Der kan af forskellige grunde være behov for at annullere betalingen af en faktura. Annullering af en fakturabetaling sker i Hentning af bilag med Hent betalbare.
Yderligere oplysninger om, hvordan en betaling annulleres findes her.
Der kan gås til punktet Hent betalbare fra to steder i programmenuen.
1) I Hentning af bilag vælges Hent betalbare som søgetype.
2) Punktet Betalingsformidling vælges og derunder Hent betalbare bilag. Derved gås der direkte til Hent betalbare under Hentning af bilag.
Det er også muligt at gå til Hent betalbare ved at vælge et passende alternativ fra genvejene på forsiden.
Situation 1 - Fakturaen er betalt
Hvis fakturaen er afstemt med en indbetaling på grundlag af en banktransaktion, dvs. den har status som Betalt, så kan den ikke længere annulleres. Hvis fakturaen er markeret som indbetalt på anden vis, dvs. den har status som Betalt andetsteds, kan denne markering fjernes ved at hente betalbare for den ønskede faktura og gå til den tilhørende side med Betaling. På den side fremgår det foroven, at fakturaen har status som Betalt andetsteds, og nedenunder er der en betalingstransaktionslinje med angivelsen Betalt andetsteds i kolonnen Betalingstransaktionens status. Den linje kan slettes ved at trykke på knappen Slet betalingstransaktion, som findes midt på siden til højre. Linjen bliver slettet efter en bekræftelsesmeddelelse. Såfremt der var tale om den eneste betalingstransaktionslinje, ændres fakturaens status til Godkendt.
Situation 2 - Fakturaens betalingsoplysninger er sendt til pengeinstituttet
Når fakturaens betalingsoplysninger er sendt til pengeinstituttet, har fakturaen status som Overført til bank. Når der indgår en tilbagemelding fra pengeinstituttet om fakturaens betaling, ændres fakturaens status til Betalt. Banken kan imidlertid afvise udbetalingen f.eks. som følge af fejl i modtagerens kontonummer eller mangelfuld dækning på kontoen, hvorved betalingen ikke sker, men fakturaen bibeholder alligevel status som Overført til bank.
Denne status kan annulleres ved at hente betalbare for den ønskede faktura og ved at gå til den tilhørende side med Betaling På den side fremgår det foroven, at fakturaen har status som Overført til bank, og nedenunder er der en betalingstransaktionslinje med angivelsen Overført til bank i kolonnen Betalingstransaktionens status. Den linje kan slettes ved at trykke på knappen Slet betalingstransaktion, som findes midt på siden til højre. Linjen bliver slettet efter en bekræftelsesmeddelelse. Såfremt der var tale om den eneste betalingstransaktionslinje, ændres fakturaens status til Godkendt.
OBS! Inden status som Overført til bank annulleres, bør det sikres, at betalingen nu også virkelig er afvist i banken, og ikke kun forsinket, så fakturaen ikke betales flere gange.
Situation 3 - Fakturaen er lagt til betaling
Når fakturaen er lagt til betaling, men betalingsoplysningerne endnu ikke er overført til pengeinstituttet, har den status som Afventer overførsel til banken. Hvis fakturaen imidlertid ikke ønskes betalt, eller hvis der skal ændres i oplysningerne, skal betalingen annulleres. Denne status kan annulleres ved at hente betalbare for den ønskede faktura og gå til den tilhørende side med Betaling. På den side fremgår det foroven, at fakturaen har status som Afventer overførsel til banken, og nedenunder er der en betalingstransaktionslinje med angivelsen Afventer overførsel til banken i kolonnen Betalingstransaktionens status. Den linje kan slettes ved at trykke på knappen Annuller betalingstransaktion, som findes midt på siden til højre. Såfremt der var tale om den eneste betalingstransaktionslinje, ændres fakturaens status til Godkendt. Ekspresbetalinger går straks til pengeinstituttet og har på intet tidspunkt status som Afventer overførsel til banken. Skal denne type betaling annulleres, aftales det med pengeinstituttet.
Situation 4 - Fakturaen er godkendt
En faktura, som har status som Godkendt, kan lægges til betaling igen, men oplysningerne i den kan ikke ændres. Såfremt det er nødvendigt at ændre på fakturaoplysningerne, f.eks. som følge af en forkert bankkonto til modtageren, skal fakturaen returneres til statussen Uafsluttet. En tilbagevendelse af status til Uafsluttet sker med knappen Gennemgang i Hentning af bilag. Den ønskede faktura hentes med Hentning af bilag, og der gås til den tilhørende side med Gennemgang. På den side fremgår det foroven, at fakturaen har status som Godkendt. Ved at trykke for oven på knappen Uafsluttet, ændres fakturaens status til Uafsluttet.