Ved Salg/Aftalefakturering kan du hente kundeaftaler, som skal faktureres. Aftalerne vælges ved at klikke på Aftaler øverst på oversigten Kundens grundoplysninger. Procountors Aftalefakturering er en ekstra funktion med ekstrabetaling.
Læs mere om oprettelse af en Aftale.
Generelt
Aftalefakturering er praktisk i de tilfælde, hvor kunden med regelmæssige intervaller faktureres for visse ting efter en bestemt kontrakt. Omfanget og beløbene, som faktureres, kan dog variere på fakturaer i de forskellige perioder. Sådanne tilfælde kan for eksempel være, når der faktureres for et projekt efter dets fremskridt, regelmæssig konsultation/undervisning/osv. med varierende timeantal eller licensbetalinger. Hvis en regelmæssig fakturering altid er den samme, er Samlefaktura et praktisk alternativ.
Når der anvendes Aftalefakturering og der er valgt finansieringsaftale for kunden, hentes fakturaens aftalenummer, kontonummer og finansieringstekst fra aftalen. Hvis der ikke anvendes Kontraktfakturering eller finansieringsaftale ikke er valgt, tages kontonummeret fra kunderegistret eller fra Administration/Virksomhedsdata/ Basisoplysninger.
Hent aftaler
I hvilken måned aftaler, som skal faktureres, hentes, fastsættes ved oplysningen Søgningsdato for ikke-fakturerede aftaler. Sådanne aftaler omfatter dem, hvis Startdato er den samme dato eller tidligere end søgningsdatomåned eller tom, Slutdato er den samme dato eller senere end søgningsdatomåned eller tom, status er Aktiv og der endnu ikke er skrevet en faktura for søgningsdatomåneden, selvom fakturaen for pågældende måned burde laves efter faktureringsperioden. Hvis du sætter kryds i Skal aftaler søges med præcis dato (og ikke kun på måned), får du kun de aftaler, som er sat til betaling den pågældende dato. Hvis du ikke angiver en dato, får du alle aftalerne.
Søgningen kan præciseres med andre søgekriterier. Hvis du vil have, at også passive aftaler og aftaler fra passive kunder kommer med, skal du sætte kryds i Vis også passive aftaler.
Når du har angivet søgekriterierne, så klik på Hent aftaler, hvorved en liste med aftaler, som skal faktureres, vises nederst på siden.
Vælg alle
Ved at klikke på Vælg alle, vælger du alle listens aftaler med notering Til fakturering eller Printvenlig version. Kun bestemte aftaler kan vælges ved at afkrydse ruden ude til venstre på linjen.
Start fakturering
Klik på Start fakturering, når aftaler, som skal faktureres, er valgt. Herefter fremkommer et sikringsspørgsmål med en oversigt over forretningspartnere og aftaler. Når dette er godkendt, spørges der efter navnet på faktureringsgruppen, fakturadato og aftaleperiode. Som standard i feltet for Datoen for aftaleperioden sættes søgningsdatoen for Ikke-fakturerede aftaler. I feltet Fakturadato kan fakturadatoer for alle fakturaer bestemmes. Dette fungerer også som standard for bogføringssidens dato, som bl.a. moms bliver fastsat efter. Hvis det er tomt, bliver fakturadatoen den i aftalen fastsatte dato. Gruppens navn kan anvendes ved søgning på fakturaer ved Bilagssøgning. Her kan rykkergebyr og morarenter tilføjes fakturaer. Aftaler kan vedhæftes fakturaer som PDF-filer ved at afkrydse Aftaledata. Når faktureringen er færdig, modtages der en melding om det.
På basis af de valgte aftaler er der i statussen Halvfærdig dannet fakturaer, som kan redigeres og sendes via Bilagssøgning.
Fakturadato på fakturaer og Bilagsdato i bogføringen er den tidligere fastsatte dato og bogføringens bogføringsperiode er måneden den pågældende dato. Aftalenummeret og Aftalens indholdsdata kan ses i fakturafeltet Yderligere oplysninger. I feltet Yderligere oplysninger kan kundens salgsfakturas yderligere standardoplysninger eller virksomhedens salgsfakturas yderligere standardoplysninger ikke ses.
Faktureringsperioden kan aflæses af Serviceperiodens start- og slutdato på bogføringssiden. Her er tale om en information, der ikke påvirker bogføringen. Faktureringsperioden kan også ses på fakturaer som Leveringsdatoer. Faktureringsperioden bliver fastsat på basis af oplysningen om Dato, som aftaleperioden sættes efter. Oplysning om fakturaperioden må ikke ændres på fakturaen eller bogføringssiden.
Kundens standardprodukter ses ikke på en faktura, som er oprettet på basis af en aftale.
Hvis der for kunden er fastsat en standardreference, skal den anvendes på fakturaen som bankreference. Hvis der er valgt en bankkonto for kunden, kan den ses øverst på fakturaen. Hvis der er fastsat en standardfakturaskabelon for kunden, skal fakturaen skrives på den. Hvis der er fastsat et Betalingssystem som betalingsmåde for kunden, skal der oprettes en betalingssystemfaktura.
