Mikä on Maksuvahti?
Maksuvahti on Procountor-ohjelmistoon integroitu muistutus- ja perintäpalvelu automaattisella maksuvalvonnalla. Palvelun avulla saat kotiutettua avoimet saatavat tehokkaasti ja helposti niin, että asiakassuhde säilyy hetkellisistä maksuvaikeuksista huolimatta. Maksuvahdin automaattisen maksuvalvonnan avulla pystyt automatisoimaan maksamattomista laskuista muistuttamisen. Ajantasaisella muistuttamisella pystytään varmistamaan saatavien kotiuttaminen mahdollisimman nopeasti.
Palvelu on toteutettu yhdessä yhteistyökumppanimme Kravia Finland Oy:n kanssa ja se on käytettävissä suoraan Procountorista.
Hinnoittelu
- Kravia vastaa tuloksettomana päättyneen perinnän kuluista. Toimeksiantaja vastaa kuitenkin perintäkuluista tilanteissa, jossa tuomiolle viety ulosottoperintä on päättynyt velallisen varattomuusesteeseen.
- Kanteen vireillepanon hinnat sisältävät tuomioistuimen riidattoman asian käsittelykulun 65,00 euroa ja vireillepanomaksun. Palvelu laskutetaan kanteen vireillepanon yhteydessä. Mikä suppea kanne riitautetaan vastapuolen toimesta, niin asian käsittely muuttuu automaattisesti ns. laajaksi riita-asiaksi. Tämä on erikseen tuntilaskutettavaa työtä. Toimeksiantajalle tilitetään pääoma kokonaisuudessaan ja kanteen vireillepanomaksu (pois lukien ALV) edellyttäen, että velallinen on ne Kravialle suorittanut.
- Riitautetun asian tuntiveloitus 200 euroa + ALV.
Yllä olevassa kuvassa on yhteenveto hinnoittelusta ja pelkistetty prosessi. Maksuvahdin hinnoittelun ja sopimusehdot löydät kokonaisuudessaan täältä.
Tarvittavat tiedot ennen käyttöönottoa
Ennen Maksuvahdin käyttöönottoprosessia tulee varmistaa, että:
-
Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot -näkymälle on täydennetty seuraavat tiedot:
- Y-tunnus
- Katuosoite (jos käytössä on vain postilokero, syötä se tähän kenttään)
- Postinumero ja -toimipaikka
-
Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet -näkymälle on täydennetty
- Aktiivinen pankkitili
- Kaikilla aktiivisilla pankkitileillä on BIC
Käyttöönotto
1. Aloitat Käyttöönoton Procountorissa menemällä kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Perintäasetukset. Valitse Perintäkumppanin asetukset -osion alta Perintäkumppani-alasvetovalikosta Maksuvahti (Kravia) -valinta.
2. Kun tämän jälkeen painat sivun yläosan Tallenna-painiketta, alkaa Maksuvahdin käyttöönottoprosessi. Käyttöönottoprosessissa tulee käydä läpi ja hyväksyä API-käyttäjän lisääminen (maksuvahti.api), käyttöehdot ja täydentää pyydetyt yrityksen tiedot, yhteyshenkilön tiedot sekä asiakkaan tuntemistiedot, jotka Procountor lähettää automaattisesti Kravia Finland Oy:lle.
Yhteyshenkilöksi voit antaa yrityksen edustajan tai esim. kirjanpitäjän. Tätä henkilöä ei tarvitse olla perustettuna Procountorin käyttäjäksi. Yhteyshenkilön merkityksestä tarkemmin seuraavassa kohdassa.
3. Kun tiedot on lähetetty Procountorista, jatkaa Kravia käyttöönottoprosessia. Käyttöönottoprosessissa määritetty yhteyshenkilö saa Kravian asiakasportaaliin pääsyn (admin-oikeudet) ja hänelle Kravia lähettää sopimuksen allekirjoitettavaksi. Allekirjoitus vaatii vahvan tunnistautumisen.
