Via import af materialet til Procountor kan der overføres formateret materiale manuelt fra andre systemer.
Automatisk overførsel af fakturaer er imidlertid en brugergrænseflade, der skal bestilles som en tillægstjeneste, som muliggør en fuldautomatiseret overførsel af fakturamaterialet fra andet programmel til Procountor.
Import af materialet findes under programmenuens punkt Administration/Indlæsning af materialet. Dimensionsmaterialet kan læses via regnskabsoplysningerne og lønningsbilagene via siden Ny lønningsliste. Bortset fra fakturaoplysningerne er der altid tale om en fil af CSV-typen. En fil med fakturaoplysninger kan som filtype desuden være .dde eller .zip. CSV-filer kan oprettes og behandles f.eks. i Excel. I de pågældende filer er datafelterne semikolonsepareret, og derfor må der ikke forekomme semikoloner i selve materialet.
Hent vejledningen om overførsel af fakturaer fra Docusend-programmet (PDF)
Nedenfor findes en liste over alle de overføringsfiler, som kan indlæses i programmet:
-
Lønningsbilagenes overføringsfil
Generelt om import af materialet
Import af materialet er en grænseflade i Procountor-programmellet, som gør det muligt at overføre materiale fra et andet program til Procountor manuelt. Grænsefladen er baseret på import af CSV-overføringsfiler, som er fastlagt i henhold til Procountors brugerfladebeskrivelse, hvormed det er muligt at overføre materiale såsom fakturaoplysninger, forretningspartner- og varemateriale. En detaljeret beskrivelse af grænsefladen og tekniske beskrivelse af overføringsfilerne findes i det efterfølgende.
Gebyrer
Import af materiale er omfattet af kernetjenesterne i Procountor, og der opkræves ikke særskilt start- eller månedsgebyr. Der opkræves et gebyr pr. bilag, som importeres via grænsefladen, i henhold til Procountors prisliste over servicegebyrer. Grænsefladen kan tages i brug som selvbetjeningsydelse ved, at kunden eller kundens programmelleverandør eksekverer og afprøver overføringsfilerne i henhold til Procountors specifikationer. Vi anbefaler at åbne et særskilt afprøvningsmiljø til brug for det, specielt i tilfælde, hvor det programmel, der skal afsendes, ikke tidligere har været knyttet til Procountor.
Evt. ekstraarbejde udført i forbindelse med eller efter ibrugtagningen debiteres i henhold til prislisten. Som ekstraarbejde regnes f.eks. gennemgang af processerne ved en programintegration, gennemgang af datafelterne mellem programmerne, afprøvning af materialet og grænsefladen samt evt. tekniske ændringer af grænsefladen. Debiteringer vedrørende tjenesten faktureres månedsvis i forbindelse med den øvrige Procountor-fakturering.
Forberedelser til ibrugtagning af tjenesten
Ibrugtagning af import af materialet forudsætter, at det materiale, der skal overføres til et andet programmel, er implementeret eller implementeres i henhold til filbeskrivelsen for genereringen af overføringsfiler fastlagt af Procountor. Funktionen med generering af overføringsfilerne findes klar til anvendelse på Procountors brugergrænseflade. Assistance i forbindelse med afprøvningen af implementeringen og andet ekstraarbejde kan bestilles hos Procountors kundetjeneste (asiakaspalvelu@procountor.com). Ved at bestille accepteres samtidigt også prissætningen i henhold til denne servicebeskrivelse.
Valg af materiale
Allerførst vælges Indlæsningstype på rullemenuen (forretningspartner-, vare-, budget-, regnskabs- eller fakturaoplysninger). Den fil, der skal importeres, hentes med knappen Markér filen. I det fremkomne vindue trykkes der på knappen Gennemse / {i>Browse<i}, og der søges efter den ønskede importfil. Den fundne fil markeres, hvorefter den behandles med knappen Indsæt.
Når filnavnet er fremkommet i punktet Filnavn, gås der til næste fase med knappen Fortsæt. Såfremt der ikke tidligere er markeret en importtype, åbnes der et vindue, hvor det er muligt at markere den. Der vises en statuslinje, som viser hvordan indlæsningen af filen skrider frem.