Bogføring af en faktura udføres linjevis, hvis der i Fakturaindstillinger er angivet, at salgsfakturaerne som standard konteres linjevis.
Printvenlig version
Du kan hente en liste med udvalgte aftalers basisoplysninger enten som html eller Excel ved at klikke på Printvenlig version. På listen ligger oplysninger om hver af de valgte aftaler på hver sin linje.
Du kan se følgende aftaleoplysninger: Navn, Kode, Kundenummer, Aftalenummer, Aftaledato, Aftalens indhold, Startdato, Slutdato, Faktureringsperiode, Uden moms, Moms, Beløb, Valuta, Ordrereference, Egen kontaktperson, Kundens kontaktperson, Status, Betalingsbetingelse, Sprog, Senest faktureret, Oprettet, Oprettet af, Redigeret og Redigeret af.
Aftalefaktureringsrapport
Rapporten køres ved at klikke på Aftalefaktureringsrapport, der indeholder månedlige data om fakturering af aftalen. Denne knap åbner et vindue med rapportens søgekriterier.
Rapporten indhenter månedligt faktureringsdata fra alle aftaler.
Vis aftale
Et klik på Vis aftale åbner siden på den Aftale, der ligger på den valgte linje. Du kan se og redigere aftaledata på Aftale-siden.
Aftalens faktureringsoplysninger bør ikke redigeres midt i en faktureringsperiode, som er faktureret. Hvis aftalen f.eks. faktureres med 3 måneders intervaller fra 01.04-30.06 og faktureringen ønskes ændret til 1 måneds intervaller, kan dette gøres efter den 30.06. Hvis der er et ønske om at ændre perioden tidligere, skal den eksisterende aftale passiveres og der skal udarbejdes en ny aftale.
Eksempler
Der findes flg. aftaler:
Kunde A, Aftale A1, aftalens startdato 01.02.2011 og faktureringsperiode på 1 md, 1/2/3/4/5/..., fakturaer er ikke oprettet
Aftale A, Aftale A 2, aftalens startdato 01.02.2011 og faktureringsperiode på 1 md, 1/2/3/4/5/..., fakturaen for februar er oprettet
Aftale B, Aftale B1, aftalens startdato 01.02.2011 og faktureringsperiode på 2 md, 1/3/5/7/9/..., der er ikke oprettet fakturaer
Aftale B, Aftale B2, aftalens startdato 01.02.2011 og faktureringsperiode på 2 md, 2/4/6/8/20/12, faktura for februar er oprettet
Søgning
Hvis der på siden Aftalefakturering som værdi i feltet Søgningsdato på ikke-fakturerede aftaler angives en dato i januar 2011, fremkommer der intet på listen for ikke-fakturerede aftaler, fordi startdatoen for alle aftaler ligger efter januar.
Hvis der på siden Aftalefakturering som værdi i feltet Søgningsdato på ikke-fakturerede aftaler angives en dato i februar 2011, fremkommer der på listen for aftaler, som skal faktureres, Aftale A1, ikke andre. A2 og B2 fremkommer ikke på listen, fordi der allerede er oprettet en faktura for dem i februar. B1 optræder ikke på listen, fordi februar ifølge den valgte faktureringsperiode ikke er en faktureringsmåned.
Hvis der på siden Aftalefakturering som værdi i feltet Søgningsdato på ikke-fakturerede aftaler angives en dato i marts 2011, fremkommer der på listen for aftaler, som skal faktureres, Aftale A1, A2 og B1. B2 optræder ikke på listen, fordi marts ifølge den valgte faktureringsperiode ikke er en faktureringsmåned.
Fakturering
Nu oprettes der fakturaer den 15.02.2011, som så angives som defaultværdi i feltet Søgningsdato på ikke-fakturerede aftaler, og som aftaler, som skal faktureres, udsøges efter, og resultatet er Aftale A1. Ved fakturering af aftalen angives 15.02.2011 som fakturadato. Derved oprettes der én faktura, hvis fakturadato og bogføringsbilagsdato er 15.02.2011. Bogføringsperioden er 2011-02. Serviceperiodens start på bogføringssiden er 01.02.2011 og slut 28.02.2011. Samme datoer ses som Leveringsdatoer.
Nu oprettes der fakturaer den 15.2.2011, som så angives som defaultværdi i feltet Søgningsdato på ikke-fakturerede aftaler, men aftaler, som skal faktureres, hentes med datoen 01.03.2011, hvilket giver dig Aftalerne A1, A2 og B1. Angiv 15.3.2011 som fakturadato. Derved oprettes der tre fakturaer, hvis fakturadato og bogføringsbilagsdato er 15.03.2011. Bogføringsperioden er 2011-03. På fakturaer oprettet efter Aftalerne A1 og A2 er starten på bogføringssidens serviceperiode den 01.03.2011 og slutningen den 31.03.2011. Samme datoer ses som Leveringsdatoer. På fakturaer oprettet efter Aftale B1 er starten på bogføringssidens serviceperiode den 01.03.2011 og slutningen den 31.04.2011. Samme datoer ses som Leveringsdatoer.