Kontoplaner (nye)

Kontoplaner (nye) tillader brugerne at se og redigere den aktuelle kontoplan.

Når der oprettes et nyt miljø i visningen Anlæg et nyt miljø har kontoplanen følgende standardindstillinger:

• Procuntor-standardkontoplan
• Skabelon for enkeltmandsvirksomhed

Om nødvendigt kan rettighederne til at få adgang til og redigere Kontoplaner (nye) fastlægges for hver bruger med indstillingen Kontoplan og standardrapporter for Brugerrettigheder.

 

Overblik

 

Overste bjalke funtioner

• Knappen Gem gemmer alle foretagne ændringer.
• Knappen Rediger flere oversættelser åbner en separat visning, hvor du kan redigere kontooversættelser. Mere detaljerede instruktioner om, hvordan du redigerer disse oversættelser kan findes i dette afsnit.
• Vis tilgodehavende og forfaldne konti: Vælg de konti, der bruges i Afstemningsrapport for udestående fakturaer. Mere detaljerede instruktioner om, hvordan du vælg disse konti er tilgængelige i dette afsnit.
• Knappen Importérhar to indstillinger, Importer konti from CSV og Download skabelon. Disse funktioner kan bruges til at redigere kontoplanen ved at importere en CSV-fil til Procountor. Mere detaljerede instruktioner om, hvordan du importerer en kontoplan kan findes i dette afsnit.
• Knappen Exportérbruges til at eksportere kontoplanen til en HTML- eller CSV-fil. Mere information om eksport af kontoplanen til en HTML- eller CSV-fil kan findes i dette afsnit.
• Knappen Balancens kontoindstillinger åbner en separat visning, hvor du kan redigere indstillinger, der påvirker Automatisk primopostering i visningen Specificeret balance.

 

KONTOPLANER (NYE) SEKTIONSMULIGHEDER

• Vælg kontoplanens sprog i rullemenuen Vælg sprog. Mulighederne er dansk og engelsk.
• Indstillingen Vis konti i brugviser alle konti i brug øjeblikket på kontolisten. En konto i brug betyder en konto, der har regnskabsposter og/eller er blevet angivet som standardkonto i Procountor-indstillinger:
  • Standarder for postering på almindelig konto
  • Standardkonteringer for rejse- og udlægsfakturaer
  • Kontoudtogets standardkontering
  • Advisindbetalingernes standardkonteringer
  • Standardpostering for skat
  • Forretningspartnerens standardkonti
  • Tilgodehavender og forfaldne konti (der kan tilgås via knappen Vis tilgodehavende og forfaldne konti i visningen Kontoplaner (nye))
• Vis ubrugte kontiviser alle konti, der ikke er i brug i øjeblikket på kontolisten. En konto, der ikke er i brug er en konto, der ikke har nogen regnskabsposter og/eller ikke er blevet angivet som standardkonto i Procountor-indstillinger:
  • Standarder for postering på almindelig konto
  • Standardkonteringer for rejse- og udlægsfakturaer
  • Kontoudtogets standardkontering
  • Advisindbetalingernes standardkonteringer
  • Standardpostering for skat
  • Forretningspartnerens standardkonti
  • Tilgodehavender og forfaldne konti (du kan se disse ved at klikke på knappen Vis tilgodehavende og forfaldne kontii visningen Kontoplaner (nye))
• Vis inaktive konti fastlægger om inaktive konti vises på kontolisten eller ej.
• Brug CoA-hierarki from standardregnskabsrapporterfastlægger det format, som kontoplanen vil blive vist og redigeret i.
  • Hvis valgt, vil kontoplanen følge Standardrapportformler visning konti struktur, og konti vises under forskellige niveauer af underoverskrifter og grupper. Rækken Konti, der ikke er i repporten vises under rækkerne Aktiver, Passiver og Resultatopgørelse. Disse rækker indeholder alle konti, der ikke er valgt i visningen af kontoindstillingerne Standardrapportformler. Mere detaljerede instruktioner om redigering af standardregnskabsrrapportformularer og valg af konti kan findes i en separat artikel i visningen Standardrapportformler.
  • Hvis dette ikke er valgt, vil planen kun indeholde overskrifterne Aktiver, Passiver og ResultatopgøDe konti, der er vist som en liste nedenfor.

