Regnskabsrapporter (ny) er en ny og revideret version af den gamle - Regnskabsrapporter-visning. I visningen Regnskabsrapporter (ny) kan du oprette og se de vigtigste regnskabsrapporter, som er:
- Resultatopgørelse
- Balance
- Finanskladde
- Råbalance
- Hovedbogskonti
- Transaktioner efter dimensioner
Disse links fører til brugervejledningens side i hver af disse rapporter, som forklarer disse rapporter mere detaljeret. Denne vejledning fokuserer på de generelle, ikke-report-specifikke funktioner i visningen Regnskabsrapporter (ny).
En af de vigtigste ændringer i visningen Regnskabsrapporter (ny) er, at den ikke længere har knappen Opdater rapporteringsdatabase. Eventuelle ændringer i regnskaberne, før rapporterne oprettes, vil altid indgå i disse rapporter, uden at det er nødvendigt at opdatere databasen.
Regnskabsrapporter (ny) kan tilgås ved at vælge Rapportering > Regnskabsrapporter (ny) eller > Regnskab > Regnskabsrapporter (ny) i hovedmenuen.
OVERSIGT
REGNSKABSRAPPORTERNES KNAPPER
Kør rapport opretter en rapport baseret på valgene. Den dannede rapport vil altid have opdaterede regnskabsdata. Den separate Opdater rapporteringsdatabase eksisterer ikke længere, og alle data på rapporterne opdateres automatisk, efterhånden som rapporten dannes.
Knappen Ryd tømmer de valgte rapportindstillinger (f.eks. datointervallet) og nulstiller felterne til deres standardværdier (for eksempel feltet Bilagsstatus, der som standard kun har de valgte statusser, der betragtes som forretningstransaktioner) afhængigt af det pågældende felt.
Knappen Rapportskemaer (ny) åbner Rapportskemaer, hvor nye rapportformularer kan oprettes og redigeres. Når rapportformularerne gemt, vil de være synlige og kan vælges fra rullemenuen Accounting report type. Du kan finde mere detaljerede instruktioner om, hvordan du opretter rapportformularer i Rapportskema guide.
RAPPORTERINGSVALG
Rapportindstillingerne på Regnskabsrapporter (ny) er opdelt i to dele. Som standard indeholder afsnittet Alternativer både Hovedvalg og Foretrukne alternativer. Nedenfor disse er afsnittet Flere alternativer, der kan åbnes enten ved at klikke på teksten Flere alternativer eller pilikonet på dets venstre side. Indstillingerne, der vises på siden, varierer afhængigt af den rapporttype, der er valgt i menuen Type regnskabsrapport De tilgængelige indstillinger for hver af disse rapporter er nærmere forklaret i vejledningen for hver af disse rapporter:
- Resultatopgørelse
- Balance
- Finanskladde
- Råbalance
- Hovedbogskonti
- Transaktioner efter dimensioner
Vælge foretrukne alternativer
I Regnskabsrapporter (ny) kan foretrukne indstillinger, der vises som standard i Alternativ, gemmes for hver af regnskabsrapporterne. Hvis der endnu ikke er gemt nogen foretrukne indstillinger, vil afsnittet Foretrukne alternativer være tom:
Foretrukne indstillinger kan føjes til Foretrukne alternativer ved at klikke på stjerneikonet ved siden af feltet i Flere alternativer. Hvis du klikker på ikonet, flyttes indstillingen til Foretrukne alternativer , og feltet vises ikke længere i Flere alternativer. Foretrukne indstillinger kan fjernes fra Foretrukne alternativerved at klikke på stjerneikonet ved siden af feltet i Flere alternativerHvis du vælger foretrukne indstillinger, gemmes indstillingerne automatisk som standard søgekriterier i visningen Regnskabsrapporter (ny). Eventuelle indstillinger, der er valgt som foretrukne indstillinger, vil forblive valgt, indtil de fjernes fra favoritter.
Foretrukne indstillinger er bruger- og miljøspecifikke. Foretrukne valg foretaget af en bestemt bruger i et bestemt miljø vil ikke blive vist til andre brugere i det pågældende miljø, og hver bruger skal foretage deres egne foretrukne indstillinger i det pågældende miljø. Valgene i ét miljø påvirker ikke foretrukne indstillinger i andre miljøer for den pågældende bruger.
