Overføringsfil med forretningspartnermateriale – Procountor

Med overføringsfilen med forretningspartnermateriale kan oplysningerne i Procountors kartoteket over forretningspartnere suppleres eller ændres i de eksisterende oplysninger over forretningspartnere.

Forretningspartnermateriale

Sammenholdelse med kartoteket over forretningspartnere sker i rækkefølgen:

CVR-/CPR-nr. (felt 2 (B))
Bankkontonummer (ikke hos kunder) (felt 14 (N))
Kundenummer (felt 53 (BA))

Fil

Overføringsfilen med materialet er en tekstfil, hvor én række udgør en post. Felterne i posten er semikolonsepareret. Af samme grund må der ikke forekomme semikolonner i felterne. Der anvendes ikke særskilte kolonneoverskrifter, dvs. posterne begynder straks fra og med filens første linje. Som filtypenavn anvendes CSV-filtypen, ellers kan filen navngives helt frit. Hvis filen udføres i en Excel-tabel og gemmes i CSV-format (ikke CSV (Macintosh) eller CSV (MS-DOS)), bliver feltafgrænseren og filtypen automatisk rigtig. Tabellens første kolonne må ikke være tom, ellers udelader Excel den, og kolonnerne falder heller ikke på plads. Det undgås ved at placere et mellemrum i celle A1. Hvis filen udføres med OpenOffice’s regneark, tilbyder programmet at gemme det i CSV-format med anførselstegn omkring tekststrengene. Den indstilling skal ryddes.

Materialet i overføringsfilen kan være af én eller flere typer poster.

Nedenstående postbeskrivelse indeholder følgende data efter posttype for hvert felt:

Nr.: Feltets løbenummer
Excel-celle: Feltkolonne i Excel-tabellen
Feltnavn/data: Hvilke data, der er tale om
Kravniveau: X = obligatorisk, (X) = obligatorisk alt efter situationen, tom = valgfrit
Format: Tekst, decimaltal, heltal, dato eller andet særskilt defineret
Tilladte værdier/validering: Værdier, som er tilladt; eller hvorvidt der skal udføres en datavalidering
Standard: Værdi, som tildeles feltet, hvis materialet står tomt
Yderligere oplysninger: Men, hvis f.eks. de pågældende oplysninger anvendes til at sammenholde med

Der kan være 2 slags poster i en overføringsfil med forretningspartnermateriale:

En forretningspartnerpost, som indeholder oplysninger om forretningspartneren.
En forretningspartnergruppepost, som indeholder oplysninger om hvilken gruppe forretningspartneren tilhører (ikke obligatorisk). Der kan være et ubegrænset antal forretningspartnergruppeposter for hver forretningspartnerpost. Forretningspartnergruppedataene berører imidlertid kun én forretningspartner, hvis post findes i filen inden gruppeposten.

Fakturamateriale

Grundoplysninger om forretningspartneren. 1 stk. pr. forretningspartner.