 

Kontoliste knapper og funktioner

Knappen Tilføj konto tilføjer nye konti til kontoplanen:

• Feltet Kontonummerangiver den konto, der skal tilføjes. Det indtastede nummer må ikke i øjeblikket bruges af en anden konto. Hvis dette er tilfældet, vil feltet blive markeret med rødt, og knappen Gem vil være inaktiv.
• Kontonavnangiver navnet på den nye konto. To eller flere konti kan have samme navn, og et identisk navn forhindrer ikke oprettelse af en ny konto. Kun kontonummeret skal være entydigt.
• Kopier navn til oversættelse herunderkopierer navnet til oversættelsen. Kontonavnets oversættelser kan indtastes i feltet Kopier navn til oversættelse herunder.
• Gem kontooplysningerne og udfyld tilføjelsen ved at klikke på Gemøverst på siden.

Slet konto fjerner valgte konti fra kontoplanen:

• Vælg den konto, du vil fjerne fra kontolisten - ellers vil knappen Slet konto være inaktiv.
• Når du fjerner en konto, åbnes en separat dialogboks, hvor du bliver bedt om at bekræfte sletning ved at klikke på Ja.
• Den valgte konto kan ikke fjernes, hvis den i øjeblikket er i brug. En konto i brug betyder en konto, der har regnskabsposter og/eller er blevet angivet som standardkonto i Procountor-indstillinger:
  • Standarder for postering på almindelig konto
  • Standardkonteringer for rejse- og udlægsfakturaer
  • Kontoudtogets standardkontering
  • Advisindbetalingernes standardkonteringer
  • Standardpostering for skat
  • Forretningspartnerens standardkonti
  • Tilgodehavender og forfaldne konti (der kan tilgås via knappen Vis tilgodehavende og forfaldne kontii visningen Kontoplaner (nye))
• For at fjerne en konto, der i øjeblikket er i brug, skal alle regnskabsposter på kontoen flyttes til en anden konto, og den skal fjernes fra alle ovennævnte bogføringsstandarder.

Rediger konto redigerer de eksisterende konti:

• Den konto, der skal redigeres, skal først vælges fra kontolisten - ellers vil knappen Rediger kontovære inaktiv.
• Nummeret i Kontonummer-feltet kan ikke redigeres. For at ændre kontonummeret skal kontoen fjernes, og der skal tilføjes en ny konto.
• Navnet på kontoen kan redigeres i feltet Kontonavn. Dette navn behøver ikke at være unikt og kan også bruges til andre konti. To konti kan have samme identiske navn, og dette forhindrer ikke i at gemme ændringerne.
• Valget Kopier navn til oversættelse herunder fastlægger, om navnet skal kopieres direkte som oversættelse til et af sprogene. Kontonavnets oversættelser kan indtastes i Oversættelse-feltet.
• Gem ændringer, og afslut redigeringen ved at klikke på Gemøverst på siden.

Indstillet til inaktiv gør en konto inaktiv:

• Den konto, der skal deaktiveres, skal først vælges fra kontolisten - ellers vil knappen Indstillet til inaktiv ikke være aktiv.
• At gøre en konto inaktiv betyder, at kontoen ikke kan vælges til bogføringer på kvitteringer. Regnskabsposterne vil ikke blive berørt, og kontoen vil sammen med saldoen blive vist i regnskabsrapporterne.
• Deaktiverede konti vil forsvinde fra kontolisten Kontoplaner (nye)hvis indstillingen Vis inaktive konti ikke er valgt. En inaktiv konto vil blive vist i gråt på listen, når indstillingen Vis inaktive konti er valgt. Når en inaktiv konto er valgt fra listen, kan den aktiveres igen med Indstillet til aktiv. Inaktiveringsknappen fungerer som en aktiveringsknap for inaktive konti.
• Hvis en konto, der er blevet angivet som standardposteringskonto, er valgt til at blive inaktiv, vises en meddelelse, før den deaktiveres. Standard posteringskonti kan deaktiveres, men kontoen vil forblive som standardkonto i alle posteringsstandarder. Det betyder, at der stadig kan foretages regnskabsposter, selv om den pågældende konto er inaktiv. For at forhindre dette skal kontoen fjernes fra følgende standardindstillinger:
  • Standarder for postering på almindelig konto
  • Standardkonteringer for rejse- og udlægsfakturaer
  • Kontoudtogets standardkontering
  • Advisindbetalingernes standardkonteringer
  • Standardpostering for skat
  • Forretningspartnerens standardkonti
  • Tilgodehavender og forfaldne konti (der kan tilgås via knappen Vis tilgodehavande og forfaldne kontii visningen Kontoplaner (nye))

 

Rediger flere oversttæelser visning

Kontonavnoversættelser kan redigeres i visningen Rediger flere oversættelser. For at komme til denne visning skal du klikke på Rediger flere oversættelser i den øverste bjælke.

