Maksuvahti

Mikä on Maksuvahti?

Maksuvahti on Procountor-ohjelmistoon integroitu muistutus- ja perintäpalvelu automaattisella maksuvalvonnalla. Palvelun avulla saat kotiutettua avoimet saatavat tehokkaasti ja helposti niin, että asiakassuhde säilyy hetkellisistä maksuvaikeuksista huolimatta. Maksuvahdin automaattisen maksuvalvonnan avulla pystyt automatisoimaan maksamattomista laskuista muistuttamisen. Ajantasaisella muistuttamisella pystytään varmistamaan saatavien kotiuttaminen mahdollisimman nopeasti.

Palvelu on toteutettu yhdessä yhteistyökumppanimme Kravia Finland Oy:n kanssa ja se on käytettävissä suoraan Procountorista.

 

Hinnoittelu

• Kravia vastaa tuloksettomana päättyneen perinnän kuluista. Toimeksiantaja vastaa kuitenkin perintäkuluista tilanteissa, jossa tuomiolle viety ulosottoperintä on päättynyt velallisen varattomuusesteeseen.
• Kanteen vireillepanon hinnat sisältävät tuomioistuimen riidattoman asian käsittelykulun 65,00 euroa ja vireillepanomaksun. Palvelu laskutetaan kanteen vireillepanon yhteydessä. Mikä suppea kanne riitautetaan vastapuolen toimesta, niin asian käsittely muuttuu automaattisesti ns. laajaksi riita-asiaksi. Tämä on erikseen tuntilaskutettavaa työtä. Toimeksiantajalle tilitetään pääoma kokonaisuudessaan ja kanteen vireillepanomaksu (pois lukien ALV) edellyttäen, että velallinen on ne Kravialle suorittanut.
• Riitautetun asian tuntiveloitus 200 euroa + ALV.

Yllä olevassa kuvassa on yhteenveto hinnoittelusta ja pelkistetty prosessi. Maksuvahdin hinnoittelun ja sopimusehdot löydät kokonaisuudessaan täältä.

 

Tarvittavat tiedot ennen käyttöönottoa

Ennen Maksuvahdin käyttöönottoprosessia tulee varmistaa, että:

• Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot -näkymälle on täydennetty seuraavat tiedot:
  • Y-tunnus
  • Katuosoite (jos käytössä on vain postilokero, syötä se tähän kenttään)
  • Postinumero ja -toimipaikka

• Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet -näkymälle on täydennetty
  • Aktiivinen pankkitili
  • Kaikilla aktiivisilla pankkitileillä on BIC

 

Käyttöönotto

Oikean yläkulman ikonia klikkaamalla saat esittelyn suuremmaksi.

1. Aloitat Käyttöönoton Procountorissa menemällä kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Perintäasetukset. Valitse Perintäkumppanin asetukset -osion alta Perintäkumppani-alasvetovalikosta Maksuvahti (Kravia) -valinta.

2. Kun tämän jälkeen painat sivun yläosan Tallenna-painiketta, alkaa Maksuvahdin käyttöönottoprosessi. Käyttöönottoprosessissa tulee käydä läpi ja hyväksyä API-käyttäjän lisääminen (kravia.api), käyttöehdot ja täydentää pyydetyt yrityksen tiedot, yhteyshenkilön tiedot sekä asiakkaan tuntemistiedot, jotka Procountor lähettää automaattisesti Kravia Finland Oy:lle.

Yhteyshenkilöksi voit antaa yrityksen edustajan tai esim. kirjanpitäjän. Tätä henkilöä ei tarvitse olla perustettuna Procountorin käyttäjäksi. Yhteyshenkilön merkityksestä tarkemmin seuraavassa kohdassa.

Voit lisätä myös Kirjanpitäjän tiedot aktivoimalla Lisää kirjanpitäjän tiedot -valinnan, jos haluat antaa myös kirjanpitäjällesi kutsun hallinnoimaan perintätoimeksiantoja Kravian portaalissa.

Tuntemistietojen vastaamisen voi halutessaan ohittaa Maksuvahdin käyttöönottoprosessissa, jolloin Kravia kysyy ne sopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä yrityksen yhteyshenkilöltä. 

Käyttöönoton lopussa on mahdollisuus valita, laitetaanko samalla päälle laskujen automaattinen siirto perintään.

3. Kun tiedot on lähetetty Procountorista, jatkaa Kravia käyttöönottoprosessia. Käyttöönottoprosessissa määritetty yhteyshenkilö saa Kravian asiakasportaaliin pääsyn (admin-oikeudet) ja hänelle Kravia lähettää sopimuksen allekirjoitettavaksi. Allekirjoitus vaatii vahvan tunnistautumisen.