Der er ingen øvre grænse for antallet af foretrukne indstillinger – alle indstillingerne i Flere alternativer kan om nødvendigt tilføjes som favoritter. I dette tilfælde vil afsnittet Flere alternativer være tom:
Nogle af indstillingerne i Flere alternativer er tilgængelige i alle typer regnskabsrapporter. Hvis denne type indstilling (for eksempel Bilagstype) vælges som favorit, når for eksempel resultatopgørelsen vælges fra rullemenuen Bilagstype, vil denne favoritindstilling også blive vist i favoritter på alle de andre typer regnskabsrapporter. Hvis der imidlertid vælges en favoritindstilling, der ikke er tilgængelig på alle rapporttyper (f.eks. Hovedbogskonti), vil den kun blive vist i afsnittet Foretrukne alternativer, hvis indstillingen er tilgængelig på den pågældende rapporttype.
Gemmer valg
I højre side af visningen Regnskabsrapporter (ny) er afsnittet Gemte indstillinger for Kør rapporter, hvor alle valg i rapportindstillingerne kan gemmes. Hvis du vil gemme markeringerne, skal du klikke på knappen Gem aktuelle valg. Dette åbner et nyt vindue, hvor de gemte indstillinger kan blive navngivet:
Valg af Gem bilagsdatoer afgør, om de gemte valg omfatter det datointerval, der er angivet for rapporten. Hvis disse gemte valg skal bruges langt ind i fremtiden, kan det være mere praktisk at gemme valgene uden datointervallet -- i dette tilfælde vil datointervallet ændre sig for eksempel for hver regnskabsperiode, selv om de andre valg måske er blevet gemt for flere år siden.
Når valgene er blevet gemt, vil de blive vist i afsnittet Gemte indstillinger for Kør rapporter. Disse indstillinger kan vælges på rapportfelterne ved at klikke på den gemte indstilling. Ud over det navn, der er givet til det gemte valg, er valgene vist i regnskabsrapporttypen i parentes.
Del gemte indstillinger med andre brugere
Når rapportvalgene er gemt, vil de kun være tilgængelige for den bruger, der foretog valgene i det pågældende Procountor-miljø. Disse gemte valg kan dog deles med andre brugere i samme miljø. Hvis du vil dele valgene, skal du klikke på knappen Rediger & Del i afsnittet Gemte indstillinger for Kør rapporter og vælge de valg, du vil dele, ved at markere feltet ud for dets navn:
Du kan vælge enten kun én eller flere indstillinger, og disse gemte valg kan deles med andre brugere i samme miljø ved at klikke på delingsikonet:
Vinduet Del gemte indstillinger åbner:
I feltet Hvem vil du dele med? skal du indtaste brugernavnet på den bruger, du vil dele de gemte indstillinger med. Hvis det angivne brugernavn ikke er i det rigtige format, eller brugeren ikke kan findes i det pågældende miljø, vises en fejlmeddelelse, når der klikkes på knappen Del.
Hvis brugernavnet er angivet korrekt, vises en bekræftelse på, at de gemte valg vil blive delt med den angivne bruger.
Denne bruger vil se alle gemte valg, der deles med dem, i visningen Regnskabsrapporter (ny) i Gemte indstillinger for Kør rapporter på samme måde, som de vises til den bruger, der delte dem. Den bruger, som disse valg blev delt med, kan dele dem videre til en anden bruger. Delingen er ikke begrænset til den bruger, der oprindeligt gemte valgene.
Gemte valg kan ikke deles med flere brugere på én gang - favoritter kan kun deles med én bruger ad gangen. For at dele valg med flere brugere, skal det gøres med hver bruger separat som beskrevet ovenfor.
SLETTER GEMTE UDVALG
Gemte valg kan slettes ved at klikke på knappen Rediger & Del i afsnittet Gemte indstillinger for Kør rapporter . Vælg de gemte valg ved at markere feltet ved siden af det.
Aktiver et eller flere valg, og klik på ikonet papirkurv for at slette de gemte valg:
Bekræft sletning med knappen Fjern.
Hvis du kun vil redigere bestemte felter i markeringen, kan det gøres på følgende måde:
- Klik på et gemt valg for at tilføje disse til valgfelterne i visningen Regnskabsrapporter (ny)
- Foretag de nødvendige ændringer i disse tidligere gemte valg.
- Hvis du vil gemme markeringerne med et nyt navn, skal du klikke på knappen Gem aktuelle valg
- Slet de tidligere valg ved hjælp af knappen Rediger & Del og ikonet papirkurv (følg vejledningen ovenfor).
PRINTING THE REPORTS
Finanskladde og råbalance kan udskrives i HTML, Excel eller PDF-formater. Ved at højreklikke på rapportens resultater åbner en menu, som indeholder mulighederne Faktura, Regnskab, Vedhæftede filer, Eksport Excel, Åbn PDF, Eksporter HTML.
Rapportmenuen for transaktioner efter dimensioner indeholder indstillingerne Dimensioner, Regnskab, Eksporter Excel, Åbn PDF, Eksport HTML.