Listen indeholder alle konti og deres engelske oversættelser. Procountor standardkonti har færdige oversættelser, der kan redigeres ved at ændre indholdet af feltet, hvis det er nødvendigt. Hvis der er tilføjet nye konti med kun danske oversættelser, vil den tilsvarende engelske oversættelse for disse konti være tom.

Søgning -feltet kan bruges til at finde konti, der skal redigeres, ved at indtaste kontonummeret eller kontonavnet (eller en del af navnet eller nummeret). Søgeresultaterne kan filtreres fra rullemenuen Filterkriterier ved for eksempel kun at vælge konti, der mangler en engelsk oversættelse.

På højre side viser kolonnerne Redigeret og Redigeret af detaljerne for den seneste redigering. Knappen Vis oplysning om sidste redigering viser tidsstempel og den bruger, der har foretaget den seneste redigering for hver oversættelse.

Oversættelser kan også redigeres ved hjælp af en CSV-fil. Eksisterende oversættelser kan eksporteres til en CSV-fil med knappen Exportér CSV. Efter at have foretaget de nødvendige ændringer (ved at tilføje/redigere oversættelser af hver konto) kan den opdaterede fil importeres med knappen Importér CSV. En oversigt over de foretagne ændringer og eventuelle ugyldige rækker vil blive vist i importvisningen.

Alle ændringer, der er foretaget (enten ved direkte redigering af planen eller ved hjælp af CSV-filen), kan gemmes med knappen Gem øverst på siden.

 

VALG AF TILGODEHAVENDE OG FORFALDNE KONTI

Vælg de konti, der bruges i Afstemningsrapport for udestående fakturaer med knappen Vis tilgodehavende og forfaldne konti:

 

Der kan tilføjes konti til både salg og køb med knappen Tilføj. Hvis du vil fjerne en konto, skal du markere afkrydsningsfeltet ved siden af kontoen og klikke på Slet.

Det er vigtigt at bemærke, at en forfalden konto, der er valgt i visningen Standarder for postering på almindelig konto, ikke kan fjernes. Afkrydsningsfeltet vises ikke ved siden af disse konti.

Eventuelle ændringer, der er foretaget, kan gemmes med knappen Gem.

 

REDIGERING AF KONTOPLANEN VED HJÆLP AF EN csv-FIL

Kontoplanen kan redigeres ved hjælp af en CSV, som kan bruges til at:

• tilføje nye konti til kontoplanen og
• opdatere, redigere og inaktivere eksisterende konti.

Det er ikke muligt at fjerne konti fuldstændigt med en CSV-importfil. Konti, der skal fjernes, skal slettes direkte fra visningen Kontoplaner (nye).

Konti kan tilføjes, erstattes eller ændres med CSV-filen række for række baseret på kontonummeret. I praksis betyder dette, at:

• Hvis CSV-importfilen kun har to rækker for kontonummer 1001 og 1002, vil alle andre konti i kontoplanen ikke blive påvirket.
• Konto 1001 og 1002 på CSV-filen vil blive føjet til kontoplanen sammen med deres konfigurationer, hvis disse kontonumre endnu ikke findes i kontoplanen.
• Konto 1001 og 1002 på CSV-filen vil erstatte konto 1001 og 1002 i kontoplanen, hvis de allerede findes i planen. Hvis for eksempel kontonavnene i CSV-filen adskiller sig fra navnene i kontoplanen, vil navnene blive opdateret til navnene i CSV-filen.

 

OPRETTELSE AF EN CSV FIL

Der er to måder at oprette en redigerbar CSV-fil:

Indstilling 1: Klik på knappen Importér i den øverste bjælke, og vælg Download skabelon. Denne skabelon vil ikke medtage konti i kontoplanen, og alle rækker undtagen hovedrækken vil være tomme.