Jos määritetyllä yhteyshenkilöllä ei ole yrityksen nimenkirjoitusoikeutta, tulee hänen välittää Kravian lähettämä sopimus yrityksen nimenkirjoitusoikeutetulle henkilölle allekirjoitettavaksi. Määritetty yhteyshenkilö voi halutessaan kutsua myös muita henkilöitä käyttämään Kravian asiakasportaalia, esim. kirjanpitäjän, jolloin kirjanpitäjä pystyy hoitamaan perintäasioita yrityksen puolesta. Jos kirjanpitäjä määritettiin yhteyshenkilöksi käyttöönottoprosessissa, saa hän suoraan pääsyn Kravian asiakasportaaliin eikä häntä tarvitse sinne erikseen kutsua.
4. Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen yritys voi siirtää laskuja Maksuvahdin piiriin. Jos laskuja siirretään Maksuvahtiin jo ennen sopimuksen allekirjoittamista, tulee nämä laskut käydä Kravian asiakasportaalissa erikseen hyväksymässä, jotta muistutus- ja perintätoimenpiteet käynnistetään kyseisille laskuille.
5. Voit halutessasi laittaa automaation päälle maksamattomien laskujen siirtämiseksi Maksuvahtiin. Katso alta lisätietoja.
Maksuvahdin käyttö
Maksuvahdin muistutus- ja hyväksyntäasetukset
Maksuvahdissa voit itse päättää, lähetetäänkö maksamattomille laskuillesi yksi vai kaksi maksumuistutusta sekä määrittää, mitkä vaiheet vaativat erillistä hyväksyntääsi ennen prosessin etenemistä. Oletuksena Maksuvahdissa lähetetään yksi maksumuistutus ja hyväksyntäsi vaaditaan aina ennen oikeudellisten perintätoimenpiteiden aloittamista. Voit halutessasi muokata näitä asetuksia.
Muistutus- ja hyväksyntäasetukset voit määrittää kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Perintäasetukset osion Perintäkumppanin asetukset > Maksuvahdin muistutus- ja hyväksyntäasetukset -alta. Kyseinen osio tulee näkyviin Maksuvahdin käyttöönottoprosessin suorittamisen jälkeen. Osion kenttien arvot tulevat muokattaviksi muutaman minuutin kuluttua Maksuvahdin käyttöönottoprosessin suorittamisen jälkeen, joten jos haluat muokata kenttien arvoja, palaa sivulle muutaman minuutin kuluttua uudelleen.
- Lähetä ylimääräinen maksumuistutus: Maksuvahti lähettää oletuksena yhden maksumuistutuksen ennen mahdollista perintään siirtoa (= maksuvaatimuksen lähettäminen). Valitsemalla Lähetä ylimääräinen maksumuistutus -valinnan, Maksuvahti lähettää toisen maksumuistutuksen ennen mahdollista perintään siirtoa.
- Käytä erillistä hyväksyntää ennen maksuvaatimuksen lähettämistä -valinnalla tulevat kaikki saatavat sinun hyväksyttäväksi ennen, kuin saatavasta lähetetään maksuvaatimus. Kravia lähettää sähköpostitse tiedon, kun saatava odottaa hyväksyntää. Sähköposti lähetetään oletusarvoisesti toimeksiantajalle määritettyyn yhteyssähköpostiosoitteeseen. Hyväksyntä annetaan Kravian asiakasportaalissa.
-
Käytä erillistä hyväksyntää ennen oikeudellisen perinnän aloittamista -valinnalla tulevat kaikki saatavat sinun hyväksyttäväksi ennen, kuin saatavalle aloitetaan oikeudelliset perintätoimenpiteet. Kravia lähettää sähköpostitse tiedon, kun saatava odottaa hyväksyntää. Sähköposti lähetetään oletusarvoisesti toimeksiantajalle määritettyyn yhteyssähköpostiosoitteeseen. Hyväksyntä annetaan Kravian asiakasportaalissa.
