Det er muligt at sende forskellige e-mails fra Procountor. Sådanne e-mails er fakturaer og ordrer, betalingspåmindelser, meddelelser om fakturaer der skal kontrolleres og gruppebreve.
Salgsfaktura og salgs- og købsordre
Når der sendes salgsfakturaer eller salgs- eller købsfakturaer med e-mail, skal der vælges E-mail som fakturakanal og e-mailadressen angives i det respektive felt. Hvis forretningspartneren har en indregistreret e-mailadresse, sættes den som standard. Det skal kontrolleres, at e-mailadressen er rigtig.
En faktura/ordre, sendt med e-mail, vedhæftes som pdf-fil. Modtagerens e-mailadresse (i feltet Fra:) kan primært søges i feltet Kontaktpersoner »Kontaktpersonens e-mail ved fakturering". Hvis dette felt er tomt, kan adressen søges i E-mail-feltet ved fakturaafsenderens Egne oplysninger og indstillinger. Hvis også det er tomt, skal besvar-adressen være procountor@procountor.com . En faktura, som sendes pr. e-mail, har alle nødvendige fakturadata (fakturanummer, forfaldsdato, beløb, referencenummer, kontonummer og stregkode) og ordet Faktura eller Ordrebekræftelse eller Købsordre eller Tilbud, faktura- eller ordrenummer og navnet på den fakturerende virksomhed i overskriften.
Betalingspåmindelse
En betalingspåmindelse kan sendes pr. e-mail, selvom fakturakanalen for den oprindelige faktura er en anden. Hvis fakturaen er sendt pr. e-mail, foreslås den e-mailadresse, der findes på fakturaen.
I e-mails er betalingspåmindelser vedhæftet som pdf-filer. Afsenderens e-mail (i feltet Fra:) kan primært hentes fra Kontaktpersoner ved »Kontaktpersonens e-mail ved fakturering". Hvis det pågældende felt er tomt, hentes e-mailadressen i feltet E-mail fra siden Egne oplysninger og indstillinger, tilhørende afsenderen af betalingspåmindelsen. Hvis også det er tomt, anvendes procountor@procountor.com som Svaradresse. En betalingspåmindelse, som sendes pr. e-mail, har alle data, der er nødvendige ved betaling af fakturaen (fakturanummer, forfaldsdato, beløb, referencenummer, kontonummer og stregkode) og ordet Betalingspåmindelse, fakturanummer og navnet på den fakturerende virksomhed i overskriften.
En meddelelse om købs-, rejse- eller omkostningsfaktura, som skal kontrolleres eller godkendes.
Det er muligt at sende en påmindelse om købs-, rejse- eller omkostningsfakturaer til den, som kontrollerer og godkender fakturaen. E-mails til sagscontrollers og godkendere skal være tastet ind i brugerens egne oplysninger.
Der afgår påmindelsesmeddelelser fra Procountor med jævne mellemrum og hvis der er flere påmindelser til samme sagscontroller/godkender, samles de i én e-mail. E-mailen indeholder et link til login hos Procountor og efter login bringes de i e-mailen nævnte fakturaer til Bilagssøgning. Som afsender i e-mailen (feltet Fra:) står procountor@procountor.com . E-mailen skal ikke besvares.
Læs mere godkendelsescirkulation af fakturaer.
Gruppebreve
Gruppebreve kan sendes enten pr. post eller pr. e-mail. Hvis et gruppebrev sendes pr. e-mail, skal e-mailadressen være tastet i forretningspartnerens oplysninger.
Gruppebreve kan dannes på tre forskellige måder. Den første er et »dannet på Procountors brevskabelon", hvorved der skal indtastes brevets overskrift, brødtekst, underskift og adressekilde. Teksten kan ses som e-mailens indhold.
Den anden måde er et »dannet på Procountors brevskabelon med en vedhæftet pdf-fil". Herved skal der indtastes brevets overskrift, brødtekst, underskift og adressekilde som ved den første måde. Desuden er det muligt at vedhæfte en pdf-fil. Den tredje måde er »Dannet på egen pdf-brevskabelon". Herved skal der ikke indtastes brevets overskrift, brødtekst, underskift og adressekilde, og brevet vedhæftes en pdf-fil.
Som afsender i e-mailen (feltet Fra:) står procountor@procountor.com . Svaradressen (feltet Reply-to:) fås primært fra gruppebrevafsenderens side Egne oplysninger / E-mail. Hvis det felt er tomt, skal Svaradressen være procountor@procountor.com.
Læs mere om gruppebrev