Nr.	Excel-celle	Feltnavn/data	Kravniveau	Format	Tilladte værdier/validering	Standard	Yderligere oplysninger
1	A	Erhvervsvirksomheder har et CVR-nr. og personer et CVR-nr. (dvs. et personnummer).		Tekst, 4 tegn			DK (danske erhvervsvirksomheder), CPR-nr. (personer), CVR-nr. (visse foreninger) eller tomt (dvs. ønsker ikke at benytte dette felt). Hvis der her angives DK eller CPR-nr., så kontrolleres indtastningen i kolonne 2 (B). Hos personer med et tomt felt, kontrolleres kolonne 2 (B).
2	B	CVR-/CPR-nummer	(X)	Tekst, 40 tegn	Formatet kontrolleres		Erhvervsvirksomheder har et CVR-nummer og personer har et CPR-nummer eller en fødselsdato. Oplysningerne anvendes til at sammenholde forretningspartneren med kartoteket over forretningspartnere.
3	C	Type forretningspartner	X	Tekst, 1 tegn	C = Kunde S = Leverandør P = Person		Der gemmes personer i medarbejderkartoteket, hvori der beregnes lønninger samt rejse- og udlægsafregninger. Kunderne skal føjes til kundekartoteket, selv om der blandt kunderne er enkeltpersoner, idet enkeltpersoner almindeligvis har ikke en faktureringsadresse, hvorved der kan opstå problemer, når der udfærdiges salgsfakturaer til enkeltpersoner.
4	D	Forretningspartnerens navn	X	Tekst, 80 tegn			Kun efternavn, hvis typen forretningspartner er en enkeltperson (kolonne 3 (C) = P)).
5	E	Fornavn (kun for typen forretningspartnere enkeltpersoner)		Tekst, 80 tegn			Anvendes kun for typen forretningspartnere enkeltpersoner (kolonne 3 (C) = P).
6	F	Gade-/vejnavn og nr.		Tekst, 255 tegn			Adresseoplysningernes navnespecifikation indtastes i feltet 54 (BB).
7	G	Postdistrikt		Tekst, 80 tegn
8	H	Postnummer		Tekst, 20 tegn
9	I	Landekode		Tekst, 2 tegn	Koden fremgår af Procountors landeoversigt eller også efterlades som tomt.		Landekoder
10	J	Telefonnummer		Tekst
11	K	Mobiltelefonnummer		Tekst
12	L	Telefax		Tekst
13	M	Afdeling		Tekst, 80 tegn			Anvendes kun for typen forretningspartnere enkeltpersoner (kolonne 3 (C) = P).
14	N	Bankkontonummer		nnnnnn-nnnnnnnn eller IBAN	Formatet kontrolleres		Gælder kun enkeltpersoner og leverandører. Kunder behøver ikke et kontonummer. Oplysningerne anvendes til at sammenholde forretningspartneren med kartoteket over forretningspartnere.
15	O	Betalingsbetingelse (dg/%) Rabat-%		Heltal, 3 tegn	Formatet kontrolleres	Hvis der er tale om en kunde og Salgsfakturaernes standard betalingsvilkår er tilgængelige, anvendes de og nul, ellers 100.	De første 2 tegn angiver antal dage (10 = 10 dage, 14 = 2 uger og 30 = 1 måned). Det 3. tegn er størrelsen af kontantrabatten. Vi anbefaler talangivelserne 0,1,2,3,4 og 5. Eksempelvis: 104 = 10 dages betalingstid med 4 % kontantrabat. 000 = Netto kontant, ingen rabat.
16	P	Betalingsmåde		Tekst	Bankoverførsel, automatisk opkrævning, direkte debitering, clearing, kreditkorttransaktion, udlandsbetaling eller andet	bankoverførsel
17	Q	Valutakode		Tekst, 3 tegn	Koden fremgår af Procountors valutaoversigt.	DKK
18	R	E-postadresse	(X)	Tekst, 80 tegn	Formatet kontrolleres		Hvis fakturakanalen, felt 26 (Z), er e-post (1), er oplysningen obligatorisk
19	S	Kontaktperson		Tekst, 80 tegn
20	T	Hjemkommune		Tekst, 40 tegn			Anvendes kun for enkeltpersoner (felt 3 (C) = P)
21	U	Beskatningskommune		Tekst, 40 tegn			Anvendes kun for enkeltpersoner (felt 3 (C) = P)
22	V	Leveringsmåde		Tekst	Postforsendelse, på internettet, fragtgods, kurertjeneste, VR Cargo, rutebil, til afhentning eller tom
23	W	Morarentesats		Decimaltal	0-100	7,5 (01.07.2013=>)
24	X	Fakturaens standardsprog		Heltal, 1 tegn	1=engelsk, 2=finsk, 3=svensk, 4=estisk, 6=dansk	6
25	Y	Hjemmeside		Tekst, 255 tegn
26	Z	Fakturakanal		Heltal	1 = e-post 2 = post 6 = sendes ikke	2	Hvis værdien er 1 (e-post), skal feltet 18 (R) være korrekt. Hvis værdien er 2 (post), skal feltet 48 (AV) være korrekt. Såfremt felterne 50 (AX), 56 (BD) og 57 (BE) er tomme, ændres fakturakanalen til 2 (post).
27	AA	Passivitetskode		Tekst, 1 tegn	P = Passiv
28	AB	Standardunderkategori i dimensionsklasse 1		Tekst, 255 tegn	Fremgår af 1. dimensions underkategorier
29	AC	Standardunderkategori i dimensionsklasse 2		Tekst, 255 tegn	Fremgår af 2. dimensions underkategorier