Jos määritetyllä yhteyshenkilöllä ei ole yrityksen nimenkirjoitusoikeutta, tulee hänen välittää Kravian lähettämä sopimus yrityksen nimenkirjoitusoikeutetulle henkilölle allekirjoitettavaksi. Määritetty yhteyshenkilö voi halutessaan kutsua myös muita henkilöitä käyttämään Kravian asiakasportaalia, esim. kirjanpitäjän, jolloin kirjanpitäjä pystyy hoitamaan perintäasioita yrityksen puolesta. Jos kirjanpitäjä määritettiin yhteyshenkilöksi käyttöönottoprosessissa, saa hän suoraan pääsyn Kravian asiakasportaaliin eikä häntä tarvitse sinne erikseen kutsua.

4. Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen yritys voi siirtää laskuja Maksuvahdin piiriin. Jos laskuja siirretään Maksuvahtiin jo ennen sopimuksen allekirjoittamista, tulee nämä laskut käydä Kravian asiakasportaalissa erikseen hyväksymässä, jotta muistutus- ja perintätoimenpiteet käynnistetään kyseisille laskuille.

5. Voit halutessasi laittaa automaation päälle maksamattomien laskujen siirtämiseksi Maksuvahtiin. Katso alta lisätietoja.

 

Maksuvahdin muistutus- ja hyväksyntäasetukset

Maksuvahdissa voit itse päättää, lähetetäänkö maksamattomille laskuillesi yksi vai kaksi maksumuistutusta sekä määrittää, mitkä vaiheet vaativat erillistä hyväksyntääsi ennen prosessin etenemistä. Oletuksena Maksuvahdissa lähetetään yksi maksumuistutus ja hyväksyntäsi vaaditaan aina ennen oikeudellisten perintätoimenpiteiden aloittamista. Voit halutessasi muokata näitä asetuksia.

Muistutus- ja hyväksyntäasetukset voit määrittää kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Perintäasetukset osion Perintäkumppanin asetukset > Maksuvahdin muistutus- ja hyväksyntäasetukset -alta. Kyseinen osio tulee näkyviin Maksuvahdin käyttöönottoprosessin suorittamisen jälkeen. Osion kenttien arvot tulevat muokattaviksi muutaman minuutin kuluttua Maksuvahdin käyttöönottoprosessin suorittamisen jälkeen, joten jos haluat muokata kenttien arvoja, palaa sivulle muutaman minuutin kuluttua uudelleen.

Laskun lisätietojen näyttäminen muistutuskirjeellä

• Valinnalla Lisää laskun lisätiedot ja tuotetiedot muistutuskirjeelle määritellään näytetäänkö muistutuskirjeen lisätiedoissa alkuperäisen laskun lisätiedot ja tuotetiedot.  
  • Valinnan ollessa päällä muistutuskirjeen erittelyssä kohdassa saatavan peruste, näytetään laskulle merkityt lisätiedot sekä ensimmäisen kymmenen tuotteen nimet ja kommentit. Kohtaan mahtuu enintään 1000 merkkiä. 
• Valinnalla Lisää ulkoisen järjestelmän laskun numero muistutuskirjeeseen määritellään haluaako ulkoisen järjestelmän laskun numeron mukaan muistutuskirjeeseen.  Asetus on oletuksena päällä. 

Maksuvahdin muistutus- ja hyväksyntäasetukset

• Lähetä ylimääräinen maksumuistutus: Maksuvahti lähettää oletuksena yhden maksumuistutuksen ennen mahdollista perintään siirtoa (= maksuvaatimuksen lähettäminen). Valitsemalla Lähetä ylimääräinen maksumuistutus -valinnan, Maksuvahti lähettää toisen maksumuistutuksen ennen mahdollista perintään siirtoa.
• Aloita perintätoimeksiannot suoraan perinnästä, jos laskuille on jo lähetetty riittävästi muistutuksia Procountorista -valinnalla aloitetaan laskun perintätoimeksianto suoraan perinnästä, jos velalliselle on jo lähetetty muistutuskirjeitä Procountorista, riippuen siitä, onko ylimääräiset muistutukset otettu käyttöön. Jos ylimääräiset muistutukset ovat käytössä ja Procountorista on lähetetty vasta yksi muistutus, alkaa toimeksianto muistutuksesta ja siirtyy vasta sen jälkeen tarvittaessa perintään.
• Käytä erillistä hyväksyntää ennen maksuvaatimuksen lähettämistä -valinnalla tulevat kaikki saatavat sinun hyväksyttäväksi ennen, kuin saatavasta lähetetään maksuvaatimus. Kravia lähettää sähköpostitse tiedon, kun saatava odottaa hyväksyntää. Sähköposti lähetetään oletusarvoisesti toimeksiantajalle määritettyyn yhteyssähköpostiosoitteeseen. Hyväksyntä annetaan Kravian asiakasportaalissa.
• Käytä erillistä hyväksyntää ennen oikeudellisen perinnän aloittamista -valinnalla tulevat kaikki saatavat sinun hyväksyttäväksi ennen, kuin saatavalle aloitetaan oikeudelliset perintätoimenpiteet. Kravia lähettää sähköpostitse tiedon, kun saatava odottaa hyväksyntää. Sähköposti lähetetään oletusarvoisesti toimeksiantajalle määritettyyn yhteyssähköpostiosoitteeseen. Hyväksyntä annetaan Kravian asiakasportaalissa.
  • Jotta käyttäjä pystyy hyväksymään oikeudellisen perinnän aloittamisen, tulee käyttäjälle olla myönnettynä admin-oikeudet Kravian asiakasportaaliin. Admin-oikeudet omaava käyttäjä voi siis toimia toimeksiantajan edustajana. Käyttöönottoprosessissa määritetty yhteyshenkilö saa oletuksena admin-oikeudet ja hän voi kutsua muita henkilöitä (esim. kirjanpitäjän) Kravian asiakasportaaliin ja myöntää heille haluamansa oikeudet.