- Jotta käyttäjä pystyy hyväksymään oikeudellisen perinnän aloittamisen, tulee käyttäjälle olla myönnettynä admin-oikeudet Kravian asiakasportaaliin. Admin-oikeudet omaava käyttäjä voi siis toimia toimeksiantajan edustajana. Käyttöönottoprosessissa määritetty yhteyshenkilö saa oletuksena admin-oikeudet ja hän voi kutsua muita henkilöitä (esim. kirjanpitäjän) Kravian asiakasportaaliin ja myöntää heille haluamansa oikeudet.
Muistutus- ja hyväksyntäasetukset on mahdollista muuttaa myös Kravian asiakasportaalissa, jolloin tiedot päivittyvät automaattisesti myös Procountoriin.
Laskujen siirtäminen automaattisesti Maksuvahtiin
Voit laittaa automaation päälle Automaattisen Maksuvahtiin siirron asetukset -osiosta kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Perintäasetukset. Automaattisen Maksuvahtiin siirron asetukset -osiossa paina Käytä automaattista Maksuvahtiin siirtoa. Kyseinen osio tulee näkyviin Maksuvahdin käyttöönottoprosessin suorittamisen jälkeen.
Automaattisen Maksuvahtiin siirron asetukset -osiossa pystyt määrittämään Maksuvahdin automaatioasetukset:
- Käytä automaattista Maksuvahtiin siirtoa -valinta määrittää, onko automaatio päällä vai pois päältä. Oletuksena automaatio kohdistuu kaikkien asiakkaittesi laskuihin. Jos haluat estää joillekin asiakkaillesi automaattisen Maksuvahtiin siirron, voit tehdä tämän Automaattisen siirron esto -osiossa (katso alta).
- Laskun minimisumma -kenttään voit syöttää halutun minimisumman, jonka suuruiset ja jota suuremmat laskut lukeutuvat automaation piiriin.
- Eräpäivän jälkeinen odotusaika päivinä -osiossa voit määrittää kuinka monen päivän kuluttua eräpäivän jälkeen maksamattomat laskut siirtyvät automaattisesti Maksuvahtiin, josta maksumuistutus lähetetään. Voit määrittää päivien lukumäärän erikseen yrityssaataville ja kuluttajasaataville. Yrityssaataviksi tulkitaan saatavat niiltä asiakkailta, joiden laskuille on tallennettu suomalainen, ruotsalainen tai tanskalainen y-tunnus. Saatavat muilta asiakkailta tulkitaan kuluttajasaataviksi. Oletuksena kentissä on lain ja hyvän tavan mukaiset minimiarvot. Automaattista siirtoa käytettäessä laskun päivä ei vaikuta odotusaikaan, toisin kuin käsin tehtävässä siirrossa, jossa myös laskun päivästä lasketaan oma odotusaikansa.
- Automaattisen siirron esto -osiossa voit valita liikekumppaniryhmän, johon kuuluvien asiakkaiden laskuja ei haluta siirtää automaattisesti Maksuvahtiin. Voit käyttää tässä joko olemassa olevaa liikekumppaniryhmää tai perustaa uuden ryhmän tätä varten. Jos on tarve estää useampi liikekumppaniryhmä, voit käyttää apuna pääryhmää.
Automaattiseen Maksuvahtiin siirtoon tulevat mukaan vain ne laskut, joiden eräpäivä on automatiikan päälle laittamisen päivänä tai sen jälkeen. Laskut, jotka ovat erääntyneet jo ennen automaation päälle laittamista, tulee siirtää käsin Maksuvahtiin Maksumuistutus-toiminnossa. Nämä laskut eivät automaattisesti siirry Maksuvahtiin.
ESIMERKKI: Automaattinen Maksuvahtiin siirto laitetaan päälle 20. syyskuuta. Automaattinen siirto ei koske laskuja, jotka ovat erääntyneet 19. syyskuuta tai aiemmin. Jos olet määrittänyt yrityssaataville päivien lukumääräksi 7 päivää ja kuluttajasaataville 14 päivää, siirtyvät 20. syyskuuta erääntyneet maksamattomat yrityssaatavat Maksuvahtiin 27. syyskuuta ja kuluttajasaatavat 4. lokakuuta.
