Rapportskemaer (ny)

Rapportskemaer (ny) giver mulighed for at oprette og redigere tilpassede rapportformularer, der kan bruges i visningen Regnskabsrapporter (ny) i menuen Type regnskabsrapport. Du kan få adgang til visningen Rapportskemaer ved at klikke på knappen Rapportskemaer (ny) i visningen Regnskabsrapporter (ny).

 

Oprettelse af en ny rapportformel

Klik på knappen Ny for at oprette en ny rapportformular. Dette åbner et nyt vindue, hvor du kan vælge en skabelon for den nye rapportformular:

 

Skabelonen kan være en af følgende:

• Resultatopgørelse
• Balance eller
• Brug en tom skabelon, der åbner en tom redigeringsvisning for rapportformularen.

Når skabelonen er valgt fra rullemenuen, skal du klikke på Fortsæt for at åbne redigeringsvisningen for rapportformularen. Denne visning er nærmere forklaret i næste afsnit.

Brugerdefinerede rapportformularer vil være synlige i visningen Rapportskemaer:

 

Rapportformularer kan fjernes og kopieres ved hjælp af knapperne Fjern og Kopier efter valg af rapportformularrækken. Knappen Rediger fører til redigeringsvisningen for rapportformularen, som er nærmere forklaret i næste afsnit.

 

Visning af rapportformelredigering

Denne visning er til redigering af rapportformularen, og formularen kan redigeres enten

• Ved at redigere hver række og hvert felt direkte, hvilket forklares yderligere i de følgende afsnit, eller
• Ved at redigere formularen som tekst gennem knappen Rediger som tekst, hvilket forklares yderligere i eget afsnit.

På højre side af visningen er afsnittet Kontooversigt, som bruges til at redigere visse typer rapportformularrækker. Mere information om dette kan findes her.

Navnet på rapportformularen er angivet i Navn-feltet. Dette navn vil være synligt i rullemenuen Type regnskabsrapport i visningen Regnskabsrapporter (ny), hvor denne nyoprettede tilpassede rapportformular kan vælges.

Type-valg fastlægger, om regnskabsrapporttypen er resultatopgørelse, balance eller pengestrømme.

Valget Skal der byttes fortegn på saldiene skifter alle rapportformularens værdier til modsatte værdier.

Ændringer, der er foretaget i rapportformularen, gemmes med knappen Gem øverst på siden.

 

Tabel knapperne

Redigeringsvisningen for rapportformularen har følgende knapper:

• Ny række tilføjes med knappen Tilføj linje. Den nye række tilføjes under den valgte række, der blev valgt før du klikker på knappen Tilføj linje.
• En valgt række kan slettes med knappen Slet linjen eller kopieres med knappen Kopier linje.
• Knapperne Flyt én opadog Flyt én nedad flytter den valgte række op og ned.
• Vis / skul oversættelser viser og skjuler felterne for oversættelser til forskellige sprog.

 

Tabel kolonner

Kontorækkerne for rapportformularen kan redigeres gennem følgende kolonner:

• Række-kolonnen angiver rækkenummeret. Første række er R1, anden R2, tredje R3, og så videre. Kolonneidentifikatorerne for række(såsom R1, R2 og R3) kan bruges i Formel-kolonnen til at oprette formularen, der forbinder til eller refererer til andre rækker i rapporten.
• Navn-kolonnen bruges til at vælge et navn til rækken.
  • Når rapporter oprettes på forskellige sprog, oprettes navnet på hver rapportrække af det tilsvarende oversættelsessæt i kolonnen for forskellige sprog og ikke af det generelle rækkenavn, der er angivet i Navn-
  • Indholdet i kolonnen Navnsynkroniseres med oversættelsen af det sprog, der er angivet som virksomhedssprog i visningen Grundoplysninger. Hvis dansk for eksempel er angivet som virksomhedssprog, påvirker redigering af Navn-kolonnen også den danske oversættelseskolonne på rapportformularen og omvendt.
• Indrykning-kolonnenfastlægger, hvor meget indrykning rækken skal have. Indrykningsværdien er valgt fra nummer 1 til 6, hvor nummer 1 betyder, at rækken ikke har nogen indrykning, og nummer 6 betyder, at indrykningen er den største mulige. Ved at vælge forskellige indrykningsniveauer kan rapporten struktureres på forskellige måder.
• Type-kolonnen fastlægger rækketypen:
  • Valget Overskrift betyder, at rækken er en rapporttitelrække uden balance. Disse rækketyper kan for eksempel være titlen Aktiver eller Passiver i balancen.
  • Valget Tom opretter en tom række uden indhold. Denne rækketype vises som en tom række i rapporten. Disse tomme rækker kan bruges til at strukturere rapporten på en bestemt måde, hvis for eksempel visse dele af rapporten skal adskilles med tomme linjer.
  • Valget Saldo betyder, at summen af de valgte konti vil blive vist som rækkesaldo. Konti kan vælges enten
    • direkte fra Formel-kolonnen ved hjælp af [XXXX:XXXX]-formatkontovalg eller
    • fra højre side Kontooversigt sektion, som forklares nærmere i  eget afsnit.
  • Valget Rækkefunktion kan bruges til at oprette funktioner relateret til andre rækker i Formel- Mere specifikke eksempler på rækkefunktioner introduceres senere i eget, separat afsnit.
• Afkrydsningsfeltet i Skjul-kolonnen skjuler den valgte række fra rapporten.
• Afkrydsningsfeltet i Fed skrift-kolonnen fremhæver den valgte række fra rapporten med fed skrift.
• Afkrydsningsfeltet Skjules hvis nul skjuler rækker, der har nulbalance. Hvis for eksempel en bestemt konto ikke har nogen saldo, og dette valg er markeret, vil denne kontorække ikke blive vist i rapporten.
• I standardlængde fastlægger, om rækken skal medtages i en rapport i standardlængde. Rapportlængden kan fastlægges i søgekriteriet Regnskabsrapporter (ny).
• I kort længde fastlægger, om rækken skal medtages i en forkortet rapport. Rapportlængden kan fastlægges i søgekriteriet Regnskabsrapporter (ny).
• Afkrydsningsfeltet Inverter inverterer rækkeværdien fra en negativ til en positiv værdi eller omvendt.
• Formel-kolonnen fastlægger, hvordan rækkebalance bliver dannet. Formel-kolonnen kan for eksempel indeholde visse kontonumre i formatet [XXXX:XXXX], hvilket betyder, at rækkesaldoen er summen af disse valgte konti. Formel-kolonnen kan også indeholde henvisninger til andre rækker i rapporten, og de refererede rækker vises f.eks. på følgende måde: [R21:R25]. Mere detaljerede oplysninger om de beregninger og applikationer, der er aktiveret af Formel-kolonnen, kan findes i dette afsnit.

 

Kontooversigt sektion

Redigeringsvisningen for rapportformularen har et afsnit, der hedder Kontooversigt i højre side. Dette afsnit er aktivt og tilgængeligt, når den valgte rapportrække har Saldo valgt i Type-kolonnen. Kontooversigt vil være inaktiv, hvis den valgte rapportformularrække har en anden rækketype end Saldo.

Konti og kontogrupper vælges til saldorækkerne i afsnittet Kontooversigt. Hvis konti, der tilhører en bestemt kontogruppe, føjes til kontoplanen efter oprettelse af rapportformularen, vil de automatisk blive medtaget i saldoen for den pågældende række.

Der er to indstillinger i afsnittet Kontooversigt, der påvirker valget af konti: Brug udvidelige intervaller og Brug nøjagtige intervaller:

• Brug udvidelige intervaller betyder, at det konto- eller kontointerval, der er valgt fra kontolisten, omfatter alle eksisterende konti og konti, der er oprettet fremover i det valgte kontoprogram, samt alle fremtidige konti, der er oprettet i dette kontoprogram med et kontonummer, der er større end den seneste konto i dette kontoprogram, og før den næste konto i kontoplanen.
  • Eksempel 1: Kun en konto er valgt fra kontolisten, kontonummer 4000. Den næste konto i kontolisten er 4090. Når indstillingen Brug udvidelige intervaller er valgt, vil valg af kontonummer 4000 oprette formularen [4000:4089]. Det betyder, at hvis der oprettes en ny konto inden for dette interval, for eksempel kontonummer 4010, vil dette indgå i formularen.
  • Eksempel 2: Konti 4000, 4090 og 4110 vælges fra kontolisten. Når indstillingen Brug udvidelige intervaller er valgt, vil valg af disse tre konti oprette formularen [4000:4129]. Da den næste konto efter konto 4110 er 4130, oprettes den udvidede formular på en sådan måde, at alle konti, der eventuelt oprettes efter 4110 (hele vejen op til kontonummer 4129), vil indgå i formularen.
• Brug nøjagtige intervaller selection betyder, at de konti eller kontointervaller, der er valgt fra kontolisten, ikke omfatter andre konti end de eksisterende, og dem, der muligvis vil blive oprettet fremover i dette kontointerval.
  • Eksempel 1: Kun en konto er valgt fra kontolisten, kontonummer 4000. Når indstillingen Brug udvidelige intervaller er valgt, vil valg af kontonummer 4000 oprette formularen 4000.
  • Eksempel 2: Konti 4000, 4090 og 4110 vælges fra kontolisten. Når indstillingen Brug udvidelige intervaller er valgt, vil valg af disse tre konti oprette formularen [4000:4110]. Hvis der oprettes en konto i kontoplanen, for eksempel 4050, vil den indgå i denne formular. Eventuelle konti, der føjes til kontoplanen efter 4110, for eksempel 4115, vil ikke indgå i Brug nøjagtige intervaller -