Indlæsning af fakturamateriale
I den øverste del af næste side vises en oversigt over materialet, dvs. det samlede antal indlæste linjer (fakturaer) samt antal gennemførte eller mislykkede indlæsninger. Der vises desuden det samlede fakturabeløb i EUR, inkl. moms.
Fakturamaterialet til indlæsning navngives. Navnet kan anvendes til at søge materiale i Hentning af bilag med valget Gruppenavn. Navnet kan højst være på 80 tegn.
Hvis der er fejlagtige linjer i de filer, der indlæses, er de vist med rødt. Den fejlbehæftede kolonne på den fejlmarkerede linje vises med mørkerød markering. Hvis der ikke er nogen mørkerød kolonne, berører fejlen fakturalinjen eller hele fakturaen i dimensionsoplysningerne.
Såfremt fakturaen er afstemt med en forretningspartner, og feltets oplysninger er kommet fra kartoteket, er feltet fremhævet med gult.
Med knappen Vis linjeoplysninger er det muligt at vise fakturalinjerne på den markerede faktura. Såfremt en fakturalinje er fejlbehæftet, er den vist med rødt, mens fejlbehæftede kolonner vises med mørkerødt. Hvis der slet ikke er en mørkerød kolonne, betyder det, at fejlen berører fakturalinjen i dimensionsoplysningerne. Så indlæses fakturaen og de tilhørende linjer, men der foretages ingen dimensionering.
Med knappen Vis vedhæftet fil er det muligt at vise den vedhæftede fil, som hører til den markerede faktura. Hvis den vedhæftede fil er af typen .dde eller .zip, kan der være vedhæftet én fil til hver enkelt faktura.
I kolonnen Slet angives der med en afkrydsning, hvis en bestemt linje ikke skal indlæses. Med knappen Slet alle afkrydses alle linjer i kolonnen Slet. Indlæsning af hele materialet kan afbrydes med knappen Annuller.
Ved indlæsning af fakturaoplysninger får fakturaerne standardstatus som Uafsluttet. Sådanne fakturaer kan redigeres via Hentning af bilag.
De enkelte salgsfakturaer kan markeres til afsendelse i kolonnens afkrydsningsfelt ud for kolonnen Sendes? Hvis alle salgsfakturaer skal sendes, kan de nemt markeres til afsendelse på én gang med knappen Send alle. Hvis fakturakanalen er Sendes ikke, godkender funktionen Send salgsfakturaen og sætter den i statussen Ikke afsendt. I andre tilfælde godkender funktionen Send fakturaen, sender den og sætter den i statussen Sendt. Før salgsfakturaen afsendes, vises den et øjeblik på Forsendelseslisten med status som Uafsluttet.
Såfremt der markeres i afkrydsningsfeltet ud for Sendes? på en købsfaktura, sendes der en e-postmeddelelse til købsfakturaens kontrollant, hvis attesteringscirkulationen af købsfakturaer er i brug.
Der kan indtastes en færdig forsendelseskode i importmaterialets felt, 33 (AG).
Såfremt den automatiske Indstillinger af rykkergebyrer og morarenter er i brug, kan de ufakturerede rykkergebyrer og morarenter tilføjes til fakturaerne i fakturamaterialet med markering af Rykkergebyrer og morarenter.
Oplysningerne indlæses og gemmes i systemet med knappen Gem.
Hvis der er meget materiale, kan alternativet Baggrundskørsel markeres, hvorved programmet gemmer dataene som baggrundskørsel, mens brugeren kan fortsætte med at arbejde uforstyrret med Procountor. Programmet melder ikke, når baggrundskørslen er tilendebragt. I Hentning af bilag kan det kontrolleres, hvorvidt alle materialets fakturaer er indlæst.
Der kan være salgs- og købsfakturaer, rejse- og udlægsafregninger samt kladder i samme fakturaoplysninger. Det er dog tydeligere, hvis kun er én type materiale i én enkelt fil.
Hvis samme fakturaoplysninger indlæses flere gange, genereres fakturaerne også flere gange.