Muistutus- ja hyväksyntäasetukset on mahdollista muuttaa myös Kravian asiakasportaalissa, jolloin tiedot päivittyvät automaattisesti myös Procountoriin.

Kravian asiakasportaalin kieli on sama kuin Procountorissa, jos kyseessä on suomi, ruotsi tai englanti. Jos Procountorin kielivalinta on jokin muu, on portaalin oletuskieli englanti. Kravian portaalin kielen voi  vaihtaa haluamakseen vasemmasta alakulmasta. 

 

Maksuvahdin käyttö

 

Laskujen siirtäminen automaattisesti Maksuvahtiin

Voit laittaa automaation päälle Automaattisen Maksuvahtiin siirron asetukset -osiosta kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Perintäasetukset. Automaattisen Maksuvahtiin siirron asetukset -osiossa paina Käytä automaattista Maksuvahtiin siirtoa. Kyseinen osio tulee näkyviin Maksuvahdin käyttöönottoprosessin suorittamisen jälkeen.

Automaattisen Maksuvahtiin siirron asetukset -osiossa pystyt määrittämään Maksuvahdin automaatioasetukset:

• Käytä automaattista Maksuvahtiin siirtoa -valinta määrittää, onko automaatio päällä vai pois päältä. Oletuksena automaatio kohdistuu kaikkien asiakkaittesi laskuihin. Jos haluat estää joillekin asiakkaillesi automaattisen Maksuvahtiin siirron, voit tehdä tämän Automaattisen siirron esto -osiossa (katso alta).
• Laskun minimisumma -kenttään voit syöttää halutun minimisumman, jonka suuruiset ja jota suuremmat laskut lukeutuvat automaation piiriin.
• Eräpäivän jälkeinen odotusaika päivinä -osiossa voit määrittää kuinka monen päivän kuluttua eräpäivän jälkeen maksamattomat laskut siirtyvät automaattisesti Maksuvahtiin, josta maksumuistutus lähetetään. Voit määrittää päivien lukumäärän erikseen yrityssaataville ja kuluttajasaataville. Yrityssaataviksi tulkitaan saatavat niiltä asiakkailta, joiden laskuille on tallennettu suomalainen, ruotsalainen, norjalainen tai tanskalainen y-tunnus, suomalainen yhdistysrekisterinumero tai jonkin EU-maan tai Yhdistyneen kuningaskunnan (Britannian) arvonlisäverotunniste. Saatavat muilta asiakkailta tulkitaan kuluttajasaataviksi. Oletuksena kentissä on lain ja hyvän tavan mukaiset minimiarvot. Automaattista siirtoa käytettäessä laskun päivä ei vaikuta odotusaikaan, toisin kuin käsin tehtävässä siirrossa, jossa myös laskun päivästä lasketaan oma odotusaikansa.
• Automaattisen siirron esto -osiossa voit valita liikekumppaniryhmän, johon kuuluvien asiakkaiden laskuja ei haluta siirtää automaattisesti Maksuvahtiin. Voit käyttää tässä joko olemassa olevaa liikekumppaniryhmää tai perustaa uuden ryhmän tätä varten. Jos on tarve estää useampi liikekumppaniryhmä, voit käyttää apuna pääryhmää.

Automaattiseen Maksuvahtiin siirtoon tulevat mukaan vain ne laskut, joiden eräpäivä on automatiikan päälle laittamisen päivänä tai sen jälkeen. Laskut, jotka ovat erääntyneet jo ennen automaation päälle laittamista, tulee siirtää käsin Maksuvahtiin Maksumuistutus-toiminnossa. Nämä laskut eivät automaattisesti siirry Maksuvahtiin. Maksuvahdin automaatiosta on rajattu pois rahoitettujen laskujen lähetys. Rahoitettuja laskuja  voi kuitenkin lähettää tarpeen mukaan manuaalisesti.

