien, og 100 bliver stående som procentsats. Underkategorierne kan også hentes med knappen Forstørrelsesglas til højre for rullemenuen, hvorved dimensionernes søgevindue åbnes, hvorfra underkategorien kan hentes ved, at der indtastes en del af navnet på den.
Standarddimensioner
Du kan angive standarddimensioner, ved hjælp af hvilke dimensioneringen kan automatiseres vedrørende varer og forretningspartnere. Varernes standarddimensioner kan kun benyttes ved en linjevis bogføring af bilag. Når en faktura oprettes på standardværdier, anvendes standarddimensionering, hvis en sådan findes og hvis varen ikke har en standarddimensionering, anvendes en partners standard, hvis en sådan findes. Hvis bogføringen ikke kan udføres linjevis, anvendes en partners standarddimensionering, hvis en sådan findes.
Der kan også fastlægges standarddimensioner til kontoudskrifter og advisbetalinger. I Kontoudskrifternes standardkonteringer redigeres kontoudskrifternes dimensioner og i advisindbetalingernes standardkonteringer redigeres advisindbetalingernes dimensioneringer.
Med valget af Standarddimensionerne flettes i virksomhedsoplysningernes Adgangsindstillinger fastlægges det, hvorvidt der på fakturaerne skal anvendes fletning af standarddimensioner til forretningspartnerne og varerne. Som standard flettes standarddimensionerne ikke. Hvis du ønsker at sammenføje standarddimensioner, skal du som værdi vælge Ja og bogføringen af bilag skal foretages linjevis. Så kan der ved fakturaskrivning anvendes varens standarddimensionering, hvis en sådan findes, og partnerens standarddimensionering for de dimensioner, som varen ikke har en standard for. For eksempel, hvis varen har standarddimensionerne Projekt - P1 og Afdeling - O1 og partnerens standarddimensioner er Medarbejder - H1 og Afdeling - O2 vil fakturaens dimensionering uden sammenføjning være Projekt - P1 og Afdeling - O1. Ved sammenføjningen vil dimensioneringen være Projekt - P1, Afdeling - O1 og Medarbejder - H1. Partnerens standard Afdeling - O2 kommer ikke med i dimensioneringen, fordi dimensionen Afdeling kommer fra varens standarder.
Rapportering af dimensionernes opfølgning
Bevægelser, der afstemmes med dimensioner, kan følges op med Regnskabsrapporterne samt forskellige grafiske rapporter. Dimensionsoplysningerne kan også anvendes som søgekriterier i Hentning af bilag.
Med regnskabsrapporter kan f.eks. Salgsafdelingens resultatopgørelse hentes. Derved fastsættes først resultatopgørelsens generelle søgekriterier (f.eks. Bilagsstatus: Forretningstransaktioner, Bilagstype: Alle, Tidsperiode: 01-01-2009-31-03-2009), og derefter vælges den ønskede dimension (Afdeling) og derunder den ønskede underkategori (Salg).
Hvis der til en rapport skulle vælges to underkategorier, f.eks. Salg og Økonomi, skulle der sammen med resultatopgørelsen være de bilag, som er afstemt med Salgsafdelingen og Økonomiafdelingen, undtagen hvis der er en afkrydsning i punktet Udskiller underkategorierne. Alternativet Udskiller underkategorierne fremkalder i det aktuelle eksempel en rapport, hvor der er bevægelser lige efter hinanden, som er afstemt med resultatopgørelsen for Salgsafdelingen, og bevægelser, som er afstemt med resultatopgørelsen for Økonomiafdelingen.
Journal og råbalance kan også føres med alternativet Ikke afstemte, hvorved der fås de bilag, som ikke er dimensioneret.
Hvis flere dimensioners indvirkning på én gang skal følges, så kan det foretages med de grafiske dimensionsrapporter, som findes under punktet Dimensionsrapporter. Med dimensionsrapporterne er det f.eks. muligt at kontrollere, hvad der er Andersens andel af Salgsafdelingens indtægter og udgifter.
Hvis de grafiske dimensionsrapporter er i brug, findes Massedimensionering via knappen Flere funktioner i Hentning af bilag, hvormed der på én gang kan foretages dimensionering til flere fakturaer.
Forskellen mellem dimension og gruppeoplysninger
I Procountor kan der fastlægges grupper til de forretningspartnere og varer, som de hører til. Gruppeoplysninger kan anvendes som søgekriterier i flere søgninger og som afgrænsningskriterier i flere rapporter. F.eks. findes der under punktet Kartoteker/Kartoteksrapporter flere rapporter, hvormed oplysningerne kan følges op ved hjælp af forretningspartner- og varegrupperne.
Den væsentlige forskel på rapporter med dimensionsoplysninger og rapporter med gruppeoplysninger er den, at sidstnævnte får oplysningerne fra fakturaerne, mens førstnævnte anvender regnskabsoplysningerne. Ved at anvende gruppeoplysninger fås der rapporter med oplysninger om forretningspartnere og varer med mindre besvær, men ikke lige så præcist og mangfoldigt som ved at anvende dimensioneringer.