30	AD	Standardunderkategori i dimensionsklasse 3		Tekst, 255 tegn	Fremgår af 3. dimensions underkategorier
31	AE	Standardunderkategori i dimensionsklasse 4		Tekst, 255 tegn	Fremgår af 4. dimensions underkategorier
32	AF	Standardunderkategori i dimensionsklasse 5		Tekst, 255 tegn	Fremgår af 5. dimensions underkategorier
33	AG	Standardunderkategori i dimensionsklasse 6		Tekst, 255 tegn	Fremgår af 6. dimensions underkategorier
34	AH	Indkøbenes standardkonto, debet		Heltal, 4 tegn	Fremgår af kontoplanen	8450	Såfremt kontoen ikke findes på kontoplanen, anvendes standarden.
35	AI	Indkøbenes standardkonto, kredit		Heltal, 4 tegn	Fremgår af kontoplanen	2880	Såfremt kontoen ikke findes på kontoplanen, anvendes standarden.
36	AJ	Standardkonto til afstemning af indkøb		Heltal, 4 tegn	Fremgår af kontoplanen	8890	Såfremt kontoen ikke findes på kontoplanen, anvendes standarden.
37	AK	Salgenes standardkonto, debet		Heltal, 4 tegn	Fremgår af kontoplanen	1700	Såfremt kontoen ikke findes på kontoplanen, anvendes standarden.
38	AL	Salgenes standardkonto, kredit		Heltal, 4 tegn	Fremgår af kontoplanen	3000	Såfremt kontoen ikke findes på kontoplanen, anvendes standarden.
39	AM	Udlægsafregningernes standardkonto, debet		Heltal, 4 tegn	Fremgår af kontoplanen	8450	Såfremt kontoen ikke findes på kontoplanen, anvendes standarden.
40	AN	Udlægsafregningernes standardkonto, kredit		Heltal, 4 tegn	Fremgår af kontoplanen	2880	Såfremt kontoen ikke findes på kontoplanen, anvendes standarden.
41	AO	Standardkonto til afstemning af udlægsafregninger		Heltal, 4 tegn	Fremgår af kontoplanen	8890	Såfremt kontoen ikke findes på kontoplanen, anvendes standarden.
42	AP	Rejseafregningernes standardkonto, debet		Heltal, 4 tegn	Fremgår af kontoplanen	7800	Såfremt kontoen ikke findes på kontoplanen, anvendes standarden.
43	AQ	Rejseafregningernes standardkonto, kredit		Heltal, 4 tegn	Fremgår af kontoplanen	2880	Såfremt kontoen ikke findes på kontoplanen, anvendes standarden.
44	AR	Standardkonto til afstemning af rejseafregninger		Heltal, 4 tegn	Fremgår af kontoplanen	8890	Såfremt kontoen ikke findes på kontoplanen, anvendes standarden.
45	AS	Kladdernes standardkonto, kredit		Heltal, 4 tegn	Fremgår af kontoplanen	8450	Såfremt kontoen ikke findes på kontoplanen, anvendes standarden.
46	AT	Kladdernes standardkonto, debet		Heltal, 4 tegn	Fremgår af kontoplanen	8450	Såfremt kontoen ikke findes på kontoplanen, anvendes standarden.
47	AU	Standardkonto til afstemning af kladder		Heltal, 4 tegn	Fremgår af kontoplanen	8890	Såfremt kontoen ikke findes på kontoplanen, anvendes standarden.
48	AV	Faktureringsadresse		Tekst, 255 tegn. Format: Navn\Specifikation\gade-/vejnavn og nr.\postnummer\postdistrikt\landekode eller navn\gade-/vejnavn og nr.\postnummer\postdistrikt\landekode	Procountor undersøger feltets indhold således, at der i feltet er skrevet 4 eller 5 ”\”-tegn. Hvis der er 5 af disse tegn, så er den anden angivne oplysning en specifikation. Hvis der er 4, så er den anden angivne oplysning gade-/vejnavn og nr.	En tom adresse genereres fra forretningspartnerens adresse (felterne 4-9 (D-I) + felt 54 (BB)).
49	AW	Leveringsadresse		Tekst, 255 tegn. Format: Navn\Specifikation\gade-/vejnavn og nr.\postnummer\postdistrikt\landekode eller navn\gade-/vejnavn og nr.\postnummer\postdistrikt\landekode	Procountor undersøger feltets indhold således, at der i feltet er skrevet 4 eller 5 ”\”-tegn. Hvis der er 5 af disse tegn, så er den anden angivne oplysning en specifikation. Hvis der er 4, så er den anden angivne oplysning gade-/vejnavn og nr.
53	BA	Kundenummer		Tekst, 40 tegn	Kundenummeret skal være entydigt		Oplysningerne anvendes til at sammenholde forretningspartneren med kartoteket over forretningspartnere.
54	BB	Specifikation		Tekst, 80 tegn			Forretningspartnerens navnespecifikation i adressen. Anvendes ikke for enkeltpersoner (felt 3 (C) = P)
55	BC	Bankens SWIFT-kode	(X)	Tekst, 8-11 tegn	Formatet kontrolleres		Obligatorisk, hvis betalingsmåden (felt 16 (P)) er udlandsbetaling.
59	BG	Kontantrabattens antal dage		Heltal
60	BH	Kontantrabattens procentsats		Decimaltal	0-100