ESIMERKKI: Automaattinen Maksuvahtiin siirto laitetaan päälle 20. syyskuuta. Automaattinen siirto ei koske laskuja, jotka ovat erääntyneet 19. syyskuuta tai aiemmin. Jos olet määrittänyt yrityssaataville päivien lukumääräksi 7 päivää ja kuluttajasaataville 14 päivää, siirtyvät 20. syyskuuta erääntyneet maksamattomat yrityssaatavat Maksuvahtiin 27. syyskuuta ja kuluttajasaatavat 4. lokakuuta.

Automatiikan ollessa päällä siirtyvät laskut automaattisesti automaatioasetuksissa määriteltyjen ehtojen täyttyessä Maksuvahtiin. Kravia huolehtii siirretyn laskun osalta maksumuistutuksista ja maksun perinnästä. Kravia aloittaa saatavien perinnän maksumuistutuksen lähettämisellä. Jos velallinen ei maksa maksumuistutuksia, siirretään saatava perintään, eli Kravia lähettää saatavasta maksuvaatimuksen. Perinnän etenemistä voi seurata Kravian asiakasportaalissa.

Automatiikan piiriin lukeutuvat vain ne laskut, joiden tila on Lähetetty tai Osittain maksettu.

Automatiikkaan ei lukeudu mukaan laskut, joista olet itse lähettänyt Procountorista maksumuistutuksen. Voit kuitenkin halutessasi siirtää saatavan käsin Maksumuistutus-toiminnosta Maksuvahtiin perittäväksi, vaikka olisit lähettänyt tästä maksumuistutuksen jo Procountorista.

Automatiikkaan ei myöskään lukeudu saatavat, jotka olet siirtänyt toiselle perintäyhtiölle perittäväksi. Tällä estetään tilanne, jossa velalliselle kohdistetaan liikaa perintätoimenpiteitä.

 

Laskujen siirtäminen käsin Maksuvahtiin

Myyntilasku voidaan siirtää Maksuvahtiin, kun

• yrityssaatavien kohdalla laskun päivästä on kulunut 14 päivää ja laskun eräpäivästä on kulunut 7 päivää
• kuluttajasaatavien kohdalla laskun päivästä on kulunut 28 päivää ja laskun eräpäivästä on kulunut 14 päivää

Yrityssaataviksi tulkitaan saatavat niiltä asiakkailta, joiden laskuille on tallennettu suomalainen, ruotsalainen, norjalainen tai tanskalainen y-tunnus, suomalainen yhdistysrekisterinumero tai jonkin EU-maan tai Yhdistyneen kuningaskunnan (Britannian) arvonlisäverotunniste. Saatavat muilta asiakkailta tulkitaan kuluttajasaataviksi.

• Erääntynyt myyntilasku siirretään Maksuvahtiin Procountorin Maksuvahti-palvelussa. Siirry Maksuvahti-palveluun tositteiden haun kautta:

                             

• Pääset Maksuvahti-palveluun myös suoraan myyntilaskulta kohdasta: Muokkaa > Maksuvahti-palvelu:

• Valitse seuraavaksi ne laskut, jotka haluat siirtää Maksuvahtiin laskun vasemmalla puolella olevasta valintaruudusta. Näkymällä näkyy keltaisella pohjalla laskut, joita Maksuvahtiin ei pysty siirtämään (näissä ei myöskään esitetä valintaruutua). Viemällä kursorin tällaisen keltaisella pohjalla olevan laskun päälle, ilmoittaa järjestelmä syyn siirtämisen estolle (esimerkiksi osoitetiedot puuttuvat).

• Kun olet valinnut laskut, paina Siirrä Maksuvahtiin -painiketta

• Valinnan jälkeen Procountor pyytää vahvistamaan siirron Maksuvahtiin. Ikkunassa näytetään, kuinka monta laskua on siirtymässä palveluun. Saat siirrettyä laskut Maksuvahtiin painamalla Vahvista -painiketta.
• Myyjän muistiinpanoa ei siirretä Maksuvahtiin. Uusi muistiinpano korvaa kaikki laskulla mahdollisesti olevat myyjän muistiinpanot. Jos valittuna on useita laskuja, kaikkiin lisätään sama myyjän muistiinpano.

Siirron jälkeen Kravia huolehtii siirretyn laskun osalta maksumuistutuksista ja maksun perinnästä. Kravia aloittaa saatavien perinnän maksumuistutuksen lähettämisellä. Jos velallinen ei maksa maksumuistutuksia, siirretään saatava perintään, eli Kravia lähettää saatavasta maksuvaatimuksen. Perinnän etenemistä voi seurata Kravian asiakasportaalissa.