Indstilling 2: Klik på knappen Exportér i den øverste bjælke og vælg CSV. Vælg følgende indstillinger i trin 1 og 2 (trin 3 indstillinger, du kan vælge frit):

1. Vælg Allei rullemenuen Sprog.
2. Vælg som en iste med konti fra Exportér.
3. Vælg de konti, der skal medtages på CSV-filen i Exportér muligheder.

Alle konti, der er valgt i Exportér muligheder, vil blive medtaget i skabelonen som deres egne separate rækker. Valgene i trin 1 og 2 sikrer, at kolonnerne og rækkerne på skabelonen ligner en tom CSV-skabelon, så den nemt kan importeres tilbage til Procountor.

 

REDIGERING AF FILEN

Uanset hvilken måde CSV-fil blev oprettet (enten indstilling 1 eller 2 beskrevet ovenfor) er redigering af filen relativt ligetil og enkel, så længe visse grundlæggende regler følges.

Som standard indeholder CSV-filen (herunder den tomme CSV-fil) en række med overskrift, der ikke behøver at blive fjernet, før filen importeres. Denne hovedrække vil automatisk blive ignoreret, når filen importeres. Nedenfor er beskrivelsen for hver af kolonneoverskrifterne:

• Kontonummer: Den konto, der skal tilføjes eller ændres. Acceptable værdier er tal mellem 1000 og 99999999. Det betyder, at kontonummeret kan være op til otte cifre og skal være mindst fire cifre langt. Kontonummer er obligatorisk, og hvis det efterlades tomt, vil rækken forårsage en fejl i importen.
• Navn: Navnet på den konto, der skal tilføjes. Dette felt er obligatorisk, og navnet skal have mellem et og 255 tegn. Hvis feltet efterlades tomt eller overskrider de 255 tegn, vil det forårsage en fejl i importen.
• Inaktiv: Dette felt fastlægger, om kontoen skal sættes som inaktiv eller ej. Indtastning af en lille x eller en stor X i feltet vil gøre kontoen inaktiv. Hvis feltet efterlades tomt, holdes kontoen aktiv.
• Oversættelse ENG: Engelsk oversættelse for kontoen. Oversættelsen er ikke obligatorisk, men hvis den angives, skal det være mindst et tegn og højst 255 tegn.
• Oversættelse DAN: Dansk oversættelse for kontoen. Oversættelsen er ikke obligatorisk, men hvis den angives, skal det være mindst et tegn og højst 255 tegn.

Følgende ting om felterne Inaktive og Oversættelse ENG/DAN bør tages i betragtning, som vist i dette eksempel:

• I dette eksempel omfatter kontoplanen inaktive de konti 1001 og 1002. Disse konti er oversat til begge sprog (eng/dan).
• CSV-importfilrækkerne tildeles til en konto i kontoplanen baseret på nummeret i Kontonummer
• Kun navnet på disse konti i Navn-feltet skal ændres med CSV-filen, og alle andre kontooplysninger skal forblive uændrede.
• Hvis du vil beholde alle de andre kontooplysninger (såsom den aktive status og oversættelser), som de er, skal du udfylde felterne Inactiveog Translation ENG/DAN i CSV-filen.
• Hvis felterne Inactiveog Oversættelse ENG/DAN efterlades tomme, vil konto 1001 og 1002 blive aktiveret og alle oversættelser fjernet.

 

IMPORT AF CSV FILEN

Når alle nødvendige ændringer til eksisterende konti og/eller nye konti er blevet føjet til CSV-filen, kan filen importeres til Procountor ved at klikke på knappen Importér og vælge Importér konti from CSV. Filen vælges i en separat dialogboks Filimport:

 

Vælg filen, og klik på Fortsæt. Dette åbner et separat bekræftelsesvindue med en oversigt over alle rækkerne i filen og eventuelle fejl. For at bekræfte importen og opdatere kontoplanen med CSV-filen skal du klikke på knappen Importér. Gem ændringerne med knappen Gem øverst på siden.

Hvis filen indeholder både gyldige og ugyldige rækker, kan de gyldige rækker importeres på trods af de fejlagtige rækker. Kun de rækker, der ikke indeholder fejl, opdateres til kontoplanen, når der klikkes på knappen Importér.