Fakturaoplysningerne kan importeres i 3 forskellige filformater: CSV, DDE og ZIP.
- CSV er en fil, hvor de forskellige data er semikolonsepareret.
- DDE er en overføringsfil til fakturaoplysningerne, som oprettes af programmellet Docusend.
- Der kan foruden CSV-filen også lægges filer, som vedhæftes fakturaerne, til ZIP-filpakken.
Postbeskrivelse: Fakturamaterialets overføringsfil
Indlæsning af materialet med forretningspartnere
I den øverste del af næste side vises en oversigt over materialet, dvs. det samlede antal indlæste rækker (forretningspartnere) samt antal gennemførte eller mislykkede indlæsninger.
Hvis der er fejlagtige linjer i de filer, der indlæses, er de vist med rødt. En fejlbehæftet kolonne på en fejlbehæftet linje vises med mørkerødt.
De forretningspartnere, der allerede findes i kartoteket, vises med gult. Med valget af type til dataimport er det muligt at påvirke, hvordan nye og allerede eksisterende forretningspartnere skal behandles. Standarden er Gem nye linjer og opdater gamle linjer. Såfremt det kun er de eksisterende oplysninger over forretningspartnere, der skal opdateres fra importmaterialet, vælges som type dataimport Opdater gamle linjer. Såfremt det er de eksisterende oplysninger over forretningspartnere, der ikke skal opdateres fra importmaterialet, vælges Opdater nye linjer som type til dataimporten.
I kolonnen Slet angives der med en afkrydsning, hvis en bestemt linje slet ikke skal behandles. Med knappen Slet alle afkrydses alle linjer i kolonnen Slet. Indlæsning af hele materialet kan afbrydes med knappen Annuller.
Ved indlæsning af forretningspartnere kan det vælges, hvorvidt mulige standardkonto- og dimensionsoplysninger i materialet skal behandles. Hvis de samme forrentningspartneres data indlæses gentagende gange, og standardkontiene og dimensionerne ikke ændres, opnås der en hurtigere behandling ved at markeringen fjernes.
Hvis behandlingen af standardkonti og dimensioner er markeret i afkrydsningsfeltet, og der ikke er standardkonti i materialet, anvendes Procountors standarder, og hvis der heller ikke er standarddimensioner i materialet, ryddes forretningspartnerens standarddimensioner.
Oplysningerne indlæses og gemmes i systemet med knappen Gem.
Hvis der er meget materiale, kan alternativet Baggrundskørsel markeres, hvorved programmet gemmer dataene som baggrundskørsel, mens brugeren kan fortsætte med at arbejde uforstyrret med Procountor. Programmet melder ikke, når baggrundskørslen er tilendebragt. I kartoteket over forretningspartnere kan det kontrolleres om, hvorvidt alle forretningspartnere i materialet er indlæst.
I samme forretningspartnermateriale kan der være kunder, leverandører og personer. Det er dog tydeligere, hvis kun er én type materiale i én enkelt fil.
Postbeskrivelse: Overføringsfil med forretningspartnermateriale
Indlæsning af varemateriale
I den øverste del af næste side vises en oversigt over materialet, dvs. det samlede antal indlæste linjer (varer) samt antal gennemførte eller mislykkede indlæsninger.
Hvis den indlæste fil har fejlbehæftede linjer, vises de med rødt. Den fejlbehæftede kolonne på den fejlmarkerede linje vises med mørkerød markering.
De varer, der allerede findes i kartoteket, vises med gult. Med valget af type til dataimport er det muligt at påvirke, hvordan nye og allerede eksisterende varer skal behandles. Standarden er Gem nye linjer og opdater gamle linjer. Såfremt det kun er de eksisterende vareoplysninger, der skal opdateres fra importmaterialet, vælges som type dataimport Opdater gamle linjer. Såfremt det er de eksisterende vareoplysninger, der ikke skal opdateres fra importmaterialet, vælges Opdater nye linjer som type til dataimporten.
I kolonnen Slet angives der med en afkrydsning, hvis en bestemt linje slet ikke skal behandles. Med knappen Slet alle afkrydses alle linjer i kolonnen Slet. Indlæsning af hele materialet kan afbrydes med knappen Annuller.