Jos Maksuvahtiin siirretään lasku, josta on jo aiemmin lähetetty Procountorista maksumuistutus, alkaa prosessi Maksuvahdissa kuitenkin aina maksumuistutuksen lähettämisellä. Tiedot aiemmin lähetettyjen maksumuistutusten perintäkuluista välitetään Kravialle ja Kravia jatkaa myös näiden aiemmin lähetettyjen maksumuistutusten perintäkulujen perintää. Tässä tapauksessa tulee huomioida laskusta aiemmin lähetettyjen maksumuistutusten osalta perintäkulujen kulurajat. Kyseinen kulu muodostuu Procountorissa ”perintäkulujen”-tuotteen hinnasta:

• Yrityssaatavissa 12 euroa.
• Kuluttajasaatavissa 5 euroa.

Maksuvahtiin voi siirtää vain sellaisia laskuja, joista aiemmin lähetettyjen maksumuistutusten perintäkulut eivät ylitä kyseisiä euromääräisiä rajoja. Nämä rajat ovat yhteenlaskettuja euromääriä, mitkä siirtyisivät laskun mukana Maksuvahtiin. Kappalemääräistä rajaa ei ole.

ESIMERKKI 1: Yrityssaatavasta on lähetetty Procountorista kaksi maksumuistutusta, joissa kummassakin on ollut 5 euron perintäkulu. Kun tämä saatava siirretään Maksuvahtiin, on perintäkuluja yhteensä 10 euroa, eikä tämä ylitä yrityssaataville säädettyä kulurajaa (12 euroa). Jos kyseiset perintäkulut olisivat olleet kummatkin 8 euroa, olisi siirrettäviä kuluja yhteensä 16 euroa, mikä ylittää yrityssaatavien kulurajan. Kravia leikkaa tällaisesta saatavasta kulut perintäkulujen rajan mukaisesti.

ESIMERKKI 2: Kuluttajasaatavasta on lähetetty Procountorin kautta kolme maksumuistutusta, joissa ei ole ollut ollenkaan perintäkulua mukana. Tällaisen saatavan voi siirtää Maksuvahtiin, koska perintäkuluja on kertynyt yhteensä 0 euroa, eikä kuluttajasaatavien euromääräinen perintäkulujen kuluraja (5 euroa) ylity.

Esimerkki 3: Olen laatinut ja lähettänyt toisessa laskutusjärjestelmässä laskut, jonka jälkeen laskut on siirretty Procountoriin. Voinko siirtää nämä laskut Maksuvahtiin?

Laskut voi siirtää Maksuvahtiin, jos laskuilla on kaikki laskutiedot (summa, eräpäivät yms.), laskun vastaanottajan tiedot (osoite yms.) sekä laskun kuva. Laskujen tulee näyttää samanlaisilta kuin ne olisivat lähetetty Procountorista.

 

Maksumuistutusten ja maksuvaatimusten lähetyskanavat

Kravia lähettää yrityssaatavissa muistutukset seuraavalla päättelyllä:

1. Jos velallisen verkkolaskuosoite on laskun mukana, niin muistutus lähetetään verkkolaskuna.
2. Mikäli verkkolaskuosoitetta ei ole, niin muistutus lähetetään sähköpostitse, jos sähköpostiosoite on laskulla.
3. Jos sähköpostiosoitettakaan ei ole, niin muistutus lähetetään postitse.

Kravian perintäjärjestelmässä voidaan tarvittaessa määrittää niin, että vaihe 1. ohitetaan ja pakotetaan muistutus sähköpostiin tai postiin. Tämän määrityksen saa halutessaan päälle Kravian asiakaspalvelun kautta.

Maksuvaatimukset lähetetään yrityssaatavissa kuitenkin aina postitse, jotta tämä tavoittaa varmuudella velallisen (esim. jos muistutus on lähetetty verkkolaskuna, mutta verkkolaskuosoite onkin poistunut käytöstä). 

Kuluttajasaatavien kohdalla perintälaki velvoittaa lähettämään muistutukset ja maksuvaatimukset postitse. Kuluttajavelallinen voi kuitenkin antaa kirjallisen suostumuksen perintäyhtiölle käyttää sähköistä toimitustapaa, mutta suostumus on voimassa enintään 12 kuukautta, jonka jälkeen se pitää uusia.

Yritys- ja kuluttajasaatavissa postitse lähetetystä ensimmäisestä maksuvaatimuksesta lähetetään velalliselle myös sähköpostitse tieto. Edellyttäen, että velallisen sähköpostiosoite on Kravialla tiedossa.