Der er et Markerede formularer -felt nederst i afsnittet Kontooversigt:

Når Saldo er valgt fra Type-kolonnen, kan indholdet af Formel-kolonnen ikke redigeres inden for selve kolonnen. Disse ændringer skal foretages i afsnittet Kontooversigt, i Markerede formularer -feltet og ved hjælp af knappen Opdater formel.

Når konti er valgt fra kontolisten, opdateres indholdet af Markerede formularer -feltet i henhold til valget. Når valgene er foretaget, opdateres formularen til feltet i Formel-kolonnen med knappen Opdater formel.

Indholdet af Markerede formularer -feltet opdateres automatisk, når konti er valgt fra listen, så det er nemmest at oprette en formular ved hjælp af kontolisten. Feltets indhold kan redigeres manuelt. I dette tilfælde vælger indtastning af en formular i Markerede formularer -feltet automatisk de tilsvarende konti fra Kontooversigt. Når indholdet opdateres manuelt, skal tallet på venstre side være større end tallet på højre side. Hvis feltet indeholder fejl, vil det blive fremhævet med rødt. Hvis du holder markøren over feltet, vises den mere detaljerede årsag til fejlen.

Feltets indhold kan dannes på følgende måder (når Brug nøjagtige intervaller er valgt):

• Hvis der vælges et samlet kontointerval (og for eksempel nogle konti ikke springes over), er formularen i formatet [XXXX:XXXX].
• Hvis der vælges et kontointerval, der springer over bestemte konti fra listen (med andre ord er der valgt to separate kontointervaller fra listen), er formularen i formatet [XXXX:XXXX] +[XXXX:XXXX].
• Hvis der vælges et kontointerval sammen med en enkelt konto, er formularen i formatet [XXXX:XXXX]+XXXX.
• Hvis der kun vælges en enkelt konto, er formularen XXXX.
• Hvis der vælges to enkelte (men ikke på hinanden følgende) konti, er formularen i formatet XXXX+XXXX.

Indholdet af Markerede formularer -feltet adskiller sig fra ovennævnte, for eksempel når Brug udvidelige intervaller er valgt. I dette tilfælde vil valg af en enkelt konto oprette formularen i formatet [XXXX:XXXX], da formularen vil medtage alle konti, der måtte blive oprettet i fremtiden med et kontonummer, der kommer efter den valgte konto og før den næste konto i kontoplanen.

Når Brug nøjagtige intervaller er valgt, vil enkelstående, ikke fortløbende konti, der ikke udgør et kontointerval i formatet [XXXX:XXXX], vælges i formularen. Hvis der imidlertid vælges individuelle konti i fortløbende rækkefølge, vil kontointervallet i formatet [XXXX:XXXX] automatisk dannes i henhold til de valgte konti. Det betyder, at hvis en konto, der tilhører dette kontointerval, føjes til kontoplanen i fremtiden, vil denne konto indgå i denne formular.

• Hvis hensigten er at oprette en formular, der ikke danner en formular af typen [XXXX:XXXX], når der vælges fortløbende konti, skal du følge disse trin: Udfyld de nødvendige fortløbende konti i Markerede formularer -feltet adskilt af plustegn. For eksempel 4000+4090+4110. Formlen opdateres i Formel-kolonnen, når der klikkes på knappen Opdater formel. Hvis en konto, f.eks. konto nr. 4005, senere føjes til kontoplanen, vil dette ikke indgå i formularen, da den kun består af enkeltstående, allerede eksisterende konti.