Oplysningerne indlæses og gemmes i systemet med knappen Gem.
Hvis der er meget materiale, kan alternativet Baggrundskørsel markeres, hvorved programmet gemmer dataene som baggrundskørsel, mens brugeren kan fortsætte med at arbejde uforstyrret med Procountor. Programmet melder ikke, når baggrundskørslen er tilendebragt.
Der kan være både salgs- og indkøbsvarer i samme vareoplysninger. Det er dog tydeligere, hvis kun er én type materiale i én enkelt fil.
Postbeskrivelse: Varematerialets overføringsfil
Indlæsning af regnskabsmateriale
I den øverste del af næste side vises en oversigt over materialet, dvs. det samlede antal indlæste linjer (regnskabslinjer) samt antal gennemførte eller mislykkede indlæsninger.
Hvis der er fejlagtige linjer i de filer, der indlæses, er de vist med rødt. En fejlbehæftet kolonne på en fejlbehæftet linje vises med mørkerødt (f.eks. kontoen findes ikke på kontoplanen). Hvis materialet indeholder fejlbehæftede linjer, bør indlæsningen af materialet afbrydes ved at klikke på Annullér og materialet skal rettes, så der ikke dannes kladder, hvis kontering ikke stemmer.
Kladder til indlæsning skal navngives og dateres.
Med valget Status kan det fastlægges, om kladden bogføres med status som Uafsluttet eller Godkendt. Såfremt oplysningerne i kladden ser ud til at være korrekte og den skal medtages i den officielle bogføring, kan der som status vælges direkte Godkendt, hvorved det ikke er nødvendigt at verificere den senere.
I kolonnen Slet angives der med en afkrydsning, hvis en bestemt linje slet ikke skal behandles. Med knappen Slet alle afkrydses alle linjer i kolonnen Slet. Indlæsning af hele materialet kan afbrydes med knappen Annuller. Hvis der markeres i afkrydsningsfeltet ud for kolonnen med Slet på en linje, skal dens modpostering også fjernes, så der ikke opstår kladder, hvis postering ikke stemmer.
Oplysningerne indlæses og gemmes i systemet med knappen Gem.
Hvis der er meget materiale, kan alternativet Baggrundskørsel markeres, hvorved programmet gemmer dataene som baggrundskørsel, mens brugeren kan fortsætte med at arbejde uforstyrret med Procountor. Programmet melder ikke, når baggrundskørslen er tilendebragt.
Postbeskrivelse: Regnskabsmaterialets overføringsfil
Her findes vejledningen til åbning af en konto med regnskabsmaterialets overføringsfil.
Indlæsning af budgetmateriale
Budgetmaterialet indlæses med valg af Indlæsning af budgetmateriale. Når materialet indlæses, vælges først en fil, hvorefter der åbnes et vindue, hvori der kan indtastes en faktor, hvormed materialets værdier multipliceres.
I den øverste del af næste side vises en oversigt over materialet, dvs. det samlede antal indlæste linjer (budgetlinjer) samt antal gennemførte eller mislykkede indlæsninger.
Hvis der er fejlagtige linjer i de filer, der indlæses, er de vist med rødt. En fejlbehæftet kolonne på en fejlbehæftet linje vises med mørkerødt (f.eks. kontoen findes ikke på kontoplanen).
I kolonnen Slet angives der med en afkrydsning, hvis en bestemt linje ikke skal indlæses. Med knappen Slet alle afkrydses alle linjer i kolonnen Slet. Indlæsning af hele materialet kan afbrydes med knappen Annuller.
Oplysningerne indlæses og gemmes i systemet med knappen Gem.
Hvis der er meget materiale, kan alternativet Baggrundskørsel markeres, hvorved programmet gemmer dataene som baggrundskørsel, mens brugeren kan fortsætte med at arbejde uforstyrret med Procountor. Programmet melder ikke, når baggrundskørslen er tilendebragt.
Postbeskrivelse: Budgetmaterialets overføringsfil
Vejledning til udfærdigelse af en Grundbudgetrapport.
Vejledning til udfærdigelse af en Dimensionsbudgetrapport.