 

Huomioitavaa laskujen siirtämisessä Maksuvahtiin

• Maksuvahtiin ei voida siirtää laskuja, joilta puuttuu osoitetiedot. Osoitetieto vaaditaan perinnässä, koska osa perintäkirjeistä tulee lähettää postitse. Laskun vastaanottaja, eli velallinen, kannattaa lisätä asiakasrekisteriin osoitetietojen kanssa.
  • Esimerkiksi trattoja ei voida lähettää tällä hetkellä verkkolaskuna, koska kaikki ostolaskujärjestelmät eivät trattaa osaa käsitellä, joten nämä tulee lähettää postitse. Tätä varten tarvitaan vastaanottajan osoitetiedot.
  • Jos laskulta puuttuu osoitetietoja, laskun vastaanottajan tiedot tulee lisätä asiakasrekisteriin. Laskut voidaan tämän jälkeen kohdistaa kyseiseen asiakkaaseen, jolloin asiakkaan osoitetiedot siirtyvät laskun mukana. Ohjeet laskujen kohdistamiseksi asiakasrekisteriin löytyvät täältä.
• Jos erääntyneen laskun liitteiden tai laskun kuvan koko ylittää 30MB, vain laskun kuva siirretään Maksuvahtiin. Jos laskun kuva on yli 30MB, ei laskun kuvaa siirretä ollenkaan. Kravia ottaa yhteyttä velkojaan, jos laskulta puuttuu laskun kuva tai oleellisia liitteitä, jotta ne voidaan lisätä perintätoimeksiannolle Kravian portaalissa.
• Jos laskun Erikoistilanteet -näkymällä asetetaan laskulle uusi eräpäivä, ilmoitetaan se Maksuvahtiin laskun alkuperäisen eräpäivän sijaan. Otathan huomioon, että jos lasku on jo siirretty Maksuvahtiin, ei laskulle voi antaa uutta eräpäivää.

 

Maksuvahtiin siirrettyjen saatavien seuraaminen ja toimenpiteiden tekeminen

Palvelun aktivoinnin jälkeen käyttöönottoprosessissa määritetty yhteyshenkilö saa Kravialta sähköpostin, jossa on ohjeet Kravian asiakasportaaliin rekisteröitymisestä. Asiakasportaalin kautta pääsee seuraamaan Maksuvahtiin siirrettyjen saatavien tilannetta ja tekemään saataville toimenpiteitä. Asiakasportaalin kautta voi esimerkiksi peruuttaa perinnän ja hyväksyä oikeudellisen perinnän käynnistämisen saatavalle. Jos laskun perintä peruutetaan ja myöhemmin halutaankin jatkaa sen perintää, pitää lasku rekisteröidä käsin Kravian asiakasportaalissa.

Kravia tulee lähettämään sähköpostitse tiedon, kun hyväksyntä tai muu toimenpide tarvitaan. Vaaditut toimenpiteet voi tehdä Kravian asiakasportaalissa.

• Kravian asiakasportaaliin pääsee kirjautumaan täältä.
• Ohjeet Kravian asiakasportaalin käyttämiseen löytyvät täältä.

 

Kravian ohjeistus epäselviän suoritusten käsittelystä

• Liitetiedostona Kravian ohjeistus koskien epäselvien suoritusten käsittelyä.
• Kravian asiakaspalvelun yhteystiedot löytyvät täältä.

 

Maksuvahti-palvelun näkymä

Pystyt seuraamaan perinnän tilannetta ja saatavalle tehtyjä toimenpiteitä myös suoraan Procountorista.

Maksuvahti -palvelun pääsee siirtymään seuraavista sijainneista:

• Tositteiden haun kautta Tositteiden haku > Maksumuistutukset ja perintä > Maksuvahti-palvelu
• Haku > Maksuvahti -palvelu.
• Kassan ja reskontran seuranta -widgetin kautta valitsemalla Maksuvahti palvelu -painike.
• Maksamattomat myyntilaskut -widgetin kautta valitsemalla Maksuvahti palvelu -painike.

• Pääset Maksuvahti-palveluun myös suoraan myyntilaskulta kohdasta: Muokkaa > Maksuvahti-palvelu:

Kaikki nämä vaihtoehdot näyttävät samat laskut, jotka löydät Avointen myyntilaskujen haku -näkymästä näillä poikkeuksilla: 

• Näytetään vain laskut, joilla on positiivinen avoin summa.
• Näytetään vain laskut, joiden eräpäivä on mennyt.  

Huomaa, että näiden poikkeusten vuoksi Avointen myyntilaskujen widgetissä saattaa olla laskuja, jotka eivät näy Maksuvahti -näkymässä.

Maksuvahti palvelun näkymä:

Erääntyneet laskut, joita ei ole siirretty Maksuvahtiin

Taulukosta voit valita ne laskut, jotka haluat siirtää Maksuvahtiin. Lue lisää laskujen siirtämisestä Maksuvahtiin täältä.

Maksuvahtiin siirretyt laskut

Maksuvahti-palvelussa näet näkymän alemmasta Maksuvahtiin siirretyt laskut -taulukosta kaikki palveluun siirretyt laskut.