 

Beregninger med rækkefunktion

Der kan oprettes forskellige beregninger på rækkerne, når Rækkefunktion er valgt fra Type-kolonnen for den pågældende række. I dette tilfælde kan beregninger oprettes i Formel-kolonnen på følgende måder:

• Addition, subtraktion, multiplikation og opdeling af andre rækker og rækkeområder. Oplysningerne for Række-kolonnen bruges som rækkeidentifikatorer (R1, R2, R3 og så videre). Hvis en rapportformularrække skal divideres med en anden række, indtastes disse rækker i Formel-feltet på følgende måde: R1/R2. Hvis to rækkeområder skal lægges sammen, indtastes disse i Formel-kolonnnen som følger: [R1:R5]+[R10: R15].
• Addition, subtraktion, multiplikation og opdeling af andre rækker og rækkeområder, der anvender manuelt indtastede beløb, multiplikatorer eller divisorer. Hvis du vil tilføje en bestemt beløb til en rapportformularrække, skal du indtaste rækken og summen i Formel -kolonnen som følger: R20+32500. For at dividere et rækkeinterval med et bestemt tal indtastes disse i Formel-kolonnen som følger: [R6: R15]/2,5.
• Addition, subtraktion, multiplikation og opdeling, der ikke vedrører andre rækker eller rækkeområder, og forskellige beløb, multiplikatorer og divisorer indtastes manuelt i Formel-kolonnen.

Bemærk, at der ikke kan henvises direkte til bestemte konti eller kontointervaller i Formel-kolonnen ved hjælp af kontonummeret (f.eks. 4000/2):

• Alle værdier, der føjes til Formel-rækken, betragtes som normale heltal, og resultatet af det foregående eksempel vil altid være 2000 og ikke baseret på saldoen for kontonummer 4000.
• For at tilføje en række, der dividerer saldoen på konto 4000 med to, skal det gøres ved at henvise til rækkenummeret (for eksempel R5/2).
• Hvis rapportformularen endnu ikke har en række, der kun indeholder konto 4000, kan dette tilføjes ved at vælge Saldo i Type-kolonnen og tilføje bare konto 4000 til Formel-kolonnen (ved hjælp af afsnittet Kontooversigt i højre side).

Beregningerne på rækkefunktionsrækken Formel -kolonnen kan indeholde henvisninger til andre rækker (f.eks. R3), henvisninger til rækkeområder (f.eks. [R10:R20]), plus tegn (+), minustegn (-), gangetegn (*), divisionstegn (/), parenteser () og tal med op til fire decimaler (f.eks. 12500,1663).

 

 

Redigering af rapportformularen som tekst

Redigering af rapportformularen som tekst er en praktisk løsning, når en rapportformular oprettet i Procountor miljø A skal flyttes til Procountor miljø B:

• Klik på Rediger som tekst i miljø A. Rapporten vil blive vist i tekstformat i det åbnede vindue.
• Vælg hele vinduets indhold (Ctrl+A) og kopier det (Ctrl+C). Rapportformularen i tekstformatet kan midlertidigt indsætte (Ctrl+V) og gemmes, for eksempel, til en separat Word-fil.
• Skift til miljø B og klik på Rediger som teksti visningen rapportformular. Tøm indholdet af den aktuelle formular og erstat den med rapportformularen i tekstformat kopieret fra miljø A. Klik på Fortsæt.

Som følge heraf vil den rapportformular, der importeres fra miljø A til miljø B som tekst, have alle de tilsvarende rækker og kolonner som rapportformular i miljø A.

Hvis du får en fejlmeddelelse når du vælger Fortsæt i vinduet Rediger som tekst, kan du prøve igen efter du har tilføjet ; (semikolon) på hver række som det sidste tegn.

 

Vigtigt at tage med i overvejelserne

Rapportformularer omfatter nogle gange nogle konti på skjulte rækker, der ikke vises på rapporterne, men bruges som en anden rækkes rækkefunktion. Det er vigtigt at sikre, at de ønskede konti eller rækkeområder også er medtaget på disse rækker. Især hvis skabelonen for rapportformularen har været Procountors standardindkomstopgørelse eller standardbalance eller kontoplanen er blevet ændret efter oprettelse af egen rapportformular.

Følgende billede viser, hvordan der på Procountors standardindkomstopgørelse beregnes råvarer og tjenester i alt med en rækkefunktion fra næste række R26. Saldoen til række R26 tages fra kontointervallet [4000:4999]. Hvis virksomheden ønsker at medtage for eksempel nogle andre konti i købet i løbet af regnskabsåret, bør rapportformularen om nødvendigt ændres, så rækken R26 også medtager disse, hvis det angivne kontointerval ikke er korrekt.