· Betalingsbetingelse. Filen har ikke et felt til denne oplysning.

Forretningspartnergruppepost

Oplysningerne om forretningspartnerens gruppe (0-n stk. pr. forretningspartner). Bemærk! Forretningspartnergruppedataene berører kun én forretningspartner, hvis en post findes i filen inden gruppeposten (se billedeksemplet øverst på denne side).

Nr.	Excel-celle	Feltnavn/data	Kravniveau	Format	Tilladte værdier/validering	Standard	Yderligere oplysninger
1	A			Tekst, 5 tegn	GROUP		Hvis der bare findes én linje med GROUP blandt forretningspartnerne, så slettes alle dens gruppeoplysninger, og nye oplysninger i henhold til importen erstatter de eksisterende oplysninger.
2	B	Gruppenavn		Tekst	Hvis der ikke findes nogen gruppe af samme navn, så oprettes der en ny gruppe til Procountor.
3	C	Hovedgruppens navn		Tekst	Hvis der ikke findes nogen hovedgruppe af samme navn, så oprettes der en ny hovedgruppe til Procountor.
4	D	Rapporteringsgruppe		Tekst, 1 tegn	X		Tegnet X placeres her i feltet, hvis der er tale om en rapporteringsgruppe. Der kan kun være ét af dem til forretningspartnerne. Hvis der er et X i flere linjer hos en forretningspartner, så vælges den øverste af dem til rapporteringsgruppe.

Artikler i denne sektion

Med overføringsfilen med forretningspartnermateriale kan oplysningerne i Procountors kartoteket over forretningspartnere suppleres eller ændres i de eksisterende oplysninger over forretningspartnere.

Forretningspartnermateriale

Fil

Fakturamateriale

Forretningspartnergruppepost

Relaterede artikler