Automatiikan ollessa päällä siirtyvät laskut automaattisesti automaatioasetuksissa määriteltyjen ehtojen täyttyessä Maksuvahtiin. Kravia huolehtii siirretyn laskun osalta maksumuistutuksista ja maksun perinnästä. Kravia aloittaa saatavien perinnän maksumuistutuksen lähettämisellä. Jos velallinen ei maksa maksumuistutuksia, siirretään saatava perintään, eli Kravia lähettää saatavasta maksuvaatimuksen. Perinnän etenemistä voi seurata Kravian asiakasportaalissa.
Automatiikan piiriin lukeutuvat vain ne laskut, joiden tila on Lähetetty tai Osittain maksettu.
Automatiikkaan ei lukeudu mukaan laskut, joista olet itse lähettänyt Procountorista maksumuistutuksen. Voit kuitenkin halutessasi siirtää saatavan käsin Maksumuistutus-toiminnosta Maksuvahtiin perittäväksi, vaikka olisit lähettänyt tästä maksumuistutuksen jo Procountorista.
Automatiikkaan ei myöskään lukeudu saatavat, jotka olet siirtänyt toiselle perintäyhtiölle perittäväksi. Tällä estetään tilanne, jossa velalliselle kohdistetaan liikaa perintätoimenpiteitä.
Laskujen siirtäminen käsin Maksuvahtiin
Myyntilasku voidaan siirtää Maksuvahtiin, kun
- yrityssaatavien kohdalla laskun päivästä on kulunut 14 päivää ja laskun eräpäivästä on kulunut 7 päivää
- kuluttajasaatavien kohdalla laskun päivästä on kulunut 28 päivää ja laskun eräpäivästä on kulunut 14 päivää
Yrityssaataviksi tulkitaan saatavat niiltä asiakkailta, joiden laskuille on tallennettu suomalainen, ruotsalainen tai tanskalainen y-tunnus. Saatavat muilta asiakkailta tulkitaan kuluttajasaataviksi.
Erääntynyt myyntilasku siirretään Maksuvahtiin Procountorin Maksumuistutus-toiminnossa. Siirry Maksumuistutus-näkymälle tositteiden haun kautta ja hae laskut, jotka on tarkoitus laittaa perintään.
- Kun olet valinnut laskut, paina Aloita Maksuvahti-palvelu –painiketta.
- Valinnan jälkeen Procountor pyytää vahvistamaan siirron Maksuvahtiin. Ikkunassa näytetään, kuinka monta laskua on siirtymässä palveluun.
- Hyväksyt siirron valitsemalla Vahvistan hyväksyväni tietojen siirron. Jatka -painikkeella siirrät tiedot Maksuvahti-palveluun.
Siirron jälkeen Kravia huolehtii siirretyn laskun osalta maksumuistutuksista ja maksun perinnästä. Kravia aloittaa saatavien perinnän maksumuistutuksen lähettämisellä. Jos velallinen ei maksa maksumuistutuksia, siirretään saatava perintään, eli Kravia lähettää saatavasta maksuvaatimuksen. Perinnän etenemistä voi seurata Kravian asiakasportaalissa.
Jos Maksuvahtiin siirretään lasku, josta on jo aiemmin lähetetty Procountorista maksumuistutus, alkaa prosessi Maksuvahdissa kuitenkin aina maksumuistutuksen lähettämisellä. Tiedot aiemmin lähetettyjen maksumuistutusten perintäkuluista välitetään Kravialle ja Kravia jatkaa myös näiden aiemmin lähetettyjen maksumuistutusten perintäkulujen perintää. Tässä tapauksessa tulee huomioida laskusta aiemmin lähetettyjen maksumuistutusten osalta perintäkulujen kulurajat. Kyseinen kulu muodostuu Procountorissa ”perintäkulujen”-tuotteen hinnasta:
- Yrityssaatavissa 12 euroa.
- Kuluttajasaatavissa 5 euroa.