• Taulukosta näet laskun perustiedot (asiakkaan nimi, y-tunnus, laskunumero jne.)
• Avoin summa -sarake kertoo viimeisimmän tiedon saatavan pääomasta. Tieto päivittyy tiliotteen myötä, kun laskuun kohdistuu suoritus.
• Siirretty Maksuvahtiin -sarake kertoo päivän, milloin lasku on siirretty Maksuvahti-palveluun.
• Punainen huutomerkki ilmaisee tilannetta, jossa sinulta vaaditaan toimenpiteitä. Pääset tekemään vaaditut toimenpiteet Kravian asiakasportaalissa (pääset Kravian asiakasportaaliin myös suoraan laskun infonäkymältä kts. alta lisätietoja).
• Perinnän tila -sarakkeessa näet, missä vaiheessa perintää saatava etenee. Painamalla laskun perinnän tilaa avautuu infonäkymä (kts. alta lisätietoja).

Perinnän tiedot -infonäkymällä näet:

• Laskun perustiedot (asiakkaan nimi, laskunumero, laskun summa jne.)
• Huutomerkin omaaville laskuille esitetään oikeassa ylänurkassa huomio, että toimenpiteitäsi vaaditaan. Pääset tässä yhteydessä olevasta linkistä Kravian asiakasportaaliin tekemään vaadittavat toimenpiteet. Linkki avaa Kravian asiakasportaalista suoraan kyseisen laskun, jos vaadittu toimenpide liittyy laskuun. Jos vaadittu toimenpide taas liittyy asiakkuuteen (esimerkiksi Kravian sopimusta ei ole vielä allekirjoitettu) ohjaa linkki Kravian asiakasportaalin etusivulle.
• Perinnän viimeisimmän tilan
• Jos käyttäjä on siirtänyt laskun Maksuvahtiin, mutta samalla laskunumerolla on jo olemassa lasku Kravian portaalissa, on tästä laskun Perinnän tila -sarakkeessa maininta: Laskun numerolla löytyy jo toimeksianto Kravian portaalista. Tällainen tilanne voi käydä, jos sama lasku on syötetty Kravian portaaliin manuaalisesti.
• Laskun / perinnän tapahtumat -taulukossa esitetään kaikki saatavalle tehdyt toimenpiteet Kravian puolelta sekä Procountorin puolelta laskuun liittyvät tapahtumat aikajärjestyksessä.
• Näkymän vasemmassa alanurkassa on linkki, josta pääset Kravian asiakasportaaliin. Linkki avaa suoraan kyseisen laskun Kravian asiakasportaalissa, jossa pääset tekemään saatavalle toimenpiteitä.
•  

 

Erityishuomiot liittyen Maksuvahtiin

• Procountor luo automaattisesti Maksuvahdin käyttöönottoprosessissa API-käyttäjän nimeltä kravia.api kohtaan Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet (uusi). Kyseistä käyttäjää tarvitaan Maksuvahdin käytössä, eikä sitä voi poistaa, jos Maksuvahti on käytössä.
• Maksuvahtiin voi siirtää kaikkien valuuttojen laskuja. 
• Laskuja, jotka on siirretty Maksuvahtiin, ei voi palauttaa keskeneräisiksi.  
• Jos alkuperäinen lasku on lähetetty verkkolaskuna, Maksuvahtiin siirretyn laskun verkkolaskutiedot välitetään myös Kravialle.
• Jos Maksuvahtiin siirretty lasku on luotu jossain toisessa järjestelmässä kuin Procountorissa, laskun alkuperäinen laskunumero näytetään muistuskirjeen erittelyssä kohdassa saatavan peruste.
• Yli 3 vuotta vanhoja laskuja voi siirtää Maksuvahtiin, mutta niiden perintää ei aloiteta automaattisesti. Kravian asiakaspalvelu ottaa yhteyttä asiakkaaseen liian vanhojen laskujen osalta. Yli 6 vuotta vanhojen laskujen siirto ei onnistu Maksuvahtiin. 

• Jos Maksuvahtiin siirretylle laskulle on kirjattu virheellinen maksu ja sen haluaa poistaa, niin siitä tulee ilmoittaa myös Kravian asiakaspalveluun. Maksun voi poistaa Procountorissa, mutta siitä ei välity tietoa automaattisesti Kravialle.

• Jos laskun avoin summa on alle 1 EUR, se voidaan siirtää Maksuvahtiin, mutta sen toimeksiantoa ei aloiteta automaattisesti. Toimeksiannon voi käynnistää käsin Kravian portaalissa. Pientä avointa laskua voi käyttää useiden avointen laskujen yhdistämiseen samalle velalliselle.  
• Yrityssaatavia, joiden laskuilla ei ole Y-tunnusta tiedossa, käsitellään Kravialla kuluttajasaatavina. Kuluttajasaatavien muistutus- ja perintätoimenpiteiden aikarajat ovat yrityssaatavia pidemmät, jolloin saatavan kotiuttaminen hidastuu. Jos Maksuvahtiin siirretyllä laskulla ei ole Y-tunnusta mukana, ei tätä pysty lisäämään jälkikäteen Procountorin kautta. Tässä tilanteessa tulee olla yhteydessä Kravian asiakaspalveluun. Y-tunnus onkin hyvä lisätä esimerkiksi asiakkaan tietoihin Procountorin asiakasrekisterissä ja hakea asiakkaan tiedot sieltä laskua luotaessa.