Maksuvahtiin voi siirtää vain sellaisia laskuja, joista aiemmin lähetettyjen maksumuistutusten perintäkulut eivät ylitä kyseisiä euromääräisiä rajoja. Nämä rajat ovat yhteenlaskettuja euromääriä, mitkä siirtyisivät laskun mukana Maksuvahtiin. Kappalemääräistä rajaa ei ole.
ESIMERKKI 1: Yrityssaatavasta on lähetetty Procountorista kaksi maksumuistutusta, joissa kummassakin on ollut 5 euron perintäkulu. Kun tämä saatava siirretään Maksuvahtiin, on perintäkuluja yhteensä 10 euroa, eikä tämä ylitä yrityssaataville säädettyä kulurajaa (12 euroa). Jos kyseiset perintäkulut olisivat olleet kummatkin 8 euroa, olisi siirrettäviä kuluja yhteensä 16 euroa, mikä ylittää yrityssaatavien kulurajan. Tällaista saatavaa ei pysty siirtämään Maksuvahtiin.
ESIMERKKI 2: Kuluttajasaatavasta on lähetetty Procountorin kautta kolme maksumuistutusta, joissa ei ole ollut ollenkaan perintäkulua mukana. Tällaisen saatavan voi siirtää Maksuvahtiin, koska perintäkuluja on kertynyt yhteensä 0 euroa, eikä kuluttajasaatavien euromääräinen perintäkulujen kuluraja (5 euroa) ylity.
Maksuvahtiin siirrettyjen saatavien seuraaminen ja toimenpiteiden tekeminen
Palvelun aktivoinnin jälkeen käyttöönottoprosessissa määritetty yhteyshenkilö saa Kravialta sähköpostin, jossa on ohjeet Kravian asiakasportaaliin rekisteröitymisestä. Asiakasportaalin kautta pääsee seuraamaan Maksuvahtiin siirrettyjen saatavien tilannetta ja tekemään saataville toimenpiteitä. Asiakasportaalin kautta voi esimerkiksi peruuttaa perinnän ja hyväksyä oikeudellisen perinnän käynnistämisen saatavalle. Jos laskun perintä peruutetaan ja myöhemmin halutaankin jatkaa sen perintää, pitää lasku rekisteröidä käsin Kravian asiakasportaalissa.
Tulemme myöhemmin kehittämään lisäominaisuuksia, joiden avulla saatavien tilanne ja tehdyt toimenpiteet on mahdollista nähdä suoraan Procountorista.
Kravia tulee lähettämään sähköpostitse tiedon, kun hyväksyntä tai muu toimenpide tarvitaan. Vaaditut toimenpiteet voi tehdä Kravian asiakasportaalissa.
- Kravian asiakasportaaliin pääsee kirjautumaan täältä.
- Ohjeet Kravian asiakasportaalin käyttämiseen löytyvät täältä.
Erityishuomiot liittyen Maksuvahtiin
- Procountor luo automaattisesti Maksuvahdin käyttöönottoprosessissa API-käyttäjän nimeltä maksuvahti.api kohtaan Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet (uusi). Kyseistä käyttäjää tarvitaan Maksuvahdin käytössä, eikä sitä voi poistaa, jos Maksuvahti on käytössä.
- Maksuvahtiin voi siirtää tällä hetkellä laskuja, joiden valuuttana on euro. Muissa valuutoissa olevia laskuja ei voi siirtää.
Hyvityslaskujen käsittely
Maksuvahtiin siirretyille laskuille luodaan hyvityslaskut normaaliin tapaan, eikä tietoja niistä tarvitse toimittaa Maksuvahtiin erikseen, koska Procountor toimittaa tiedot automaattisesti Kravialle.
Ohisuoritukset
Mikäli maksamattomana oleviin myyntilaskuihin, jotka on jo siirretty Maksuvahtiin, kohdistuu maksutapahtumia Procountorissa, toimittaa Procountor suorituksista tiedot automaattisesti Kravialle.
Maksettujen saatavien tilitys
Kravia tilittää toimeksiantoihin tulleet rahasuoritukset viitteellisinä maksuina, jolloin suoritukset kohdistuvat automaattisesti viitteen avulla Procountorin reskontrassa oleviin laskuihin.