 

Hyvityslaskujen käsittely

Maksuvahtiin siirretyille laskuille luodaan hyvityslaskut normaaliin tapaan, eikä tietoja niistä tarvitse toimittaa Maksuvahtiin erikseen, koska Procountor toimittaa tiedot automaattisesti Kravialle.

 

Erämaksut

Maksuvahdissa voi ottaa käyttöön Erämaksu -ominaisuuden.

• Kravia ilmoittaa maksetuista laskuista samana päivänä, kun ne tulevat maksetuiksi, jolloin käyttäjän ei tarvitse odottaa tiliotteen saapumista nähdäkseen perityt laskut maksettuina.

• Ominaisuus on käytännöllinen esimerkiksi niille käyttäjille, joille tulee tiliote kerran kuukaudessa Procountoriin.

Kravia toimittaa kirjanpidon maksetuista laskuista päivittäisinä muistiotositteina.

• Kravia kohdistaa laskujen maksut oikeisiin tileihin alkuperäisen laskun kirjausten perusteella.

• Päivittäinen summa lisätään oletustilille 1719 Myyntisaamiset, perintä.
• Muistiotositteella on PDF –liite, joka selventää erän sisältämiä maksuja.

Tiliotteiden automaattinen tiliöinti tiliotteen kanssa onnistuu käyttämällä tiliotteen

oletustiliöintisääntöjä.

• Tiliotteella maksaja on “Kravia Finland Oy” ja viesti sisältää tekstin "Pääomat". Oletustiliöintisäännön voi tehdä esimerkiksi nimen"Kravia Finland Oy" perusteella, ja oletustiliksi asetetaan uusi tili “1719 Myyntisaamiset, perintä“.
• Jos haluat käyttää jotain muuta oletustiliä, pitää se käydä päivittämässä kyseiselle yritykselle Kravian asiakasportaalin kohtaan Asiakkaat > Muokkaa asetuksia > Maksu ja kirjanpito > Pankkitili.

 

Ohisuoritukset

Mikäli maksamattomana oleviin myyntilaskuihin, jotka on jo siirretty Maksuvahtiin, kohdistuu maksutapahtumia Procountorissa, toimittaa Procountor suorituksista tiedot automaattisesti Kravialle.

 

Maksettujen saatavien tilitys

Kravia tilittää toimeksiantoihin tulleet rahasuoritukset viitteellisinä maksuina, jolloin suoritukset kohdistuvat automaattisesti viitteen avulla Procountorin reskontrassa oleviin laskuihin.

 

Maksuvahdin irtisanominen

Jos et halua enää käyttää Maksuvahtia voit lopettaa saatavien siirron palveluun. Muistutus- ja perintäpalvelu on kuitenkin hyvä olla varalta olemassa, jotta saat tarvittaessa kotiutettua maksamattomat laskut. Maksuvahdissa ei ole vuosi- tai kuukausimaksuja, joten palvelun voi hyvin jättää päälle, vaikka tätä ei jatkuvasti käyttäisikään.

Jos haluat käyttää toista Procountorissa tarjolla olevaa perintäkumppania, voit vaihtaa perintäkumppania Perintäasetusten alta Perintäkumppani-alasvetovalikosta.

Maksuvahdissa tehdään sopimus palvelun käytöstä Kravia Finland Oy:n kanssa, joten palvelun irtisanominen tapahtuu irtisanomalla sopimus Kravian kanssa olemalla yhteydessä Kravian asiakaspalveluun. Irtisanomisessa noudatetaan sopimuksen mukaista irtisanomisaikaa.

Kravialla jo perinnässä olevat toimeksiannot peritään loppuun normaalisti. Maksuvahdin käyttöönotossa luodun API-käyttäjän voit halutessasi poistaa irtisanottuasi palvelun. Jos erämaksuominaisuus on ollut käytössä, niin kyseinen API-käyttäjän tulee poistaa vasta sitten, kun viimeinen Kravialla oleva toimeksianto on päättynyt.

Voit palata milloin tahansa käyttämään Maksuvahtia uudelleen valitsemalla sen takaisin perintäkumppaniksi Perintäasetusten kautta. 

•  Uudelleenkäyttöönoton aikana ohjelma tarkistaa, pitääkö esimerkiksi API-käyttäjä perustaa uudelleen ja tekee sen, jos se on poistettu. 
• Maksuvahdin käyttöönottoprosessia ei tarvitse käydä uudelleen läpi.
• Jos jokin perustieto, esimerkiksi yrityksen nimi tai pankkitilin numero, on muuttunut, suosittelemme, että olet yhteydessä Kravian asiakaspalveluun tietojen päivittämiseksi.